合同及印章管理制度

合同印章和合同文本管理制度

一、總則：

1、建立和完善合同管理制度，是公司規(guī)范公司經(jīng)營行為，保護(hù)公司的合法權(quán)益，建立公司良好的經(jīng)營管理秩序的重要舉措，公司各級管理人員必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定。

2、為保證公司經(jīng)營活動的有序和有效，所有對外經(jīng)濟(jì)合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進(jìn)行分級審批管理，辦理《合同審批表》。各級管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、簽訂合同和審批合同，任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)由此引起的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

3、公司各級管理部門，在對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時，應(yīng)遵循以下原則：

（1）遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)；

（2）貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t；

（3）不能超出公司的經(jīng)營范圍；

（4）必須保障公司的合法權(quán)益；

（5）不違背公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和公司利益；

（6）禁止重要合同未正式簽署即先行執(zhí)行；

（7）材料、設(shè)備采購合同的簽訂，盡可能采用招標(biāo)方式，充分對比性價比后確定合作方簽訂合同。

4、公司綜合辦負(fù)責(zé)對公司合同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，指派專人負(fù)責(zé)合同簽訂和執(zhí)行過程的審核工作，以及合同履行的監(jiān)督檢查、歸檔，糾紛的處理等。

5、公司法人是我公司簽訂各類合同的法定代表人，其他人員對外簽訂合同時必須經(jīng)公司法人的授權(quán)委托方可簽訂合同。

6、合同專管人員配合各級部門必須對已簽訂合同的執(zhí)行進(jìn)行連續(xù)的監(jiān)控。合同執(zhí)行過程中發(fā)生的變更、合同執(zhí)行情況評估等，均應(yīng)按公司合同管理規(guī)定要求進(jìn)行操作。

7、公司的合同分為三大類，即：經(jīng)濟(jì)合同（銷售合同、采購合同）、技術(shù)合同、勞動合同。

8、綜合辦是勞動合同的專管部門，技術(shù)中心是技術(shù)合同的歸口管理部門。經(jīng)濟(jì)合同按業(yè)務(wù)歸口由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理。

二、合同辦理：

1、合同起草：

（1）凡發(fā)生金額在1萬元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)提供書面合同文本。

（2）合同文本的格式應(yīng)一律參照使用公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)格式合同范本。合同內(nèi)容無范本的，由各部門自行編制，但應(yīng)確保合同內(nèi)容的完整、嚴(yán)密和有利，并將自行編制的合同文本報綜合辦備案。

（3）合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī)，當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確，文字表述清楚準(zhǔn)確。

2、合同談判：

（1）合同談判應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織。經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判，應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。

（2）所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，原則上至少有二名經(jīng)辦人員參與談判。

（3）談判前參與談判人員必須做好準(zhǔn)備工作，對合同涉及內(nèi)容要作出充分了解，關(guān)鍵條款必須做到詳細(xì)調(diào)研分析（規(guī)格、價格、質(zhì)量等），充分掌握證據(jù)，做到心中完全有數(shù)，寸土必爭。

（4）參與人員事前相互做好溝通，統(tǒng)一思想，所有意見分歧必須在談判前得到解決。

（5）談判前參與人員不能飲酒，保持頭腦清醒思維敏捷。

（6）談判人員至少有一人應(yīng)具備一定的談判技巧和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，原則性強(qiáng)。

（7）參與人員至少有一人要做好談判現(xiàn)場的筆錄（或采用錄音），不能放過任何關(guān)鍵細(xì)節(jié)，以便不明確、不清晰的問題事后得到分析和總結(jié)。

（8）不論對方表現(xiàn)如何，我方工作人員必須做到嚴(yán)格遵守時間、地點(diǎn)等約定。

三、合同審批及簽訂：

1、合同經(jīng)辦人員必須按《合同審批表》與權(quán)限規(guī)定執(zhí)行，將草擬合同呈送相關(guān)授權(quán)人員審核簽署有關(guān)方面的意見。

