公文寫作基礎(chǔ)知識

一,公文寫作基本要求

公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規(guī)律,公文寫作基本要求就是對這些規(guī)律的反映.其內(nèi)容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴謹,準確,規(guī)范,完整,清晰,耐久.

二,行文規(guī)則

行文規(guī)則是關(guān)于正確有效傳遞文件的規(guī)定,也是撰擬公文的指導依據(jù).遵守行文規(guī)則具有重要意義.

行文規(guī)則的主要內(nèi)容包括:根據(jù)機關(guān)間的工作關(guān)系準確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機關(guān);明確發(fā)文權(quán)限,不越權(quán)行文;堅持"黨政文件分開";聯(lián)合行文時,作者應為"同級";行文前需就有關(guān)問題協(xié)商一致;嚴格控制文件數(shù)量,簡化行文手續(xù).

三,文稿書寫規(guī)范

文稿書寫規(guī)范主要涉及:文稿用紙要求;圖文區(qū)的規(guī)定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數(shù)字表示;序號表示;標注格式設(shè)計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標注;注釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.

四,公文寫作的一般步驟

(一)公文寫作前的準備

1.明確行文目的和要求.

2.確立公文主題.

3.選定公文文種.

4.占有材料.

5.確定具體表達方式.

(二)撰擬文稿

1.安排好結(jié)構(gòu),一是確定總體的構(gòu)成;二是確定正文的具體構(gòu)成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉(zhuǎn)換,處理好開頭和結(jié)尾.

2.擬出寫作提綱.

3.正式撰擬文稿.

(三)審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行,要按規(guī)定的程序進行.

五,公文的語言特點

公文語言的主要特點是:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規(guī)范.這些特點具體體現(xiàn)在公文詞語,公文語句,公文表達,公文修辭中.

六,公文詞語的選擇

在選擇詞語的過程中應注意:認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響,以提高表達效果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執(zhí)行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞,以"有的放矢"便于理解和執(zhí)行;注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞,以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據(jù)上下文的需要選詞,以維護公文的完整有效性;注意根據(jù)文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規(guī)范性,以提高公文溝通的效果,擴展溝通的范圍.

七,公文中特殊事物和概念的表達要求

在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中,除了必須遵循一般的語法規(guī)則,邏輯規(guī)則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達;空間的表達;職務,姓名的表達;數(shù)量的表達;范圍的表達;程度的表達;語氣,神態(tài)的表達.

八,公文修辭

公文修辭在其所追求的效果方面,重準確鮮明,質(zhì)樸平勻,精練順達,反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內(nèi)在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法為主,以積極修辭手法為輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.

九,公文專用詞語

由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要,公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩(wěn)定專門,并為從事公文工作的`人們所熟悉,它們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當?shù)皿w,理解精確周嚴,可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率. <1><2><3>

依照具體用途的不同,公文專用詞語可被劃分成多種,其中比較常見的有:稱謂詞語,領(lǐng)敘詞語,追敘詞語,補敘詞,承轉(zhuǎn)詞語,祈請詞語,商洽詞語,受事詞語,感盼詞語,令知詞語,告誡詞語,見解詞語,判定詞語,時態(tài)詞語,目的詞語,報送詞語,頒行詞語,核查詞語,結(jié)尾詞語等.

十,公文語言表達的簡化

簡化公文語言表達的方法主要是:取消,壓縮,替代,合并.

十一,公文中避免歧義的一般方法

歧義是指語句有兩歧或多歧意義,可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現(xiàn)象.在文件中,歧義是一種非常有害的語病,它將使作者與受文者對文件內(nèi)容無法建立一致的理解,無法實現(xiàn)溝通目的.因此,必須避免歧義的出現(xiàn).

消除歧義的主要途徑是語言變換;禁止濫用省略;在語句中增加必要的限定修飾成分;禁用夸張,擬人,反語,雙關(guān)等修辭格;語調(diào)一般不附加語義,必須附加時用標點符號作為輔助表達方式,保證語句含義單一明確;以上下文提供盡可能充分的語言環(huán)境.

