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如何寫(xiě)好年終總結(jié)
年終總結(jié)與規(guī)劃對(duì)很多人力資源經(jīng)理來(lái)說(shuō)并非易事：寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，顯示不出一年的辛苦和業(yè)績(jī);寫(xiě)成長(zhǎng)篇大論，老板也未必有時(shí)間細(xì)看，枉費(fèi)了心血與時(shí)間。到底該怎樣寫(xiě)才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?
李忠是廣州某I T公司人力資源經(jīng)理。該公司成立才兩年，由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，員工數(shù)量從2009年的60多人擴(kuò)展到現(xiàn)在的150多人。最近公司領(lǐng)導(dǎo)要他寫(xiě)一份2010年工作總結(jié)與2011年公司人力資源供給需求規(guī)劃。李忠一下子緊張起來(lái)，去年就是因?yàn)槟杲K總結(jié)寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為一年啥都沒(méi)做，年終獎(jiǎng)比別的部門(mén)經(jīng)理少了一大截，還險(xiǎn)些讓老板動(dòng)了讓他走人的心。其實(shí)李忠去年寫(xiě)總結(jié)的時(shí)候，雖然知道自己部門(mén)一年下來(lái)很辛苦，也取得了一些成績(jī)，但總不好意思寫(xiě)進(jìn)總結(jié)里去，所以就寫(xiě)得比較簡(jiǎn)單。鑒于去年的前車(chē)之鑒，他決心一定要把今年的年終總結(jié)好好寫(xiě)一寫(xiě)，但由于自己大學(xué)畢業(yè)參加工作也沒(méi)幾年，對(duì)如何制定人力資源需求規(guī)劃以前并沒(méi)接觸過(guò)，不知如何下手才好，擔(dān)心自己花了心血寫(xiě)出來(lái)的東西空泛而不切實(shí)際，老板會(huì)不滿意。他陷入了深深的憂慮之中。
其實(shí)，李忠遇到的問(wèn)題是具有普遍性的，每到歲末年初，如果問(wèn)各個(gè)企業(yè)的人力資源經(jīng)理最苦惱的是什么，十個(gè)有八個(gè)會(huì)訴苦說(shuō)不知道如何寫(xiě)好年終總結(jié)和規(guī)劃。寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，老板那里交代不了，也突出不了自己一年下來(lái)的辛苦和成績(jī);但有時(shí)候花了很多心血熬了幾個(gè)通宵寫(xiě)出來(lái)了，老板要不就是一頓狠批，要不就是根本不重視，枉費(fèi)一番工夫，還把手頭的其他工作也耽誤了。
年終總結(jié)與規(guī)劃到底如何寫(xiě)才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?
"三心一意"寫(xiě)好年終總結(jié)
自信心：當(dāng)仁不讓展現(xiàn)業(yè)績(jī)
受中國(guó)傳統(tǒng)文化影響，許多人把低調(diào)和謙虛奉為圭臬。的確，這是一種難能可貴的思想品質(zhì)。自古我們就有"滿招損，謙受益"之說(shuō)，因此，"低調(diào)為人"是不少人力資源經(jīng)理常見(jiàn)的一種職業(yè)心態(tài)。但是很多人往往陷入到教條主義當(dāng)中，用低調(diào)來(lái)對(duì)待工作中的一切事務(wù)，即使在寫(xiě)年終總結(jié)的時(shí)候，也時(shí)刻謹(jǐn)遵教條。
所以，我們可以看到，不少人力資源經(jīng)理的年度總結(jié)中充斥著諸如"在某某董事長(zhǎng)的英明領(lǐng)導(dǎo)下"、"在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的栽培下"之類(lèi)的言詞，讓一篇總結(jié)工作得失的文字變成了歌功頌德和感恩的套話，讀來(lái)味同嚼蠟。還有的人力資源經(jīng)理對(duì)人力資源工作的重要性自身都沒(méi)有認(rèn)識(shí)，在年度總結(jié)中自我弱化人力資源部的作用和地位，為了表現(xiàn)自己謙虛甚至謙卑的作風(fēng)，在總結(jié)中不厭其煩地羅列工作中微不足道的失誤，但卻避而不談存在的真正問(wèn)題。其實(shí)這種有選擇地"表現(xiàn)謙虛"的做法，非但不會(huì)為自己的職業(yè)發(fā)展加分，反而會(huì)讓明智的領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力和為人。
我們常說(shuō)在職場(chǎng)上除了低調(diào)為人外，更重要的是高調(diào)做事，如果只是一味地奉行低調(diào)的教條主義，而忘了工作的目標(biāo)，往往會(huì)適得其反。所謂高調(diào)做事，就是在工作中要滿懷自信，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成自己的本職工作，并且如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)和同事展現(xiàn)自己工作中取得的成績(jī)。
隨著管理層級(jí)和幅度的增加，高層領(lǐng)導(dǎo)并不能充分了解每個(gè)部門(mén)和下屬的工作情況。因此，很多時(shí)候下屬需要主動(dòng)抓住每個(gè)機(jī)會(huì)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，而年度總結(jié)就提供了一次與高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，展現(xiàn)自己和部門(mén)過(guò)去一年取得成績(jī)的良好機(jī)會(huì)。當(dāng)然，展現(xiàn)成績(jī)并不是要自吹自擂、夸大其詞，而是要實(shí)事求是、恰如其分地把一年中取得的具有突出重要性的成績(jī)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
