辦公室會(huì)務(wù)工作規(guī)范

一、接受會(huì)議指令

辦公室工作人員在接到會(huì)議指令時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議召開的各項(xiàng)要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議方案制訂

根據(jù)接到會(huì)議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，制訂會(huì)議方案，內(nèi)容主要包括：會(huì)議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、列席人員、擬邀請(qǐng)人員、會(huì)議文件資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、安全、衛(wèi)生、新聞報(bào)道、典型發(fā)言、頒獎(jiǎng)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及其它特殊要求。

三、會(huì)議方案審批

將擬定的會(huì)議方案報(bào)發(fā)指令領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

四、會(huì)前籌備

（一）會(huì)議通知

1、會(huì)議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡(jiǎn)明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)期注意事項(xiàng)、聯(lián)系電話等。

3、通知范圍：參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、其他參會(huì)人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報(bào)名日期，要求在報(bào)名截至日期之前反饋參會(huì)人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會(huì)人員擬出席、請(qǐng)假情況并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

5、邀請(qǐng)省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，要以文件形式向領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)部門發(fā)邀請(qǐng)函。

（二）會(huì)議文件準(zhǔn)備

由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會(huì)議文件的準(zhǔn)備，對(duì)需向大會(huì)提交的文件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)，并與會(huì)務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會(huì)議文件主要有：

1、會(huì)議主體文件，包括主持辭、主題報(bào)告、專題報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、會(huì)議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會(huì)議管理文件，包括會(huì)議須知、保密規(guī)定、作息時(shí)間等。

（三）會(huì)場(chǎng)布置

布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和需要，烘托會(huì)場(chǎng)氣氛。

1、會(huì)場(chǎng)裝飾

（1）黨代表大會(huì)和黨代表會(huì)議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據(jù)會(huì)議需要在主席臺(tái)懸掛會(huì)標(biāo)、擺放花卉。

（3）根據(jù)會(huì)議需要懸掛標(biāo)語(yǔ)、擺放花壇等。

2、會(huì)場(chǎng)座次排列

（1）主席臺(tái)人員座次的排列。會(huì)議主席臺(tái)座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。

（2）標(biāo)識(shí)座次的方法，采用在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放座簽、在與會(huì)人員入場(chǎng)券上注明座次等方法。

（3）重大會(huì)議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

（4）有一定級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)人參加的會(huì)議，要在主會(huì)場(chǎng)旁邊準(zhǔn)備休息間，以準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會(huì)場(chǎng)要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項(xiàng)。

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