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公文處理的特點(diǎn)
公務(wù)文書是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。下面是小編幫大家整理的公文處理的特點(diǎn)，希望能夠幫助到大家。
公文處理的特點(diǎn)
�。ㄒ唬┕母袷降囊�(guī)范化
公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個(gè)工具來進(jìn)行管理和處理。由于公文工作是一項(xiàng)普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強(qiáng)。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。
所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。
所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。公文處理的制度化，對(duì)公文處理的全部活動(dòng)都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實(shí)施。使公文處理依法進(jìn)行。
《辦法》就屬于國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。
經(jīng)國(guó)務(wù)院辦公廳提出的1999年由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704—1999），把我國(guó)的國(guó)家行政公文格式納人了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)體系，使我國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
�。ǘ┕母袷降姆ǘㄐ�
公文寫作，在不同的歷史時(shí)期、不同的社會(huì)，它的寫作要求是不一樣的�；仡檸浊陙碇袊�(guó)歷史，我國(guó)的公文一直是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級(jí)和官僚資產(chǎn)階級(jí)服務(wù)，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護(hù)其統(tǒng)治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質(zhì)始終沒有變動(dòng)。解放以后，我們黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個(gè)性質(zhì)，把公文變成了無產(chǎn)階級(jí)和人民大眾同帝國(guó)主義封建主義、官僚資本主義進(jìn)行斗爭(zhēng)的武器，變成了管理自己國(guó)家，為廣大人民群眾服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)主義發(fā)展、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的工具。
正因如此，我國(guó)新型公文表現(xiàn)出三大特點(diǎn)：
1．堅(jiān)持無產(chǎn)階級(jí)公文的原則性和嚴(yán)肅性，使我們的公文在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。
2．運(yùn)轉(zhuǎn)訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國(guó)家的正確指導(dǎo)，有了嚴(yán)格的健全的紀(jì)律和制度，因此上情下達(dá)，下情上傳，橫向溝通上體現(xiàn)出迅速、準(zhǔn)確、無誤。
3．廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)
這三大特點(diǎn)就體現(xiàn)出我國(guó)公文格式所具有的階級(jí)性和法定性。
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在現(xiàn)代社會(huì)中每一個(gè)國(guó)家都使用公文這種工具來實(shí)施管理。但每個(gè)國(guó)家的內(nèi)部又分有好多政府部門來進(jìn)行管理。這樣就形成一個(gè)國(guó)家的全部公文構(gòu)成國(guó)家公文體系，它反映著國(guó)家機(jī)關(guān)的體系即國(guó)家機(jī)構(gòu)的狀況；每個(gè)國(guó)家的內(nèi)部機(jī)關(guān)的公文成為國(guó)家公文的一個(gè)子系統(tǒng)，所有國(guó)家機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構(gòu)成國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出公文的層次性。
我國(guó)現(xiàn)階段國(guó)家公文體系就包括：中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)文件、政府機(jī)關(guān)文件（即國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文）、司法機(jī)關(guān)文件、外交部門文件、軍事機(jī)關(guān)文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。這種公文系統(tǒng)，它反映了我國(guó)政治體制（制度）的本質(zhì)特性，也反映出具有中國(guó)特色的社會(huì)主義國(guó)家公文的層次性。
（四）公文的美觀和莊重性
公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級(jí)，不同用途的公文經(jīng)約定俗成后制成不同表述形式。
公文格式的美觀和莊重包括三方面內(nèi)容，一方面是公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB／TP704—1999）中規(guī)定的公文用紙技術(shù)要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現(xiàn)出國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的美觀和莊嚴(yán)性。
格式
公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。
�。ㄒ唬┓萏�(hào)。
公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
�。ǘ┟芗�(jí)和保密期限。
公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
�。ㄈ┚o急程度。
公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
�。ㄋ模┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。
