文件的管理制度常用（15篇）
在當下社會，制度使用的頻率越來越高，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編整理的文件的管理制度，希望對大家有所幫助。
文件的管理制度1
物業(yè)文件管理制度是物業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，旨在確保各類文件的安全、完整和有效利用。它涵蓋了文件的收集、分類、存儲、檢索、更新、銷毀等多個環(huán)節(jié)，旨在提升物業(yè)管理效率，保障業(yè)主權(quán)益，并符合法律法規(guī)要求。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的.文件分類標準，如財務(wù)文件、工程文件、客戶服務(wù)文件等，并進行編號，便于管理和查找。
2. 文件收集與歸檔：明確文件的來源，規(guī)定文件的接收、登記、審核流程，確保文件的真實性和完整性。
3. 文件存儲與保護：規(guī)定物理存儲的環(huán)境條件，如溫度、濕度控制，以及電子文件的備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 文件檢索系統(tǒng)：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，使員工能迅速找到所需文件。
5. 文件使用與借閱：設(shè)定文件使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
6. 文件更新與廢棄：明確文件修訂的程序和周期，對過期或無用文件進行安全銷毀。
7. 法規(guī)遵從性：確保文件管理符合相關(guān)法規(guī)，如檔案法、信息安全法等。
8. 培訓與監(jiān)督：定期培訓員工，提高其文件管理意識，實施監(jiān)督機制，保證制度執(zhí)行。
文件的管理制度2
文件編制管理制度的重要性不容忽視，它：
1.維護信息的準確性和一致性，降低溝通成本，提高工作效率。
2.確保組織遵守法律法規(guī)，規(guī)避潛在風險，維護企業(yè)聲譽。
3.促進知識傳承，保護企業(yè)核心競爭力，支持持續(xù)發(fā)展。
4.為審計和決策提供依據(jù)，提升管理的科學性和透明度。
文件的`管理制度3
物業(yè)管理招標文件是物業(yè)管理招標人向投標人提供的指導投標工作的規(guī)范文件。招標文件編制的好壞,直接關(guān)系到招標人和投標人雙方面的利益,因此招標文件的內(nèi)容既要做到詳盡周到,以維護招標人的利益,又要做到合理合法,以體現(xiàn)招標公平、公正的原則。本章分為兩部分,第一部分是對招標文件內(nèi)容的剖析;第二部分是以一份詳盡的招標文件樣本作為編制招標文件的參考。
一、招標文件的內(nèi)容
不同類型的項目其招標文件的內(nèi)容也繁簡各異,然而按照國際慣例,招標文件的內(nèi)容大致可概括為三大部分。第一部分,投標人為投標所需了解并遵循的規(guī)定,具體包括投標邀請書、投標人須知、技術(shù)規(guī)范及要求;第二部分,(投標人)物業(yè)管理企業(yè)必須按規(guī)定填報的投標書格式,這些格式將組成附件作為招標文件的一部分;第三部分,中標的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)簽訂的合同的條件(包括一般條件和特殊條件)及應(yīng)辦理的文件格式。
三大部分的內(nèi)容具體可歸納為組成招標文件的六要素:①投標邀請書;②技術(shù)規(guī)范及要求;③投標人須知;④合同一般條件;⑤合同特殊條件;⑥附件(附表、附圖、附文等)。
1.投標邀請書
投標邀請書與招標公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,從而使?jié)撛谕稑巳双@悉物業(yè)管理項目招標信息后,決定是否參加投標。其主要內(nèi)容包括:業(yè)主名稱、項目名稱、地點、范圍、技術(shù)規(guī)范及要求的簡述、招標文件的售價、投標文件的投報地點、投標截止時間、開標時間、地點等。投標邀請書可以歸入招標文件中,也可以單獨寄發(fā)。如采用邀請招標方式招標,投標邀請書往往作為投標通知書而單獨寄發(fā)給潛在投標人,因而不屬于招標文件的一部分;但如果采取公開招標方式招標,往往是先發(fā)布招標公告和資格預審通告,之后發(fā)出的投標邀請書是指招標人向預審合格的潛在投標人發(fā)出的正式投標邀請,應(yīng)作為招標文件的一部分。
2.技術(shù)規(guī)范及要求
這一部分主要是說明業(yè)主或開發(fā)商對物業(yè)管理項目的具體要求,包括服務(wù)所應(yīng)達到的標準等。例如對于某酒店項目,招標人要求該物業(yè)的清潔衛(wèi)生標準應(yīng)達到五星級,這些要求就應(yīng)在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分寫明。對于若干子項目的不同服務(wù)標準和要求,可以編列一張“技術(shù)規(guī)范一覽表”,將其加以綜合。
另外,在技術(shù)規(guī)范部分,應(yīng)出具對物業(yè)情況進行詳細說明的物業(yè)說明書,以及物業(yè)的設(shè)計施工圖紙。物業(yè)說明書和圖紙應(yīng)在附件部分中作詳細說明。
3.投標人須知
投標人須知的目的是為整個招標投標的過程制定規(guī)則,是招標文件的重要組成部分,其內(nèi)容包括:①總則說明;②招標文件說明;③投標書的編寫;④投標書的遞交;⑤開標和評標;⑥授予合同。以下分別予以具體說明。
(1)總則說明
總則說明主要對招標文件的適用范圍、常用名稱的釋義、合格的投標人和投標費用進行說明。
(2)招標文件說明
招標文件說明主要是對招標文件的構(gòu)成、招標文件的澄清、招標文件的修改進行說明。
(3)投標書的編寫
投標人須知中應(yīng)詳細列出對投標書編寫的具體要求。這些要求包括:①投標所用的語言文字及計量單位;②投標文件的組成;③投標文件格式;④投標報價;⑤投標貨幣;⑥投標有效期;⑦投標保證金;⑧投標文件的份數(shù)及簽署。如果由于采取邀請招標或議標方式招標,而沒有進行投標資格預審,則在招標文件的投標人須知中還應(yīng)要求投標人按預定格式和要求遞交投標人資格的證明文件。招標文件對投標書編寫要求的說明通常有兩種,一是文字說明,應(yīng)歸入投標人須知部分;另一種是在招標文件中列出投標文件的一定格式,要求投標人只要按格式要求填入內(nèi)容。這些格式通常包括:投標書格式、授權(quán)書格式、開標一覽表、投標價格表、項目簡要說明一覽表及投標人資格證明書格式等。這些格式統(tǒng)一歸入“附件”部分。
(4)投標文件的遞交
投標文件的遞交的內(nèi)容主要是對投標文件的密封和標記、遞交投標文件的截止時間、遲交的投標文件、投標文件的修改和撤銷的說明。
(5)開標和評標
開標和評標是招標文件體現(xiàn)公平、公正、合理的招標原則的關(guān)鍵,包括以下內(nèi)容:
�、賹﹂_標規(guī)則的說明。
�、诮M建評標委員會的要求。
③對投標文件響應(yīng)性的確定。即審查投標文件是否符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離和保留。
�、芡稑宋募某吻�。即寫明投標人在必要時有權(quán)澄清其投標文件內(nèi)容。
