最新的檔案管理制度（通用20篇）
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編收集整理的最新的檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
最新的檔案管理制度 1
為了使教師業(yè)務(wù)檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
1．由教務(wù)科指定專人進(jìn)行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2．各科室進(jìn)行編號(hào)登記，每學(xué)期核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)糾正，對(duì)增員缺檔的教師即時(shí)建檔。
3．教師業(yè)務(wù)檔案的.封皮、目錄、規(guī)格、樣式力求統(tǒng)一。
4．查閱教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)事先辦理審批手續(xù)，經(jīng)業(yè)務(wù)校長(zhǎng)同意，方可查閱。
5．根據(jù)查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
6．教師業(yè)務(wù)檔案一般不外借，在特殊情況下，經(jīng)業(yè)務(wù)校長(zhǎng)批準(zhǔn)方可借用，但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按時(shí)歸還。
7．查閱檔案時(shí)必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。
8．教師業(yè)務(wù)檔案管理工作，在學(xué)校黨委、校長(zhǎng)的直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，由業(yè)務(wù)校長(zhǎng)負(fù)責(zé)并指定專人管理，同時(shí)，與人�？聘愫脜f(xié)調(diào)工作。
最新的檔案管理制度 2
一、總則
第一條為進(jìn)一步規(guī)范教師業(yè)務(wù)檔案的收集、歸檔和管理工作,建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，更好地利用業(yè)務(wù)檔案全面、動(dòng)態(tài)地掌握教師教育教學(xué)情況，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在教師考核、晉升、獎(jiǎng)懲方面的作用，特制定本管理實(shí)施辦法。
第二條教師業(yè)務(wù)檔案是教師業(yè)務(wù)水平、工作能力和履行崗位職責(zé)等情況的真實(shí)記錄，是教師文化程度、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)的全面反映。
第三條教師業(yè)務(wù)檔案管理工作是師資管理工作的重要組成部分，是教師考核、職務(wù)聘任、職稱評(píng)定等方面的重要依據(jù)。
二、建立業(yè)務(wù)檔案的范圍
第四條凡我院擔(dān)任教學(xué)任務(wù)的教師、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)人員、行政兼課人員均在建檔之列。
三、業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容
第五條教師業(yè)務(wù)檔案主要包括以下內(nèi)容：
1．個(gè)人基本情況登記表
包括姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)學(xué)校和專業(yè)、職稱、政治面貌等個(gè)人信息。
2．教學(xué)及相關(guān)工作記錄
包括各學(xué)期承擔(dān)的教學(xué)工作量、公開課、教學(xué)（含實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)）改革、教材更新、擔(dān)任輔導(dǎo)員、班主任、社會(huì)實(shí)踐、社團(tuán)指導(dǎo)教師等相關(guān)材料；參與教研活動(dòng)記錄、學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)和意見等；每學(xué)期課程標(biāo)準(zhǔn)、授課計(jì)劃、教學(xué)工作考核情況等。
3．教研和科研工作記錄
包括教師參加學(xué)術(shù)教研會(huì)議和學(xué)術(shù)活動(dòng)、學(xué)術(shù)任職等情況的鑒定材料；教師參加的教科研項(xiàng)目、課題的立項(xiàng)和結(jié)題評(píng)審有關(guān)材料；已完成的教科研課題、項(xiàng)目等反映教師業(yè)務(wù)研究的材料；科研成果包括教師出版的專著、合著、譯著、科技報(bào)告、資料匯編，單獨(dú)或合作編寫的各種教材，以及在各級(jí)各類刊物上發(fā)表的論文等。
4．進(jìn)修和培訓(xùn)情況記錄
包括教師國(guó)內(nèi)外進(jìn)修（業(yè)務(wù)進(jìn)修、學(xué)位進(jìn)修、實(shí)踐進(jìn)修）、訪問、考察、研討、培訓(xùn)等情況的記錄、鑒定及總結(jié)材料，進(jìn)修成績(jī)、進(jìn)修或培訓(xùn)的證書復(fù)印件、學(xué)歷證明等相關(guān)材料復(fù)印件及專業(yè)實(shí)踐或培訓(xùn)情況證明材料等。
5．教師獎(jiǎng)懲情況記錄
包括教師在業(yè)務(wù)方面取得的工作獎(jiǎng)勵(lì)、鑒定、評(píng)語等據(jù)實(shí)記載（證書復(fù)印件）；各種教學(xué)和科研方面獲獎(jiǎng)證書或批文復(fù)印件等材料；失職事故受到的懲處記錄；學(xué)生對(duì)教師教學(xué)情況的反映資料等。
6．其他應(yīng)歸于教師業(yè)務(wù)檔案的資料
包括學(xué)歷畢業(yè)證和學(xué)位證復(fù)印件、教師資格證書、職業(yè)資格證書、雙師資格證書、崗位聘任、職務(wù)職稱評(píng)定等有關(guān)材料復(fù)印件；計(jì)算機(jī)、外語考試、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況（證書復(fù)印件）；職稱評(píng)定和職務(wù)變動(dòng)材料，包括記載教師技術(shù)職稱變動(dòng)情況的相關(guān)材料和教師任職變動(dòng)情況的有關(guān)資料等。
四、業(yè)務(wù)檔案的收集
第六條教師業(yè)務(wù)檔案材料由各部門專人負(fù)責(zé)收集、建檔和管理，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)定，確保準(zhǔn)確、完整和安全。各部門第一責(zé)任人有責(zé)任進(jìn)行監(jiān)督和審核。
第七條業(yè)務(wù)檔案材料打印或復(fù)印一律使用A4紙，書寫使用藍(lán)、黑墨水筆，字跡要清楚。材料必須實(shí)事求是，杜絕弄虛作假。
第八條教師已發(fā)表、出版的著作、教材和論文需提交書籍或刊物的封面、目錄和作品首頁的復(fù)印件。
第九條對(duì)每位教師建立個(gè)人業(yè)務(wù)檔案盒。檔案材料須按內(nèi)容順序排列，并附上材料清單，裝入檔案盒中，盒子標(biāo)簽上標(biāo)明教師姓名和教師工號(hào)，檔案盒存檔時(shí)按教師工號(hào)排序。
第十條教師業(yè)務(wù)檔案材料每學(xué)期歸檔一次，教師本人按統(tǒng)一格式填寫，并主動(dòng)向所屬部門提供相關(guān)材料，教研室要根據(jù)平時(shí)的考察和學(xué)生、同事對(duì)教師的教學(xué)評(píng)估意見，實(shí)事求是的簽署評(píng)語，報(bào)系（部）審核。各系（部）主任要認(rèn)真審查教師的工作總結(jié)及其表內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容，經(jīng)系（部）綜合考評(píng)后簽署系(部)具體意見。教師所在部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案內(nèi)容審核簽字后方可歸檔。
五、業(yè)務(wù)檔案的管理
第十一條教師業(yè)務(wù)檔案的各種表(復(fù)印件)由系（部）建檔保存，教師業(yè)務(wù)檔案的各種表(原件)和電子文檔每學(xué)期末由各系（部）統(tǒng)一交教務(wù)處負(fù)責(zé)保管，設(shè)專室存放。業(yè)務(wù)檔案是長(zhǎng)期檔案，必須妥善保管，采取各項(xiàng)防護(hù)措施。
第十二條凡經(jīng)核簽的`教師業(yè)務(wù)檔案中所記載的內(nèi)容，任何人不得隨意涂改。對(duì)于涂改、偽造、損毀、丟失檔案的，要視其情節(jié)給予處分。教師調(diào)離學(xué)校時(shí)，其系（部）保存的一份允許帶走，教務(wù)處存檔的一份不能抽走，若外單位外調(diào)時(shí)允許抄錄。
第十三條教師業(yè)務(wù)檔案材料須妥善保管，嚴(yán)格執(zhí)行移交手續(xù)，一般不予外借。如確需借閱，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，本人可以查閱或復(fù)印個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案。其他人員檢閱和摘抄教師業(yè)務(wù)檔案，須經(jīng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)，管理人員不得泄露檔案中的有關(guān)內(nèi)容。必要時(shí)需征求被借閱檔案者本人的意見。原始檔案不得帶出檔案保管室。
第十四條教師業(yè)務(wù)檔案是教師進(jìn)行考核、聘任和職稱評(píng)定的重要參考資料，教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)和管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而細(xì)致的工作。各教學(xué)部門和教師要高度重視，要把教師業(yè)務(wù)檔案的管理列入日常工作計(jì)劃。對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案的管理情況，學(xué)校將進(jìn)行不定期的檢查，其結(jié)果作為評(píng)價(jià)部門工作的重要內(nèi)容之一。
最新的檔案管理制度 3
一、總則
�。ㄒ唬榱思訌�(qiáng)師資管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，培養(yǎng)人才，不斷收集、積累教師業(yè)務(wù)資料，便于教師教科研水平的考核，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對(duì)教師進(jìn)行考核、晉升、獎(jiǎng)懲方面的作用，特制定本辦法。
（二）教師業(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的主要成果材料（教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論文、專著、譯著、教材等以及對(duì)這些材料的歷史評(píng)價(jià)、專家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片等）。
�。ㄈ⿲�(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的`認(rèn)真收集、整理是加強(qiáng)教學(xué)、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實(shí)。
二、業(yè)務(wù)檔案收集
�。ㄒ唬└鶕�(jù)我院的實(shí)際情況，各系（院、部）應(yīng)建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準(zhǔn)確，各系（院、部）的業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)員或指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)管理。
�。ǘ┩ㄟ^各種渠道收集教師在任課、進(jìn)修、觀摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、教學(xué)研究成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外語狀況、學(xué)術(shù)水平鑒定及出席有關(guān)會(huì)議重要記錄等材料。
（三）對(duì)歸檔材料要驗(yàn)證真?zhèn)魏屯暾c否，要求用鋼筆或簽字筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫。
三、業(yè)務(wù)檔案材料的管理
�。ㄒ唬⿲�(duì)材料收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)工作，是征集材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟。業(yè)務(wù)檔案材料的范圍主要有：
1．教學(xué)活動(dòng)：包括任課、進(jìn)修、觀摩、改革教學(xué)方法、更新教材、改進(jìn)實(shí)驗(yàn)方法、設(shè)備、措施等。
2．學(xué)術(shù)活動(dòng)：包括參加學(xué)術(shù)會(huì)議，應(yīng)邀講學(xué)，國(guó)內(nèi)講學(xué)或?qū)W術(shù)交流，學(xué)術(shù)任職等。
3．科研活動(dòng)：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項(xiàng)目的立項(xiàng)運(yùn)作及完成情況。
4．外語狀況：包括譯著、譯文、文摘及業(yè)余外語進(jìn)修班結(jié)業(yè)水平登記。
5．業(yè)務(wù)上的工作獎(jiǎng)勵(lì)、鑒定、評(píng)語等據(jù)實(shí)記載。
�。ǘ⿲�(duì)檔案材料的整理工作要求及時(shí)準(zhǔn)確，利于考核、考查材料的準(zhǔn)確程度及學(xué)術(shù)價(jià)值。
�。ㄈI(yè)務(wù)檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業(yè)務(wù)檔案?jìng)鏖喼贫取?/p>
四、業(yè)務(wù)檔案管理體制
（一）由教務(wù)處主管，每學(xué)期初由各系（院、部）及教務(wù)處整理上學(xué)期的檔案材料，及時(shí)歸檔。
（二）教務(wù)處要經(jīng)常檢查各系（院、部）業(yè)務(wù)檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發(fā)現(xiàn)并解決問題。
五、附則
本辦法由教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
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教師業(yè)務(wù)檔案是教師業(yè)務(wù)水平和工作能力以及履行崗位職責(zé)情況的真實(shí)記錄，對(duì)于教師工作的考核、職務(wù)聘任、工資晉升、工作調(diào)動(dòng)、崗位培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等都有著重要意義。建立完善的教師檔案管理制度，搞好教師檔案立檔工作，是教務(wù)科的一項(xiàng)基本工作。它可以幫助學(xué)校全面地、動(dòng)態(tài)地掌握教師教育教學(xué)的情況，從而有針對(duì)性地采取措施，加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)，提高整體教學(xué)質(zhì)量。為了加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理工作，使學(xué)校管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，特制訂本制度。
一、教師業(yè)務(wù)檔案由基本情況登記表和業(yè)務(wù)情況登記表兩部分組成。
二、《基本情況登記表》、《歷年進(jìn)修情況登記表》、《來校后歷年任課情況登記表》、《著作、專業(yè)活動(dòng)情況表》、《業(yè)務(wù)水平及教學(xué)效果分析表》等相應(yīng)部分由教師本人填寫，教務(wù)科審查。
三、《業(yè)務(wù)水平及教學(xué)效果分析表》中各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)于期末放假前填寫完畢，再交由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人、教務(wù)科及主管校長(zhǎng)簽字后存檔。
四、教師工作調(diào)動(dòng)后，由所在單位派專人持介紹信到本校提取業(yè)務(wù)檔案，并填寫業(yè)務(wù)檔案登記冊(cè)中相關(guān)內(nèi)容。
五、教師業(yè)務(wù)檔案每人一本，實(shí)行專柜存放，由教務(wù)科負(fù)責(zé)保管，教師確因?qū)嶋H需要查閱檔案或修改相關(guān)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)有教務(wù)科人員陪同，但考評(píng)部分不得修改。
