*公司通訊管理制度

*公司通訊管理制度

第一條：為了提高公司的經(jīng)營管理，節(jié)約成本費(fèi)用，加強(qiáng)對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機(jī)、電話分機(jī)、直線電話、傳真機(jī)、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。

第四條：電話總機(jī)的管理

電話總機(jī)由行政部的前臺人員負(fù)責(zé)值守，所有外線電話均需由前臺人員負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺人員的接聽電話必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語。標(biāo)準(zhǔn)用語如下：

接聽外線電話時，應(yīng)說“您好！迎海集團(tuán)，請問您找哪位？”；

當(dāng)對方告訴分機(jī)號碼時，應(yīng)說“請稍等！”；

如果分機(jī)占線時，應(yīng)說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”

前臺人員接聽內(nèi)線電話時，應(yīng)說“您好，前臺”。

第五條：電話分機(jī)的管理

公司根據(jù)員工工作需要和電話分機(jī)的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機(jī)。

員工應(yīng)電話分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡潔明了，接聽電話時應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，×××（員工姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。

電話分機(jī)一般不開通長途直撥功能，總監(jiān)級以下員工因為工作實(shí)際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總裁批準(zhǔn)后方可開通。

對已開通長途直撥功能的電話分機(jī)，由員工個人負(fù)責(zé)長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，停止其電話分機(jī)長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應(yīng)的處分。

員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制《長途電話申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機(jī)上。

撥打長途電話時，必須使用ip特服號（如17909、17951），以節(jié)約費(fèi)用。

禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應(yīng)長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。

嚴(yán)禁員工利用公司電話（包括分機(jī)和直線電話）進(jìn)行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務(wù)信息。

未經(jīng)公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，給予記過以上的處分，直至開除。

電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關(guān)閉，同時做好登記。

第六條：直線電話的管理

總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據(jù)工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內(nèi)長途功能的，應(yīng)一并提出申請。

申請配備直線電話，一律報集團(tuán)董事長批準(zhǔn)。

第七條：傳真的管理

公司傳真機(jī)由前臺負(fù)責(zé)管理，收發(fā)傳真時應(yīng)由前臺人員負(fù)責(zé)操作。

前臺人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；傳真接收完畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。

員工因為工作需要而發(fā)送傳真的，應(yīng)填制《傳真申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將《傳真申請單》遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺人員操作發(fā)送。

對發(fā)送保密性高的文件，可由前臺人員進(jìn)行指導(dǎo)，由員工個人親自發(fā)送，并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。對涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真機(jī)發(fā)送，以免泄密。

對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機(jī)。

員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。

第八條：移動電話的管理

公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動電話費(fèi)用（簡稱移動話費(fèi)），按具體情況給予一定金額的報銷限額標(biāo)準(zhǔn)。

原則上，集團(tuán)主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費(fèi)，特殊工作崗位或確實(shí)因為業(yè)務(wù)需要的除外。

公司對移動話費(fèi)實(shí)行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內(nèi)實(shí)報實(shí)銷，超支部分員工自負(fù)”的管理方式，即：主任級以上的管理員工根據(jù)實(shí)際工作需要，向公司提出報銷移動話費(fèi)的書面申請，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的《移動話費(fèi)報銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內(nèi)的移動話費(fèi)，由公司據(jù)實(shí)報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，超支部分不再補(bǔ)發(fā)給員工，而由其個人承擔(dān)。

核定移動話費(fèi)報銷限額的流程為：

主任級以上的管理員工可根據(jù)實(shí)際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經(jīng)理出具審定意見后，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準(zhǔn)。對超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的，還需要報公司總裁批準(zhǔn)。

對經(jīng)理級以上的管理員工，除需報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，一律報公司總裁審批。

總裁、副總裁的移動話費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)由董事長核定。

移動話費(fèi)報銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)如下：

外 勤（100%）

復(fù)合勤（70%）

內(nèi) 勤

（40%）

說 明

總監(jiān)、董事長助理

400元/月

280元/月

160元/月

1、外勤：是指經(jīng)常外出辦理公務(wù)的員工。

2、內(nèi)勤：是指較少外出公務(wù)的員工。

3、復(fù)合勤：是指較多外出公務(wù)的的員工。

此標(biāo)準(zhǔn)僅供核定時參考。

副總監(jiān)、總裁辦主任

350元/月

245元/月

140元/月

經(jīng)理、總裁助理

300元/月

210元/月

120元/月

副經(jīng)理

250元/月

175元/月

100元/月

主任

200元/月

140元/月

80元/月

對已核定報銷限額的員工（包括普通員工和管理級員工），如確因業(yè)務(wù)需要但原報銷限額偏低而申請重新核定的，應(yīng)提供申請日前不少于三個月的移動話費(fèi)發(fā)票和流水清單，并標(biāo)明私人用途的部分話費(fèi)，由部門經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總裁審定。

行政/人力資源部可對員工每月的移動話費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計分析，對報銷限額核定過高的，有權(quán)提出重新核定的建議。

凡由公司給予限額報銷移動話費(fèi)的員工，原則上須24小時開機(jī)（如不能24小時開機(jī)的，但須提供其他電話聯(lián)系方式）。對享受限額報銷但將移動電話置于關(guān)機(jī)狀態(tài)，但又沒有提供其他電話聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當(dāng)月移動話費(fèi)的報銷資格外，對因聯(lián)系不上而延誤工作，還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。

員工在有固定電話的場合（辦公室、家里），應(yīng)使用固定電話通話。使用移動電話撥打長途電話時，必須應(yīng)使用ip特服號碼（如17951、17909等）。

使用儲值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動電話，不給予移動話費(fèi)報銷。對使用實(shí)名入網(wǎng)并已核定報銷限額的員工，不得隨意更換移動電話號碼，如確因需要而更換的，必須及時通知公司行政部門。

員工不得將實(shí)名入網(wǎng)的移動電話號碼換成儲值卡號碼，否則公司有權(quán)取消其移動話費(fèi)報銷資格。

對員工因開通個性化服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用（如語音留言、轉(zhuǎn)秘書臺、訂閱短信、移動qq或其他費(fèi)用等），公司一律不予報銷。

新入職員工必須在入職滿一個月后方可提出申請移動話費(fèi)報銷。報銷移動話費(fèi)的時間從其入職日的第二個月起計算話費(fèi)報銷，對其在自入職日的第二個月至正式批準(zhǔn)日期間發(fā)生的移動話費(fèi)，按日平均計算報銷。

員工報銷移動話費(fèi)時，應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報銷管理規(guī)定。

第九條：電子郵箱的管理

公司將不斷在推行辦公無紙化、自動化，并為公司每一位員工配備專用的電子郵箱。

對經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請購買專用的外部郵箱。

對不經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，公司只為其配備內(nèi)部郵箱。內(nèi)部郵箱可以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件（是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內(nèi)部郵件，而不能接受外部郵件。內(nèi)部郵箱不得印在員工的名片上。

公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個人辦公電腦上安裝郵件軟件，設(shè)置好各種應(yīng)用功能。員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能，員工每日上班后，須及時打開郵件軟件，及時接收、閱讀、回復(fù)電子郵件，并做好重要電子郵件的備份。

員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件，發(fā)送后，還應(yīng)采取其他方式知會收件人

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