費用預算管理辦法的探討

費用預算管理辦法的探討

預算管理是公司經營過程中最重要和有效的內部控制機制。費用單位自04年實行預算管理以來，已初步步入規(guī)范化管理的軌道，但沒有發(fā)揮出有效的控制作用，預算的全面性、全員性問題還沒有得到根本解決，隨著改革的深化以及05年總經理工作報告中提出的：2005年是公司的管理年，企業(yè)重點工作之一是“財務管理和資金管理”必須起到“中心”的作用，實施全面預算管理。這就要求加快改革和完善預算管理體系，一要推行全員參與、全過程管理、全方位監(jiān)控的全面預算管理體系，將預算管理的思想納入整個經營管理過程中，堅持量入為出的原則，認真落實，責任到人；二要建立健全預算管理的組織結構和制度體系，以保證預算的有效實施。

一、組織結構是至上而下保證預算有效實施的基礎

財務預算管理是聯結企業(yè)各項經濟管理活動的主線，對企業(yè)各方面、各部門的經濟行為都具有約束力。企業(yè)全員的廣泛參與，是提高預算編制質量和執(zhí)行效果的基本保證。為扭轉財務預算管理只是財務部門獨立的工作、財務部門對財務管理只是應付領導和其他部門急需的臨時安排的被動局面，公司決策層應設立由經營管理各方面人員組成的預算管理工作組，成員有公司分管領導、各單位、部室負責人及相關主要管理人員組成，形成一個組織管理體系即：預算管理決策層、預算管理職能層、預算管理執(zhí)行層。決策層由公司領導和財務部負責人組成，充分行使其財務預算編制與實施的組織、指導、審核、調配、批復等方面的職權；職能層由公司財務部三科室負責人及主要管理人員全面負責，其他人員積極配合。

財務管理科應設專人負責財務預算管理工作，進行全部費用預算的審查、編制、匯總、上報、下達和監(jiān)督控制。資金調度中心綜合平衡資金調配、嚴格控制計劃外資金使用；機關財務的費用管理是機關各部室費用集中管理的重要環(huán)節(jié)，負責對機關各部室費用的測算、發(fā)生、審核、監(jiān)督與控制；執(zhí)行層由各單位、各部室負責人及主要管理人員組成，負責費用的預測和基礎預算的草編，并對完善財務預算具有提出有效建議的職責。這樣形成一個完整的財務預算組織體系，預算的可行性得到了保證。

二、組織結構人員的綜合知識素質和敬業(yè)精神是編制、實施預算效益性、科學性、合理性的保證

財務預算從測算、編制到實施、監(jiān)控和評價是一個系統(tǒng)工程，即要講求科學性、合理性，又要符合本企業(yè)的實際情況，更主要的是給企業(yè)帶來經濟效益。要求預算組成員必須具備熟悉經濟管理的相關知識和技術水平，尤其是財務人員首先要轉換管理意識。隨著科學技術的發(fā)展與進步，財務軟件不斷完善，機械地處理常規(guī)業(yè)務已不適應現代企業(yè)經營管理的需要，況且強大的軟件操作功能已完全代替手工勞動。當務之急，我們財務人員的主要精力應轉向怎樣適應企業(yè)管理者的管理要求，有效利用所擁有的資源來管理財務；怎樣能及時甚至預期為企業(yè)管理者提供經營管理信息。另外，主編和草編財務預算的成員還必須熟悉計算機應用軟件，尤其是EXCEL的基本知識和強大操作技能。在有，我公司的現狀財務預算工作量大、涉及面廣，預算管理工作需要深入實地，而我們每個工作組成員都有自己的本職工作。所以，有了工作熱情還不夠，還須具備愛廠、敬業(yè)的奉獻精神。

三、財務信息的及時、準確、明晰是預算有效控制的依據

首先要從財務賬務系統(tǒng)的設臵入手，用友財務軟件不僅能提供財務日常業(yè)務處理程序，更重要的是它在財務管理方面有廣闊的資源。目前，我公司財務電算化管理的重點還停留在常規(guī)業(yè)務操作上，沒有完全利用軟件資源在財務管理和領導需求方面上來設臵賬務系統(tǒng)，有的已設臵但在操作時沒有很好運用。往往是需要時措手不及、加班加點，搞得財務人員疲憊不堪。所以，電算化管理師一定是預算管理成員之一，隨時了解領導層對財務信息的要求、及時掌握財務費用發(fā)生動態(tài)，將預算管理融于日常業(yè)務程序當中，從不同方位設臵與記載費用的流向。一是從現金流量上，只要現金一流出就應按費用單位、部門形成或日后將要形成費用的明細進行歸集。二是從每一費用科目上，無論現金流出否均應按費用單位、部門形成費用的明細進行歸集。這里的“明細”不是常規(guī)業(yè)務要求的級別科目，而是利用軟件的輔助核算在常規(guī)業(yè)務核算的基礎上，完全按照領導的需要和預算管理的控制目標設臵，定時公布預算批準、執(zhí)行、考核信息，使預算管理充分體現公開公正、公平的原則，便于公司上下及時了解預算實施情況，對預算執(zhí)行的全過程進行監(jiān)督，能隨時提出改進控制措施。

