秘書公文寫作知識：行政公文的特點和作用

    一、公文的特點

    (一)作者的法定性，特定的讀者性

    公文的作者是法定的，是能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機關(guān)，有的公文的讀者，是社會的全體成員。

    (二)作用的權(quán)威性

    公文具有代行法定職權(quán)的功能，對受文機關(guān)在法定的時間和空間范圍內(nèi)，具有強制性。

    (三)效用的現(xiàn)實性

    公文主要在現(xiàn)行工作中使用，效用具有一定的時間性。

    (四)體式的規(guī)范性

    公文的體式，必須符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。

    (五)制作的程序性

    公文從準(zhǔn)備撰寫到制作成文，都有嚴(yán)格的程序。

    二、公文的作用

    可歸納為五個方面。

    (一)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用

    上級機關(guān)發(fā)給下級機關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國家

    的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對下屬機關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對

    具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。

    (二)行為規(guī)范作用

    通過公文發(fā)布的一些法律、法令和行政法規(guī)等，同樣對所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。

    (三)宣傳和教育作用

    公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。這就增強了它的宣傳和教育作用。

    (四)聯(lián)系知照作用

    機關(guān)之間的許多工作是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問題也是因此而得到及時

    處理的，還有許多對工作的開展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機關(guān)正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。

    (五)依據(jù)和憑證作用

    各種公文都反映了制發(fā)機關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。公文不僅僅傳達(dá)了發(fā)文機關(guān)的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證。

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