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專門檔案管理制度（精選25篇）
在日常生活和工作中，制度對人們來說越來越重要，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編精心整理的專門檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
專門檔案管理制度 1
一、總則
為規(guī)范檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理制度。
二、檔案分類與歸檔
1. 檔案分類：根據(jù)檔案內(nèi)容、性質(zhì)及用途，將檔案分為文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案等類別，確保各類檔案有序存放。
2. 歸檔要求：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點，將已辦理完畢的.文件、資料等歸檔。歸檔時應(yīng)確保檔案完整、清晰，并按照檔案分類進行存放。
三、檔案保管與使用
1. 檔案保管：檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的專用檔案室內(nèi)，并定期檢查檔案室的溫濕度、防火防盜設(shè)施等，確保檔案安全。
2. 檔案使用：各部門或個人需要使用檔案時，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可借閱。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、涂改或丟失。
四、檔案鑒定與銷毀
1. 檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案進行登記，并報請主管部門批準(zhǔn)后銷毀。
2. 檔案銷毀：銷毀檔案時應(yīng)遵循安全、環(huán)保的原則，采取焚燒、碎紙等方式進行銷毀，并確保銷毀過程有記錄可查。
五、檔案管理責(zé)任
1. 檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程，并對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。
2. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的有序開展。
3. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。
六、檔案信息化建設(shè)
1. 推進檔案數(shù)字化工作，逐步實現(xiàn)檔案信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。
2. 建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和共享。
3. 加強檔案信息安全保密工作，確保檔案信息的安全傳輸和存儲。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有與上級規(guī)定不符之處，以上級規(guī)定為準(zhǔn)。
2. 本制度的解釋權(quán)歸本單位檔案管理部門所有，如有未盡事宜，由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和補充。
專門檔案管理制度 2
一、總則
為規(guī)范檔案的管理與利用，提高檔案工作質(zhì)量，保障檔案的安全、完整與保密，特制定本檔案管理制度。本制度適用于所有檔案管理工作人員及相關(guān)人員，以確保檔案管理工作有序、高效、安全地進行。
二、檔案分類與歸檔
1. 檔案應(yīng)按照內(nèi)容、性質(zhì)、時間等要素進行分類，確保分類清晰、準(zhǔn)確。
2. 各類檔案應(yīng)按規(guī)定的時間節(jié)點進行歸檔，確保檔案及時、完整。
3. 歸檔檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案目錄進行編號、登記，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。
三、檔案保管與利用
1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。
2. 檔案室或檔案柜應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保檔案的長期保存。
3. 檔案的借閱、復(fù)制、利用等應(yīng)按規(guī)定程序辦理，確保檔案的合法、合規(guī)利用。
4. 借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。
四、檔案鑒定與銷毀
1. 定期對檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案進行清理。
2. 檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行，確保檔案銷毀的合法、合規(guī)。
3. 銷毀檔案前，應(yīng)做好檔案銷毀登記，確保檔案銷毀的可追溯性。
五、檔案管理人員的職責(zé)與要求
1. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)。
2. 檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，不斷提高檔案管理水平。
3. 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查、整理，確保檔案的完整、有序。
六、檔案管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督
1. 本檔案管理制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。
2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行檢查、評估，確保制度的.貫徹執(zhí)行。
3. 對違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行糾正，對造成損失的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任。
七、附則
1. 本檔案管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修訂，按新修訂的制度執(zhí)行。
2. 本檔案管理制度的解釋權(quán)歸檔案管理部門所有。
專門檔案管理制度 3
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，更好地為本園地各項工作提供服務(wù)，特制訂本制度：
一、檔安工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，充分發(fā)揮檔案的`作用。
二、對檔案法規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定定期向本單位檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得占為已有。三、應(yīng)歸檔的文字材料，必須齊全、完整，保持它們自己的原始資料，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切。
四、凡本園教職工因工作需要均有借閱檔案的權(quán)利，同時具有保護檔案的義務(wù)。
五、檔案管理人員要熟悉本園檔案底細(xì)，建立臺帳，登記制度，主動熱情地為利用者提供方便，努力提高檔案查準(zhǔn)查全率。
六、查閱檔案人員必須十分愛護案卷，嚴(yán)禁在案卷上折疊、勾劃、涂改、折頁、污損等現(xiàn)象發(fā)生。
七、妥善管理檔案，對破損的檔案及時做好修補工作，盡量延長檔案壽命，保持庫內(nèi)清潔，嚴(yán)格做到防火、防強光、防塵、防溢、防蟲、防鼠、防潮。
八、檔案一般不外借出園，確因工作需要，必須經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可出園（不屬機密級）。
九、檔案是歷史的真實記錄，國家的寶貴財富，嚴(yán)格做好檔案的保護工作，經(jīng)常檢查檔案室設(shè)施是否破損，墻面是否滲水，門窗是否牢固，確保檔案安全。
十、凡需要借閱檔案材料者，在辦理借閱登記手續(xù)后，必須由檔案管理人員一同進入檔案室，不得借用鑰匙單人進入，一般情況在閱覽室查閱，特殊情況可在辦公室查閱，但必須當(dāng)天歸還。
專門檔案管理制度 4
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的`要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
專門檔案管理制度 5
1、目的
會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。
2、適用范圍
本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3、會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4、會計檔案范圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
4.3會計帳薄類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。
4.4財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。
5、各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊
5.1當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
6、會計檔案不得自行借出
6.1如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供會計資料的查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財會資料時，應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7、會計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類（會計檔案保管期限表附后）。
7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
8、會計檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
8.1.3銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷；
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9、會計檔案的管理
9.1采用電子計算機進行核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的`紙質(zhì)會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9.6在建設(shè)項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容；
9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
10、附則
10.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。
專門檔案管理制度 6
