項目文檔管理辦法

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為了加強項目檔案的管理工作，維護項目檔案的完整和安全，進一步規(guī)范項目檔案日常管理流程，制定本辦法。

　　（二）項目檔案是指在項目進展的整個過程中產(chǎn)生的包括非電子文件、文本文件、聲音文件、圖形文件、多媒體文件等項目有關(guān)的文件資料。

　�。ㄈ�）項目檔案管理工作由檔案管理人員負責(zé)，其主要職責(zé)是收集、整理、歸檔項目資料，并定期向項目經(jīng)理匯報檔案管理情況。

　　（四）項目中的非電子文件在歸檔的同時，原則上可以轉(zhuǎn)換成電子文件的需備份電子版，在內(nèi)容、相關(guān)說明和描述上保持一致。

　　（五）項目組成員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或項目經(jīng)理整理后報文檔管理人員存檔。所有人員都有承擔按時提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。

　�。�六）項目檔案分為項目管理文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件，各類的收集范圍見附表。

　　（七）建立檔案索引目錄，便于文件拷貝和查看。

　　二、文件收集

　�。ㄒ唬┦占�范圍：

　　非電子文件、文本文件、影音文件、圖形文件、多媒體文件等項目進展過程中的所有文件。

　�。ǘ�）收集要求：

　　1、記錄了重要文件的主要修改過程，有參考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，由檔案管理員進行電子文件的轉(zhuǎn)換工作。

　　2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。

　　3、在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。

　　4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

　　三、文件歸檔

　�。ㄒ唬�歸檔時間：

　　項目管理文件和商務(wù)文件一周歸檔一次。技術(shù)文件兩周歸檔一次。特殊情況，根據(jù)項目需要調(diào)整歸檔時間。

　�。ǘ�）歸檔要求：

　　1、有效性和完整性鑒定。歸檔前由檔案管理人員對文件的有效性和完整性進行鑒定，查看文件是否破損、內(nèi)容是否完整。

　　2、文件分類。歸檔前對電子文件進行分類，有必要時對文件重新命名，參考附表歸納到所屬類別。

　　3、紙質(zhì)文件按照類別歸檔，以標簽形式注明類別，及時鎖入安全柜中。

　　4、文件分類后按照檔案索引目錄存入相應(yīng)的文件夾。

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