四、通暢便捷的預算流程是全面預算管理順利進行的基本條件

在企業(yè)經濟管理的整個流程中，預算是計劃工作的成果，是控制生產經營活動的依據。因此，下達的預算方案必須具有實際的可操作性，才能成為各級、各部門的協(xié)調工

具、控制標準，預算管理工作才能順利進行，質量才能得到保證。下面是具體財務預算編制方法及實施。

（一）預算的編制管理流程

1、預算決策層在12月初召開預算管理工作會議，傳達下一年預算編制的總體方針政策。

2、編報全年費用草算

（1）開展費用預測，編報費用基礎草算。在四季度末各費用單位、機關各部室就應根據財務部門提供的財務活動的歷史資料，考慮現實的工作要求和條件，對下一年的財務活動做出全面測算，在12月末至預算年份的1月初，按照預算管理工作組的要求編制費用基礎草算報財務部管理科。

（2）編制費用草算。財務管理科根據各單位、部室預測費用草算，以零基預算和彈性預算相結合的編制方法為基本原則，從實際需要與可能出發(fā)，逐項認真、嚴格審核，將審定的費用劃分成可控費用與不可控費用，以文字加表格的形式編制全部、全年的費用草算，在預算年份的1月末報預算管理工作組討論。

3、編制費用預算。遵照討論批準的費用草算結果，進行編制匯總費用預算報告，反饋預算決策層批復，以文件的形式于工作會后3日內下發(fā)至各費用執(zhí)行單位與部門，各單位必須遵照執(zhí)行。

4、編制季度費用預算及費用執(zhí)行情況表。以年度預算為依據，結合本單位、本部門費用發(fā)生時間、期限和會計報告期間，編制季度費用預算以及季度費用執(zhí)行情況表，在下季度初的第2日內報財務管理科，格式見表一和表二。財務管理科審核、匯總3日內報預算管理工作組審查、批復，5日內下達各費用單位。

5、編制月度資金預算。在月度預算的編制中要突出現金流的統(tǒng)馭作用，以導致現金流出的角度看各項經濟業(yè)務，將權益性支出、資本性支出以及往來款項包括備用金支出統(tǒng)一到資金調度管理中心的現金支出預算之中，為以后形成完整的預算管理體系作準備。要求必須具體、明確，比如差旅費用：擬出差地點、人員、事項、期限、預計費用等，費用責任到人。月度資金預算應在每月3日前報送財務管理科，5日前將批復計劃下達各費用中心，資調管理中心就公司現金流量狀況，統(tǒng)籌組織安排款項撥付各單位帳戶。

（三）預算的控制管理流程

首先明確全公司職工教育經費的使用與控制應由職工素質教育學校全面負責、集中管理，專項使用。學校應向各單位下達具體培訓管理辦法。公司所屬各項目部、子、分

公司、費用單位、機關各部室，應單獨將其年度各種培訓工作計劃及培訓費用預算報素質教育學校，費用由學校歸集，其它各單位無須將此費用編入你部門預算之內。其次重申全公司費用單位的業(yè)務招待費和辦公用品費用的使用與控制應由公司黨政工作部全面負責、集中管理，各費用單位、部室不得不經黨政工作部同意自行發(fā)生招待費、自行采購辦公用品，否則財務拒絕報銷。

預算的控制管理流程：

1、月資金計劃一經批復下達，各費用單位必須不折不扣的嚴格執(zhí)行，任何修訂、追加都必須經過預算工作組的審核批準方可行使，堅決杜絕簽報形式發(fā)生計劃外費用。

2 、財務部管理科按季度公布各單位、部門預算的執(zhí)行情況，進行費用單位常規(guī)業(yè)務和資金使用實效檢查、考評，寫出分析評價預算執(zhí)行情況報告。

3 、各費用單位費用要落實到人，全員參與、全員理財、全過程控制。

4、為避免計提費用的不準確、勾稽關系發(fā)生不配比、隨意使用計提費用的可能，費用單位的工資核算只在“應付工資”科目進行，不做工資分配核算，也不計提福利費、工會經費以及職工教育經費，此項工作由財務部管理科依據各單位季度費用表進行完成。

5、各費用單位年末按權責發(fā)生制原則，估足費用入賬，報年度費用表及年度費用控制情況表并進行自檢。不得將應計入本年的費用人為推到下一年度，影響預算管理的考核。

6、各費用單位、部門，年度要進行費用預算執(zhí)行情況分析，總結費用控制經驗，提出更有效的合理化建議，報財務部管理科。

7、財務部管理科做年度費用匯總分析，年度后的20日內，寫出費用預算控制分析報告，以及收集的合理化建議報預算工作組進行考評、論證，制定下一年預算政策。

8、年度預算執(zhí)行情況考評結果作為各單位、部門效益兌現考核依據的主要內容。

五、完整的預算管理考核體系是財務管理發(fā)揮核心作用的動力

預算管理既然是一個全員參與的過程，那么就不能沒有責任制度，而有效的責任制度離不開對工作業(yè)績的考核。通過以上量化的分析與考核，可以對每個費用單位、每個部室的工作進行客觀評價，充分發(fā)揮預算管理的激勵機制，按季度對各單位、各部室預算執(zhí)行的超支、節(jié)約差異進行匯總分析，在結合客觀因素的影響，確定一個百分比，作為效益獎的發(fā)放系數。通過采取嚴格、科學的考核獎懲制度，有力調動職工參與預算管理的積極性，預算控制的意識深入人心。

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