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物業(yè)檔案管理制度（精選20篇）
在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度 1
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的'文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
五、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度 2
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶(hù)家庭資料
業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。 業(yè)戶(hù)室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。 業(yè)戶(hù)日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。 業(yè)戶(hù)反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄、業(yè)戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶(hù)檔案資料是在業(yè)戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的.，其內(nèi)容包括業(yè)戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶(hù)檔案的收集
物業(yè)設(shè)立檔案室，建立相應(yīng)規(guī)章制度，對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料來(lái)源，從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔，實(shí)行業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔。
(2)業(yè)戶(hù)權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶(hù)入伙開(kāi)始，應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作，權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔，應(yīng)做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料，動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶(hù)權(quán)籍狀況，為業(yè)戶(hù)需求提供服務(wù)。
(3)業(yè)戶(hù)檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶(hù)檔案的歸檔
xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類(lèi)有序地保存，并輸入計(jì)算機(jī)存檔，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶(hù)管理服務(wù)，從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。 (6)業(yè)戶(hù)檔案的管理
業(yè)戶(hù)檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定，借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作，計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
物業(yè)檔案管理制度 3
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案，無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。 物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則，根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料的`來(lái)源渠道。
二、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類(lèi)合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類(lèi)資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯，分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí)，須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到三防，即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度 4
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的`授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):
1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設(shè)備值班與巡檢記錄
x管理工作計(jì)劃與報(bào)告
x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
x用戶(hù)報(bào)修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度 5
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén)，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé): ①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;
②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流，加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
�、劢M織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn)，設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)，其基本職責(zé):
�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
�、谪�(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的.證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案，由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕度，并�?yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng)，以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類(lèi)別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用，各部門(mén)因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注，必須保證檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，并由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙)，作為公司的絕密文件，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
物業(yè)檔案管理制度 6
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類(lèi)檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放保管，分類(lèi)編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的'文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度 7
第一條總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的.管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項(xiàng)目)部門(mén)或管理處+案卷號(hào)
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類(lèi)+案卷號(hào)
如:20xx/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類(lèi)檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項(xiàng)目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。
物業(yè)檔案管理制度 8
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán)，光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替)，要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后，應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續(xù)，由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點(diǎn)材料，移交雙方簽字后，各存一份，以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料，應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號(hào)。
2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí)，應(yīng)按照類(lèi)別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列。
3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì)，做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕度，一般溫度保持�?4~24攝氏度，相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的'移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象，可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn)，再辦理登記手續(xù);
2、要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出(除工作外)，以防丟失、泄密;
5、辦理完畢，應(yīng)立即歸還，如有差錯(cuò)，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
物業(yè)檔案管理制度 9
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類(lèi)
一、綜合類(lèi)
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、認(rèn)股書(shū)等；
�。ǘ┕揪幬奶�(hào)的全部文件；
�。ㄈ┕竟蓶|會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；
�。ㄋ模┕敬笮突顒�(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
（五）公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門(mén)的批復(fù)；
（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件；
�。ㄆ撸┱骷�(jí)部門(mén)發(fā)送的文件；
�。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄；
�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報(bào)底稿；
（十）公司檔案的交接清冊(cè)和銷(xiāo)毀清冊(cè)；
�。ㄊ唬└髀毮懿块T(mén)、綜合類(lèi)檔案目錄。
二、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)
�。ㄒ唬└髀毮懿块T(mén)管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；
（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；
�。ㄋ模┕竞蜆I(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；
�。ㄎ澹┥霞�(jí)部門(mén)制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財(cái)務(wù)類(lèi)
（一）年度審計(jì)報(bào)告；
�。ǘ┠瓿躅A(yù)算報(bào)告；
�。ㄈ┴�(cái)務(wù)分析報(bào)告；
（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類(lèi)
�。ㄒ唬┕绢I(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；
�。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊�、部室人員編制及花名冊(cè)
�。ㄈ┞毠お�(jiǎng)懲情況記錄；
�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
�。ㄎ澹﹦趧�(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；
�。┯嘘P(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料
五、行政類(lèi)
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；
�。ǘ┗üこ痰纳陥�(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
�。ㄈ┵�(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。
六、工程類(lèi)
