辦公用品管理辦法
辦公用品管理辦法1
第一章 總則
第1條 為規(guī)范辦公用品及設備的采購、領取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務于公司各項工作和降低辦公用品及設備的使用經費,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設備的管理。所指辦公用品及設備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公器具設備,電視、空調、風扇、取暖器等家電設備。
第3條 主要職責。
1.集團行政管理中心主任:審核采購預算計劃;監(jiān)督指導集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標準。
2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預算計劃;采購總部打印機、復印機耗材等各類辦公用品。
3.集團前臺/后勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責對各類用品的領用、發(fā)放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。
4.集團財務管理中心:負責審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。
第二章 辦公用品及設備的計劃管理
第4條 行政管理中心根據集團下達的辦公用品及設備年度采購預算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設備費用計劃。
第5條 各部門依據行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領人所需增配辦公用品數量進行檢查,不合規(guī)定或超出標準的予以駁回。
第6條 行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據此實施采購。
第三章 辦公用品及設備的采購
第7條 采購人員根據采購計劃采購物品,要認真負責,堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。
第8條 供應商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質、比價等方式擇優(yōu)確定供應商。
1.為保證集團以較低的價格獲得高質量的辦公用品及設備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實力較強的供應商經過同類(種)產品比質、比價后,各自提供其最具競爭力的產品品種及服務。
2.引入競爭機制,要求供應商每季(月)提供最新的產品報價及樣品,集團集中評定后及時調整各供應商的采購品種與數量。條件成熟時,再確定長期供應商。
3.行政管理中心負責與供應商簽訂采購及服務協議。
4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。
第9條 采購。
1.采購申請流程。
�、賳蝺r<500元的:
集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負責人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務部核查、備案→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
②單價≥500元的:
集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務部門負責人審批或區(qū)域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
2.單價超過1000元的辦公用品及設備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后,由采購小組按照貨比三家、質優(yōu)價廉的原則負責采購。
3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯的入庫單,其中存根聯由行政管理中心留存,記賬聯交付采購主管用于報銷,回執(zhí)聯由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。
4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負責物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。
5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領導同意后執(zhí)行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。
第四章 辦公用品及設備的領取
第10條 集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按領用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領取。
第11條 使用部門領用常規(guī)性辦公用品應以舊換新,填寫辦公用品《領料單》(詳見附件1),辦理相關領用手續(xù)后,方可領取。
第12條 辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。
第13條 使用辦公用品應以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風,物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。
第14條 精心使用辦公設備,認真遵守操作規(guī)程,使用后及時關閉電源,避免人為對各種設備的損害。
第15條 凡屬各部門或部門內員工共同使用的辦公用品和設備應指定專人負責保管,員工使用時應作借用、歸還登記。
第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產、計算機等非易耗品)。
第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制,各部門按需領用,行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關領用并登記。
第五章 辦公用品及設備的保養(yǎng)維修
第18條 各部門按照設備的操作規(guī)程要求,對辦公設備進行定期維護,做好清潔保養(yǎng)工作。
第19條 電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公設備出現故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯合企業(yè)技術中心統(tǒng)一安排維修。
第20條 企業(yè)技術中心每季度定期組織對辦公設備進行檢查,統(tǒng)計辦公設備使用與維修情況。
第21條 經鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。
1.人為物理損壞或使用不當;
2.私自拆裝辦公用品與設備;
3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
4.保管不善造成物品遺失的;
5.其他的人為因素造成的'損壞。
第六章 辦公用品及設備的盤點與報廢處理
第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設備進行盤點。
第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關人員責任。
第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用者/保管人填寫《設備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續(xù)完成后,及時辦理補充新品的領用手續(xù)。
報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務管理中心進行賬務處理。
第七章 辦公用品及設備的監(jiān)督控制
第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統(tǒng)計與調查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領用量、余量做統(tǒng)計分析報表,上報行政副總和總裁。
第26條 行政管理中心對各部門辦公設備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設備維修費用。
第27條 各中心根據辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預算,報行政管理中心,行政管理中心據此對辦公用品的使用進行監(jiān)督,控制辦公用品經費。
第28條 財務管理中心負責對辦公用品與設備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產的辦公用品與設備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負責對各部門的管理行為進行監(jiān)督。
第八章 附則
第29條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第30條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第31條 附件:
(1)辦公用品領用單;
(2)辦公設備維修申請單;
(3)物品損壞賠償折價表;
(4)設備報廢申請單。
辦公用品管理辦法2
第一條為更好的控制辦公消耗成本,規(guī)范集團總部辦公用品的發(fā)放、領用和管理工作，特制定本規(guī)定。
第二條耐用辦公用品的領用：
1、耐用辦公用品包括：電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
第三條易耗辦公用品的領用：
1、易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個人所需用品。