為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。
第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的`和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。
2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時，應(yīng)征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，按有關(guān)規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。
專門檔案管理制度 7
一、總則
為規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確與有效利用，特制定本檔案管理制度。本制度適用于本公司所有檔案的管理，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案等。
二、檔案分類與歸檔
1. 檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、性質(zhì)和形式進行分類，確保分類清晰、準(zhǔn)確。
2. 各部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案進行整理、編號、裝訂，并填寫檔案目錄，確保檔案的有序存放。
3. 檔案歸檔前，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審查，確保檔案的真實性和完整性。歸檔后的檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。
三、檔案保管與利用
1. 檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲等條件。
2. 檔案借閱應(yīng)實行登記制度，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等。借閱的檔案應(yīng)按時歸還，不得損壞或涂改。
3. 檔案的利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得泄露公司機密或侵犯他人權(quán)益。
四、檔案鑒定與銷毀
1. 定期對檔案進行鑒定，對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。
2. 檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。銷毀過程應(yīng)確保檔案不被泄露或濫用。
3. 銷毀后的檔案應(yīng)進行登記，注明銷毀檔案的.名稱、數(shù)量、銷毀時間等。
五、檔案數(shù)字化管理
1. 積極推行檔案數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理效率和利用率。
2. 電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，采取必要的技術(shù)措施，確保電子檔案的安全性和完整性。
3. 電子檔案的備份和恢復(fù)應(yīng)有明確的操作規(guī)范，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。
六、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。
2. 各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度，對于違反制度規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。
專門檔案管理制度 8
一、總則
為了規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和便捷利用，特制定本檔案管理制度。
二、檔案管理職責(zé)
1. 檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、分類、存儲、利用和銷毀等全過程管理工作。
2. 各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。
3. 員工：負(fù)責(zé)個人檔案的維護和管理，確保個人信息的真實性和完整性。
三、檔案管理流程
1. 收集：各部門按照工作需要及時收集相關(guān)檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
2. 整理：檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行歸類，確保檔案的有序性。
3. 存儲：檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的'存儲工作，確保檔案的安全和保密。
4. 利用：員工和部門可根據(jù)工作需要申請查閱檔案，檔案管理部門負(fù)責(zé)審批和提供檔案利用服務(wù)。
5. 銷毀：檔案管理部門定期對過期或無效的檔案進行鑒定，按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀處理。
四、檔案管理要求
1. 檔案應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造或遺漏。
2. 檔案分類應(yīng)科學(xué)、合理，方便查閱和利用。
3. 檔案存儲應(yīng)安全、保密，防止檔案丟失、損壞或泄露。
4. 檔案利用應(yīng)規(guī)范、有序，確保檔案的合規(guī)使用。
5. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進。
五、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司管理層負(fù)責(zé)解釋。
2. 本制度的修訂和廢止，須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。
六、檔案保密管理
1. 檔案保密工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司保密制度執(zhí)行，確保檔案信息的機密性。
2. 檔案管理部門應(yīng)對檔案進行密級劃分，明確各級檔案的保密要求，并采取相應(yīng)措施進行保護。
3. 檔案查閱和利用應(yīng)實行審批制度，嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍，防止信息泄露。
4. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。
七、檔案信息化建設(shè)
1. 公司應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。
2. 檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。
3. 員工應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，提高檔案管理效率和質(zhì)量。
八、培訓(xùn)與考核
1. 公司應(yīng)定期組織檔案管理人員進行檔案管理知識和技能培訓(xùn)，提高檔案管理水平。
2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行考核和評估，對優(yōu)秀員工給予表彰和獎勵。
專門檔案管理制度 9
第一條為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第一章檔案人員崗位職責(zé)
第二條檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。
第三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。
第四條對本局各部門的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章檔案歸檔制度
第七條凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。
第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章檔案保管制度
第十一條檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)管理，庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。
第十三條庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。
第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章檔案保密制度
第十六條嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，并辦理借閱手續(xù)，按期收回。
第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條外單位來本局查閱檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條機密文件只能查閱，一律不得外借和復(fù)制。
第五章檔案利用制度
第二十一條利用檔案必須愛護檔案材料，嚴(yán)禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復(fù)制，須經(jīng)檔案人員審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象，按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的'和效果。
第六章檔案安全制度
第二十七條本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。
第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架，配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。
第三十二條工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗。
第七章檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條凡按規(guī)定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳，做到記錄正確，帳物相符。
第三十五條在各科室檔案進檔案室前，要對準(zhǔn)備移交的檔案進行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷毀。
第三十八條凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報告，說明銷毀理由，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀，銷毀文件時由兩人監(jiān)督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點，銷毀人要簽名、蓋章。
第八章會計檔案管理辦法
第三十九條會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條會計檔案是本局的重要檔案之一，應(yīng)由機關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍，明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條會計檔案當(dāng)年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。