由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
�。ㄎ澹┌l(fā)文字號(hào)。
由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
�。┖灠l(fā)人。
上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
（七）標(biāo)題。
由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
�。ò耍┲魉蜋C(jī)關(guān)。
公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
�。ň牛┱�。
公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
�。ㄊ└郊f明。
公文附件的順序號(hào)和名稱。
�。ㄊ唬┌l(fā)文機(jī)關(guān)署名。
署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
�。ㄊ┏晌娜掌凇�
署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
�。ㄊ┯≌�。
公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。
（十四）附注。
公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。
（十五）附件。
公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
（十六）抄送機(jī)關(guān)。
除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
�。ㄊ撸┯“l(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。
公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
�。ㄊ耍╉�(yè)碼。
公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。
寫作原則
1、內(nèi)容上“三查三改”
查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點(diǎn)錯(cuò)誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。
查措施政策：看措施、規(guī)定、辦法、意見是否符合政策，切實(shí)可行；改矛盾抵觸之處及不求實(shí)效的官話、套話、大話、空話和不力之處。
查材料：看是否具體、真實(shí)、典型，改一般化、概念化和不實(shí)之處。
2、文字上“三查三改”
查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節(jié)、主次詳略不當(dāng)?shù)取?/p>
查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當(dāng)、啰嗦累贅、邏輯錯(cuò)誤之處。
查文字：看是否規(guī)范，改錯(cuò)別字、生造詞語、濫用簡(jiǎn)稱、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤和文面款式毛病。
3、體式上“五查五改”
查文種、標(biāo)題、主抄送單位、附件、附加標(biāo)記有否問題，如有即行訂正。
辦文必須迅速及時(shí)，不失時(shí)效。公文一般有一定的時(shí)效，特別是有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過時(shí)限，就會(huì)耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時(shí)、迅速，必須健全制度，簡(jiǎn)化手續(xù)，增強(qiáng)時(shí)間觀念，以保證公文盡快處理。
公文的保密也要符合要求，必須嚴(yán)格地執(zhí)行保密制度，嚴(yán)格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什么人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。
公文的作用
一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。
二、有工作依據(jù)和憑證的作用。
三、有宣傳教育的作用。
四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。
公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容
公文結(jié)構(gòu)內(nèi)容包括開頭和結(jié)尾、層次和段落、過渡和照應(yīng)等，安排結(jié)構(gòu)就是在總體結(jié)構(gòu)思路的指導(dǎo)下，組織安排好這些環(huán)節(jié)，構(gòu)成相互緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。
�。ㄒ唬┕牡拈_頭與結(jié)尾
一篇公文中，開頭與結(jié)尾，一個(gè)居前，一個(gè)殿后，地位都相當(dāng)重要。
1、開頭
開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處，又稱導(dǎo)語，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：
�、倨鹨蚴介_頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。
�、谀康氖介_頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。
③根據(jù)式開頭。一開始先說明制作公文的依據(jù)，多用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某公文要求，遵照上級(jí)某指示精神，按照某會(huì)議的決定等。
�、軙r(shí)間式開頭。一開始先點(diǎn)明某事、某情況的時(shí)間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時(shí)間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。
�、菀氖介_頭。一開始先引用公文或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點(diǎn)明主題。
⑥事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡(jiǎn)明扼要地介紹清楚。
2、結(jié)尾
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。
公文中的結(jié)尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：
�、倏偨Y(jié)式結(jié)尾。在結(jié)尾部分對(duì)全文作出總結(jié)，概括與深化主題，幫助讀者進(jìn)一步理解全文。
�、谙Ｍ�(hào)召式結(jié)尾。在結(jié)尾部分提出希望，發(fā)出號(hào)召，鼓舞斗志。
