人事檔案管理制度(實(shí)用3篇)
在當(dāng)今社會(huì)生活中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編幫大家整理的人事檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
人事檔案管理制度1
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的.人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
人事檔案管理制度2
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的'流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
人事檔案管理制度3
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認(rèn)真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎(jiǎng)懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況等)。
7、承諾書、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的'人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí),要及時(shí)通知形成檔案材料的部門,補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí),要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定,對(duì)收集到的材料,認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格把關(guān),及時(shí)入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí),如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管,不得泄密。
第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào),并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì),防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應(yīng)及時(shí)查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條檔案移交要填寫清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
第十七條檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須嚴(yán)格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條建立堅(jiān)固、安全的庫(kù)房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。
第十九條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地,無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時(shí),應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無(wú)誤后,寫明材料出處和時(shí)間,并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。
第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程上,要認(rèn)真細(xì)致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。
第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動(dòng),檔案轉(zhuǎn)遞要做到"檔隨人走",公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無(wú)誤后,及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條本制度自頒布之日起實(shí)施。
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