會(huì)務(wù)的協(xié)調(diào)工作與安排

　　1.會(huì)議組織工作頭緒繁雜，環(huán)節(jié)較多；每個(gè)環(huán)節(jié)之間互相關(guān)聯(lián)、互相影響，一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題就要影響下一個(gè)環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議。因此很講究總體協(xié)調(diào)與安排，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)，并且明確崗位責(zé)任。必要時(shí)應(yīng)列出詳細(xì)的任務(wù)分工表，人手一份，以備檢查和落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。如文稿起草、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、文藝演出、來(lái)賓接待、生活服務(wù)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療急救、電力保障等。工作人員不僅要熟記本崗職責(zé)，還要對(duì)整個(gè)會(huì)議通盤了解，胸有全局，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通氣匯報(bào)，互相補(bǔ)臺(tái)，共同唱好一臺(tái)戲。會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者要瞻前顧后，把會(huì)議所涉及到的問(wèn)題想全、想細(xì)、想具體，想到萬(wàn)一。

　　2.會(huì)務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)分為內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，內(nèi)部協(xié)調(diào)又分為縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)、動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)和靜態(tài)協(xié)調(diào)。就具體協(xié)調(diào)而言，在會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者和會(huì)務(wù)部門在會(huì)議時(shí)間的安排上，要考慮到準(zhǔn)備工作的時(shí)間是否充裕，不充裕就要考慮推后召開(kāi)。同時(shí)要注意具體會(huì)議時(shí)間(包括會(huì)中的分組會(huì)以及大會(huì)中的其他會(huì)議)的確立、時(shí)間長(zhǎng)短是否有益于與會(huì)者到會(huì)、認(rèn)真聽(tīng)會(huì)和會(huì)會(huì)之間的銜接等等。對(duì)于會(huì)議地點(diǎn)的安排，除了要考慮環(huán)境好壞、大孝桌、椅是否夠用等條件外，還要考慮會(huì)中小會(huì)和分組討論會(huì)的地點(diǎn)(會(huì)場(chǎng))安排與協(xié)調(diào)。對(duì)于與會(huì)人員的協(xié)調(diào)，主要是考慮好與會(huì)人員的`代表性、典型性問(wèn)題。關(guān)于議題的合理安排與協(xié)調(diào)也很重要，這上問(wèn)題將有專門論述，這里從略。作為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者和會(huì)務(wù)部門在會(huì)前準(zhǔn)備中還要注意各專業(yè)方面的協(xié)調(diào)與配合，注意與會(huì)外供電、供水等有關(guān)部門的外部協(xié)調(diào)。在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者和會(huì)務(wù)部門尤其要做好協(xié)調(diào)工作要實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)，做到統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一行動(dòng)。要求各部門既要做好安排內(nèi)的工作，又要有全局觀念，注意與相關(guān)工作和全局工作的銜接和配合。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者要多查多看多想，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，隨機(jī)應(yīng)變，妥善協(xié)調(diào)矛盾，化解問(wèn)題，確保會(huì)議按照議程順利進(jìn)行。作為會(huì)務(wù)人員，必須堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)，聽(tīng)從指揮。不得自作主張，各行其事。要把自己的工作目標(biāo)和會(huì)議的目標(biāo)統(tǒng)一起來(lái)。要把會(huì)中服務(wù)工作看成是既有分工、又有互相聯(lián)系、互相制約、互相依存，并且處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的有機(jī)統(tǒng)一體。既要清楚自己在會(huì)中擔(dān)負(fù)的職責(zé)，又要了解會(huì)議服務(wù)的總體要求，既要相對(duì)獨(dú)立地進(jìn)行工作，各負(fù)其責(zé)，又要密切協(xié)作，主動(dòng)配合，步調(diào)一致地進(jìn)行工作，以便充分發(fā)揮整個(gè)會(huì)中服務(wù)系統(tǒng)的作用。

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