�、輰ν稑宋募脑u估和比較(說明評估和比較時所考慮的因素)。
�、拊u標原則及方法。
⑦評標過程保密。
(6)授予合同
授予合同的內(nèi)容通常包括:
①定標準則。說明定標的準則,包括“業(yè)主不約束自己接受最低標價”的申明等。
�、谫Y格最終審查。即說明招標人會對最低報價的投標人進行履行合同能力的審查。
�、劢邮芎途芙^任何或所有投標的權(quán)力。
④中標通知。
�、菔谟韬贤瑫r變更數(shù)量的權(quán)力。即申
明招標人在授予合同時有權(quán)對招標項目的規(guī)模予以增減。
�、藓贤瑓f(xié)議書的簽署。說明合同簽訂的時間、地點以及合同協(xié)議書的格式(詳見附件)。
�、呗募s保證金。
4.合同一般條款
合同的一般條款不是合同的主要內(nèi)容,通常包括以下條款和內(nèi)容:
(1)定義。即對合同中的關(guān)鍵名稱進行釋義。
(2)適用范圍。即寫明本合同的適用范圍。
(3)技術(shù)規(guī)格和標準。該條款的內(nèi)容一般與招標文件的第二部分“技術(shù)規(guī)范及要求”的內(nèi)容相一致。
(4)合同期限。一般可參照委托管理的期限。
(5)價格。即物業(yè)管理費的計取,一般應(yīng)與中標人的`投標報價表相一致。
(6)索賠。索賠條款主要說明在投標人(合同的乙方)發(fā)生違約行為時,招標人(合同的甲方)有權(quán)按照索賠條款規(guī)定提出索賠。其具體內(nèi)容包括索賠的方案和索賠的程序。
(7)不可抗力。不可抗力條款是指在發(fā)生預料不到的人力無法抗拒事件的情況下,合同一方難以或者不可能履行合同時,對由此引致的法律后果所作的規(guī)定。不可抗力條款一般包括三個部分:不可抗力的內(nèi)容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出報告和證明文件;遭受不可抗力事件一方的責任范圍。
(8)履約保證金。該條款主要是規(guī)定中標人在簽訂合同后,為保證合同履行而須提交的履約保證金的比例,以及提供履約保證金的形式。
(9)爭議的解決。該條款主要的內(nèi)容是預先規(guī)定合同雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決途徑和方法。如在該條款中規(guī)定以仲裁作為解決爭議的途徑等。
(10)合同終止。該條款的主要內(nèi)容是說明合同的期限和合同終止的條件(如物業(yè)管理企業(yè)違約情節(jié)嚴重;業(yè)主破產(chǎn);物業(yè)被征用等)。
(11)合同修改。該條款應(yīng)申明對于合同的未盡事項,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。
(12)適用法律。即寫明合同適用的法律。
(13)主導語言與計量單位。
(14)合同文件及資料的使用。條款中應(yīng)寫明合同文件及資料的使用范圍及事宜,如對保密的規(guī)定等。
(15)合同份數(shù)。
(16)合同生效。
5.合同特殊條款
合同的特殊條款是為了適應(yīng)具體項目的特殊情況和特殊要求作出的特殊規(guī)定,例如對執(zhí)行合同過程中更改合同要求而發(fā)生偏離合同的情況作出某些特殊規(guī)定。此外合同特殊條款還可以是對合同一般條款未包括的某些特殊情況的補充,如關(guān)于延遲開工而賠償?shù)木唧w規(guī)定,以及有關(guān)稅務(wù)的具體規(guī)定等。
在合同執(zhí)行中,如果一般條款和特殊條款不一致而產(chǎn)生矛盾時,應(yīng)以特殊條款為準。
6.附件
附件是對招標文件主體部分文字說明的補充,包括附表、附文和附圖,具體有:
(1)附表
�、偻稑藭袷�;
�、谑跈�(quán)書格式;
�、坶_標一覽表;
④項目簡要說明一覽表;
�、萃稑巳速Y格的證明文件格式;
�、尥稑吮：袷�;
⑦協(xié)議書格式;
�、嗦募s保證金格式(通常為銀行保函)。
(2)附文
物業(yè)說明書。
(3)附圖
物業(yè)的設(shè)計和施工圖紙。
二、招標文件樣本
這里以物業(yè)管理公開招標為例,以一份完整的招標文件樣本來說明物業(yè)管理招標文件全文的編制方法。
招 標 文 件
招標編號:____________
招標項目名稱:________
年月××招標中心統(tǒng)一印制
招標文件目錄
第一部分 投標邀請
第二部分 技術(shù)規(guī)范及要求
第三部分 投標人須知
a 總則說明
1.適用范圍
2.定義
3.合格的投標方
4.投標費用
b 招標文件說明
5.招標文件的構(gòu)成
6.招標文件的澄清
7.招標文件的修改
c 投標文件的編寫
8.語言及計量單
位
9.投標文件的組成
10.投標文件格式
11.投標報價
12.投標貨幣
13.投標人資格的證明文件
14.投標有效期
15.投標保證金
16.投標文件的份數(shù)和簽署
d 投標文件的遞交
17.投標文件的密封和標記
18.遞交投標文件的截止時間
19.遲交的投標文件
20.投標文件的修改和撤銷
e 開標和評標
21.開標
22.評標委員會
23.投標文件響應(yīng)性的確定
24.投標文件的澄清
25.對投標文件的評估和比較
26.評標原則及方法
27.保密
f 授予合同
28.定標準則
29.資格最終審查
30.接受和拒絕任何或所有投標的權(quán)力
31.中標通知
32.授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力
33.合同協(xié)議書的簽署
34.履約保證金
35.中標服務(wù)費
第四部分 合同一般條款
1.定義
2.適用范圍
3.技術(shù)規(guī)格和標準
4.委托管理期限
5.價格
6.索賠
7.不可抗力
8.履約保證金
9.爭議的解決
10.合同終止
11.合同修改
12.適用法律
13.主導語言與計量單位
14.合同份數(shù)
15.合同生效
第五部分 合同特殊條款
第六部分 附件
第一部分 投標邀請
受用戶委托對________________項目的物業(yè)管理服務(wù)進行公開招標。茲邀請合格投標人以密封標書的方式前來投標。
1.招標編號:
2.招標項目的簡要說明:
3.項目開工期:
4.投標地點:
5.投標截止時間:年月日(北京時間),逾期收到的或不符合規(guī)定的投標文件不接受。
6.開標時間、地點:
7.凡對本次招標提出詢問,請在年月日前與 聯(lián)系(技術(shù)方面的詢問請以信函或傳真的形式)。
地址:
郵編:
電話:
傳真:
聯(lián)系人:
(署名)
年 月 日
第二部分 技術(shù)規(guī)范及要求
1. 項目技術(shù)要求一覽表
2.項目所在地
關(guān)于物業(yè)所在地及物業(yè)的詳細情況和資料詳見物業(yè)說明書和物業(yè)圖紙(略)。
第三部分 投標人須知
a 總則說明
1 適用范圍
1.1 本招標文件僅適用于本投標邀請中所敘述物業(yè)的物業(yè)管理服務(wù)。
2 定義
2.1 “招標方”系指第一部分所指的組織本次招標的招標機構(gòu)。
2.2 “投標方”系指向招標方提交投標文件的物業(yè)管理企業(yè)。
2.3 “項目”系指物業(yè)管理企業(yè)(即投標人)按招標文件規(guī)定,須向用戶提供的物業(yè)管理服務(wù)。
2.4 “用戶”系指委托進行本次招標的××開發(fā)商或業(yè)主委員會。
3 合格的投標方
