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秘書隨從事務的工作程序 -文秘文書

時間:2024-09-14 06:18:48 文秘文書 我要投稿
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秘書隨從事務的工作程序 -文秘文書

隨從事務的類型很多,諸如隨領(lǐng)導進行商務調(diào)查研究、隨領(lǐng)導出席會議、談判、商務出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務,往往內(nèi)容不同,時間有短長,但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導出訪為例,其工作程序大致可分為三個階段:    1、準備階段    當領(lǐng)導確定出訪后,秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作,包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作!   。1)思想準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的;出訪的內(nèi)容和重點;邀請單位和對象;參加出訪的有關(guān)人員;出訪的大致日程安排;希望邀請單位做哪些準備工作等。   。2)組織準備。秘書要做到:根據(jù)領(lǐng)導指示擬制出訪方案;通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單,并進行編組和分工;組織所有人員參加預備會,聽取領(lǐng)導關(guān)于預備工作的指示,學習有關(guān)文件,布置具體任務;印發(fā)出訪方案和日程安排;與邀請單位聯(lián)系,使其有所準備。   。3)資料準備。秘書要收集:邀請單位的歷史沿革,領(lǐng)導班子,當前工作發(fā)表及評價的資料;同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導指示政策,法規(guī)性文件;同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料;出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料!   。4)物質(zhì)準備。秘書要攜帶:辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品!   2、出訪階段   。1)做好組織安排。領(lǐng)導商務出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場,召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動,隨從秘書都要做好記錄,以便事后分析、研究!   ∶貢吹健⒙牭降那闆r要及時、準確地向領(lǐng)導匯報!   。2)主動提出建議。在出訪階段,隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題,應主動向領(lǐng)導提出如何處理的建議!   。3)及時同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導出訪期間,秘書要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè),使企業(yè)留守領(lǐng)導者掌握外出領(lǐng)導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息,使外出領(lǐng)導及時了解領(lǐng)導的重要指示,以及原企業(yè)的工作動向,保證領(lǐng)導信息靈通,以利實施不間斷的指揮!   。4)處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾,要主動協(xié)調(diào),盡量做好事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作!   3、結(jié)束階段    隨從秘書要做好出訪活動的善后工作,這個階段主要有:   。1)做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具,預定好車、船、機票,安排好途中食宿,確保領(lǐng)導的安全。   。2)整理調(diào)查資料;仄髽I(yè)后,要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條,提出改進工作、解決問題的建議!   。3)抓緊有關(guān)問題的落實。在出訪時,領(lǐng)導答應辦的事,回企業(yè)后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實,做到言而有信,件件有著落,事事有回音!   。4)報銷差旅費。隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預借款!   。5)回顧總結(jié)。隨從秘書工作要對自己跟隨領(lǐng)導出訪期間的工作進行回顧總結(jié),主動征求領(lǐng)導的批評、幫助,這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。    秘書在整個跟隨領(lǐng)導外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導的威信,執(zhí)行政策,遵守紀律,謙虛謹慎,平易近人,為領(lǐng)導、也為秘書自身樹立良好的形象!       碓矗好貢ぷ

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