六、業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容
1、個(gè)人簡(jiǎn)歷、業(yè)務(wù)自傳。
2、每學(xué)期擔(dān)任的主要教學(xué)工作、班級(jí)管理工作記錄。
3、每學(xué)期的教學(xué)水平及效果。
4、每學(xué)期的年度考核結(jié)論及相關(guān)數(shù)據(jù)。
5、進(jìn)修、考察、繼續(xù)教育學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷證明等。
6、編寫的'教材、公開發(fā)表的各種論文、課件等內(nèi)容。
7、參加各級(jí)教育科研課題及研究情況。
8、個(gè)人參加或指導(dǎo)學(xué)生競(jìng)賽情況。
9、指導(dǎo)學(xué)生興趣小組或社團(tuán)活動(dòng)情況。
10、公開課、優(yōu)質(zhì)課競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況，學(xué)習(xí)聽課情況。
11、校內(nèi)其它兼職工作情況。
七、教師業(yè)務(wù)檔案管理的一般要求
1、教師業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)科統(tǒng)一管理。具體由教務(wù)科長(zhǎng)負(fù)責(zé)進(jìn)行搜集、整理和組織鑒定、填寫。教師業(yè)務(wù)檔案屬于永久性保存的材料，應(yīng)確定專人保管，檔案的存放應(yīng)設(shè)專柜。
2、建立教師業(yè)務(wù)檔案，教師可到教務(wù)科辦理借閱手續(xù)。借閱業(yè)務(wù)檔案必須妥善保管，不得拆卸、污損或圈點(diǎn)、劃線、加字涂改等。
3、整理業(yè)務(wù)檔案要做到系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，要用鋼筆填寫，字跡清楚、整潔。
4、教師調(diào)動(dòng)，業(yè)務(wù)檔案即寄往調(diào)入單位，以便于全面、妥善安排工作。
八、教師業(yè)務(wù)檔案的收集與歸檔
1、由教務(wù)科制作統(tǒng)一的教師業(yè)務(wù)情況系列表格，負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案收集、整理，由領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后將電子與紙質(zhì)版集中向教務(wù)科歸檔。
2、紙質(zhì)歸檔材料要求用深藍(lán)或黑色鋼筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
九、教師業(yè)務(wù)檔案的管理與查閱
1、教師業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)科集中統(tǒng)一管理。
2、教師業(yè)務(wù)檔案收集存檔后，不得擅自改寫或變更。
3、新進(jìn)教師，應(yīng)于報(bào)到后一周內(nèi)建立相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案。調(diào)離或退休教師，應(yīng)按檔案管理?xiàng)l例辦理移交或處理業(yè)務(wù)檔案。
4、教師可以在教導(dǎo)處查閱和利用個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案，教師業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案原則上一律不借出，如需借出，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理借閱登記手續(xù)。
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第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對(duì)照片、光盤、U盤等特殊載體的.檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號(hào)盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。
第八條定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
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一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的.歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
最新的檔案管理制度 7
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的.收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
最新的檔案管理制度 8
一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥?duì)各類檔案進(jìn)行保管。
二、檔案庫房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對(duì)溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的.物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。
七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。
最新的檔案管理制度 9
1、產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3、正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：
3.1.1.1 上級(jí)來文
(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的`修改稿;
(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請(qǐng)示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計(jì)
3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢(shì)。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
最新的檔案管理制度 10
一、 總則
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。
2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項(xiàng)目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的'每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級(jí)別
1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。
2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。
7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
九、罰則
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。
十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍
最新的檔案管理制度 11
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的'，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對(duì)外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
最新的檔案管理制度 12
第一章總則
第一條為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理科學(xué)化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、省委省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（晉辦發(fā)〔2015〕20號(hào)）及《晉能集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝2016﹞88號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基本建設(shè)以及各項(xiàng)管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產(chǎn)。
第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，是強(qiáng)化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作。
第四條檔案管理遵循原則
�。ㄒ唬┵Y產(chǎn)管理原則：檔案工作以公司資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
�。ǘ┘薪y(tǒng)一原則：公司本部及公司各部門的檔案實(shí)行集中保管，統(tǒng)一管理。檔案部門統(tǒng)一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統(tǒng)一保管。
第五條本制度適用于公司各部門。
第二章檔案管理組織體系
第六條按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，公司堅(jiān)持并不斷完善黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人、各部門專兼職檔案員。
第七條建立檔案工作崗位責(zé)任制，確保工作任務(wù)落實(shí)。
�。ㄒ唬└鞑块T確定一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)整理本部門檔案工作。
�。ǘ┕痉ǘù砣�，為檔案安全的第一責(zé)任人；分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作負(fù)主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
�。ㄈn案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人，組織協(xié)調(diào)檔案工作的全面健康發(fā)展；檔案部門負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)各職能部門檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)；檔案部門專兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、保管、保護(hù)、鑒定、編研、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。
�。ㄋ模└鞑块T負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；各職能部門專兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時(shí)向檔案部門移交。
�。ㄎ澹n案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
第八條檔案工作職責(zé)
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)的方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案管理制度體系建設(shè)。
�。ǘ┚幹茩n案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。
�。ㄈ┘薪y(tǒng)一管理各門類檔案，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。
�。ㄋ模┴�(fù)責(zé)檔案的收集整理、保管保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀和信息化建設(shè)；對(duì)各職能部門應(yīng)歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。
�。ㄎ澹┴�(fù)責(zé)檔案工作研究、宣傳和組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
�。┴�(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門檔案工作。
�。ㄆ撸﹨f(xié)助上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)單位檔案工作開展規(guī)范化管理及重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
�。ò耍┙M織參加上級(jí)檔案行政管理部門舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)。
（九）接受上級(jí)單位檔案工作檢查及年度考評(píng)，并協(xié)助上級(jí)單位組織好本單位檔案工作規(guī)范化管理和重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作。
第三章檔案收集整理
第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應(yīng)歸盡歸，抓好源頭強(qiáng)化基礎(chǔ)，突出特點(diǎn)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)由單一化接收向多元化收集轉(zhuǎn)變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
�。ㄒ唬w檔范圍
在公司各項(xiàng)工作中形成的，反映公司職能活動(dòng)并已辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進(jìn)行歸檔。
�。ǘw檔時(shí)間
1.黨群、行政、經(jīng)營(yíng)等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應(yīng)歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據(jù)本單位的實(shí)際情況隨辦理隨歸檔。
2.新建、改建、擴(kuò)建的工程項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗(yàn)收后項(xiàng)目文件全部歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.科研、地測(cè)、產(chǎn)品類檔案，應(yīng)根據(jù)各種生產(chǎn)活動(dòng)和各種科技文件材料形成的具體特點(diǎn)，其歸檔時(shí)間可分階段或在項(xiàng)目完成后整理歸檔。
4.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在設(shè)備開箱驗(yàn)收或接收后登記歸檔。
5.會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門保存1年，期滿后的第二年6月底前內(nèi)向檔案部門歸檔。
6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實(shí)物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時(shí)歸檔，或同反映同一內(nèi)容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個(gè)月內(nèi)。及時(shí)歸檔保存。榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，在授獎(jiǎng)后及時(shí)歸檔。
7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)整理，并在3個(gè)月內(nèi)完成歸檔�？蒲姓n題中的電子文件應(yīng)在課題驗(yàn)收或經(jīng)評(píng)審、鑒定測(cè)試合格后立即歸檔。
8.工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
9.單位撤銷、合并時(shí)，須依據(jù)《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號(hào)）的要求，將本單位形成的全部檔案應(yīng)責(zé)成專人認(rèn)真整理、妥善保管，按照要求及時(shí)向原上一級(jí)主管單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