3.1 經(jīng)過本次招標的資格預審確認為合格的投標人稱為合格的投標方。投標方應(yīng)遵守有關(guān)的中國法律和規(guī)章條例。
4 投標費用
4.1 無論投標過程中的做法和結(jié)果如何,投標方自行承擔所有與參加投標有關(guān)的全部費用。
b
招標文件說明
5 招標文件的構(gòu)成
5.1 招標文件用以闡明所需物業(yè)管理服務(wù)、招標投標程序和合同條款。招標文件由下述部分組成:
(1)投標邀請;
(2)技術(shù)規(guī)格及要求;
(3)投標人須知;
(4)合同一般條款;
(5)合同特殊條款;
(6)附件。
5.2 招標文件以中文、英文兩種文字編印,兩種文字具有同等效力。中、英文本如有差異時,以中文本為準。
5.3 投標人被視為熟悉上述與履行合同有關(guān)的一切情況。
6 招標文件的澄清
6.1 投標方對招標文件如有疑點,可要求澄清,應(yīng)在投標截止時間前15天按投標邀請中載明的地址以書面形式(包括信函、電報或傳真,下同)通知到招標人。招標人將視情況確定采用適當方式予以澄清或以書面形式予以答復,并在其認為必要時,將不標明查詢來源的書面答復發(fā)給已購買招標文件的每一投標方。
7 招標文件的修改
7.1 在投標截止日期10天前,招標方可主動地或依據(jù)投標方要求澄清的問題而修改招標文件,并以書面形式通知所有購買招標文件的每一投標方,對方在收到該通知后應(yīng)立即以電報或傳真的形式予以確認。
7.2 為使投標方在準備投標文件時有合理的時間考慮招標文件的修改,招標方可酌情推遲投標截止時間和開標時間,并以書面形式通知已購買招標文件的每一投標方。
7.3招標文件的修改書將構(gòu)成招標文件的一部分,對投標方有約束力。
c 投標文件的編寫
8 語言及計量單位
8.1 投標文件及投標方和招標方就投標交換的文件和來往信件,應(yīng)以中文或英文書寫。
8.2 除在招標文件的技術(shù)規(guī)格中另有規(guī)定外,計量單位應(yīng)使用中華人民共和國國法定計量單位(國際單位制和國家選定的其他計量單位)。
9 投標文件的組成
9.1 投標文件包括下列部分:
(1)投標書、授權(quán)書、開標一覽表以及項目簡要說明一覽表;
(2)投標資格證明文件;
(3)投標符合招標文件規(guī)定的證明文件及投標方認為需加以說明的其他內(nèi)容;
(4)投標保證金。
投標應(yīng)將投標文件裝訂成冊,并填寫“投標文件資料清單”。
10 投標文件格式
10.1 投標方應(yīng)按招標文件提供的投標文件格式填寫投標書、授權(quán)書、開標一覽表及項目簡要說明一覽表(見附件1~4)。
11 投標報價
11.1 投標方應(yīng)在招標文件所附的開標一覽表(附件3)上寫明投標項目的單價和投標總價。如果單價與總價有出入,以單價為準。投標方對每種項目只允許有一個報價,招標方不接受有任何選擇的報價。
11.2 投標方按格式填寫報價以供招標方評標方便,但不限制××開發(fā)商以其他方式簽訂合同的權(quán)力。
12 投標貨幣
12.1 投標書和開標一覽表中的報價對國外投標方用美元或其他國際主要貨幣填報(若采用其他外國貨幣報價,為便于比較價格,招標方將按12.2款規(guī)定折算成美元)。
12.2 以開標日中國銀行公布的賣出價作為折算報價的依據(jù)。
13 投標人資格的證明文件
13.1 投標方必須提交證明其有資格進行投標和有能力履行合同的文件(格式見附件5),作為投標文件的一部分。
14 投標有效期
14.1 投標文件從開標之日起,投標有效期為90天,特殊招標項目在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分另行規(guī)定。
14.2 要求投標方同意延長有效期,要求與答復均應(yīng)為書面形式。投標方可以拒絕上述要求而其投標保證金不被沒收。對于同意該要求的投標方,既不要求也不允許其修改投標文件,但將要求其相應(yīng)延長投標保證金的有效期,有關(guān)退還和沒收投標保證金的規(guī)定在投標有效期的延長期內(nèi)繼續(xù)有效。
15 投標保證金
15.1 投標保證金為投標文件的組成部分之一。
15.2 投標方向招標方提交不少于投標總報價2%的投標保證金。
15.3 投標保證金用于保護本次招標免受投標方的行為而引起的風險。
15.4 投標保證金幣種應(yīng)與投標報價幣種相同,可以下列任何一種方式提交:
(1)由下列銀行開具保函:
�、僦袊y行總行或其分行;
或。
②中國銀行在海外的往來行通過中國銀行;或。
�、墼谥腥A人民共和國國營業(yè)的任何其他中國或外國銀行;或。
�、苡芍袊嗣胥y行授權(quán)的其他銀行。
投標保證金保函應(yīng)按招標文件附件6格式提供,并在投標文件有效期過后30天內(nèi)繼續(xù)有效。
(2)銀行本票、匯票、支票或現(xiàn)金(在投標有效期滿前,因票據(jù)即將到期,招標方有權(quán)暫時行使票據(jù)權(quán)力)。
15.5 未按規(guī)定提交投標保證金的投標,將被視為投標無效。
15.6 未中標的投標方的投標保證金,將按31.2款的規(guī)定予以無息退還。
15.7 中標的投標方的投標保證金,在中標方簽訂合同并交納履約保證金和中標服務(wù)費后,經(jīng)銀行扣除手續(xù)費,予以無息退還。
15.8 發(fā)生以下情況投標保證金將被沒收:
(1)開標后投標方在投標有效期內(nèi)撤回投標;或。
(2)如果中標方未能做到:
�、侔幢卷氈�33條規(guī)定簽訂合同;或。
②按本須知第34條規(guī)定提供履約保證金;或。
�、郯幢卷氈�35條規(guī)定繳納中標服務(wù)費。
16 投標文件的份數(shù)和簽署
16.1 投標方應(yīng)準備一份正本和四份副本,在每一份投標文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣,一旦正本和副本有差異,以正本為準。
16.2 投標文件正本和副本須打印并由經(jīng)正式授權(quán)的投標方代表簽字。
16.3 除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不許有加行、涂抹或改寫。若有修改須有簽署投標文件的人簽字。
16.4 電報、電話、傳真形式的投標概不接受。
d 投標文件的遞交
17 投標文件的密封和標記
17.1 投標方應(yīng)將投標文件正本或副本分別用信封密封,并標明招標編號、投標項目名稱及正本或副本。
17.2 為方便開標唱標,投標方應(yīng)將正本的投標書、開標一覽表和投標保證金保函單獨密封,并在信封上標明“開標一覽表”字樣,然后再裝入正本投標文件密封袋中。
17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投標邀請中規(guī)定的開標日期及時間)不準啟封”的字樣。
17.4 如投標文件由專人送交,投標方應(yīng)將投標文件按19.1~19.3款中的規(guī)定進行密封和標記后,按投標邀請注明的地址送至招標方。
17.5 如果投標文件通過郵寄遞交,投標方應(yīng)將投標文件用內(nèi)、外兩層信封密封。
(1)內(nèi)層信封的封裝與標記同17.1~17.3款規(guī)定。
(2)外層信封裝入17.1款及17.2款所述全部內(nèi)封資料,并注明招標編號、管理項目名稱、招標方名稱、地址。同時應(yīng)寫明投標方的名稱、地址,以便將遲交的投標文件原封退還。
17.6 如果未按上述規(guī)定進行密封和標記,招標方對投標文件的誤投或提前拆封不負責任。
