檔案管理制度集錦
在充滿活力，日益開放的今天，制度起到的作用越來越大，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度集錦，希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度集錦1
加強對專業(yè)技術人員業(yè)務考核檔案（以下簡稱業(yè)務考核檔案）的管理，充分發(fā)揮業(yè)務考績檔案在教育、教學工作中的積極作用，現(xiàn)就業(yè)務考核檔案建立歸檔，收集，傳遞，傳閱，保管等制度提出如下意見。
一、每個專業(yè)技術人員都必須建立業(yè)務考核檔案，作為對本人考察、使用，晉升、獎勵的主要依據(jù)。業(yè)務考績檔案由學校領導指定專人負責建立和保管。
二、業(yè)務考績檔案范圍
1、任職資格申報表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關活動中形成的各種有價值的表冊和材料，如指導培養(yǎng)青年教師上公開課、作輔導報告、優(yōu)秀教案、先進班主任工作小結(jié)等方面。
三、業(yè)務考核材料的收集。
1、按歸檔材料的范圍，形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡，將專業(yè)技術人員在日常工作中形成的己辦理完畢的有關材料經(jīng)負責人審核后，及時送交業(yè)務考績檔案的負責人。
2、業(yè)務考核檔案的負責人應在每年6――7月份到到有關部門收集一次，拾遺補缺，經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔。
四、業(yè)務考核檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術人員調(diào)動工作時，其業(yè)務考核檔案應及時轉(zhuǎn)入有關單位組織人事部門，轉(zhuǎn)出時須辦理登記注銷手續(xù)，不得個人自帶。
2、部門借閱，一般在檔案室進行，特殊情況，經(jīng)學校分管領導批準后方可借出，但不得超過借閱期限，如本人要求查閱，須經(jīng)單位領導同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室，有關的組織推薦意見，鑒定、民意測驗一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確因工作需要超期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得涂改、增刪檔案材料，歸還時要清點核對。如發(fā)現(xiàn)問題，將追究責任，嚴肅處理。
五、業(yè)務考核檔案的.保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國家、機關上級機關和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度，忠干職守、積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料講行清理、分類和歸檔，對已形成的檔案定期進行檢查。
3、對業(yè)務考核檔案要進行科學的管理，按照便于利用、便于管理的要求進行分類編號，要定期做好業(yè)務考績檔案的統(tǒng)計工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事，做到萬無一失。
5、檔案室要健全防火、防盜、防潮等設施，特別每年雨季要做好防潮措施，并定期檢查，如發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。
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一、設備檔案的歸檔范圍
(一)設備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設備儀器隨機文件室材料。
(三)設備儀器運行、維護文件材料。
二、設備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門雙方到場驗收并填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設備檔案的歸檔時間
設備檔案的`歸檔時間是隨時歸檔。
四、設備檔案的立卷要求
1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎上進行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設備檔案的借閱和保管
1、設備檔案應及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負責設備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。
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第一章總則
第一條為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理，是企業(yè)管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業(yè)務指導、檢查和監(jiān)督。
第四條本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括：
(一)文書部分：
1、各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔保書契約及其附件；
2、年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結(jié)，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；
3、各種財務分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析)；
4、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；
5、資信證明；
6、重點工程決算資料；
7、各種投標保函；
8、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。
(二)表單部分：年度各項經(jīng)濟技術指標完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。
�。ㄈ╇娝慊糠郑簳嬰娝慊尜A在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一）、管理要求統(tǒng)一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內(nèi)容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份，如08.09……。
第十四條
類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報表……；
第十五條
其它檔案類別分為：99其它。
第十六條
流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序，連續(xù)編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編為01080xxxxx5；20xx年第50份合同應編為0408xxxx0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。
�。ㄒ唬⿻嫅{證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
�。ǘ⿻嫅{證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié)，結(jié)扣應是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據(jù)三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
�。ㄒ唬┗疽螅嘿~簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
�。ǘ┗铐撡~簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
�。ㄈ┒鄼谑交铐撡~、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。
�。ㄋ模┵~簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
第四章財務信息化檔案
第二十條數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
�。ㄒ唬┈F(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管�，F(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
�。ǘ┿y行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管�，F(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
�。ㄈ┺D(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。
�。ㄋ模┛颇繀R總表、賬簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次�？偡诸愘~和各種明細分類賬每月打印一次�，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。
（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
第二十一條數(shù)據(jù)備份管理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負責會計檔案的.保管人員，應相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚后應由雙方在移交表上簽字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經(jīng)上級審計和財務部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。
第二十五條被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監(jiān)交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專柜，并指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款余額調(diào)節(jié)表
二、會計賬簿類3日記賬其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備注
第七章會計檔案借閱的批準權(quán)限
第三十條公司財務部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經(jīng)財務部門負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領導批準，方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領導批準。
第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應注明歸還時間。
第八章會計檔案的銷毀
第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)本單位主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務部門批準并派人監(jiān)銷時，方能由檔案管理部門銷毀。
第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部門對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經(jīng)總公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建設銀行市分行批準并派人監(jiān)銷。方能由檔案管理部門銷毀。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負責人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財務部門審查批準，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
第三十九條會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務業(yè)務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務資產(chǎn)部負責解釋。第四十一條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附：相關賬表
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