10.公司電子公文系統(tǒng)，由專人對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，對(duì)OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件在文件辦理完畢及時(shí)歸檔，并做好備份工作。
�。ㄈw檔份數(shù)
1.原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
2.使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。
�。ㄋ模w檔要求
1.歸檔的文件材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求。歸檔的文件材料應(yīng)是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫。
2.歸檔的文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)反映各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容和歷史過程。文件編目要素完整、準(zhǔn)確。
3.要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》等業(yè)務(wù)規(guī)范，分門別類進(jìn)行整理，按照文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
4.應(yīng)歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內(nèi)容、份數(shù)與頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，科技文件材料文字和圖表應(yīng)與實(shí)物相符，做到準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保持成套性、整體性。已破損的文件材料要經(jīng)過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復(fù)印件或作耐久性處理。
5.各門類檔案在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實(shí)行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。
�。ㄎ澹n案移交
檔案部門應(yīng)檢查歸檔文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補(bǔ)充完善。
第四章檔案信息化建設(shè)
第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化加工，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)由粗放式加工向精細(xì)化加工轉(zhuǎn)變。
第十一條要根據(jù)單位實(shí)際，安排專項(xiàng)資金用于檔案信息化建設(shè)，使用成熟穩(wěn)定的檔案管理軟件，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)。采取必要的安全保密措施，保證工作質(zhì)量。要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
第五章電子檔案管理
第十二條電子檔案歸檔
�。ㄒ唬┕靖餍畔⑾到y(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。
�。ǘ┪募纬刹块T或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。
�。ㄈ╇娮訖n案的歸檔范圍參照集團(tuán)關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。
第十三條公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。
第十四條電子檔案收集要求
�。ㄒ唬┯涗浟酥匾募闹饕薷倪^程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
�。ǘ┊�(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。
�。ㄈ⿲�(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。
�。ㄋ模⿲�(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
�。ㄎ澹⿲�(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
�。⿲�(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
�。ㄆ撸⿲�(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
�。ò耍⿲�(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的.相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
�。ň牛⿲�(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。
�。ㄊ┯�(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
�。ㄊ唬⿲�(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
�。ㄊ┒ㄆ谥谱麟娮游募膫浞�。
第十五條電子文件編號(hào)代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結(jié)文件；P－程序文件；D－數(shù)據(jù)文件。
第十六條電子檔案保管
�。ㄒ唬⿲�(duì)歸檔電子文件、應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。
�。ǘw檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還符合下列條件：
1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
3.存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。
4.環(huán)境溫度選定范圍：17度至20度；相對(duì)濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。
�。ㄈw檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。
第六章檔案管理系統(tǒng)軟件
第十七條檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。
第十八條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
第十九條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。
第二十條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
第七章檔案保存
第二十一條檔案保存要設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，檔案庫房原則上設(shè)置在地面一層且遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場(chǎng)所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應(yīng)小于5KN/m2，采用密集架時(shí)不應(yīng)小于12KN/m2，無特殊保護(hù)裝置不宜設(shè)置在地下或頂層，面積應(yīng)滿足未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要。庫房應(yīng)配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動(dòng)報(bào)警器、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備，根據(jù)庫房管理需要可配置空調(diào)、加濕器、空氣凈化器設(shè)備等。
第二十二條檔案庫房管理
�。ㄒ唬⿴旆繎�(yīng)防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。
�。ǘ┴瀼亍耙苑罏橹�，防治結(jié)合”的方針，定期檢查庫房的設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況和安全情況，對(duì)存在的安全隱患要及時(shí)處理。
�。ㄈ⿴旆�?jī)?nèi)要有檔案存放位置索引標(biāo)識(shí)圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應(yīng)系統(tǒng)合理，便于查找和取放方便，存放位置相對(duì)固定。
�。ㄋ模⿴旆胯�匙要由檔案管理人員專人保管，嚴(yán)格執(zhí)行“雙人進(jìn)（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調(diào)卷，禁止進(jìn)入庫房查找。
�。ㄎ澹⿴旆繙囟葢�(yīng)保持在14—24℃，相對(duì)濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺(tái)賬，每天定期檢查并做好記錄。
�。n案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。
�。ㄆ撸┲匾娮訖n案實(shí)行異地異質(zhì)備份，確保檔案安全。
�。ò耍w檔電子文件的保管除應(yīng)符合電子檔案保管的要求外，同時(shí)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。
�。ň牛⿴觳貦n案要定期進(jìn)行清理核對(duì)，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)破損或載體變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)采取搶救措施；設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)原載體與新設(shè)備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)登記說明。
第二十三條檔案保密管理
�。ㄒ唬n案管理人員必須嚴(yán)格遵守、執(zhí)行黨和國(guó)家保密政策和制度，不談?wù)摍n案的內(nèi)容，更不得擅自透露與傳播有關(guān)機(jī)密檔案的內(nèi)容，確保檔案的絕對(duì)安全。
�。ǘn案管理人員要模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密。應(yīng)做到不該看的檔案絕對(duì)不看，不該說的絕密絕對(duì)不說，不該問的秘密絕對(duì)不問，不該抄錄的檔案絕對(duì)不抄錄。
�。ㄈ⿲�(duì)泄漏黨和國(guó)家、企業(yè)機(jī)密的事件要在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)告有關(guān)部門和主管單位。
第八章檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案
第二十四條要樹立“大安全觀”，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實(shí)安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，不斷構(gòu)筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設(shè)由傳統(tǒng)護(hù)衛(wèi)向現(xiàn)代防御轉(zhuǎn)變。
�。ㄒ唬┙M織指揮
成立檔案管理應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人及應(yīng)急調(diào)度部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，相關(guān)部門人員為成員。
�。ǘ┲饕氊�(zé)
負(fù)責(zé)日常檔案安全信息監(jiān)測(cè)、采集、匯總、分析與組織協(xié)調(diào)；起草相關(guān)文件、制定應(yīng)急措施，督促、指導(dǎo)各職能部門開展應(yīng)急工作；根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)，聯(lián)絡(luò)、組織人員趕赴現(xiàn)場(chǎng)對(duì)突發(fā)事件參與處置，并跟蹤了解事件的進(jìn)展情況和處置情況。
第二十五條要建立突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制，定期進(jìn)行檔案與電子文件突發(fā)事故與災(zāi)害應(yīng)急演練，使突發(fā)事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對(duì)可能發(fā)生的危機(jī)情況及時(shí)處理，積極加以防范。接到重大災(zāi)情演練信號(hào)后，要按照應(yīng)急預(yù)案和救災(zāi)部門的要求，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護(hù)工作。應(yīng)急演練結(jié)束后，按規(guī)定做好善后處理工作。
第二十六條突發(fā)事件發(fā)生后，受災(zāi)部門應(yīng)立即采取電話、傳真等方式將有關(guān)情況（突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、結(jié)果、當(dāng)前情況、已采取的措施）報(bào)告檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，詳情和進(jìn)展情況應(yīng)隨時(shí)上報(bào)。應(yīng)急結(jié)束后，應(yīng)做好突發(fā)事件安全分析，提出加強(qiáng)和改進(jìn)同類事件應(yīng)急工作的意見和建議。
第九章檔案鑒定與銷毀
第二十七條檔案鑒定銷毀要按規(guī)定程序進(jìn)行
�。ㄒ唬┏闪⒂蓡挝环止軝n案工作的領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會(huì)。
�。ǘ└鶕�(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會(huì)對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。
�。ㄈ┑狡陔娮訖n案的鑒定必須進(jìn)行有效性檢測(cè)。電子檔案的銷毀應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)機(jī)密信息的介質(zhì)進(jìn)行徹底銷毀，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機(jī)密信息徹底清除。
�。ㄋ模n案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機(jī)構(gòu)和地點(diǎn)，指定專人銷毀，兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。
第十章檔案統(tǒng)計(jì)
第二十八條檔案統(tǒng)計(jì)要做到
�。ㄒ唬�(zhǔn)確、及時(shí)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并上報(bào)有關(guān)部門。
�。ǘ┙y(tǒng)計(jì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容要完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，要全面系統(tǒng)地反映檔案工作各方面的情況。主要內(nèi)容包括：檔案工作機(jī)構(gòu)、人員；檔案室藏情況構(gòu)成、檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數(shù)量；檔案利用情況及效果；檔案設(shè)施設(shè)備情況，同時(shí)保持檔案統(tǒng)計(jì)工作連續(xù)性。
�。ㄈ┒ㄆ谶M(jìn)行庫藏檔案的清查核對(duì)，做到家底清楚、賬物相符。
第十一章檔案開發(fā)利用
第二十九條要樹立“大服務(wù)觀”，深化檔案開發(fā)利用，推動(dòng)檔案利用體系建設(shè)由被動(dòng)性向主動(dòng)性開放轉(zhuǎn)變。建立完善檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對(duì)典型利用案例進(jìn)行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，提高檔案的利用效益。
第三十條檔案資料查借閱
�。ㄒ唬┎榻栝啓n案資料要履行審批登記手續(xù)。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱利用。
