會議的名詞解釋和會議注意事項及會議的準(zhǔn)備

     會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟效益等方面具有特殊的作用。

     會議管理，又名活動管理,原譯為eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一種由主辦方或會議活動組織者創(chuàng)建和管理的專門針對某一場會議的專題網(wǎng)站.與一般的網(wǎng)站不同,會議管理有詳細(xì)的會議所舉辦的日期、時間、地點、已經(jīng)對參會人員的要求，并且有在線報名和購買門票等功能。通常由會議主辦方進行管理、不定期發(fā)布新的會議動態(tài)或新聞。一個典型的會議管理結(jié)合了文字、圖像、視頻、及其它與主題相關(guān)的媒體。能夠讓參會者以簡便有效的的方式在網(wǎng)上了解本次會議的信息。會議管理是社會媒體網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字會務(wù)服務(wù)的一部分。會議管理的服務(wù)對象涉及復(fù)雜的品牌推廣，尋找受眾目標(biāo)，甚至挖掘參會人員的數(shù)據(jù)。會后對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，確保投資回報，這一專業(yè)流程已經(jīng)成為市場活動一個重要的事件驅(qū)動。在會議和活動作為一個產(chǎn)業(yè)在世界各地最近的增長意味著市場營銷及客戶管理不能再象以前那樣單一。會議和活動，如全球氣候變暖峰會，亞運會等在某些情況下，已經(jīng)對他們的社區(qū)甚至整個國家產(chǎn)生巨大的影響。會議管理的應(yīng)用規(guī)模沒有明顯的界定，現(xiàn)在包括所有從奧運會規(guī)模下降至5人的商界人士早餐會。包括許多行業(yè)，慈善組織和利益集團都將舉辦各自的大小會議，以推銷自己，建立業(yè)務(wù)關(guān)系，籌集資金或慶祝。

     目前國內(nèi)打造會議管理的途徑主要有兩種：一是找網(wǎng)絡(luò)公司專門為本次會議制作一個專業(yè)的網(wǎng)站；二是利用會議活動管理系統(tǒng)自動生成。找網(wǎng)絡(luò)公司價格大概XX~5000元不等，主要根據(jù)會議管理的欄目價格會有出入，開發(fā)周期大致15個工作日。優(yōu)勢是可根據(jù)會議組織者的要求獨立設(shè)計網(wǎng)站樣式模板和功能，可與開發(fā)公司溝通加入一些會議組織者個性化的一些元素，但目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)公司對這種會議管理都不會專門編寫一個網(wǎng)站，而是利用主流的cms系統(tǒng)進行生成，只是修改下網(wǎng)站的樣式，考慮到開發(fā)周期、費用和網(wǎng)站的不可重復(fù)使用性這種方式已經(jīng)越來越不被認(rèn)可。會議活動管理系統(tǒng)則更加智能和實惠，國外一般稱為eventsmanagementsoftware可見主要用作活動的管理，一些中發(fā)達國家的活動、會議、聚會較為發(fā)達和常見，因此這類的管理和應(yīng)用系統(tǒng)也孕育而生。國外比較常用的如eventbrite，regonline，就連專門做郵件營銷的巨頭constencontact今年年初也開始涉足eventsmarketing.國內(nèi)目前常用的有mymova.因為mymova主要針對會議的客戶，因此較國外的此類服務(wù)更為專業(yè)，生成的網(wǎng)站也較完善。

     目前大部分會議的主辦方均有意嘗試信息化更強的會議活動管理系統(tǒng)進行會議管理的建設(shè)，不僅節(jié)約開發(fā)周期、并且費用低廉、同樣也可以自定義網(wǎng)站樣式及風(fēng)格，并且在線注冊環(huán)節(jié)比自主開發(fā)的要更為穩(wěn)定和可靠。

     注意事項

     考慮周全要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò)；會議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng)；會議需要什么輔助器材，由誰負(fù)責(zé)；會議進行的時間預(yù)計有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結(jié)束。

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