�、蹚�(qiáng)調(diào)式結(jié)尾。對(duì)主題意義再次強(qiáng)調(diào)以引起重視。
④專用式結(jié)尾。如“以上請(qǐng)示是否妥當(dāng)，請(qǐng)批復(fù)”、“當(dāng)否，請(qǐng)指示”等。
（二）公文的層次與段落
段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標(biāo)志是“另起一行，空兩格”；層次是內(nèi)容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標(biāo)志。
1、層次
所謂層次，又叫意義段，結(jié)構(gòu)段，是公文在表達(dá)主題過程中形成的相對(duì)完整的思想內(nèi)容單位，也是結(jié)構(gòu)的基本單位。
層次的劃分是有其客觀依據(jù)的，有時(shí)按照事物發(fā)展的時(shí)間來安排層次，有時(shí)根據(jù)事物的空間來安排層次，有時(shí)按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時(shí)按照公文的邏輯聯(lián)系來安排層次。
公文往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式。
�、倏偡质健？偡质揭步兄鲝氖�，是指構(gòu)成公文的全部層次中，先從總體上概括內(nèi)容，然后再具體分述；或先提出總的觀點(diǎn)、主張，然后再具體說明。這種方式在簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、通報(bào)、報(bào)告中多以先概述后分述的形式出現(xiàn)。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點(diǎn)，而后具體陳述主張和辦法。
�、诓⒘惺健＿@種安排層次的方式是從橫向邏輯聯(lián)系入手，把材料按其性質(zhì)歸類，組成層次，分別從不同方面對(duì)問題加以說明，各個(gè)層次表現(xiàn)為平等并列關(guān)系，以其內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)成有序的完整篇章。公文多用分條列項(xiàng)的方式表述既有聯(lián)系又各不相同的內(nèi)容，形成并列式層次。條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、計(jì)劃等多為這種層次。
③遞進(jìn)式。這是按照內(nèi)容的逐層推進(jìn)，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進(jìn)關(guān)系。在公文中命令、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等有時(shí)采用這種方式。
④因果式。這是以分析事物形成和發(fā)展的原因、結(jié)果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關(guān)系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結(jié)果，后分析原因。
⑤連貫式。這是按照事物發(fā)展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時(shí)間的先后為序排列，有的以事件發(fā)展的前后進(jìn)程排列，有的以空間的前后轉(zhuǎn)換排列，有的以認(rèn)識(shí)的過程排列。公文中采用這種方式的以時(shí)序的推進(jìn)為多。如簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等常用這種方式。
2、段落
段落是構(gòu)成一篇公文的基本單位，人們習(xí)慣上稱之為自然段。
段落的劃分要注意四點(diǎn)：
一是單一性，即一個(gè)段落只能表達(dá)一個(gè)中心內(nèi)容，不能把幾個(gè)不同的內(nèi)容拼湊、糅合在一起；
二是完整性，即一個(gè)中心內(nèi)容必須在一個(gè)段落里說清楚，而不能分散在幾個(gè)段落里講；
三是連貫性，就是說前后段的內(nèi)容要有承繼關(guān)系，不能彼此脫節(jié)或用不相干的文字段落從中間打斷；
四是勻稱性，即段落的長(zhǎng)短劃分要適度，不能長(zhǎng)的太長(zhǎng)、短的太短，避免給人以不太協(xié)調(diào)的直觀印象。
�。ㄈ┕牡倪^渡與照應(yīng)
1、過渡
過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉(zhuǎn)換，在公文中起著橋梁和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強(qiáng)。
公文寫作時(shí)，在下面幾種情況下一般需要過渡。
一是思想內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)。
二是表達(dá)方式轉(zhuǎn)換時(shí)。
三是結(jié)構(gòu)形式轉(zhuǎn)換時(shí)。
常用的過渡方法主要有三種。
一是詞語過渡。常用的表示關(guān)聯(lián)和轉(zhuǎn)折的詞語主要有：不過、既然、因?yàn)�、所以、雖然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述等等。
二是句子過渡。在段落或?qū)哟沃g，有時(shí)也用一個(gè)句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設(shè)在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。
三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠(yuǎn)，或表達(dá)方式、結(jié)構(gòu)形式變換幅度較大時(shí)，可用段落來進(jìn)行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟后作用的段落，叫做過渡段。
2、照應(yīng)
照應(yīng)是公文內(nèi)容上的前后照顧呼應(yīng)。
公文中常用的照應(yīng)方法主有：
一是首尾照應(yīng)，讓公文的開頭與結(jié)尾遙相呼應(yīng)，使開頭說的話在結(jié)尾處得到深入的補(bǔ)充和強(qiáng)調(diào)。
二是前后照應(yīng)，讓公文的前后內(nèi)容之間互相照顧，彼此呼應(yīng)，使公文的結(jié)構(gòu)緊湊、主題鮮明、邏輯性強(qiáng)。
三是題文照應(yīng)，使正文與標(biāo)題相照應(yīng)，起到展開主題、深化主題的作用。
公文結(jié)構(gòu)的基本要求
公文結(jié)構(gòu)的安排，應(yīng)當(dāng)服從于和服務(wù)于公文主題表達(dá)的需要，要以正確地反映事物的內(nèi)在規(guī)律和外部聯(lián)系為原則，并充分注意公文法規(guī)對(duì)不同種類公文的結(jié)構(gòu)安排的具體規(guī)定。在此基礎(chǔ)上，力爭(zhēng)達(dá)到自然、完整、嚴(yán)謹(jǐn)、連貫、勻稱等要求。
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