第四十三條檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第四十四條檔案室對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。
第四十六條會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條在銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān)，并認(rèn)真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。
專門檔案管理制度 10
總則
1、為加強學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。
2、學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的組成部分，是提高學(xué)校工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護學(xué)校工作歷史面貌的一項重要工作。
3、各部門重大活動和工作活動中形成的全部檔案均由本學(xué)校檔案部門集中統(tǒng)一管理。
學(xué)校檔案工作職責(zé)
1、傳達貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和地方檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法。
2、制定本單位檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)章制度。
3、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極提供利用，為學(xué)校各項工作服務(wù)、
4、對本學(xué)校各部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導(dǎo)。
5、辦理領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案工作崗位職責(zé)
一、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)機關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)校檔案工作的宏觀建設(shè)，努力提高檔案工作科學(xué)管理水平，確立檔案為學(xué)校和部門服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程，納入目標(biāo)管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí)，表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員，以促進、提高檔案人員的'政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
二、檔案管理人員職責(zé)
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學(xué)校檔案工作計劃和管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。
4、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校全部檔案，做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認(rèn)真做好庫房管理，維護檔案的完整、安全。
7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對違反《檔案法》的行為予以制止，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，提出處理意見。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
三、兼職檔案人員職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學(xué)校開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動，增強全體教師歸檔意識。
2、認(rèn)真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類方案隨時歸入有關(guān)卷夾（盒）內(nèi)。
3、每學(xué)期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂，并向檔案室移交。
專門檔案管理制度 11
一、總則
為規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、真實和有效利用，特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司全體員工，各部門必須嚴(yán)格遵守。
二、檔案分類與歸檔
1. 檔案分類：公司檔案按照內(nèi)容分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等幾大類。各類檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、特點和重要性進行細(xì)分，并建立相應(yīng)的檔案目錄。
2. 歸檔要求：各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案材料整理歸檔，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息，并簽字確認(rèn)。
三、檔案保管與利用
1. 檔案保管：公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放各類檔案。檔案室應(yīng)具備良好的'防火、防盜、防潮、防塵等條件，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、整理和保養(yǎng)，防止檔案損壞或丟失。
2. 檔案利用：公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，不得擅自涂改、拆散、抽取或損毀檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。
四、檔案保密與鑒定
1. 檔案保密：公司檔案涉及公司機密和商業(yè)秘密，檔案管理人員和查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對于涉及機密和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)采取加密、限制查閱范圍等措施，確保檔案的安全。
2. 檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的價值和保存期限，決定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同進行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。
五、檔案銷毀與移交
1. 檔案銷毀：對于經(jīng)鑒定無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不留隱患。
2. 檔案移交：公司因合并、分立、撤銷等原因發(fā)生檔案所有權(quán)或管理權(quán)變更時，應(yīng)按照規(guī)定程序進行檔案移交。移交前，應(yīng)編制檔案移交清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息，并辦理移交手續(xù)。移交過程中，應(yīng)有雙方負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與，確保檔案的完整性和連續(xù)性。
六、附則
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。各部門在執(zhí)行過程中如有疑問或建議，應(yīng)及時向檔案管理部門反映，以便不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度。
專門檔案管理制度 12
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。
2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。
5、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。
10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂�、獎品�?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的.調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。
(四)下級文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
專門檔案管理制度 13
第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的.檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復(fù)制。
專門檔案管理制度 14
一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的'場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。
專門檔案管理制度 15
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的'，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。
專門檔案管理制度 16
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的.文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
專門檔案管理制度 17
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負(fù)責(zé)集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的'業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20XX年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。
十一、附件
集團各分子公司各部門存檔及備案范圍。
專門檔案管理制度 18
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的.資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借。
專門檔案管理制度 19
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的'檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從20XX年10月1日起執(zhí)行。