18 遞交投標文件的截止時間
18.1 所有投標文件不論派人送交還是通過郵寄遞交,都必須在招標方在投標邀請中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標方。
18.2 出現(xiàn)5.2款因招標文件的修改推遲投標截止時間時,則按招標方修改通知規(guī)定的時間遞交。
19 遲交的投標文件
19.1 招標方將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。
20 投標文件的修改和撤銷
20.1 投標方在提交投標文件后可對其投標文件進行修改或撤銷,但招標方須在投標截止時間之前收到該修改或撤銷的書面通知,該通知須有經(jīng)正式授權(quán)的投標方代表簽字。
20.2 投標方對投標文件修改的書面材料或撤銷的通知應(yīng)按第16和第17條規(guī)定進行編寫、密封、標注和遞交,并注明“修改投標文件”或“撤銷投標”字樣。
20.3 投標截止時間以后不得修改投標文件。
20.4 投標方不得在開標時間起到投標文件有效期期滿前撤銷投標文件,否則招標方將按14.7款的規(guī)定沒收其投標保證金。
e 開標和評標
21 開標
21.1 招標方在招標通告或投標邀請規(guī)定的時間和地點公開開標。投標方派代表參加。
21.2 開標時,查驗投標文件密封情況,確認無誤后拆封唱標,唱正本“開標一覽表”內(nèi)容,以及招標方認為合適的其他內(nèi)容并記錄。
22 評標委員
會
22.1 招標方將根據(jù)物業(yè)管理的特點組建評標委員會,其成員由工程技術(shù)、市場、商貿(mào)、法律等方面的專家和招標機構(gòu)、招標委托方的代表組成。
22.2 評標期間,希望投標方派代表參加詢標。
23 投標文件響應(yīng)性的確定
23.1 開標后,招標方將組織審查投標文件是否完整,是否有計算錯誤,要求的保證金是否已提供,文件是否恰當?shù)睾炇�。如果單價與總價有出入,以單價為準;若文字大寫表示的數(shù)據(jù)與數(shù)字表示的有差別,則以文字大寫表示的數(shù)據(jù)為準。若投標方拒絕接受上述修正,其投標將被拒絕。
23.2 在對投標文件進行詳細評估之前,招標方將依據(jù)投標方提供的資格證明文件審查投標方的財務(wù)、技術(shù)和管理能力。如果確定投標方無資格履行合同,其投標將被拒絕。
23.3 招標方將確定每一投標是否對招標文件的要求作出了實質(zhì)性的響應(yīng),而沒有重大偏離。實質(zhì)性響應(yīng)的投標是指投標文件符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離或保留。
23.4 招標方判斷投標文件的響應(yīng)性僅基于投標文件本身而不靠外部證據(jù)。
23.5 招標方將拒絕被確定為非實質(zhì)性響應(yīng)的投標,投標方不能通過修正或撤銷不符之處而使其投標成為實質(zhì)性響應(yīng)的投標。
23.6 招標方將允許修改投標中不構(gòu)成重大偏離的微小的、非正規(guī)、不一致或不規(guī)則的地方。
24 投標文件的澄清
24.1 為了有助于對投標文件進行審查、評估和比較,招標方有權(quán)向投標方質(zhì)疑,請投標方澄清其投標內(nèi)容。投標方有責任按照招標方通知的時間、地點指派專人進行答疑和澄清。
24.2 重要澄清的答復應(yīng)是書面的,但不得對投標內(nèi)容進行實質(zhì)性修改。
25 對投標文件的評估和比較
25.1 招標方及其組織的評標委員會將對實質(zhì)性響應(yīng)的投標文件進行評估和比較。
25.2 評估時除考慮投標價以外,還將考慮物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量、物業(yè)管理企業(yè)的信譽和物業(yè)管理方案的先進程度等因素。
26 評標原則及方法
26.1 對所有投標方的投標評估,都采用相同的程序和標準。
26.2 評標嚴格按照招標文件的要求和條件進行。
26.3 在評標時按下列程序確定最低評標價標:
(1)開標后,將對實質(zhì)性響應(yīng)的投標報價分別與標底價比較,并按其報價的合理程度給予打分,合理性越強則得分越高。
(2)在第一次打分的基礎(chǔ)上,根據(jù)第25條考慮因素,對投標進行第二次打分,服務(wù)質(zhì)量越高,管理方案越先進,則得分就越高。
(3)將兩次打分分別與商務(wù)評審權(quán)權(quán)數(shù)和技術(shù)評審權(quán)權(quán)數(shù)加權(quán)求出總得分,最高得分者即系最低評標價標。
27 保密
27.1 有關(guān)投標文件的審查、澄清、評估和比較以及有關(guān)授予合同的意向的一切情況都不得透露給任一投標方或與上述評標工作無關(guān)的人員。
27.2 投標方不得干擾招標方的評標活動,否則將廢除其投標。
f 授予合同
28 定標準則
28.1 合同將授予其投標符合招標文件要求,并能圓滿地履行合同的、對買方最為有利的最低評標價標的投標方。
28.2 最低報價不是被授予合同的保證。
29 資格最終審查
29.1 招標方將審查最低評標價標的投標方的財務(wù)、技術(shù)、管理能力及信譽,確定其是否能圓滿地履行合同。
29.2 如果確定該投標方無條件圓滿履行合同,招標方將對下一個最低評標價標的投標方資格作出類似的審查。
30 接受和拒絕任何或所有投標的權(quán)力
30.1 招標方在授予合同之前仍有選擇或拒絕任何或全部投標的權(quán)力,并對所采取的行為不作任何解釋。
31 中標通知
31.1 評標結(jié)束15日內(nèi),招標方將以書面形式發(fā)出中標通知書,但發(fā)出時間不超過投標有效期。中標通知書一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力。
31.2 招標方在收到中標方提交的履約保證金后,將向落標的投標方發(fā)出落標通知書,并退還其投標保證金。
31.3 中標通知書將作為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。
32 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力
32.1 招標方在授予合同時有權(quán)對“項目一覽表”中規(guī)定的項目規(guī)模或工作量予以增減。
33 合同協(xié)議書的簽署
33.1 中標方按中標通知書指定的時間、地點與開發(fā)商或業(yè)主委員會按指定的協(xié)議書格式簽訂合
同協(xié)議書(見附件7)。
33.2 招標文件、中標方的投標文件及其澄清文件,均為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。
34 履約保證金
34.1 合同簽訂后30天內(nèi),中標方須根據(jù)合同條款的規(guī)定按招標文件附件8格式向甲方提交履約保證金。
35 中標服務(wù)費
35.1 中標方須向招標方按如下標準和規(guī)定交納中標服務(wù)費:
(1)以中標通知書中確定的中標總金額作為收費的計算基數(shù)。
(2)中標服務(wù)費為中標總金額的1.5%。
(3)中標服務(wù)費幣種與中標簽訂合同的幣種相同,或以人民幣支付(按開標日中國銀行公布匯率賣出價折算)。
第四部分 合同一般條款
1 定義
