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公司辦公室管理規(guī)章制度
公司辦公室管理規(guī)章制度
第一章 總則
第一條 辦公室是公司的綜合性、服務(wù)性、行政事務(wù)性部門(mén)，辦公室工作好壞體現(xiàn)全公司的工作面貌和業(yè)務(wù)水平，因此全公司人員必須積極配合辦公室的工作。
為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本規(guī)章制度。
第二章 細(xì)則
第一條 服務(wù)規(guī)范
1、 儀表：公司職員應(yīng)儀表整潔、大方。
2、 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方。
3、 用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。
4、 現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)所應(yīng)禮貌問(wèn)、答，熱情接待。
5、 電話接聽(tīng)：接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)代接聽(tīng)，重要電話做好接聽(tīng)記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。
第二條 辦公秩序
1、 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗，不得閑聊、吃閑散零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。
2、 職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室）或通過(guò)公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘（特殊情況除外）。
3、 職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔、整齊。
4、 部門(mén)、個(gè)人專用的設(shè)備由部門(mén)指定專人和個(gè)人定期清潔，公司公共設(shè)施則由公司相關(guān)人員負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。
5、 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦燈）損壞或發(fā)生故障時(shí)，職員應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問(wèn)題。
6、 吸煙應(yīng)到規(guī)定的區(qū)域范圍內(nèi)（如接待室、會(huì)客室等），禁止在辦公室（辦公座位上）吸煙。
7、 不準(zhǔn)用公司電話打私人電話或信息電話，不準(zhǔn)占用本部電話談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事，上班時(shí)間不準(zhǔn)利用電腦上網(wǎng)打游戲、看視頻。
第三條 辦公禮儀規(guī)范
1、 職員必須儀表端莊、整潔。具體要求如下：
（1）頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔；男性職員頭發(fā)不宜過(guò)長(zhǎng)。
（2）指甲：職員指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪；女性職員涂指甲油應(yīng)盡量用淡色。
（3）胡須：男性職員胡須不宜留長(zhǎng)，應(yīng)注意經(jīng)常修剪。
（4）女性職員化妝應(yīng)盡量給人以清新健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。
2、 辦公室職員上班服裝應(yīng)穿整潔、大方，不宜穿奇裝異服，具體要求如下：
（1）襯衫：無(wú)論什么顏色，襯衫的領(lǐng)子和袖口都不能污穢。
（2）女性職員應(yīng)保持服裝淡雅得體，不得穿著過(guò)分華麗或低胸、暴露的服裝。
（3）不得袒胸露背。
3、 在公司內(nèi)職員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢(shì)和動(dòng)作，具體要求如下：
（1）站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開(kāi)約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。
（2）坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，并把雙腳平行放好，不得傲慢的把腳向前伸或向后伸，或俯視前方。要移動(dòng)椅子的位臵時(shí)，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐下去。
（3）公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭表示致意。
（4）握手時(shí)用普通站姿，并且視對(duì)方眼睛。握手時(shí)脊背挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的，異性間應(yīng)先向男方伸手。
（5）遞交物件時(shí)，如遞交文件等，要把正面、文字對(duì)著對(duì)方的方向遞上去，如是水筆，應(yīng)把筆尖向著自己，使對(duì)方容易接著，至于刀子或剪刀，應(yīng)把刀劍向著自己。
第三章 辦公室員工考核制度
第一條 基本制度
1、 進(jìn)入辦公室必須著裝整潔。
2 、 在辦公室禁止喧嘩、說(shuō)笑、打鬧，說(shuō)粗話、臟話。
3 、 愛(ài)護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)保持辦公室干凈、整潔、營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
4 、 不得利用辦公室會(huì)客、聚會(huì)、不得在辦公室吸煙。
5 、 各部門(mén)務(wù)必及時(shí)、認(rèn)真遞交下周、下個(gè)月的工作計(jì)劃和上一月的工作總結(jié)。
6 、 辦公室工作由辦公室人員全面負(fù)責(zé)，其他部門(mén)予以配合。 7 、 不準(zhǔn)私自動(dòng)用辦公室物品，如需應(yīng)向辦公室登記并做好領(lǐng)取記錄。
第二條 會(huì)議制度