2、每一項(xiàng)合同的簽訂，必須按公司《合同審批表》，完成相應(yīng)的“簽字組

合”。

3、合同評審人員負(fù)有合同審查責(zé)任，必須就其部門職能范圍對合同內(nèi)容進(jìn)行審查，以保證合同主要條款及內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性。

4、經(jīng)濟(jì)類合同，特別是有不能確定合法性或?qū)�合同條款存在疑問時，須邀請法律顧問予以審核。

5、可對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同資格的人員：公司法定代表人；公司法定代表人授權(quán)代理人（授權(quán)委托書）,在其授權(quán)范圍內(nèi)行使對外簽約權(quán)。

6、合同的審批權(quán)限：

（1）經(jīng)濟(jì)合同合同金額在5萬元以上由總經(jīng)理審批。

（2）技術(shù)合同、勞動合同由總經(jīng)理審批。

（3）5萬元以下的經(jīng)濟(jì)合同及其他合同由業(yè)務(wù)歸口部門申報，由分管副總或經(jīng)理審批。

（4）產(chǎn)品銷售合同金額在5萬元以下由營銷經(jīng)理審批。

四、合同的履行：

1、簽訂合同的部門負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時，應(yīng)及時與對方協(xié)商處理，必要時應(yīng)邀請律師參與，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

2、綜合辦負(fù)責(zé)指派專人對合同進(jìn)行管理，建立各類合同臺賬，跟蹤監(jiān)督各類合同執(zhí)行情況，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時提交每項(xiàng)合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

3、各部門建立相關(guān)合同分管臺帳，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或全面履行確實(shí)存在難以克服的困難，或履行合同后將給公司

第一文庫網(wǎng) 造成經(jīng)濟(jì)損失而需要變更或解除合同時，經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)立即在合同有效期限內(nèi)，與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，并及時上報公司總經(jīng)理批示。合同的變更或解除手續(xù)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并重新辦理合同的審批手續(xù)。

4、合同執(zhí)行過程中，以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)定期進(jìn)行合同執(zhí)行情況評估，呈報分管副總或總經(jīng)理知道，并報公司綜合辦備案。

五、合同檔案管理：

1、合同簽訂后，財務(wù)部留存一份原件、綜合辦合同管理人員留存一份原件，經(jīng)辦部門留存一份原件或復(fù)印件，其他部門需要留存合同的，由綜合辦提供復(fù)

印件（經(jīng)批準(zhǔn)）。對于材料設(shè)備合同，合同經(jīng)辦部門附分期付款計(jì)劃，財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控階段付款計(jì)劃的執(zhí)行，嚴(yán)格掌控付款計(jì)劃的執(zhí)行。

2、合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《合同執(zhí)行情況評估表》等，由綜合辦負(fù)責(zé)搜集、整理、歸檔。

3、當(dāng)合同歸檔后出現(xiàn)補(bǔ)充或更改時，經(jīng)補(bǔ)充或更改后的合同仍作為有效的合同進(jìn)行檔案管理。

4、我公司提供的合同存檔文本一律標(biāo)準(zhǔn)格式，以其他公司合同文本簽訂的合同我公司依據(jù)分類及順序重新編號管理。

5、綜合辦合同專管人員負(fù)責(zé)建立詳細(xì)的合同分類臺帳和有序的合同編號，便于追蹤和檢索。

六、簽訂合同的程序：

1、由合同歸口業(yè)務(wù)部門分管副總審批的《經(jīng)濟(jì)合同簽訂申請單》（產(chǎn)品銷售合同除外）。

2、業(yè)務(wù)歸口部門組織召開評審會議，對合同進(jìn)行評審，必要時邀請法律顧問。

3、簽訂合同，履行合同審批程序。

4、公司綜合辦合同管理人員審查所簽合同及簽字程序。

5、財務(wù)部對付款等事宜進(jìn)行確認(rèn)。

6、財務(wù)部合同印章掌管人確認(rèn)以上流程無誤后蓋章生效。

七、審查內(nèi)容：

1、是否有《經(jīng)濟(jì)合同簽訂申請單》，填寫內(nèi)容是否按規(guī)定完全、正確。

2、審查合同對方的資質(zhì)是否達(dá)到要求，硬件是否齊全。

3、審查合同的評審記錄（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價格、付款方式、交貨方式、違約責(zé)任等）。