1.1 “合同”系指甲方和乙方(簡稱合同雙方)已達成的協(xié)議,即由雙方簽訂的合同格式中的文件,包括所有的附件、附錄和組成合同部分的所有其他文件。
1.2 “合同價格”系指根據(jù)合同規(guī)定,在乙方全面正確地履行合同義務(wù)時應(yīng)支付給乙方的款項。
1.3 “甲方”系指通過招標方式,接受合同服務(wù)的開發(fā)商或業(yè)主委員會。
1.4 “乙方”系指中標后提供合同服務(wù)的物業(yè)管理企業(yè)或單位。
2 適用范圍
2.1 本合同條款僅適用于本次招標活動。
3 技術(shù)規(guī)格和標準
3.1 本合同項下所提供服務(wù)的技術(shù)規(guī)格和標準應(yīng)與本招標文件技術(shù)規(guī)格規(guī)定的標準相一致。
4 委托管理期限
年。即自 年 月 日起至年月日止。
5 價格
5.1 除非合同中另有規(guī)定,乙方為其所提供物業(yè)管理服務(wù)而要求甲方支付的金額應(yīng)與其投標報價一致。
6 索賠
6.1 乙方對所提供服務(wù)與合同要求不符負有責任,并且甲方已于合同規(guī)定的委托管理期內(nèi)提出索賠,乙方應(yīng)按甲方同意的下述一種或多種方法解決索賠事宜:
(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服務(wù)項目,退還已經(jīng)收取的該類項目的物業(yè)管理費、傭金和酬金。
(2)對于情節(jié)輕微的,經(jīng)雙方同意可降低該類項目的物業(yè)管理服務(wù)價格。
(3)對于情節(jié)嚴重,造成甲方損失金額巨大的,同意甲方終止全部委托管理合同,并賠償甲方因此造成的損失。
6.2 如果甲方提出索賠通知后30天內(nèi)乙方未能予以簽復,該索賠應(yīng)視為已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索賠通知的30天內(nèi)或甲方同意的更長一些的時間內(nèi),按甲方同意的上述任何一種方式處理索賠事宜,甲方將從議付款或乙方提供的履約保證金中扣回索賠金額,同時保留進一步要求賠償?shù)臋?quán)利。
7 不可抗力
7.1 簽約雙方任一方由于受諸如戰(zhàn)爭、嚴重火災(zāi)、洪水、臺風、地震等不可抗力事故的影響而不能執(zhí)行合同時,履行合同的期限應(yīng)予以延長,則延長的期限應(yīng)相當于事故所影響的時間。不可抗力事故系指甲乙雙方在締結(jié)合同時所不能預見的,并且它的發(fā)生及其后果是無法避免和無法克服的事故。
7.2 受阻一方應(yīng)在不可抗力事故發(fā)生后盡快用電報或傳真通知對方,并于事故發(fā)生后14天內(nèi)將有關(guān)當局出具的證明文件用特快專遞或掛號信寄給對方審閱確認。一旦不可抗力事故的影響持續(xù)120天以上,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商在合理的時間內(nèi)達成進一步履行合同的協(xié)議。
8 履約保證金
8.1 乙方應(yīng)在合同簽訂后30天內(nèi),向甲方按合同貨幣提交合同總價10%的履約保證金,履約保證金的有效期至合同有效期滿。履約保證金應(yīng)由以下銀行開具:
(1)中國銀行,或。
(2)根據(jù)國外銀行給中國銀行的反保函,由中國銀行開具,或。
(3)在中國境內(nèi)營業(yè)的其他銀行。
8.2 乙方提供的履約保證金按規(guī)定格式以銀行保函的形式提供,與此有關(guān)的費用由乙方負擔。
8.3 如果乙方未能按合同規(guī)定履行其義務(wù),甲方有權(quán)從履約保證金取得補償。
9 爭議的解決
9.1 在執(zhí)行合同中發(fā)生的或與本合同有關(guān)的爭端,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決,經(jīng)協(xié)商在60天內(nèi)不能達成協(xié)議時,應(yīng)提交仲裁。
9.2 提交正式仲裁的爭端屬涉外的,應(yīng)在北京或在中國國內(nèi)其他地點內(nèi)指定的國際經(jīng)濟仲裁委員會根據(jù)該委員會的仲裁程序或規(guī)則予以最終裁決。
9.3 合同雙方均為國內(nèi)法人的,其爭端的仲裁應(yīng)由當?shù)毓ど绦姓?/p>
理局根據(jù)其仲裁程序和暫行規(guī)則進行。
9.4 仲裁裁決應(yīng)為最終決定,并對雙方具有約束力。
9.5 除另有裁決外,仲裁費應(yīng)由敗訴方負擔。
9.6 在仲裁期間,除正在進行仲裁部分外,合同其他部分繼續(xù)執(zhí)行。
10 合同終止
10.1 本合同期限為年。合同到期甲乙雙方均未提出新的意向,合同自行終止。合作期內(nèi)任何一方不得擅自停止協(xié)議,否則應(yīng)負擔所造成的一切損失。如一方因故需終止合同,必須提前三個月書面通知另一方,經(jīng)雙方達成一致意見后,方可終止。
10.2 出現(xiàn)下列情況時合同自動終止:
(1)發(fā)生不可抗力時。
(2)一方不履行合同條款,造成另一方無法執(zhí)行合同協(xié)議,協(xié)商又不能求得解決。合同終止,責任方賠償損失。
(3)物業(yè)被征用或甲方破產(chǎn)。
11 合同修改
11.1 對于合同的未盡事宜,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。
12 適用法律
12.1 本合同應(yīng)按中華人民共和國國的法律解釋。
13 主導語言與計量單位
13.1 合同應(yīng)以中文或英文書寫。甲乙雙方所有的來往信函以及與合同有關(guān)的文件均應(yīng)以中文或英文書寫。
13.2 除技術(shù)規(guī)格另有規(guī)定外,計量單位均使用中華人民共和國國法定計量單位。
14 合同份數(shù)
14.1 本合同正本連同附件共____頁,一式三份,甲乙雙方及物業(yè)管理主管部門(備案)各執(zhí)一份,具有同等法律效力。
15 合同生效
15.1 除非合同中另有說明,本合同經(jīng)雙方簽字蓋章,并在甲方收到乙方的履約保證金后,即開始生效。
第五部分 合同特殊條款
具體條款(略)。
合同特殊條款是合同一般條款的補充和修改。如果兩者之間有抵觸,應(yīng)以特殊條款為準。
第六部分 附件
附件1
投 標 書
合同名稱:
致 業(yè)主:
先生們:
1.在考察了物業(yè)現(xiàn)場和研究了上述項目的投標人須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、圖紙以及第 號至第 號補充通知或修改書后,我方愿以人民幣 元(大寫)(rmb 元)的總價或上述招標文件確定(算術(shù)上的核實與改正后)的另一金額,按招標文件的要求,承擔上述項目的全部物業(yè)管理工作。
2.如果貴方接受我方投標,我方保證在接到項目開工的指令后天開工,并在招標文件規(guī)定的期限內(nèi)完成合同規(guī)定的全部工作。
3.我方同意在從規(guī)定的遞交標書截止之日起天內(nèi)遵守本投標。在該期限滿期之前,本投標對我方始終有約束力,并可隨時被接受。
4.在正式合同協(xié)議制定和簽署之前,本投標書連同貴方的中標通知書應(yīng)成為約束貴、我雙方的合同。
5.我方理解,貴方不一定接受最低報價的投標或其他任何你們可能收到的投標。
年月日
簽字:
姓名:
以資格經(jīng)授權(quán)并代表簽署標書。
投標人地址:
證人:
簽字:
姓名:
所在單位及地址:
職務(wù):
附件2
授 權(quán) 書
根據(jù)本文件宣布,簽名人(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)、(公司注冊地點)合法授權(quán)代表上述公司,特此任命在下面簽字的(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)為正式和合法的代理人,并授權(quán)該代理人在有關(guān)(項目名稱)的投標方面,以該公司的名義代表該公司簽署投標書,進行談判,簽署合同和處理一切與此有關(guān)的必要事務(wù)。
現(xiàn)分別在下面簽字以資證明。
年月日
授權(quán)人簽字:
代理人簽字:
公證人簽字:
公證人姓名:
公證人地址:
公證人職務(wù):
附件5
投標人資格的證明文件
投標人概況
1. 投標人的身份證明
文件的管理制度4
程序文件管理制度的重要性不言而喻：
1.提高效率：清晰的程序文件能指導員工高效完成任務(wù)，減少錯誤和延誤。
2.維護質(zhì)量：確保操作的標準化和一致性，有助于提升產(chǎn)品和服務(wù)的`質(zhì)量。
3.法規(guī)遵從：符合法規(guī)要求，降低企業(yè)法律風險。
4.傳承知識：將企業(yè)最佳實踐固化為文件，便于新員工學習和老員工傳承。
5.促進溝通：統(tǒng)一的文件格式和流程，方便各部門間的信息交流和協(xié)同工作。
文件的管理制度5
1、目的：促進公司提高管理水平，規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規(guī)范、科學，確保文件結(jié)構(gòu)與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。
4、管理職責：企業(yè)負責人負責質(zhì)量管理體系文件的批準、頒布；質(zhì)量負責人負責審核；各部門負責人與質(zhì)管部共同起草其部門的質(zhì)量體系文件，并執(zhí)行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開展工作。質(zhì)量管理部負責按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件；
6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責、操作規(guī)程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規(guī)范內(nèi)部管理活動，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據(jù)；
6.1.2、部門及崗位職責文件：是指企業(yè)為規(guī)范經(jīng)營行為，明確各部門及崗位職責，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據(jù)；
6.1.3、操作規(guī)程文件：是指企業(yè)為規(guī)范過程管理，明確規(guī)定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據(jù)；
6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件；
6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的`文件；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件；
6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；
6.1.8、技術(shù)標準：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、驗收方法等所做的技術(shù)規(guī)定，這里主要指藥品標準或其他相應(yīng)的技術(shù)標準；
6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數(shù)字組成。
用兩位阿拉伯數(shù)字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數(shù)流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個表格；
6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責由質(zhì)量管理部負責和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質(zhì)量負責人審核，經(jīng)企業(yè)負責人批準后執(zhí)行；
6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準人（姓名）、批準日期在文件流轉(zhuǎn)中直接錄入，文件打印出來后，相應(yīng)人員同時在紙質(zhì)《文件審批流轉(zhuǎn)記錄》上手工簽署姓名及日期；
6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內(nèi)容、頁數(shù)、頁碼、實施日期、文件狀態(tài)。
6.3.2.1、內(nèi)容應(yīng)符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營質(zhì)量管 理規(guī)范》及其實施細則等法律、法規(guī)；
6.3.2.2、文字應(yīng)準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、用語規(guī)范、內(nèi)容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫，沒有發(fā)生的項目記“無”或畫“/”，各相關(guān)負責人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應(yīng)用“─”劃去原內(nèi)容，寫上更改后的內(nèi)容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數(shù)標明，如：170401；
6.3.2.3、文件應(yīng)標明題目、種類、以及文件編號和版本號；
6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；
6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況進行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執(zhí)行過程中如需調(diào)整，或因與國家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時，由機構(gòu)負責擬稿，質(zhì)量負責人核稿，經(jīng)企業(yè)負責人批準后由人事行政部發(fā)執(zhí)行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應(yīng)詳細記錄在《文件修改審批表》中；