（二）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經(jīng)其分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并派專人監(jiān)督其利用。歸還檔案時(shí)，必須經(jīng)檔案部門人員詳細(xì)檢查文件材料，確認(rèn)完好無損后方可完成歸還手續(xù)。
�。ㄈ┎榻栝喞脵n案者必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。涉密檔案必須在檔案員在場(chǎng)的情況下，在閱覽室或固定場(chǎng)所閱讀，不得復(fù)制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。
第十二章檔案保障機(jī)制
第三十一條要樹立“大發(fā)展觀”，建立檔案工作人員激勵(lì)機(jī)制，注重人才培養(yǎng)教育，引領(lǐng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)由單一型培養(yǎng)模式向復(fù)合型培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變。檔案員要具備一定的專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)的學(xué)識(shí)水平，并保持相對(duì)穩(wěn)定；檔案員要進(jìn)行繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，每年脫產(chǎn)接受繼續(xù)教育和培訓(xùn)的時(shí)間累計(jì)不少于12天，并通過有效培訓(xùn)方式，不斷提升檔案干部綜合素質(zhì)，滿足檔案工作發(fā)展需要。在干部培養(yǎng)、選拔任用和年度先進(jìn)評(píng)比中要確保檔案人員占一定名額。對(duì)在檔案規(guī)范化管理活動(dòng)、項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作中做出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第三十二條完善檔案投入機(jī)制，將檔案庫房設(shè)施設(shè)備及裝具更新改造費(fèi)用、信息化建設(shè)費(fèi)用和檔案工作人員津貼補(bǔ)助列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算；檔案崗位津貼發(fā)放范圍及人員由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)提議，并經(jīng)會(huì)議討論研究后確定，津貼發(fā)放范圍及標(biāo)準(zhǔn)參照省政府辦公廳《關(guān)于健全和完善檔案管理體制等有關(guān)事宜的通知》（晉政辦函〔2005〕9號(hào)），對(duì)檔案人員給予崗位津貼不得低于6元/天，并根據(jù)工資浮動(dòng)水平，建立適當(dāng)?shù)脑鲩L(zhǎng)機(jī)制。
第三十三條公司將按照省檔案局、省國(guó)資委、集團(tuán)公司要求，制定考核目標(biāo)體系，對(duì)檔案管理人員逐步推行檔案工作年度目標(biāo)責(zé)任考核。
第三十四條要積極開展檔案工作規(guī)范化管理、項(xiàng)目檔案管理示范工程等活動(dòng)，提升檔案工作規(guī)范化水平。檔案工作規(guī)范化管理及省和集團(tuán)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要逐級(jí)向集團(tuán)公司提出申請(qǐng)，由集團(tuán)公司統(tǒng)一向省檔案局申報(bào)并協(xié)調(diào)省檔案局及有關(guān)單位做好評(píng)定、驗(yàn)收工作。
第三十五條要樹立“大法治觀”，檔案工作圍繞集團(tuán)大局和中心，依法治檔。對(duì)發(fā)生檔案管理違法違紀(jì)行為或出現(xiàn)安全事故的單位和個(gè)人，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（國(guó)家檔案局令第5號(hào)）、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局令第30號(hào)）等的相關(guān)規(guī)定給予處分，構(gòu)成犯罪的依法追究其刑事責(zé)任。
第十三章附則
第三十六條本制度由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十七條本制度自發(fā)布之日起施行。
最新的檔案管理制度 13
第一章總則
第一條為加強(qiáng)交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，結(jié)合交通工作特點(diǎn)，制定本辦法。
第二條交通檔案是指交通系統(tǒng)行政、事業(yè)單位、社團(tuán)組織（以下簡(jiǎn)稱“各單位“）以及個(gè)人在工作中直接形成的、對(duì)本單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不得由各承辦部門和個(gè)人分散保存。
第四條各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。有科技檔案的單位，應(yīng)指定一位總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人兼管此項(xiàng)工作。各單位應(yīng)將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃，納入單位管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和技術(shù)管理的規(guī)章制度中，納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中。
第二章檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和任務(wù)
第五條在國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，交通檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。
交通部對(duì)其直屬單位的檔案工作實(shí)行業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
各單位檔案業(yè)務(wù)同時(shí)接受上級(jí)和同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條交通部檔案管理部門的主要任務(wù)：
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，結(jié)合交通檔案工作特點(diǎn)制定交通系統(tǒng)檔案工作的規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；
�。ǘ┲贫ń煌n案工作的發(fā)展規(guī)劃，并組織實(shí)施；
�。ㄈ⿲�(duì)交通系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查；
�。ㄋ模⿲�(duì)交通部機(jī)關(guān)各單位文件材料的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理部機(jī)關(guān)及按規(guī)定進(jìn)館的各類檔案，為部機(jī)關(guān)和交通系統(tǒng)提供服務(wù)，按規(guī)定向中央檔案館移交檔案；
�。ㄎ澹┲笇�(dǎo)、協(xié)調(diào)交通專業(yè)檔案協(xié)作組的活動(dòng)，總結(jié)交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，組織交通檔案專業(yè)學(xué)術(shù)理論探討、研究；
�。┙M織交通系統(tǒng)有關(guān)單位檔案干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
�。ㄆ撸┙M織學(xué)習(xí)、研究和推廣檔案管理的先進(jìn)技術(shù)、方法和經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)交通檔案管理的現(xiàn)代化；
�。ò耍┙M織并參加國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目竣工文件材料驗(yàn)收；
�。ň牛┲贫ń煌ú繖n案館檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定，并報(bào)國(guó)家檔案局備案；接收交通系統(tǒng)有關(guān)單位的檔案進(jìn)館。
第七條各單位應(yīng)設(shè)立與本單位檔案工作相適應(yīng)的檔案管理部門，或設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。具體職責(zé)是：
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和部頒標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定本單位檔案管理規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；
�。ǘ⿲�(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；
�。ㄈ⿲�(duì)本單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理本單位的檔案；
（四）積極開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；
�。ㄎ澹⿻�(huì)同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定；
�。⿲W(xué)習(xí)、研究和采用新技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化；
�。ㄆ撸﹨⒓庸こ炭⒐�、科研成果評(píng)審鑒定和設(shè)備、儀器開箱的文件材料驗(yàn)收工
作；
�。ò耍┡嘤�(xùn)本系統(tǒng)有關(guān)單位檔案工作人員，交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)；
�。ň牛└鶕�(jù)交通部檔案？館檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定，組織向交通部檔案館移交檔案
�。ㄊ�。組織完成上級(jí)檔案部門交辦的檔案業(yè)務(wù)工作。
第三章檔案工作人員的條件與職責(zé)
第八條各單位應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉檔案專業(yè)理論知識(shí)，熟悉交通業(yè)務(wù)和本單位業(yè)務(wù)范圍；忠于職守，遵守紀(jì)律；身體健康，一般應(yīng)具有大專以上文化程度和一定專業(yè)知識(shí)。負(fù)責(zé)管理黨組織檔案的工作人員必須是共產(chǎn)黨員，符合機(jī)要人員條件。
檔案管理處、科、室、館的負(fù)責(zé)人，一般應(yīng)由具有館員（或者相當(dāng)于館員）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員擔(dān)任。
檔案工作人員的職務(wù)、職稱的評(píng)定和晉升，業(yè)務(wù)能力的考核，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。
第九條檔案工作人員的主要職責(zé)：
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；
�。ǘ┲笇�(dǎo)相關(guān)部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質(zhì)量；
�。ㄈ┳龊脵n案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況；
�。ㄋ模┍Ｗo(hù)檔案的安全，做好防護(hù)工作；
�。ㄎ澹╅_展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作；
�。┳龊脵n案利用服務(wù)工作，編制適用檢索工具，迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案，匯編檔案資料；
�。ㄆ撸┳袷乇Ｃ苤贫�。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容，確保檔案的安全。
第四章文件材料的歸檔
第十條各單位應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。
凡本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發(fā)布的有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行整理，并定期向檔案部門歸檔。
各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案，應(yīng)執(zhí)行交通行業(yè)科技檔案管理制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
第十一條電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的載體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，確保載體的安全利用。
第十二條文書檔案一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門歸檔；科技檔案應(yīng)按不同類別及專業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。交接雙方應(yīng)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行移交簽字蓋章手續(xù)。
第五章檔案的管理
第十三條各單位的檔案，應(yīng)作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理和保管。
一個(gè)全宗內(nèi)的文書檔案，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，按年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等方式排列。
科技檔案應(yīng)按不同類別、項(xiàng)目分別上架排列。
第十四條各單位應(yīng)設(shè)檔案保管專用庫房，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設(shè)備，認(rèn)真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅(jiān)持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
第十五條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫）的溫度應(yīng)控制在14攝氏度_24攝氏度，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45—60%。保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在13攝氏度—15攝氏度，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35—45%。
第十六條檔案管理人員，應(yīng)著工作服、戴潔凈手套操作，防止汗?jié)n、細(xì)菌等有害物污染檔案。
第十七條檔案部門應(yīng)建立庫存檔案和設(shè)備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對(duì)破損、字跡模糊或變質(zhì)的.檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制；對(duì)庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，并將檢查的結(jié)果立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十八條檔案部門應(yīng)建立接收、移出檔案總登記簿，及時(shí)對(duì)接收和移出的檔案分別進(jìn)行登記。按照要求，準(zhǔn)確編制交通檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，于次年2月底報(bào)送交通部檔案館。
第十九條檔案部門應(yīng)按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。文書檔案的鑒定工作應(yīng)在分管領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行�？萍紮n案的鑒定工作，要在總工程師或科學(xué)技術(shù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案人員和科技人員共同進(jìn)行。
