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項(xiàng)目進(jìn)度管理探討
進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理的首要內(nèi)容，是項(xiàng)目的靈魂，有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度管理，是項(xiàng)目成功的重要保障。通過(guò)論述進(jìn)度管理在整個(gè)項(xiàng)目管理工作中的意義，進(jìn)而提出有效管理項(xiàng)目進(jìn)度的一點(diǎn)建議。
1、項(xiàng)目進(jìn)度管理的定義
進(jìn)度管理就是采用科學(xué)的方法確定進(jìn)度目標(biāo)，通過(guò)編制進(jìn)度計(jì)劃和資源供應(yīng)計(jì)劃，進(jìn)行進(jìn)度管理，在與質(zhì)量、費(fèi)用目標(biāo)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度目標(biāo)，從而在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向客戶交付一個(gè)合格的項(xiàng)目。
2、實(shí)施有效的進(jìn)度管理的意義
(1)為實(shí)現(xiàn)合同要求時(shí)間提供保證。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，存在許多主客觀方面的不確定因素，或突發(fā)事件。如果實(shí)施有效的進(jìn)度管理，在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)就詳盡地分析那些會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度的不確定因素或干擾因素，將其誘因從源頭上消滅，并做好預(yù)防措施;對(duì)預(yù)計(jì)可能會(huì)發(fā)生的突發(fā)事件做好周密的應(yīng)對(duì)措施，從而使項(xiàng)目順利進(jìn)行，保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目時(shí)間要素。
(2)減少或避免了費(fèi)用成本的額外增加。項(xiàng)目實(shí)施的成本在合同簽訂好后，成本預(yù)算基本就固定下來(lái)了，如果項(xiàng)目進(jìn)度管理不好導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施不順，時(shí)間延期，不能按時(shí)交付項(xiàng)目，客戶必將會(huì)追究責(zé)任要求賠付，這直接造成了項(xiàng)目額外成本的增加;如果項(xiàng)目進(jìn)度管理不好，在項(xiàng)目實(shí)施的后期出現(xiàn)盲目趕工，就會(huì)產(chǎn)生不合格品，引起返工或返修，造成材料、零件報(bào)廢，從而導(dǎo)致項(xiàng)目成本增加。
(3)提高項(xiàng)目進(jìn)度的透明度。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，采取有效的進(jìn)度管理使項(xiàng)目進(jìn)度公開(kāi)化，顯性化，方便項(xiàng)目管理人及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃的偏差，并采取相應(yīng)的糾正或預(yù)防措施，以保證項(xiàng)目順利實(shí)施。
3、實(shí)施項(xiàng)目有效進(jìn)度管理的措施
3.1制訂合適的計(jì)劃
計(jì)劃是行動(dòng)的指導(dǎo)，是行動(dòng)成功的關(guān)鍵所在。對(duì)于進(jìn)度管理而言，編制一個(gè)合理的進(jìn)度計(jì)劃尤為重要，它的優(yōu)劣影響到資源能否被合理使用，項(xiàng)目能否順利，甚至直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。它的主要作用是在合同期限內(nèi)，將工作總量按一定原則分解并制訂相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、同時(shí)對(duì)完成各項(xiàng)工作所需的人員、材料、設(shè)備的供應(yīng)做出具體安排。制訂進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)遵循幾點(diǎn)原則：(1)計(jì)劃內(nèi)容要嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性強(qiáng)。項(xiàng)目管理人應(yīng)根據(jù)一定的邏輯關(guān)系來(lái)分解工作量，避免造成工作安排混亂，工人被同時(shí)安排幾個(gè)工作，幾個(gè)工作同時(shí)搶占同一臺(tái)設(shè)備等安排不合理現(xiàn)象。(2)計(jì)劃編排要詳細(xì)，要將各段工作相對(duì)應(yīng)的起止時(shí)間節(jié)點(diǎn)具體到年月日，各崗位安排要落實(shí)到人員數(shù)量和具體人員。(3)制訂好的計(jì)劃要在工作區(qū)顯性，通過(guò)Project表格或甘特圖的形式張?zhí)诠ぷ鲄^(qū)入口處，將方便各崗位人員對(duì)自己崗位工作進(jìn)度做到心中有數(shù)，避免錯(cuò)過(guò)工期的事件發(fā)生。
3.2制訂并執(zhí)行進(jìn)度定期檢查制度
進(jìn)度計(jì)劃確定后，避免安于項(xiàng)目現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)在項(xiàng)目辦公室建立項(xiàng)目進(jìn)度檢查制度。首先，規(guī)定每周固定一個(gè)時(shí)間用來(lái)檢查項(xiàng)目進(jìn)度。參加人員包括生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)人，工組長(zhǎng)，大家按照進(jìn)度計(jì)劃表中的內(nèi)容逐項(xiàng)檢查完成情況，分析并記錄潛在風(fēng)險(xiǎn)情況，比如材料型號(hào)特殊難采購(gòu)，或采購(gòu)周期長(zhǎng)不一定能趕上生產(chǎn)使用、或有些崗位員工休假人手不夠等等情況。其次，建立周例會(huì)制度。即由項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人召集項(xiàng)目相關(guān)成員在固定場(chǎng)所一周召開(kāi)一次會(huì)議，用于了解進(jìn)度、收集問(wèn)題、解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題的一個(gè)過(guò)程。