6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規(guī)政策相違背，已不適應(yīng)或過時，須進行撤銷；
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進行一次清理，對不適當或過時文件填寫《文件銷毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負責人同意后進行銷毀；
6.6、文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應(yīng)當按照文件管理操作規(guī)程進行，并保存相關(guān)記錄；
6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應(yīng)當為現(xiàn)行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)；
6.9、非本部門執(zhí)行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內(nèi)容相對應(yīng)的必要文件，并嚴格按照規(guī)定開展工作。
文件的管理制度6
辦公室文件管理規(guī)定
第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。
第三條：對文件中涉及公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經(jīng)辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。
第七條：各級領(lǐng)導對送來的`文件要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，兩天內(nèi)批復。
第八條：各級領(lǐng)導閱、批公文應(yīng)仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關(guān)“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領(lǐng)導指示的，還應(yīng)附批復件。
第十條：收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責；總經(jīng)辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送相關(guān)部門/領(lǐng)導閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時間、歸還時間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷毀處理。
第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準許，不得擅自修改。
文件的管理制度7
為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。
四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應(yīng)以簡報形式印發(fā)，每周例會的`紀要內(nèi)容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的情況匯報應(yīng)以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應(yīng)及時銷毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。
太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日
文件的管理制度8
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應(yīng)將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應(yīng)當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關(guān)場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學校檔案工作的'規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
文件的管理制度9
本《學校節(jié)能管理制度文件》旨在規(guī)范和指導學校的能源使用行為，提高能源利用效率，降低能耗成本，培養(yǎng)師生的節(jié)能意識，構(gòu)建綠色校園環(huán)境。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1、能源管理機構(gòu)設(shè)置與職責
2、能源使用規(guī)范與標準
3、節(jié)能設(shè)備設(shè)施的`采購與維護
4、能源消耗監(jiān)測與報告制度
5、節(jié)能教育與宣傳
6、節(jié)能考核與獎懲機制
內(nèi)容概述：
1、能源管理機構(gòu)設(shè)置與職責：設(shè)立專門的能源管理部門，負責制定節(jié)能政策，監(jiān)控能源使用情況，協(xié)調(diào)各部門的節(jié)能工作。
2、能源使用規(guī)范與標準：制定各類設(shè)施設(shè)備的能耗限額，規(guī)定合理使用時間，推廣節(jié)能操作方法。
3、節(jié)能設(shè)備設(shè)施的采購與維護：優(yōu)先選購節(jié)能型設(shè)備，定期進行設(shè)備維護，確保設(shè)備高效運行。
4、能源消耗監(jiān)測與報告制度：建立能源消耗記錄系統(tǒng)，定期分析能耗數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決能耗異常。
5、節(jié)能教育與宣傳：通過課程、活動等形式，增強師生節(jié)能意識，傳播節(jié)能知識。
6、節(jié)能考核與獎懲機制：將節(jié)能指標納入部門和個人績效考核，對節(jié)能表現(xiàn)突出的個人或集體給予獎勵。
文件的管理制度10
為了便于各部門新文件的下發(fā)，規(guī)范文件會簽程序，加強部門間工作的配合與協(xié)作，特制定本制度：
第一條：會簽的目的
是為了增加辦事效率和增強制度、規(guī)定的執(zhí)行力度。
第二條：會簽的范圍
需要其他部門配合的工作和其他部門執(zhí)行遵守的制度、規(guī)定。
第三條：會簽方法
由文件起草部門確定會簽的內(nèi)容，并填寫《文件簽發(fā)審批單》。審批單中應(yīng)注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務(wù)名稱）
第四條：會簽文件編號方法
按各部門的`統(tǒng)一順序和要求編號。如：希團字20xx第 號、希人字20xx第 號。
第五條：會簽文件的主送單位
與會簽內(nèi)容相關(guān)的主要部門單位。
第六條：會簽文件的抄送單位
與會簽內(nèi)容相關(guān)的次要部門單位。
第七條：會簽文件中的會簽單位
