辦公用品管理辦法

企業(yè)標準

辦公用品管理辦法 qg/xx12015002-2004

1 范圍

1.1本標準所指辦公用品為（以下簡稱：股份公司）員工日常辦公所用文具（以采購部《辦公用品價目表》為準）、辦公自動化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、臺、凳、特殊文具等）。

1.2本標準適用于股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參照執(zhí)行。

2 職責

2.1秘書室負責辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費用定額，實施定額管理。

2.2采購部負責外購辦公用品的采購。

2.3股份公司設立文具倉，負責辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。

2.4人力資源部負責每半年核定一次各部門（廠）應該領用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù)，報送秘書室和相關部門（廠）。

3 規(guī)定

3.1辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領用，其費用按秘書室核定定額標準執(zhí)行。部門（廠）管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元；其他特殊用品費用另計（用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張，不列入辦公用品定額內(nèi)）。一次性領用總額超過800元或單價在400元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準。

3.2辦公用品費用（其他特殊物品除外）可月度間調(diào)劑使用，年底結(jié)算、考核。

2004-07-15修訂 2004-07-28發(fā)布3.3特殊物品需專題報告，經(jīng)股份公司主管領導批準后，方可購買，不受定額

限制。

3.4打字室等公共使用的辦公用品應單獨做計劃，由秘書室審核，紙張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支，報股份公司主管領導審批。

3.5辦公自動化設備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按設備工程部《非生產(chǎn)設備的管理》等有關規(guī)定辦理。

4 程序

4.1辦公用品的計劃審批

4.1.1采購部負責填報《辦公用品價目表》，公布現(xiàn)采購的辦公用品價格，如有變動，應及時發(fā)布。

4.1.2辦公用品（其他特殊物品除外）領用計劃每季度制訂一次，于每季度最后月份20日前，各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領用計劃》一式三份，經(jīng)部門（廠）領導審核簽名后，交秘書室；超過上述標準的，需經(jīng)過股份公司主管領導審核，并報送總經(jīng)理批準。

4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領用計劃》進行審核（核定是否超定額，品種是否適宜）,并將審核的各單位《辦公用品領用計劃》匯總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份（包括公共使用的辦公用品計劃），附一份各單位《辦公用品領用計劃》報股份公司主管領導審批。

4.1.4秘書室將經(jīng)批準的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領用計劃》一式一份，交文具倉；一份《辦公用品領用計劃》退回各部門（廠）作領用文具的依據(jù)；另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領用計劃》由秘書室留存。

4.1.5文具倉根據(jù)股份公司各單位《辦公用品領用計劃》，核對庫存，匯總并整理成《股份公司辦公用品采購計劃》一式兩份，經(jīng)文具倉的主管領導審核簽名后，交一份給采購部采購，文具倉留存一份。

4.2辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核

4.2.1采購部根據(jù)文具倉制定的《股份公司辦公用品采購計劃》實施采購，并及時辦理入庫手續(xù)。

4.2.2采購部應將辦公用品采購的供方詳細列出，分別報公司和文具倉，如有變動應及時更改。

4.2.3 文具倉負責辦公用品的驗收、發(fā)放、保管，并按財務部的有關規(guī)定建立臺帳。

4.2.4每季度第一個月的8日后，各單位憑公司領導審批后的《辦公用品領用計劃》、領料單，到文具倉領取申領的辦公用品。倉管員對《辦公用品領用計劃》、領料單審核后發(fā)放，并登入各單位領料臺帳。

4.2.5文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領用文具的數(shù)量、費用總額，列表報秘書室，供考核用。

4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核，對超標單位進行減發(fā)。

5 其它

5.1文具倉應每月盤點，盤虧盤盈應查找原因，并向主管領導和秘書室匯報。

5.2秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領用進行全方位監(jiān)督管理，對文具倉辦公用品進行監(jiān)督抽查，對辦公用品使用情況進行月度通報。

6 文件與記錄

6.1《辦公用品價目表》 表9401-1

6.2《辦公用品領用計劃》 表9401-2

6.3《辦公用品計劃費用匯總表》 表9401-３

6.4《辦公用品采購計劃》 表9401-４

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