第二十條鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)由檔案部門提出檔案鑒定報(bào)告，編寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方予銷毀，并報(bào)上級(jí)檔案部門備案。銷毀檔案實(shí)行兩人監(jiān)銷制，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
第二十一條檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。
第六章檔案的利用
第二十二條各單位應(yīng)積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具；開展檔案的編研工作，為行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和科研教育等提供檔案信息服務(wù)。
匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)行政主管部門備案。
第二十三條各單位檔案部門應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復(fù)制、復(fù)印制度，嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)。
第二十四條外單位借用本單位一般檔案時(shí)，必須持有單位的介紹信（介紹信中應(yīng)說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），經(jīng)檔案形成部門同意后方可借閱。重要的檔案應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十五條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。
第二十六條對(duì)電子文件采用網(wǎng)絡(luò)的方式利用時(shí)，應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定。
第二十七條根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案部門核對(duì)無誤后，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。
第二十八條本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個(gè)月，聲像及其不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，應(yīng)到檔案部門辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限同上述期限。
第二十九條因借用檔案解決重大阿題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。
第三十條借用檔案的人員，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉(zhuǎn)借、翻印，嚴(yán)禁在文件上涂改和作任何文字標(biāo)記。
第三十一條各單位檔案部門應(yīng)遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。
第七章檔案的移交
第三十二條交通系統(tǒng)重要的科技檔案，應(yīng)按規(guī)定向交通部檔案館移交。
第三十三條凡合并、撤銷機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定將本機(jī)構(gòu)全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，不得分散，并按下列辦法進(jìn)行處理：
�。ㄒ唬┏蜂N機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)向上級(jí)主管部門進(jìn)行移交或交由主管機(jī)關(guān)代管；（二）撤銷機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)劃歸幾個(gè)單位或部門的，原機(jī)構(gòu)的檔案材料不得分散，可由其中一個(gè)單位代管或向上級(jí)主管部門移交；
�。ㄈ┮粋�(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料應(yīng)移交合并后的機(jī)關(guān)代管或向上級(jí)主管部門移交；
�。ㄋ模┮粋�(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接收機(jī)關(guān)，如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或復(fù)制；
�。ㄎ澹C(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新的機(jī)關(guān)的檔案加以保存；
�。┮粋�(gè)機(jī)關(guān)改變隸屬關(guān)系，在其工作活動(dòng)中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；
�。ㄆ撸└鞣N臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案應(yīng)向主管機(jī)關(guān)移交。
第八章附則
第三十四條本辦法由交通部負(fù)責(zé)解釋。
第三十五條本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國(guó)家檔案局1992年1月9日頒發(fā)的《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)（1992）89號(hào)）同時(shí)廢止。
最新的檔案管理制度 14
1.目的
為加強(qiáng)公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財(cái)務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。
2.行文條例
2.1公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負(fù)責(zé)人核稿，一般情況下報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。
2.2公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)（以文頭為準(zhǔn)），報(bào)總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的`登記、歸檔工作。
2.3公司領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時(shí)移交至本部門，集中管理，個(gè)人不得據(jù)為己有。
3.2各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。
3.3公司舉辦重大活動(dòng)應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。
3.4財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)人員按規(guī)定管理。
3.5各種資料應(yīng)建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。
3.6銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認(rèn)可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。
3.7禁止個(gè)人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。
3.8公司對(duì)保密檔案，落實(shí)專人妥善保管。
3.9綜合事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理（銷毀）檔案，意見先報(bào)公司總經(jīng)理。
4.責(zé)任
有下列行為者，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國(guó)家法規(guī)，給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。
4.1擅自涂改檔案。
4.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規(guī)定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
最新的檔案管理制度 15
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)工礦商貿(mào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康的監(jiān)督管理,強(qiáng)化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位職業(yè)危害防治的主體責(zé)任,預(yù)防、控制和消除職業(yè)危害,保障從業(yè)人員生命安全和健康,根據(jù)《職業(yè)病防治法》、《安全生產(chǎn)法》等法律、行政法規(guī)和國(guó)務(wù)院有關(guān)職業(yè)健康監(jiān)督檢查職責(zé)調(diào)整的規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條除煤礦企業(yè)以外的工礦商貿(mào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位(以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位)作業(yè)場(chǎng)所的職業(yè)危害防治和安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)其實(shí)施監(jiān)督管理工作,適用本規(guī)定。
第三條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)作業(yè)場(chǎng)所的職業(yè)危害防治工作,為從業(yè)人員提供符合法律、法規(guī)、規(guī)章和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的工作環(huán)境和條件,采取有效措施,保障從業(yè)人員的職業(yè)健康。
第四條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位是職業(yè)危害防治的責(zé)任主體。
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)人對(duì)本單位作業(yè)場(chǎng)所的職業(yè)危害防治工作全面負(fù)責(zé)。
第五條國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局負(fù)責(zé)全國(guó)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康的監(jiān)督管理工作。
縣級(jí)以上地方人民政府安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康的監(jiān)督管理工作。
第六條為作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害防治提供技術(shù)服務(wù)的職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)依照法律、法規(guī)、規(guī)章和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則,為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位提供技術(shù)服務(wù)。
第七條任何單位和個(gè)人均有權(quán)向安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門舉報(bào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位違反本規(guī)定的行為和職業(yè)危害事故。
第二章生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的職責(zé)
第八條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置或者指定職業(yè)健康管理機(jī)構(gòu),配備專職或者兼職的職業(yè)健康管理人員,負(fù)責(zé)本單位的職業(yè)危害防治工作。
第九條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)人和職業(yè)健康管理人員應(yīng)當(dāng)具備與本單位所從事的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相適應(yīng)的職業(yè)健康知識(shí)和管理能力,并接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門組織的職業(yè)健康培訓(xùn)。
第十條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行上崗前的職業(yè)健康培訓(xùn)和在崗期間的定期職業(yè)健康培訓(xùn),普及職業(yè)健康知識(shí),督促從業(yè)人員遵守職業(yè)危害防治的法律、法規(guī)、規(guī)章、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程。
第十一條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全下列職業(yè)危害防治制度和操作規(guī)程:
(一)職業(yè)危害防治責(zé)任制度;
(二)職業(yè)危害告知制度;
(三)職業(yè)危害申報(bào)制度;
(四)職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)制度;
(五)職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施維護(hù)檢修制度;
(六)從業(yè)人員防護(hù)用品管理制度;
(七)職業(yè)危害日常監(jiān)測(cè)管理制度;
(八)從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度;
(九)崗位職業(yè)健康操作規(guī)程;
(十)法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職業(yè)危害防治制度。
第十二條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的作業(yè)場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)符合下列要求:
(一)生產(chǎn)布局合理,有害作業(yè)與無害作業(yè)分開;
(二)作業(yè)場(chǎng)所與生活場(chǎng)所分開,作業(yè)場(chǎng)所不得住人;
(三)有與職業(yè)危害防治工作相適應(yīng)的有效防護(hù)設(shè)施;
(四)職業(yè)危害因素的強(qiáng)度或者濃度符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
(五)法律、法規(guī)、規(guī)章和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的其他規(guī)定。
第十三條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)、如實(shí)將本單位的職業(yè)危害因素向安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門申報(bào),并接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門的監(jiān)督檢查。
第十四條新建、改建、擴(kuò)建的工程建設(shè)項(xiàng)目和技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目(以下統(tǒng)稱建設(shè)項(xiàng)目)可能產(chǎn)生職業(yè)危害的,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定,在可行性論證階段委托具有相應(yīng)資質(zhì)的職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)評(píng)價(jià)。職業(yè)危害預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告應(yīng)當(dāng)報(bào)送建設(shè)項(xiàng)目所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門備案。