公文寫作基礎(chǔ)知識二

1,公文即公務文書,是黨政機關(guān),企事業(yè)單位,社會團體在進行公務活動時所使用的體式完整,內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料.

2,狹義的公文指《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13類14種公文;廣義的公文既包括狹義的公文,也包括司法,軍事,外交,科技等部門專用公文以及機關(guān)常用應用文,如倡議書,請柬等等.還包括改革開放以來出現(xiàn)的市場調(diào)查報告,商務說明書等.

3,按使用范圍劃分,公文分為政務公文,專用公文,經(jīng)濟公文和日常事務類.

4,政務公文包含法定文種和非法定文種.法定文種即13類14種,命令(令),決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批復,意見,函,會議紀要.

非法定文種即9類14種,即計劃,總結(jié),調(diào)查報告,簡報,講話稿,提案,建議書,合同,聘書,章程,條例,規(guī)定,辦法,電報.

5,專用公文:在科研,財經(jīng),司法,軍事,外交等部門使用.包括科研文書,財經(jīng)文書,司法文書,軍事文書,外交文書等.如科研報告,實驗報告,可行性報告,學術(shù)論文,設(shè)計說明書,起訴書,公訴書,法律意見書,答辯狀,判決書,審計報告,訓令,照會,條約,聲明等.

6,經(jīng)濟公文:包括經(jīng)濟合同,市場調(diào)查報告,市場預測報告,經(jīng)濟活動分析報告,產(chǎn)銷分析報告,質(zhì)量分析報告,廣告,意向書,商務說明書等.

7,日常事務公文:包括規(guī)章制度,簡報,計劃,總結(jié),演講稿,述職報告,倡議書,建議書,挑戰(zhàn)書,表揚信,感謝信,慰問信,聘書,請柬,證明,介紹信,啟事等.

8,按行文方向劃分,公文分為:上行文,下行文,平行文.

9,按來源和運轉(zhuǎn)方向分為:收文,發(fā)文,內(nèi)發(fā)文.

10,按處理時限分為:緊急公文,通常當日辦復;急辦公文,通常3日內(nèi)辦復;常規(guī)公文,通常7-10日內(nèi)辦復.

11,按機密程度劃分:絕密文件,機密文件,秘密文件,普通公文.

12,公文的特點是什么

一,法定性二,權(quán)威性三,實用性四,規(guī)范性五,時效性

13,提高公文寫作能力的方法主要有哪些

一,參與實踐,增強整體素質(zhì).

(1)政治素質(zhì)(2)經(jīng)濟意識(3)業(yè)務素質(zhì)

二,學習協(xié)作知識,熟悉常用文體

三,多讀古今中外范文.

14,報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議的上行文.報告分呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告.

15,報告主要包含標題,發(fā)文字號,主報機關(guān),正文,發(fā)文機關(guān),發(fā)文日期等.如有附件,則應在正文下面一行空兩格后寫明附件的件數(shù)和名稱.有抄報機關(guān)的,應在末頁的下半部分寫明. 【1】【2】【3】

16,請示:是下級機關(guān)請求上級機關(guān)對某一工作,事項給予請示,批準的上行文.

17,請示的特點:

一,一文一事二,不能多頭請示三,一般不能越級

18,請示包括標題,發(fā)文字號,主送機關(guān),正文,發(fā)文機關(guān),發(fā)文日期等內(nèi)容.

19,請示和報告有何區(qū)別

一,內(nèi)容不同.請示是一文一事,報告內(nèi)容可廣泛.

二,對象不同:請示只送一個領(lǐng)導機關(guān),報告可多頭主送.

三,處理方式不同:請示需要批復,報告一般不需要批復.

四,行文時間不同.請示是事先行文,報告可在事前,事中,事后行文.

20,函的特點:行文自由,用途廣泛,靈活多樣.

21,函的種類:商洽函,詢問函,答復函,請示函,周知函.

22,值班記錄是指把工作期間發(fā)生的事情,客戶的意見或建議(客戶投訴)如實記錄下來的書面材料.

23,值班記錄的特點是:一,記實性二,直接性三,原始性

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