辦公室會務(wù)工作規(guī)范

一、接受會議指令

辦公室工作人員在接到會議指令時，應(yīng)準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準備工作。

二、會議方案制訂

根據(jù)接到會議的指令和領(lǐng)導的有關(guān)要求，制訂會議方案，內(nèi)容主要包括：會議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時間、地點、議程、出席領(lǐng)導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、衛(wèi)生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會議經(jīng)費預(yù)算以及其它特殊要求。

三、會議方案審批

將擬定的會議方案報發(fā)指令領(lǐng)導或分管領(lǐng)導、主要領(lǐng)導審批。

四、會前籌備

（一）會議通知

1、會議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容和會期注意事項、聯(lián)系電話等。

3、通知范圍：參會領(lǐng)導、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會人員擬出席、請假情況并及時向領(lǐng)導匯報。

5、邀請省部級領(lǐng)導參加的會議，要以文件形式向領(lǐng)導人或者有關(guān)部門發(fā)邀請函。

（二）會議文件準備

由相關(guān)單位負責會議文件的準備，對需向大會提交的文件資料，應(yīng)明確專人負責收集和分發(fā)，并與會務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會議文件主要有：

1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領(lǐng)導講話等。

2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會議管理文件，包括會議須知、保密規(guī)定、作息時間等。

（三）會場布置

布置會場應(yīng)體現(xiàn)會議的性質(zhì)和需要，烘托會場氣氛。

1、會場裝飾

（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據(jù)會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉。

（3）根據(jù)會議需要懸掛標語、擺放花壇等。

2、會場座次排列

（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導對座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導意見辦。

（2）標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

（4）有一定級別領(lǐng)導人參加的會議，要在主會場旁邊準備休息間，以準備領(lǐng)導人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。

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