第十五條產(chǎn)生職業(yè)危害的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)在初步設(shè)計(jì)階段編制職業(yè)危害防治專篇。職業(yè)危害防治專篇應(yīng)當(dāng)報(bào)送建設(shè)項(xiàng)目所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門備案。
第十六條建設(shè)項(xiàng)目的職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施應(yīng)當(dāng)與主體工程同時(shí)設(shè)計(jì)、同時(shí)施工、同時(shí)投入生產(chǎn)和使用(以下簡(jiǎn)稱“三同時(shí)”)。職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施所需費(fèi)用應(yīng)當(dāng)納入建設(shè)項(xiàng)目工程預(yù)算。
第十七條建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定委托具有相應(yīng)資質(zhì)的職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行職業(yè)危害控制效果評(píng)價(jià)。建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí),其職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施依法經(jīng)驗(yàn)收合格,取得職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施驗(yàn)收批復(fù)文件后,方可投入生產(chǎn)和使用。
職業(yè)危害控制效果評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施驗(yàn)收批復(fù)文件應(yīng)當(dāng)報(bào)送建設(shè)項(xiàng)目所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門備案。
第十八條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位,應(yīng)當(dāng)在醒目位置設(shè)置公告欄,公布有關(guān)職業(yè)危害防治的規(guī)章制度、操作規(guī)程和作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果。
對(duì)產(chǎn)生嚴(yán)重職業(yè)危害的作業(yè)崗位,應(yīng)當(dāng)在醒目位置設(shè)置警示標(biāo)識(shí)和中文警示說明。警示說明應(yīng)當(dāng)載明產(chǎn)生職業(yè)危害的種類、后果、預(yù)防和應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。
第十九條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位必須為從業(yè)人員提供符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)危害防護(hù)用品,并督促、教育、指導(dǎo)從業(yè)人員按照使用規(guī)則正確佩戴、使用,不得發(fā)放錢物替代發(fā)放職業(yè)危害防護(hù)用品。
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)職業(yè)危害防護(hù)用品進(jìn)行經(jīng)常性的維護(hù)、保養(yǎng),確保防護(hù)用品有效。不得使用不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者已經(jīng)失效的職業(yè)危害防護(hù)用品。
第二十條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位對(duì)職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施應(yīng)當(dāng)進(jìn)行經(jīng)常性的維護(hù)、檢修和保養(yǎng),定期檢測(cè)其性能和效果,確保其處于正常狀態(tài)。不得擅自拆除或者停止使用職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施。
第二十一條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素日常監(jiān)測(cè),保證監(jiān)測(cè)系統(tǒng)處于正常工作狀態(tài)。監(jiān)測(cè)的結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)向從業(yè)人員公布。
第二十二條存在職業(yè)危害的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu),每年至少進(jìn)行一次職業(yè)危害因素檢測(cè),每三年至少進(jìn)行一次職業(yè)危害現(xiàn)狀評(píng)價(jià)。定期檢測(cè)、評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)當(dāng)存入本單位的職業(yè)危害防治檔案,向從業(yè)人員公布,并向所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門報(bào)告。
第二十三條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位在日常的職業(yè)危害監(jiān)測(cè)或者定期檢測(cè)、評(píng)價(jià)過程中,發(fā)現(xiàn)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素的強(qiáng)度或者濃度不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)當(dāng)立即采取措施進(jìn)行整改和治理,確保其符合職業(yè)健康環(huán)境和條件的要求。
第二十四條向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位提供可能產(chǎn)生職業(yè)危害的設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)提供中文說明書,并在設(shè)備的醒目位置設(shè)置警示標(biāo)識(shí)和中文警示說明。警示說明應(yīng)當(dāng)載明設(shè)備性能、可能產(chǎn)生的職業(yè)危害、安全操作和維護(hù)注意事項(xiàng)、職業(yè)危害防護(hù)措施等內(nèi)容。
第二十五條向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位提供可能產(chǎn)生職業(yè)危害的化學(xué)品等材料的,應(yīng)當(dāng)提供中文說明書。說明書應(yīng)當(dāng)載明產(chǎn)品特性、主要成份、存在的有害因素、可能產(chǎn)生的危害后果、安全使用注意事項(xiàng)、職業(yè)危害防護(hù)和應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。產(chǎn)品包裝應(yīng)當(dāng)有醒目的警示標(biāo)識(shí)和中文警示說明。貯存場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)設(shè)置危險(xiǎn)物品標(biāo)識(shí)。
第二十六條任何生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位不得使用國(guó)家明令禁止使用的可能產(chǎn)生職業(yè)危害的設(shè)備或者材料。
第二十七條任何單位和個(gè)人不得將產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)轉(zhuǎn)移給不具備職業(yè)危害防護(hù)條件的單位和個(gè)人。不具備職業(yè)危害防護(hù)條件的單位和個(gè)人不得接受產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)。
第二十八條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用有利于防治職業(yè)危害和保護(hù)從業(yè)人員健康的新技術(shù)、新工藝、新材料、新設(shè)備,逐步替代產(chǎn)生職業(yè)危害的技術(shù)、工藝、材料、設(shè)備。
第二十九條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位對(duì)采用的技術(shù)、工藝、材料、設(shè)備,應(yīng)當(dāng)知悉其可能產(chǎn)生的職業(yè)危害,并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。對(duì)可能產(chǎn)生職業(yè)危害的技術(shù)、工藝、材料、設(shè)備故意隱瞞其危害而采用的,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)其所造成的職業(yè)危害后果承擔(dān)責(zé)任。
第三十條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位與從業(yè)人員訂立勞動(dòng)合同(含聘用合同,下同)時(shí),應(yīng)當(dāng)將工作過程中可能產(chǎn)生的職業(yè)危害及其后果、職業(yè)危害防護(hù)措施和待遇等如實(shí)告知從業(yè)人員,并在勞動(dòng)合同中寫明,不得隱瞞或者欺騙。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)依法為從業(yè)人員辦理工傷保險(xiǎn),繳納保險(xiǎn)費(fèi)。
從業(yè)人員在履行勞動(dòng)合同期間因工作崗位或者工作內(nèi)容變更,從事與所訂立勞動(dòng)合同中未告知的存在職業(yè)危害的作業(yè)的,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)依照前款規(guī)定,向從業(yè)人員履行如實(shí)告知的義務(wù),并協(xié)商變更原勞動(dòng)合同相關(guān)條款。
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位違反本條第一款、第二款規(guī)定的,從業(yè)人員有權(quán)拒絕作業(yè)。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位不得因從業(yè)人員拒絕作業(yè)而解除或者終止與從業(yè)人員所訂立的勞動(dòng)合同。
第三十一條對(duì)接觸職業(yè)危害的從業(yè)人員,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織上崗前、在崗期間和離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查,并將檢查結(jié)果如實(shí)告知從業(yè)人員。職業(yè)健康檢查費(fèi)用由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位承擔(dān)。
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位不得安排未經(jīng)上崗前職業(yè)健康檢查的從業(yè)人員從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排有職業(yè)禁忌的從業(yè)人員從事其所禁忌的作業(yè);對(duì)在職業(yè)健康檢查中發(fā)現(xiàn)有與所從事職業(yè)相關(guān)的健康損害的從業(yè)人員,應(yīng)當(dāng)調(diào)離原工作崗位,并妥善安置;對(duì)未進(jìn)行離崗前職業(yè)健康檢查的從業(yè)人員,不得解除或者終止與其訂立的勞動(dòng)合同。
第三十二條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)為從業(yè)人員建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并按照規(guī)定的.期限妥善保存。
從業(yè)人員離開生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位時(shí),有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
第三十三條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對(duì)本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)。
第三十四條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位發(fā)生職業(yè)危害事故,應(yīng)當(dāng)及時(shí)向所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門報(bào)告,并采取有效措施,減少或者消除職業(yè)危害因素,防止事故擴(kuò)大。對(duì)遭受職業(yè)危害的從業(yè)人員,及時(shí)組織救治,并承擔(dān)所需費(fèi)用。
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位及其從業(yè)人員不得遲報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)或者瞞報(bào)職業(yè)危害事故。
第三十五條作業(yè)場(chǎng)所使用有毒物品的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定向安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門申請(qǐng)辦理職業(yè)衛(wèi)生安全許可證。
第三十六條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門行政執(zhí)法人員依法履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí),應(yīng)當(dāng)予以配合,不得拒絕、阻撓。
第三章監(jiān)督管理
第三十七條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門依法對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位執(zhí)行有關(guān)職業(yè)危害防治的法律、法規(guī)、規(guī)章和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的下列情況進(jìn)行監(jiān)督檢查:
(一)職業(yè)健康管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備情況;
(二)職業(yè)危害防治制度和規(guī)程的建立、落實(shí)及公布情況;
(三)主要負(fù)責(zé)人、職業(yè)健康管理人員、從業(yè)人員的職業(yè)健康教育培訓(xùn)情況;
(四)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素申報(bào)情況;
(五)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素監(jiān)測(cè)、檢測(cè)及結(jié)果公布情況;
(六)職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施的設(shè)置、維護(hù)、保養(yǎng)情況,以及個(gè)體防護(hù)用品的發(fā)放、管理及從業(yè)人員佩戴使用情況;
(七)職業(yè)危害因素及危害后果告知情況;
(八)職業(yè)危害事故報(bào)告情況;
(九)依法應(yīng)當(dāng)監(jiān)督檢查的其他情況。
第三十八條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全職業(yè)危害的監(jiān)督檢查制度,加強(qiáng)行政執(zhí)法人員職業(yè)健康知識(shí)的培訓(xùn),提高行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
第三十九條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施“三同時(shí)”的備案管理制度,加強(qiáng)職業(yè)危害相關(guān)資料的檔案管理。
第四十條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)從事職業(yè)危害防治工作的職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)行登記備案管理制度。依法取得相應(yīng)資質(zhì)的職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)向安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門登記備案。
