秘書資格常識知識：秘書的事務處理藝術

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    某大公司人力資源總監(jiān)張先生說：老板對某些秘書在工作中的拖沓、松懈、低效作風確實感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條，在辦公室一呼即應的秘書;是在工作緊張時能自愿加班而毫無怨言的秘書;是用腦多于用手、善于管理時間，而不是整天忙忙碌碌、窮于應付而毫無成就的秘書。

    (一)加強縱橫兩方面的密切聯(lián)系

    1.縱向

    2.橫向

    (二)把握事務處理的先后次序

    1.事務工作系統(tǒng)分析法

    2.用"5w1h"法來檢查現(xiàn)行事務處理系統(tǒng)的的合理性。

    這"5w1h"法的含義為：

    (1)why(為什么)--這是探求現(xiàn)行辦法必要性的起點。就個別事務而言，要考察其處理方法是否合乎領導要求與企業(yè)目標，就整體事務而言，要分析這一系統(tǒng)是否合理，科學。

    (2)what(做什么)--這是研究現(xiàn)行工作的每一具體內(nèi)容，重點分析這些內(nèi)容與目標間的聯(lián)系。

    (3)where(何地做)--這是研究現(xiàn)行事務處理的空間位置及相互關聯(lián)性問題。

    (4)when(何時做)--這是指對工作時間的分析，一是時機上是否合適，二是時間長度是否合理。

    (5)who(何人做)-一這是指事務處理中的人員定位問題。

    (6)how(如何做)--這是指方法分析。如何做最好?有何注意事項?有無更好的做法等等。

    3.用"abc分析法"來理順事務處理的先后順序。

    "abc分析法"是重點分析法的一種，它強調(diào)對一切事務應有根據(jù)其價值的不同而有不同的努力程度，以合乎經(jīng)濟原則的觀念。"abc法"又叫"主次因素排列圖"或"巴雷特圖"法，它有兩個縱坐標、一個橫坐標、幾個矩形圖和一條曲線組成。左邊的縱坐標表示頻數(shù)(具體數(shù)量)，右邊的縱坐標表示頻率(以百分比表示)，橫坐標表示各種要素，主次因素圖的習慣用法是把累計百分數(shù)分為三類：0-80%為a類，80-90%為b類，90一100%為c類。

    試以某公司秘書事務處理系統(tǒng)進行分析：我們將該秘書所處理的事務概括為五大類：文書，會務，接待交際、臨時交辦、常規(guī)工作(辦公室布置與整理、通訊、領導日程管理，檔案管理等)。經(jīng)統(tǒng)計，一月之中，該秘書所處理的各類工作時間為：文書3800，會務2180，交際接侍1020，臨時交辦1900，常規(guī)工作1870，總計10790分鐘。各類工作占全部工作時間的比重為;文書35.4%，會務20.2%，交際接待9.45%，臨時交辦17.6%，常規(guī)工作17.35%，累計100%。

    畫出前述坐標圖，將各類工作按比重從多到少，順序在坐標上畫出矩形圖，然后，再標出各類工作時間的累積數(shù)，最后將累積數(shù)的坐標點連接起來，就得到了累積頻率(百分比)的折線.

    (三)妥善管理工作時間

    1.確立時間的資源觀與效率觀。

    秘書工作效率=

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