4、審查合同條款是否完整合理，是否符合《合同法》有關(guān)規(guī)定。

5、審查簽字審批程序是否符合合同管理規(guī)定。

七、責(zé)任追究：

1、除銷售合同外，金額在1萬元以上的經(jīng)濟(jì)往來必須簽訂書面合同，否則財務(wù)不予付款，責(zé)任由當(dāng)事人自負(fù)。

2、在各類合同的簽訂、審核、備案、存檔、履行的過程中，由于工作失職、玩忽職守、弄虛作假、營私舞弊、期滿詐騙的，責(zé)任者要交納50元至200元的激勵基金，情節(jié)嚴(yán)重及造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)實(shí)際情況由責(zé)任者要交納200元至1000元的激勵基金，并可進(jìn)行辭退處理及追究法律責(zé)任。

印章管理

公司印章主要指以下印章：公司章、部門章、合同章、財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章。公司章、合同章由綜合辦專人保管；財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章由財務(wù)部專人保管；部門用章由部門專人保管。

一、公司行政章使用范圍及權(quán)限：

1、財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章、董事長、總經(jīng)理印鑒須由財務(wù)專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得任意委托他人代行職權(quán)。

2、印章必須放在保密柜或帶鎖的抽屜內(nèi)，使用時必須辦理登記手續(xù)。

3、公司內(nèi)發(fā)出的一切正式公文，需發(fā)文部門校對公文材料無誤后方能用印。

4、公司對外的文件或出具證明需蓋企業(yè)印章時，須確認(rèn)有綜合辦審核，總經(jīng)理審批后方能用印。

5、嚴(yán)禁在空白介紹信上用印，如確因工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

6、公司印章原則上不予攜帶外出，嚴(yán)防丟失。確因工作原因需攜帶外出時，須由使用部門填寫《用印申請單》，交部門負(fù)責(zé)人簽字同意，在綜合辦辦理借用手續(xù)后，方可攜帶出公司。非財務(wù)人員攜帶公章須由綜合辦人員陪同。

二、公司合同章使用范圍及權(quán)限：

合同章是企業(yè)對外簽訂合同時使用的代表公司履行義務(wù)。

1、合同章的使用必須在合同審批流程結(jié)束后，確認(rèn)流程無誤方可用印。

2、合同章嚴(yán)禁攜帶外出使用，簽訂合同盡可能在公司履行蓋章行為。

3、簽訂合同盡可能在我公司辦理最后一道手續(xù)（審批程序），特殊情況需要攜帶帶有印簽的合同到對方辦理手續(xù)時，領(lǐng)取人需要簽字確認(rèn)加蓋印簽份數(shù)、返回時間，并將已經(jīng)通過的合同審批表暫存于合同管理員處，待手續(xù)全部辦理完畢存檔。

4、外出攜帶帶有印簽的合同內(nèi)容僅限于對方最后簽字蓋章內(nèi)容，其他條款

一律注明，不能有空白，否則合同印章管理人員有權(quán)拒絕蓋章。

三、財務(wù)章：

財務(wù)章為財務(wù)部現(xiàn)金流轉(zhuǎn)及銀行往來專用章，僅限于票據(jù)和報表使用，嚴(yán)禁他用或者在空白處使用。

四、部門印章：

1、公司各部門需要刻制印章，一律由總經(jīng)理審批，由綜合辦備案，并負(fù)責(zé)外出刻制。

2、部門印章啟用前，須向有關(guān)單位、部門發(fā)出啟用印章的通知（附上印模）。

3、使用各部門的印鑒，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁亂用。

用印申請單

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