從事作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害檢測(cè)、評(píng)價(jià)等工作的中介技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地開展檢測(cè)、評(píng)價(jià)工作,并對(duì)其檢測(cè)、評(píng)價(jià)的結(jié)果負(fù)責(zé)。
第四十一條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)職業(yè)健康技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)存在違法違規(guī)行為的,及時(shí)向有關(guān)部門通報(bào)。
第四十二條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門行政執(zhí)法人員依法履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí),應(yīng)當(dāng)出示有效的執(zhí)法證件。
行政執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,秉公執(zhí)法,嚴(yán)格遵守執(zhí)法規(guī)范;對(duì)涉及被檢查單位的技術(shù)秘密和業(yè)務(wù)秘密的,應(yīng)當(dāng)為其保密。
第四十三條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí),有權(quán)采取下列措施:
(一)進(jìn)入被檢查單位及作業(yè)場(chǎng)所,進(jìn)行職業(yè)危害檢測(cè),了解有關(guān)情況,調(diào)查取證;
(二)查閱、復(fù)制被檢查單位有關(guān)職業(yè)危害防治的文件、資料,采集有關(guān)樣品;
(三)對(duì)有根據(jù)認(rèn)為不符合職業(yè)危害防治的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備、器材予以查封或者扣押,并應(yīng)當(dāng)在15日內(nèi)依法作出處理決定。
第四十四條發(fā)生職業(yè)危害事故的,安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)并依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)告事故和組織事故的調(diào)查處理。
第四章罰則
第四十五條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位有下列情形之一的,給予警告,責(zé)令限期改正;逾期未改正的,處2萬元以下的罰款:
(一)未按照規(guī)定設(shè)置或者指定職業(yè)健康管理機(jī)構(gòu),或者未配備專職或者兼職的職業(yè)健康管理人員的;
(二)未按照規(guī)定建立職業(yè)危害防治制度和操作規(guī)程的;
(三)未按照規(guī)定公布有關(guān)職業(yè)危害防治的規(guī)章制度和操作規(guī)程的;
(四)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位主要負(fù)責(zé)人、職業(yè)健康管理人員未按照規(guī)定接受職業(yè)健康培訓(xùn)的;
(五)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位未按照規(guī)定組織從業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)健康培訓(xùn)的;
(六)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素監(jiān)測(cè)、檢測(cè)和評(píng)價(jià)結(jié)果未按照規(guī)定存檔、報(bào)告和公布的。
第四十六條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位有下列情形之一的,責(zé)令限期改正,給予警告,可以并處2萬元以上5萬元以下的罰款:
(一)未按照規(guī)定及時(shí)、如實(shí)申報(bào)職業(yè)危害因素的;
(二)未按照規(guī)定設(shè)有專人負(fù)責(zé)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素日常監(jiān)測(cè),或者監(jiān)測(cè)系統(tǒng)不能正常監(jiān)測(cè)的;
(三)訂立或者變更勞動(dòng)合同時(shí),未告知從業(yè)人員職業(yè)危害真實(shí)情況的;
(四)未按照規(guī)定組織從業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)健康檢查、建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,或者未將檢查結(jié)果如實(shí)告知從業(yè)人員的。
第四十七條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位有下列情形之一的,給予警告,責(zé)令限期改正;逾期未改正的,處5萬元以上20萬元以下的罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,責(zé)令停止產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè),或者提請(qǐng)有關(guān)人民政府按照國(guó)務(wù)院規(guī)定的權(quán)限責(zé)令關(guān)閉:
(一)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素的強(qiáng)度或者濃度超過國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的;
(二)未提供職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施和從業(yè)人員使用的職業(yè)危害防護(hù)用品,或者提供的職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施和從業(yè)人員使用的職業(yè)危害防護(hù)用品不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的;
(三)未按照規(guī)定對(duì)職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施和從業(yè)人員職業(yè)危害防護(hù)用品進(jìn)行維護(hù)、檢修、檢測(cè),并保持正常運(yùn)行、使用狀態(tài)的;
(四)未按照規(guī)定對(duì)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素進(jìn)行檢測(cè)、評(píng)價(jià)的;
(五)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)危害因素經(jīng)治理仍然達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的;
(六)發(fā)生職業(yè)危害事故,未采取有效措施,或者未按照規(guī)定及時(shí)報(bào)告的;
(七)未按照規(guī)定在產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)崗位醒目位置公布操作規(guī)程、設(shè)置警示標(biāo)識(shí)和中文警示說明的;
(八)拒絕安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門依法履行監(jiān)督檢查職責(zé)的。
第四十八條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位有下列情形之一的,責(zé)令限期改正,并處5萬元以上30萬元以下的罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,責(zé)令停止產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè),或者提請(qǐng)有關(guān)人民政府按照國(guó)務(wù)院規(guī)定的權(quán)限責(zé)令關(guān)閉:
(一)隱瞞技術(shù)、工藝、材料所產(chǎn)生的職業(yè)危害而采用的;
(二)使用國(guó)家明令禁止使用的可能產(chǎn)生職業(yè)危害的設(shè)備或者材料的;
(三)將產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)轉(zhuǎn)移給沒有職業(yè)危害防護(hù)條件的單位和個(gè)人,或者沒有職業(yè)危害防護(hù)條件的單位和個(gè)人接受產(chǎn)生職業(yè)危害作業(yè)的;
(四)擅自拆除、停止使用職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施的;
(五)安排未經(jīng)職業(yè)健康檢查的從業(yè)人員、有職業(yè)禁忌的從業(yè)人員、未成年工或者孕期、哺乳期女職工從事接觸產(chǎn)生職業(yè)危害作業(yè)或者禁忌作業(yè)的。
第四十九條生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位違反有關(guān)職業(yè)危害防治法律、法規(guī)、規(guī)章和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,已經(jīng)對(duì)從業(yè)人員生命健康造成嚴(yán)重?fù)p害的,責(zé)令停止產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè),或者提請(qǐng)有關(guān)人民政府按照國(guó)務(wù)院規(guī)定的權(quán)限責(zé)令關(guān)閉,并處10萬元以上30萬元以下的罰款。
第五十條建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)危害預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)危害防治專篇、職業(yè)危害控制效果評(píng)價(jià)報(bào)告和職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施驗(yàn)收批復(fù)文件未按照本規(guī)定要求備案的,給予警告、并處3萬元以下的罰款。
第五十一條向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位提供可能產(chǎn)生職業(yè)危害的設(shè)備或者材料,未按照規(guī)定提供中文說明書或者設(shè)置警示標(biāo)識(shí)和中文警示說明的,責(zé)令限期改正,給予警告,并處5萬元以上20萬元以下的罰款。
第五十二條安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門及其行政執(zhí)法人員未按照規(guī)定報(bào)告職業(yè)危害事故的,依照有關(guān)規(guī)定給予處理;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
第五十三條本規(guī)定所規(guī)定的對(duì)作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康違法行為的處罰,由縣級(jí)以上安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門決定。法律、行政法規(guī)和國(guó)務(wù)院有關(guān)規(guī)定對(duì)行政處罰決定機(jī)關(guān)另有規(guī)定的,依照其規(guī)定。
第五章附則
第五十四條本規(guī)定下列用語的含義:
作業(yè)場(chǎng)所,是指從業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)活動(dòng)的所有地點(diǎn),包括建設(shè)單位施工場(chǎng)所。
職業(yè)危害,是指從業(yè)人員在從事職業(yè)活動(dòng)中,由于接觸粉塵、毒物等有害因素而對(duì)身體健康所造成的各種損害。
職業(yè)禁忌,是指從業(yè)人員從事特定職業(yè)或者接觸特定職業(yè)危害因素時(shí),比一般職業(yè)人群更易于遭受職業(yè)危害損傷和罹患職業(yè)病,或者可能導(dǎo)致原有自身疾病病情加重,或者在從事作業(yè)過程中誘發(fā)可能導(dǎo)致對(duì)他人生命健康構(gòu)成危險(xiǎn)的疾病的個(gè)人特殊生理或者病理狀態(tài)。
第五十五條本規(guī)定未規(guī)定的職業(yè)危害防治的其他有關(guān)事項(xiàng),依照《職業(yè)病防治法》和其他有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。
第五十六條本規(guī)定自2009年9月1日起施行。
最新的檔案管理制度 16
為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué)，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規(guī)范
1、檔案實(shí)行一題一檔制度。
2、每個(gè)課題必不可少的材料（開題報(bào)告、論證書、立項(xiàng)書、批準(zhǔn)書、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。（現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗�、教案、教學(xué)實(shí)錄等）
3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內(nèi)容：
�。ㄒ唬�、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實(shí)施方案、開題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實(shí)施過程的原始材料（實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開會(huì)議記錄、課題研究實(shí)錄等），中期研究成果（階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書等），階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最終科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書，成果應(yīng)用等。
�。ǘ�、教學(xué)成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作
�。ㄈ�、試題：試卷檔案
�。ㄋ模�、綜合檔案
包括：
�、鸥骷�(jí)教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規(guī)、制度；
�、瓶蒲幸�(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié)；
�、怯嘘P(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話；
�、瓤蒲行畔①Y料；
�、山處熍嘤�(xùn)材料；
�、士蒲泄ぷ鳈z查記錄；
�、双@得的'各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì)，相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。
2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。
3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料，個(gè)人需要保留原件，應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。
4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交（或分階段上交）。
最新的檔案管理制度 17
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的'各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
最新的檔案管理制度 18
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守以下制度：
1、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
�。�1）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng)，重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。
�。�2）歸檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料，1般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上1年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。