會簽單位的領(lǐng)導審閱后，應(yīng)在《文件簽發(fā)審批單》中會簽單位處簽署本人的姓名且標注日期，以明確責任。
第八條：會簽文件密級的劃分
會簽文件分絕密級、機密級、秘密級三種。
第九條：公司密級的確定
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
3、公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。
第十條：文件會簽的順序
按文件內(nèi)容相關(guān)的部門、總經(jīng)辦/集團人力資源部或分公司人行部、相關(guān)集團副總和藹總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。
第十一條：文件會簽的要求
1、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。
2、各會簽單位及個人自收到需會簽文件后，須在4小時處理時限內(nèi)回復，文件擬定部門負責文件會簽跟蹤工作。各會簽單位必須在會簽單上簽名。
3、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結(jié)果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。
文件的管理制度11
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的`文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達貫徹,病區(qū)負責人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
文件的管理制度12
房地產(chǎn)文件管理制度旨在確保企業(yè)內(nèi)部文件管理的有效性和合規(guī)性，涉及文件的創(chuàng)建、存儲、使用、更新和銷毀等環(huán)節(jié)，涵蓋從項目策劃到后期運營的全過程。
內(nèi)容概述：
1、文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標準，如將文件分為項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、銷售、物業(yè)管理等類別，并為每個類別分配唯一的編碼，便于檢索。
2、文件審批流程：明確各類文件的審批權(quán)限，規(guī)定文件的審批流程，確保文件的'準確性和合法性。
3、文件存儲與保管：規(guī)定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，設(shè)定備份頻率，防止文件丟失或損壞。
4、文件使用與借閱：設(shè)定文件的使用規(guī)則，包括查閱權(quán)限、借閱流程和歸還期限，保證文件的安全性。
5、文件更新與修訂：建立文件更新機制，記錄每一次修訂，確保文件信息的時效性。
6、文件銷毀與存檔：規(guī)定文件的保存期限，到期后進行安全銷毀，重要文件則永久存檔。
文件的管理制度13
文件記錄管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的核心組成部分，它涉及到企業(yè)運營的各個方面，包括但不限于文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等流程，以及記錄的完整性、準確性、安全性和保密性的維護。這項制度旨在確保企業(yè)的信息資源得到有效管理和保護，提高工作效率，降低風險，同時也為企業(yè)的合規(guī)性和審計需求提供有力保障。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的'文件分類體系，對各類文件進行科學編碼，便于管理和檢索。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準和簽發(fā)流程，確保文件內(nèi)容的準確性和合法性。
3. 文件存儲與保管：明確文件的存儲介質(zhì)、期限、位置和備份策略，確保文件的安全和完整。
4. 文件使用與借閱：設(shè)定文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 文件變更與廢棄：規(guī)定文件修改、替換和廢棄的程序，確保信息的及時更新。
6. 記錄管理：確保記錄的真實性、有效性，規(guī)定記錄的保存期限和銷毀程序。
7. 安全與保密：制定信息安全政策，包括訪問控制、加密、備份和恢復措施，保護敏感信息。
8. 培訓與監(jiān)督：定期對員工進行文件記錄管理培訓，強化合規(guī)意識，并通過審計和檢查確保制度執(zhí)行。
文件的管理制度14
資本金管理制度文件旨在規(guī)范企業(yè)資本運作，確保資金的合理使用和有效監(jiān)管，它涵蓋了以下幾個核心部分：
1、資本金定義與分類：明確資本金的性質(zhì)、來源及構(gòu)成，區(qū)分法定資本金和注冊資本金。
2、資本金的籌集：規(guī)定資本金的注入方式、時間限制及股東責任。
3、資本金的.使用：規(guī)定資本金的用途，如運營資金、投資、償還債務(wù)等。
4、資本金的變動：涵蓋增減資、利潤分配、虧損彌補等可能影響資本金的情形。
5、監(jiān)管與審計：設(shè)定內(nèi)部審計和外部審計的要求，確保資本金管理的合規(guī)性。
6、法律責任：明確違反資本金管理制度的后果和處理辦法。
內(nèi)容概述：
1、制度的適用范圍：確定制度覆蓋的企業(yè)部門和人員。
2、管理職責：劃分財務(wù)部門、董事會、監(jiān)事會等在資本金管理中的角色和職責。
3、流程規(guī)范：詳細描述資本金從籌集到使用的各個環(huán)節(jié)的具體操作流程。
4、報告與審批：規(guī)定資本金相關(guān)活動的報告機制和審批權(quán)限。
5、風險控制：識別資本金管理可能面臨的風險，并設(shè)定預防措施。
6、制度修訂：設(shè)定制度更新和完善的機制，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。
文件的管理制度15
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導審核，主管區(qū)領(lǐng)導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導會簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領(lǐng)導批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的'內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，送局領(lǐng)導審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導批準，并要妥善保管。
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導批準，送區(qū)保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。
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