專門檔案管理制度 20
1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。
2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的.法律法規(guī)，學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機密，確保檔案工作的嚴(yán)密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學(xué)校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設(shè)施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間，各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況，對外調(diào)檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時間較長的檔案，保證檔案不流失。
專門檔案管理制度 21
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
�。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟）、科技等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動，重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
�。ǘw檔時間
需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。
對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
�。ㄈn的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打��；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
�。ㄒ唬└鶕�(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的`專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
�。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備，上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機、空調(diào)和微機等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
�。ㄈ┙邮諜n案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)，對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計，并進行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。
�。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作，保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
�。ㄎ澹┍ＷC庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
�。⿲Ρ９艿臋n案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，并積極采取措施予以處理。
�。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進行清點核對，做到帳務(wù)相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
�。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。
�。ǘ﹪�(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內(nèi)容。
（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
�。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
�。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅持隨用隨提，下班時應(yīng)及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。
（六）對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
�。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
�。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應(yīng)填寫和效果記錄。
�。ㄎ澹┎殚啓n案的人員，要愛護檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責(zé)任。
�。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等），經(jīng)核對無誤后，蓋章生效。
（七）查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛護公共財物。
�。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復(fù)制費和取證費。
�。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護工作，確保檔案的完整與安全。
專門檔案管理制度 22
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的'有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。
專門檔案管理制度 23
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準(zhǔn)
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的'檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
專門檔案管理制度 24
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的.文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國家機密
專門檔案管理制度 25
1、財務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據(jù)領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。
2、每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報后，由會計人員協(xié)同會計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫管理。對于財務(wù)報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務(wù)完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務(wù)資料應(yīng)該入庫保管的，但根據(jù)工作需要暫時保管在不同會計人員手中，但對于十分重要的資料也應(yīng)先辦理入庫手續(xù)，然后由相關(guān)財務(wù)人員按照正常借閱手續(xù)借出，以明確責(zé)任，保證財務(wù)資料的安全。
3、建立“財務(wù)檔案登記薄”，每項財務(wù)檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的.檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
4、建立“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”，財務(wù)部門內(nèi)部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱;需要復(fù)印財務(wù)資料的，必須由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印;財務(wù)部門以外的人員原則上不能直接查閱財務(wù)檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、復(fù)印財務(wù)資料的，必須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并且在“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”上登記
5、財務(wù)資料只能保留在公司范圍內(nèi)，不能帶出公司。除了財務(wù)部門內(nèi)部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關(guān)工作人員因執(zhí)法需要調(diào)閱或借閱公司財務(wù)資料的，按照國家法律規(guī)定，必須出具正式的“協(xié)助執(zhí)行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件，并由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照以上手續(xù)辦理借閱、調(diào)閱。
6、財務(wù)檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。如果超過規(guī)定的保管時間需要銷毀的，應(yīng)上報財務(wù)中心并建立“財務(wù)檔案銷毀清冊”，在保管人員、主辦會計及財務(wù)負(fù)責(zé)人共同監(jiān)督下銷毀，“銷毀清冊”作為財務(wù)檔案保管;其中未清債權(quán)債務(wù)雖超過期限也不得銷毀。
7、財務(wù)檔案管理人員及其他財務(wù)人員不得擅自公布財務(wù)資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務(wù)檔案;不得擅自提供、抄寫、復(fù)制財務(wù)檔案;不得損毀、分散、丟失財務(wù)檔案;如發(fā)生以上情況，應(yīng)對當(dāng)事人進行嚴(yán)肅處理，對公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)經(jīng)濟賠償責(zé)任;情章嚴(yán)重，違反國家法律的，依法移送檢查機關(guān)追究法律責(zé)任。
8、行政部門應(yīng)為財務(wù)檔案的管理提供必需的條件。
9、財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期或不定期檢查財務(wù)檔案管理情況;集團財務(wù)中心定期對分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理情況進行檢查;內(nèi)部審計財務(wù)檔案管理情況作為審計重點，確保財務(wù)檔案的科學(xué)管理。
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