2、部門所需用品包括：傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個人所需用品包括：簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數，可依據每月平均用量進行合理調整。
5、每月24日前，由各部門將次月《申購單》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準)，經部門經理初核，總經理或副總經理復核，人力資源中心總監(jiān)批準后交采購部統(tǒng)一采購。
6、發(fā)放時間：每月15號(如遇假期，順延)。其余時間一般不予辦理辦公用品的領用手續(xù)。
7、領用方法：由各部門按發(fā)放日期統(tǒng)一到辦公用品倉申領簽字，若部門領用超出需求計劃的`，須經綜合部長批準后方可發(fā)放。
8、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實行以舊換新原則，傳真紙領用時須以中間紙交換。
9、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由總經理批準，綜合部長審核后方可領用，申領時須依舊換新。
10、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領用或少領用的應盡量不領用或少領用。綜合部對于節(jié)儉成效突出的員工，公司將予以表揚。
第四條：未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領，按公司相關制度執(zhí)行。
第五條：本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行，以往如有與此制度相抵觸者，以此為準。
辦公用品管理辦法3
為加強辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、避免浪費，特制定本管理規(guī)定。
一、辦公用品分類：
1、常用品：圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品：名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核)：印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等)，財務帳本、憑證，蘋果機彩色墨盒及打印紙，u盤等。
二、辦公用品使用對象：
各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務部門員工，具體由各公司核定。
三、申購和采購：
辦公用品常用品由人事行政部門根據消耗情況進行申購備領，控制品和特批品由使用部門(人)提出申購，控制品經各公司總經理批準，特批品經董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。
四、管理和發(fā)放：
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據采購價格核定物品單價，計入領用部門(人)費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門應指定專人領取辦公用品。
五、各部門費用核定及有關規(guī)定：
1、各公司各部門應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經分管領導同意。
2、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。
3、各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經分管領導審核后，由總經理特批，并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結算，截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表，財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的.辦公用品使用標準。
六、其它規(guī)定：
1、各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。
3、辦公設備的耗材及維修費用。
1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用，總部另定定額標準。屬多個公司共用的，按集團總部規(guī)定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的，計入所在公司定額費用。
2)耗材包括：打印、復印紙，激光打印機碳粉、硒鼓，針式打印機色帶，噴墨打印機墨盒(水)，復印機碳粉，傳真紙，鼠標，鍵盤等;其申購由設備使用部門(人)負責，并經總經理批準，屬多個公司共用的，由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
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一、集中采購和管理的原則
1、保衛(wèi)物業(yè)部是全集團辦公用品和低值易耗品的采購與管理的主管部門，凡涉及辦公用品事宜均由保衛(wèi)物業(yè)部負責。
2、保衛(wèi)物業(yè)部要設專人負責，加強管理，為各單位提供質價相符的物品保證辦公需要。
3、集團所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設專人管理，并按照本辦法的要求，做好計劃編制、物品領用和保管工作，
4、財審部負責核算并制訂各單位的預算費用和考核指標。
5、人力資源部根據考核指標對各單位實施考核。
二、審批權限
購置辦公用品、維修配件等、500元以下的由保衛(wèi)物業(yè)部征得板塊、門店、部室主管領導同意進行購置。500元以上的一律寫書面請示，相關部室會簽后，報總經理審批。
三、辦公用品集中采購的范圍
辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團范圍內組織各項活動所需物品等均屬集中采購范圍。
四、集中采購程序
1、各部室、門店根據本部門的實際需要和經財審部核定、總經理批準的費用預算指標，使用統(tǒng)一表格《物品領用計劃表》編制次月物品領用計劃，經主管部長審核批準后，于每月20日送達保衛(wèi)物業(yè)部。
2、保衛(wèi)物業(yè)部根據各單位的'申請計劃、預算指標、進行審核匯總，并上報主管副總經理審批。
3、保衛(wèi)物業(yè)部根據領導批準的內容，對價值在5萬元以上的成批大宗物品以招標的形式采購，其他零星物品采取貨比三家的形式實施集中采購。
4、保衛(wèi)物業(yè)部采購用品后，由各企業(yè)、機關各部室到保衛(wèi)物業(yè)部一次性登記領用。
五、實施中注意事項
1、計劃內采購須填制《物品領用計劃表》見附表
2、購置計劃需注明序號、名稱、規(guī)格、單位、數量等并由主管部長、店長審核簽字。
3、各門店、機關各部室臨時急用和超預算需購置的辦公用品，需寫出書面請示，報總經理審批，由保衛(wèi)物業(yè)部負責采購，或由保衛(wèi)物業(yè)部委托該部門自行采購。
4、書面請示需寫清楚原因、用途、價格、名稱、規(guī)格、單位、數量、金額等。
5、電腦、耗材、零部件的申請，按照集團京東集辦字〔20xx〕1號執(zhí)行。
6、部分特殊專業(yè)用品原則上由保衛(wèi)物業(yè)部購置，保衛(wèi)物業(yè)部委托相關部門自行采購的，自采購后3日內需到保衛(wèi)物業(yè)部辦理相關登記報銷手續(xù)。
7、各部部長、門店店長為實物負責人。
六、具體要求
1、各單位的計劃要依據實際需求和費用預算編制，不得虛做冒估超預算。
2、按照先審批后購置的原則，未經審批購置的將不予報銷。
3、當月計劃當月有效。本月未購置須次月重做計劃。
4、各單位和個人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。
5、保衛(wèi)物業(yè)部采購所需用品時，須本著質優(yōu)價廉的原則，經招標或審批同意，逐步建立資信度高的采購基地，建立互惠合作伙伴關系，長期合作。
本辦法適用于集團所屬各企業(yè)，機關各部室。
本辦法由保衛(wèi)物業(yè)部負責解釋。
辦公用品管理辦法5
第一條 為加強辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、杜絕浪費現象。辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
第二條 辦公用品常用品由人事行政部門根據消耗情況進行申購備領，控制品和特批品由使用部門(人)提出申購，控制品經各公司總經理批準，特批品經董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。
第三條 采購人員應將所采購的'物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據采購價格核定物品單價，計入領用部門(人)費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
第四條 公司各部門應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經公司領導同意。
第五條 辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結算，由公司人事行政部門出具報表，財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。
第六條 各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
第七條 凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。
第八條 辦公電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修由設備使用部門(人)負責，并經總經理批準，由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
第九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
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