接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門(mén)或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類(lèi)大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門(mén)窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的`安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺(jué)辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實(shí)行部門(mén)立卷，各職能部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類(lèi)大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時(shí)間：各部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門(mén)和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度 10
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶(hù)資料按單元號(hào)一戶(hù)一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶(hù)檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶(hù)的`公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)檔案管理制度 11
一、制度內(nèi)容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的.客戶(hù)信息系統(tǒng)，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標(biāo)
客戶(hù)檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補(bǔ)充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)檔案管理制度 12
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的.檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度 13
依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的.文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度 14
為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。
2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職人員和必要的專(zhuān)用庫(kù)房、裝具設(shè)備等，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門(mén)形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門(mén)負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類(lèi)檔案總目錄、分類(lèi)目錄和微機(jī)查詢(xún)目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況的.統(tǒng)計(jì)。
9、凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專(zhuān)用庫(kù)房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門(mén)或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷(xiāo)毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)檔案管理制度 15
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運(yùn)用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責(zé)
4.1本部人力資源職能部門(mén)
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級(jí)（含）以上員工、人力資源管理人員、財(cái)務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。
4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的'借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
5、內(nèi)容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗(yàn)證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓(xùn)等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號(hào)進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號(hào)為檔案編碼號(hào)，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號(hào)為A。00012，則此員工檔案編碼號(hào)為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權(quán)限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，報(bào)人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。
5.6檔案調(diào)動(dòng)
跨公司調(diào)動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿(mǎn)2年后，由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報(bào)人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。
5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號(hào)分類(lèi)存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請(qǐng)表
人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表（B系列員工）
物業(yè)檔案管理制度 16
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類(lèi)文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類(lèi)文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類(lèi)文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專(zhuān)題會(huì)。
3.4.6以公司名義簽定的各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。
3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文：主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門(mén)文檔資料管理
4.1各部門(mén)文件分類(lèi)及編制要求：
4.1.1各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。
4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。
4.1.3公司各部門(mén)（含職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類(lèi)別：
（1）人事類(lèi)：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。
�。�2）行政類(lèi)：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。
（3）通知類(lèi)：內(nèi)部各類(lèi)通知。
�。�4）培訓(xùn)類(lèi)：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。
（5）會(huì)議類(lèi)：部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。
（6）合同、協(xié)議類(lèi)：部門(mén)簽定的合同（租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等）。
�。�7）對(duì)外文件類(lèi)：
①對(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；
②對(duì)客戶(hù)發(fā)文等：
�、燮渌�(lèi)：如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
（1）產(chǎn)權(quán)資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的.質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類(lèi)文件更改要求：
各類(lèi)文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。
4.4各類(lèi)文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類(lèi)：
�。�1）部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱；
（2）主管級(jí)以上人員閱；
（3）內(nèi)部傳閱；
（4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類(lèi)別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類(lèi)保存各類(lèi)文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤(pán)備份，并指定專(zhuān)人保管，管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專(zhuān)柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度 17
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的'準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
物業(yè)檔案管理制度 18
一、總則
1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿(mǎn)足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。
二、檔案室的設(shè)立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的'安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷(xiāo)毀
5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案管理制度 19
一、檔案分類(lèi)
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。
�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類(lèi)型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。
③外部文件包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的.管理;
�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專(zhuān)門(mén)存放;
�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
�、賳T工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。
�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。
③員工試用期滿(mǎn)考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)歸類(lèi)。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷(xiāo)毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門(mén)人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度 20
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案，如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔，由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體，標(biāo)題三號(hào)字，正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順，文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議，不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的'文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理，其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架，在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時(shí)，按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽，以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案，須辦理登記手續(xù)，并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù)，定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
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