文件收發(fā)管理制度
為加強對公文收發(fā)和內部擬文的管理,特制定本制度:
一、文件收發(fā)管理
單位所有的公文歸口辦公室管理,實行專人負責,集中管理,以保證公文的使用效益和資料的完整性,有利于加強安全保密工作。
(一)公文的簽收呈辦
1、簽收:辦公室人員應按時領取文件和信件。
2、呈辦:凡收到的文(函)件(包括領導帶回的會議文件),應及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件,由分管的副主任提出擬辦意見后,再行傳遞。屬急件的隨收隨呈,及時辦理。
(二)公文的保密。
對“三密”文件應按規(guī)定的閱讀范圍傳遞,同時做到:不橫傳,不隨意從中抽出文件,不帶到公共場所和宿舍,不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。
(三)公文的借閱承辦。各科室及有關人員須承辦和借閱文件時,均應辦理借閱登記手續(xù),用后及時歸還。
二、內部擬文
(一)行文規(guī)則
1、行文應當確屬需要,注重實效,堅持少而精。
2、向上級請示問題,應當一文一事;不應當在非請示公文中夾帶請示事項。
3、向區(qū)直有關單位的重要行文,應當同時抄報區(qū)委老干部局。
4、與我單位不相隸屬機關之間一般用函行文。
5、與其他同級單位間必要時可聯合行文。
(二)制發(fā)程序
主辦科室承辦人擬稿→科室負責人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。
(三)公文起草
1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印,不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫,草擬文稿首頁一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整,稿面要清晰。修改文字要運用標準修改符號,不得書寫在裝訂線以外。
2、科室完稿后,一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽,全稿按管理權限或分工逐級送領導審簽,擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當,行文要素齊全,審簽程序規(guī)范,意思表達準確。
(四)公文校核與校對
1、公文正式印制前,由辦公室對公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核,確定發(fā)文字號、印發(fā)范圍和印制份數。
2、公文的印制與校核由承辦科室負責,校樣要與原稿一致。公文印制好后,承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。
(五)公文裝訂、傳遞
1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負責。
2、需及時下發(fā)的會議通知和上報的重要報告、請示,經中心領導簽批后可通過傳真下發(fā)、上報。
3、公文上報下發(fā)應發(fā)給組織,一般不發(fā)給個人。
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