對(duì)于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
�。�3）檔的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范，統(tǒng)1打��；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國(guó)家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。
2、檔案保管制度
檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，為維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。
�。�1）根據(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
�。�2）注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備，上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長(zhǎng)檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
�。�3）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，對(duì)接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。
�。�4）做好檔案庫房管理工作，保證庫房?jī)?nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
�。�5）保證庫房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
�。�6）對(duì)保管的檔案要每年進(jìn)行1次小檢查，年終進(jìn)行1次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并積極采取措施予以處理。
�。�7）要定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳務(wù)相符，對(duì)損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。
3、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保黨和國(guó)家的安全，制定本制度。
�。�1）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策，增強(qiáng)黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度1致。
�。�2）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的'安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國(guó)家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
�。�3）嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對(duì)不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
�。�4）工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
�。�5）工作人員閱卷要堅(jiān)持隨用隨提，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。
�。�6）對(duì)違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。
4、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。�1）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
�。�2）查閱機(jī)密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
�。�3）檔案資料1般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過3天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
�。�4）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應(yīng)填寫和效果記錄。
�。�5）查閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對(duì)損壞檔案者，要追究其責(zé)任。
�。�6）查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等），經(jīng)核對(duì)無誤后，蓋章生效。
�。�7）查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛護(hù)公共財(cái)物。
�。�8）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
�。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。
最新的檔案管理制度 19
一、學(xué)校檔案實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)、綜合管理、專人負(fù)責(zé)的管理方法，任何處室和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾，裝備必需的工作設(shè)施，任何處室和個(gè)人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認(rèn)真履行借閱登記手續(xù)，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱，特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作指導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的.監(jiān)視下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對(duì)本校各處室工作的特點(diǎn)，編制出有使用價(jià)值的資料聚集及檢索工具，最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作，嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對(duì)檔案的侵蝕，學(xué)校檔案工作指導(dǎo)小組要定期進(jìn)展檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。
八、做好平安保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度。因保管不善造成檔案喪失或毀壞的，要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。
最新的檔案管理制度 20
為貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》,確保本單位檔案資料的完整,提高檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平,特制定本制度。
一、立卷歸檔制度
根據(jù)《檔案法》以及八步區(qū)檔案局關(guān)于檔案立卷歸檔的要求，為及時(shí)、正確地做好本單位各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質(zhì)量，特作如下規(guī)定：
�。ㄒ唬n案歸檔范圍：
1、本單位的文件及業(yè)務(wù)材料
�、俦締挝幌掳l(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿；
�、诒締挝徽匍_的各種重要會(huì)議和參加上級(jí)部門召開的重要會(huì)議及本單位領(lǐng)導(dǎo)在各種重要會(huì)議上的講話稿；
�、郾締挝晦k公會(huì)議記錄；
�、鼙締挝桓黜�(xiàng)人事材料；
�、荼締挝粯I(yè)務(wù)工作的各種資料、表格和報(bào)表；
�、薇締挝唤哟霞�(jí)單位或個(gè)人形成的文件、聲、像等材料；
�、哂谰眯员４娴男旁L投訴案件、違紀(jì)案件的檔案材料。
2、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料
區(qū)委和上級(jí)工會(huì)對(duì)本單位的重要指示、批示、批復(fù)、通報(bào)、通知等下發(fā)文件。
�。ǘn案歸檔時(shí)間：
1、根據(jù)八步區(qū)總工會(huì)檔案管理辦公室的要求，本單位各部室應(yīng)在次年5月前按要求把本部室上年應(yīng)歸檔的各類文件及業(yè)務(wù)材料，進(jìn)行清理。然后，由各經(jīng)辦人員按照不同的內(nèi)容和性質(zhì)形成歸類大綱，進(jìn)行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案中心移交。
2、會(huì)計(jì)檔案可在財(cái)務(wù)部門保留兩年，期滿后由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)再移交入庫。任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或?qū)n案據(jù)為己有。
二、檔案庫房管理制度
�。ㄒ唬└鞑渴掖娣艠I(yè)務(wù)資料的庫房必須保持清潔、門窗堅(jiān)固，并設(shè)有防強(qiáng)光、防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施。
�。ǘ⿴旆�?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆物品、堆積其它雜物，進(jìn)入庫房不準(zhǔn)吸煙。
�。ㄈ┍静渴夜ぷ魅藛T需查閱業(yè)務(wù)檔案的需向本股負(fù)責(zé)人請(qǐng)示，批準(zhǔn)后方能入庫查閱，非工作人員則嚴(yán)禁入內(nèi)，禁止擅自進(jìn)入庫房翻閱檔案資料。
�。ㄋ模┘皶r(shí)采取措施控制和調(diào)節(jié)庫房的溫濕度。常年庫房溫度保持在12℃-24℃之內(nèi)；相對(duì)濕度在45%一60%之間。
�。ㄎ澹┙�(jīng)常檢查庫房，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并作好記錄。
三、檔案保密制度
根據(jù)國(guó)家《保密法》的有關(guān)規(guī)定，為維護(hù)檔案、資料的完整與安全，特作如下規(guī)定：
�。ㄒ唬┴�(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密職責(zé)，嚴(yán)守保密制度，保守黨和國(guó)家機(jī)密，并定期進(jìn)行保密制度的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理。
�。ǘ┓残璨殚啓n案材料者，均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并在閱檔室內(nèi)查閱。對(duì)密件檔案材料要按照規(guī)定范圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。查閱時(shí)經(jīng)辦工作人員不得離開。
�。ㄈ⿵�(fù)印領(lǐng)用有密級(jí)的文件或檔案，需經(jīng)部室負(fù)責(zé)人和分管副主席同意并聯(lián)合簽名后方可復(fù)印領(lǐng)用。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應(yīng)保護(hù)文件或檔案的整潔。如發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)情況，視情節(jié)輕重追究其責(zé)任。
�。ㄋ模┟芗䴔n案材料的銷毀，要造具清冊(cè)上報(bào)審批，到指定地點(diǎn)銷毀，并有兩人監(jiān)銷。
（五）發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要及時(shí)上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。
四、檔案保管制度
為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的保管，確保檔案材料的完整和安全，利用各部室現(xiàn)有檔案庫房保護(hù)設(shè)施有效地延長(zhǎng)檔案壽命，特作如下規(guī)定：
�。ㄒ唬└鞑渴业臋n案庫房是本部室的機(jī)要部位，非本部室人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房，亦不得在內(nèi)辦公、會(huì)客。
（二）未移交到檔案管理辦公室的'各種檔案資料，各部室檔案負(fù)責(zé)人和管理人員應(yīng)定期檢查這些檔案，做到卷目相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效措施。
�。ㄈ⿴旆�?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房?jī)?nèi)走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態(tài)。
�。ㄋ模└鶕�(jù)現(xiàn)有庫房設(shè)備條件，切實(shí)做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項(xiàng)安全防護(hù)管理工作。
�。ㄎ澹╇x庫時(shí)必須關(guān)好櫥、柜以及門、窗，切斷電源。
五、檔案查(借)閱制度
為了積極開展檔案的利用工作，更好地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)，特作如下規(guī)定：
�。ㄒ唬┓膊殚啽締挝晦k公會(huì)議記錄以及財(cái)務(wù)等其它重要檔案，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以上材料只限于有關(guān)人員在相關(guān)業(yè)務(wù)部室查閱。
�。ǘ┓采婕暗絺�(gè)人的組織處理、歷史結(jié)論、他人參保繳費(fèi)情況等內(nèi)容的檔案材料，必須由各部室負(fù)責(zé)人出面查閱。
�。ㄈ┎殚啓n案不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出檔案室。查(借)閱檔案時(shí)，必須保持案卷的整潔、完好。嚴(yán)禁將檔案文件隨意折抽、裁貼、填注、勾劃、涂改、加點(diǎn)、污損。
�。ㄋ模n案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度。對(duì)所查(借)閱的檔案負(fù)有督促檢查責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。做好利用檔案的記錄工作。
六、檔案復(fù)印領(lǐng)用流程和管理制度
�。ㄒ唬└鞑渴胰藛T原則上只能查閱本部門工作范圍內(nèi)的檔案，如需查閱其他部門的業(yè)務(wù)檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方能查閱。
�。ǘ┩鈫挝换騻�(gè)人到本單位各部室復(fù)印領(lǐng)用文件或檔案時(shí)，單位必須持單位介紹信，個(gè)人憑身份證或其他有效身份證件，然后填寫《文件或檔案復(fù)印領(lǐng)用登記表》，按照表格要求填寫完畢后，由經(jīng)辦人上報(bào)到各部室負(fù)責(zé)人處，經(jīng)部室負(fù)責(zé)人審查同意簽名后方可辦理，本單位各部室文件或檔案一律不準(zhǔn)外借。
�。ㄈ└鞑渴冶仨毥⑽募驒n案復(fù)印領(lǐng)用登記臺(tái)賬,嚴(yán)格進(jìn)行登記,必須注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用單位、領(lǐng)用人復(fù)印領(lǐng)用的用途， 并由經(jīng)辦工作人員和領(lǐng)用人本人在登記表上簽名。
�。ㄋ模└鞑渴乙龊梦募驒n案領(lǐng)用反饋工作，《文件或檔案復(fù)印領(lǐng)用登記表》由各股室指定專人負(fù)責(zé)保管，按年裝訂成冊(cè)存檔。
七、檔案的統(tǒng)計(jì)和移交制度
�。ㄒ唬└鞑渴邑�(fù)責(zé)人每年應(yīng)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表交本單位辦公室一份存檔。
�。ǘ└鞑渴蚁虮締挝粰n案管理辦公室移交的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照要求移交。在移交時(shí)，雙方應(yīng)在移交清單上簽名和蓋公章。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。
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