這些相關(guān)人員包括財(cái)務(wù)人員、各類供應(yīng)商、采購(gòu)負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人等，由生產(chǎn)負(fù)責(zé)人將進(jìn)度檢查情況匯報(bào)給大家，再請(qǐng)潛在風(fēng)險(xiǎn)涉及到的相關(guān)人員分析原因并提出對(duì)策，由會(huì)議成員集體討論對(duì)策的可行性，并決定最終方案。再次，每日更新實(shí)際進(jìn)度表。在生產(chǎn)車間及項(xiàng)目組辦公室張貼項(xiàng)目計(jì)劃表和一張實(shí)際進(jìn)度空表，由專人負(fù)責(zé)每日將實(shí)際進(jìn)度情況標(biāo)注在進(jìn)度表中，這樣可以更加直觀地觀察實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃之間的差異。由于項(xiàng)目的交付時(shí)間是固定的，除了不可抗外力原因，供應(yīng)商是不能隨便請(qǐng)求客戶更改最終節(jié)點(diǎn)時(shí)間。所以，進(jìn)度檢查在項(xiàng)目管理中是最重要和最關(guān)鍵的工作，通過(guò)它執(zhí)行可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，為項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供了有力保證。
3.3合理進(jìn)行人力資源分配
由于項(xiàng)目承制單位確定后，其人力資源是項(xiàng)目組的人力資源，項(xiàng)目組不可能再零時(shí)召集人員組建一個(gè)新的承制單位，所以項(xiàng)目組只能充分整合現(xiàn)有資源，使每個(gè)成員最大限度地發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，做到“人盡其才，物盡其用”。首先，項(xiàng)目組必須對(duì)現(xiàn)有成員信息進(jìn)行收集，涉及的相關(guān)內(nèi)容有：學(xué)歷、專業(yè)、技術(shù)等級(jí)、工作表現(xiàn)、責(zé)任心強(qiáng)弱等。其次，根據(jù)工作性質(zhì)按不同原則對(duì)全體成員進(jìn)行分類：工人先按工種再按其技術(shù)等級(jí)分類，分別執(zhí)行相應(yīng)工種零部件的生產(chǎn)加工;技術(shù)員按專業(yè)分類，直接負(fù)責(zé)相應(yīng)專業(yè)的工藝工作;質(zhì)檢員按工種分類，分別負(fù)責(zé)不同工種零部件質(zhì)量的檢查等。核心工作必須花大力氣安排項(xiàng)目核心人員完成，不太重要的工作留給那些工作效率較低的員工去完成。如此分類，使各成員做到崗位與能力相匹配，再輔以一定的激勵(lì)機(jī)制，相信項(xiàng)目必將會(huì)按期完成。
3.4建立每日早晚班會(huì)制度
對(duì)于一個(gè)加工制造類的項(xiàng)目而言，工人工作效率的高低是決定進(jìn)度能否按計(jì)劃進(jìn)行的決定性因素。只有工人的工作效率高，才能保證生產(chǎn)計(jì)劃順利執(zhí)行，才能避免出現(xiàn)工期延誤的情況。而工人的效率除了自身技術(shù)水平外，還取決于組織者的組織能力。所以，項(xiàng)目組應(yīng)通過(guò)某種制度來(lái)更好組織工人進(jìn)行生產(chǎn)加工。本人認(rèn)為在生產(chǎn)車間可以建立每日早晚班會(huì)制度。即：(1)每個(gè)工作日下午下班前，由各工組長(zhǎng)收集當(dāng)天進(jìn)度情況，并與計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)，如果實(shí)際進(jìn)度滯后，則找到原因，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，再制定出解決方案，下班前30分鐘，召集本組成員開(kāi)會(huì)，通報(bào)當(dāng)天的工作情況，如有問(wèn)題就將解決方案告之責(zé)任人，責(zé)任人則按方案行動(dòng)，進(jìn)行補(bǔ)救。(2)每個(gè)工作日上午開(kāi)工前，各工組工長(zhǎng)利用30分鐘時(shí)間召集工人開(kāi)個(gè)班前會(huì)，用于總結(jié)昨天的工作質(zhì)量，布置當(dāng)天的工作內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)，讓關(guān)重件生產(chǎn)人員提高警惕。這樣工人對(duì)自己的職責(zé)就了然于胸了，工作效率也將大大提高。
3.5建立良好的溝通管理制度
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，溝通是必不可少的環(huán)節(jié)，溝通效果的好壞直接影響項(xiàng)目的進(jìn)展和進(jìn)度。在項(xiàng)目中主要有內(nèi)部溝通和外部溝通兩大類。(1)外部溝通主要是與客戶的溝通。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，主要要與客戶溝通技術(shù)問(wèn)題包括圖紙上的技術(shù)要求的討論，材料替代，加工方法的變更等等。這些問(wèn)題的溝通對(duì)生產(chǎn)有直接影響，如果這些問(wèn)題需要與客戶及時(shí)溝通，并得到客戶的及時(shí)回復(fù)，否則項(xiàng)目將無(wú)法實(shí)施下去，工廠的生產(chǎn)只能停工，進(jìn)度就無(wú)法保證了。(2)內(nèi)部溝通主要是項(xiàng)目組各成員或各組織之間的溝通。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，必然牽涉到各個(gè)組織之間的職責(zé)，比如財(cái)務(wù)部門，如果溝通不良采購(gòu)款不能及時(shí)到位，將影響材料或外購(gòu)件的及時(shí)到位，工人就“巧婦難為無(wú)米之炊”了，生產(chǎn)進(jìn)度無(wú)從談起。還有，質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門的溝通，各成員之間的溝通，結(jié)果都將對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生影響，所以，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在項(xiàng)目組內(nèi)制定合理的溝通制度，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通有平臺(tái)，有渠道，才能使項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)順利交付。
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