文件管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度起到的作用越來越大，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構成。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

文件管理制度1

　　一、文件管理內(nèi)容

　　第一條

　　為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導作用，結合公司的實際情況，特訂立本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號保管：

　　1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應適時附上外來文件流單，并分類登記編號、保管。

　　2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應適時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保管。

　　第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，緊要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦看法，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應依照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應適時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

　　三、發(fā)文的管理

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決議、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、下發(fā)文件緊要用于：（1）公布規(guī)章制度；

　�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神訂立的工廠文件；

　�。�3）公布體制機構變更或干部任免事項；（4）公布重點經(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的.決議；

　　（5）發(fā)布有關獎懲決議和通報；

　　（6）其他有關重點事項；

　　3、上行文件緊要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決議；

　　外發(fā)文緊要用于：（2）同相關單位聯(lián)系有關重點經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4、在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、布置部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決議，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

　　6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

　　四、發(fā)文程序與要求

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并認真寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

　　2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容欠妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

　　4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；

　　5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽； 7、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印；

　　8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名； 9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　m.第十一條

　　借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，定時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1、文件立卷應依照內(nèi)容、名稱、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。緊要工作、緊要會議形成的文件材料，要適時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條對于多余、重復、過時和無保管價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文件管理制度2

　　為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導作用，特訂立本制度。

　　一、文件管理內(nèi)容緊要包含：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1、凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由辦公室登記簽收。

　　2、公文的編號保管

　�。�1）、辦公室對上級來文拆封后應適時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。

　　（2）、公司外出人員開會帶回的文件及資料應適時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保管。

　　3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　�。�1）、凡正式文件均需由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，緊要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立刻辦。

　�。�2）、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。

　�。�3）、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特別情況例外）。

　　4、文件的傳閱與催辦

　�。�1）、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　�。�2）、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦看法”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　�。�3）、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

　�。�4）、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應依照公司有關規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應適時歸檔周轉(zhuǎn)。

文件管理制度3

　　一、目的

　　為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特訂立本規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。

　　三、細則

　　1、各部門辦公室必需按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。 2、各部門辦公室必需充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場不的.擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。

　　3、文件柜必需定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必需分類并定置擺放。 4、做好文件柜的標識，實在做到以下兩點。 （1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。

　�。�2）文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，（）且一律貼在右門的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清單”擺放整齊。 6、文件柜內(nèi)資料必需編號，分類擺放。

　　7、文件必需裝在文件夾內(nèi)，文件夾必需有文件目錄及編號。 8、文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。 9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報維護和修理，不得擅自撬文件柜。有意損壞者，照價賠償。

　　10、各部門辦公室必需建立文件柜管理臺賬。

　　11、各部門辦公室必需于每月月末自查文件柜，將自查結果報有關部門。

　　12、本規(guī)定由7S活動推行委員會辦公室起草。 13、本規(guī)定接受權屬于“7S檢查小組”

文件管理制度4

　　一、文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，實在由辦公室負責。

　　二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的。核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的.文件及資料應適時送交收進行登記編號保管，不得個人保管，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，緊要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

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