1 、 參會(huì)時(shí)，不遲到、不早退；有病、有事的確不能出席會(huì)議者應(yīng)先請(qǐng)假，同意后方有效。
2 、 會(huì)議記錄人員參會(huì)時(shí)，務(wù)必做好會(huì)議記錄，以便及時(shí)安排和布臵工作。
3 、 每次總經(jīng)理例會(huì)后，各部須交書(shū)面報(bào)告和工作計(jì)劃。每次辦公室例會(huì)后，記錄人員須交會(huì)議紀(jì)要。
4 、 各項(xiàng)會(huì)議制度應(yīng)充分堅(jiān)持民主、認(rèn)真、廣泛聽(tīng)取每位成員的意見(jiàn)。
第三條 值班制度
1 、 值班人員必須按時(shí)到辦公室。
2 、 接待來(lái)訪客戶，處理當(dāng)日事務(wù)
3 、 工作中必須熱情、禮貌、認(rèn)真的原則。
4 、 在值班記錄本上詳細(xì)的記錄當(dāng)日的值班情況。
5 、 做好辦公室清潔衛(wèi)生。
第四章 辦公室文件收發(fā)規(guī)定
第一條 公司領(lǐng)導(dǎo)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
第二條 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印蓋章。
第三條 公司領(lǐng)導(dǎo)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并記錄報(bào)送結(jié)果。
秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
第四條 經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
第五條 外來(lái)的文件由辦公室行政文員負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
第六條 文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦
理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。
第五章 辦公室文印管理規(guī)定
第一條 所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。
第二條 打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，打印各部門(mén)草擬的文件、合同、資料等，由各部門(mén)自行打印文件、發(fā)傳真均需存留備份，以備查驗(yàn)。
第三條 文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。
第四條 文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第五條 嚴(yán)禁擅自為私人打印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。
第六章 辦公用品購(gòu)臵領(lǐng)用規(guī)定（這一章不清楚）
第一條 公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門(mén)所需的辦公用品，由辦公室填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購(gòu)臵。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門(mén)所需購(gòu)臵辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫(kù)手續(xù)，明確金額。需購(gòu)臵的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購(gòu)臵。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理。
第二條 辦公用品購(gòu)臵后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購(gòu)貨發(fā)票、清單，到辦公室辦理出入庫(kù)手續(xù)。未辦理出入庫(kù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷(xiāo)。
第三條 各部門(mén)所用的專用表格等印刷品，由部門(mén)自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
第四條 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
第五條 所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
第七章 電話使用規(guī)定
第一條 公司各部門(mén)電話費(fèi)均按月包干使用。
第二條 若有超出當(dāng)月包干標(biāo)準(zhǔn)的，從超額部門(mén)的工資中扣出。當(dāng)月節(jié)余部分累計(jì)到本部門(mén)下月話費(fèi)中使用。
第八章 辦公室考勤制度
第一條 為加強(qiáng)考勤管理，維護(hù)工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
第二條 公司員工必須自覺(jué)遵守勞動(dòng)紀(jì)律，按時(shí)上下班，不遲到，不早退，工作時(shí)間不得擅自離開(kāi)工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意并填寫(xiě)外出登記表標(biāo)明事由。
第三條 每周工作六日，員工選定周六或周日一天休息。公司機(jī)關(guān)值班由辦公室統(tǒng)一安排。因工作需要休息日或夜間加班的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)加班審批表，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。節(jié)日值班由公司統(tǒng)一安排。
第九章 責(zé)任
本制度的檢查、監(jiān)督部門(mén)為行政人事文員、辦公室主任共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予相應(yīng)的警告處分（30-100元）。 行政人事文員對(duì)本制度負(fù)有最終解釋權(quán)和修改權(quán)。 本制度自公布之日起生效執(zhí)行。
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