董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程

董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程 工作內(nèi)容工作要求工作流程一、·· 辦公室內(nèi)  務1、辦公環(huán)境明亮整潔一塵不染家具擺放整齊辦公桌無文件累積文件整齊規(guī)范圖書排放整齊1、  每天準時上班。2、  開窗通風。3、  清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。4、  清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。5、  為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。6、  每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。7、  及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜。8、  每兩周吸塵一次。2、文件管理流程齊全分類合理處理及時管理規(guī)范1、  對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。2、  外來紅頭文件：填寫收

文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。

3、  內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長看閱。4、  外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。5、  內(nèi)部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。6、  公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。7、  重要的和緊急的文件，須提醒董事長。8、  每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。9、  根據(jù)文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。二、來賓接待彬彬有禮熱情接待1、  笑臉相迎，茶水相待。2、  詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。3、  索要名片。4、  及時向董事長請示。5、  按董事長意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。6、  根據(jù)客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。三、會務服務1、  董事會準備充分安排周全接待周到組織完善1、  會議議程的擬定。2、  確定與會人員。3、  會議通知起

草和發(fā)送。

4、  會議文件的準備。  下一頁  

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