在上文的案例中，正是因?yàn)槔钪胰狈ψ孕判�，沒(méi)有寫(xiě)好去年的年終總結(jié)，導(dǎo)致自己陷于被動(dòng)。如果他今年能夠充滿自信地寫(xiě)出一份如實(shí)反映自己工作業(yè)績(jī)的年度總結(jié)，應(yīng)該會(huì)贏得公司高層領(lǐng)導(dǎo)更多的理解和支持。
責(zé)任心：實(shí)事求是反映問(wèn)題
在寫(xiě)年度總結(jié)時(shí)，很多人力資源經(jīng)理總是躊躇不定要不要寫(xiě)工作中的失誤和存在的問(wèn)題。寫(xiě)了，怕被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己無(wú)能，工作做得這么差;不寫(xiě)，好像又過(guò)不了關(guān)。于是往往就輕描淡寫(xiě)地寫(xiě)上幾筆，不痛不癢，皆大歡喜。
其實(shí)，這種作風(fēng)是對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在年度總結(jié)中，除了要如實(shí)展現(xiàn)自己過(guò)去一年中的成績(jī)，也要以強(qiáng)烈的責(zé)任心和內(nèi)省意識(shí)，如實(shí)、全面地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題。如前所述，年度總結(jié)是和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通的良機(jī)，其中溝通就包括取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的肯定和對(duì)存在問(wèn)題的理解與建議。如果避而不談問(wèn)題，既是對(duì)工作的不負(fù)責(zé)任，也會(huì)為今后的工作埋下隱患。因?yàn)楹芏嚓P(guān)鍵問(wèn)題都是在取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解，并提供相關(guān)資源支持的前提下得以解決的;如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)連問(wèn)題是什么都不知道，又何談解決。
當(dāng)然，在年終總結(jié)中談問(wèn)題并非自我批判，具體要注意這樣幾點(diǎn)：首先，提出的問(wèn)題應(yīng)該是比較重要的關(guān)鍵問(wèn)題，不要雞毛蒜皮的事情都放進(jìn)來(lái)，否則非但不能引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，反而會(huì)被認(rèn)為能力不足。其次，在問(wèn)題提出的同時(shí)，應(yīng)該提出針對(duì)性的解決方案，否則問(wèn)題就會(huì)變成自己真正的"問(wèn)題"或"毛病"。有問(wèn)題不可怕，可怕的是束手無(wú)策。在解決方案中可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)明確提出需要的支持和資源。
相信只要我們?cè)谀甓瓤偨Y(jié)中是憑著責(zé)任心如實(shí)地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題，并提出明確的解決對(duì)策，明智的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因此更清楚地了解和掌握到自己下屬的能力和工作態(tài)度。
細(xì)致心：日積月累全面細(xì)致
臨近年底通常是人力資源部最忙的時(shí)候，年終考核、年終獎(jiǎng)金、應(yīng)屆生招聘，諸多工作忙得不可開(kāi)交，可年終總結(jié)這時(shí)還要來(lái)"湊熱鬧"，既要忙業(yè)務(wù)又要寫(xiě)總結(jié)，怎能會(huì)不出現(xiàn)臨陣磨槍、草草了事的情況?俗話說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊。
年終總結(jié)要寫(xiě)好，沒(méi)有翔實(shí)的材料和精心的準(zhǔn)備是無(wú)法做到的，而這一點(diǎn)就要看我們平時(shí)的工作是否細(xì)致到位了。因此，一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的，它需要日常的積累和階段性的總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了，才能"多快好省"地寫(xiě)出一份到位的年終總結(jié)。
我們來(lái)看看表1和表2，同樣是描述一年的工作成績(jī)，表1的數(shù)據(jù)翔實(shí)、清晰，非常具有說(shuō)服力，而表2則簡(jiǎn)單粗略，無(wú)法達(dá)到有效展現(xiàn)人力資源部工作業(yè)績(jī)的目的。用數(shù)據(jù)對(duì)工作進(jìn)行匯總，既簡(jiǎn)單明了，又能清楚地說(shuō)明總結(jié)者的工作能力。但要想臨時(shí)搜集、匯總、使用數(shù)據(jù)是很難的，這需要平時(shí)就對(duì)工作進(jìn)行認(rèn)真記錄，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)來(lái)自于每季度、每月、每周，甚至每天的工作記錄和匯總。
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