淺談檔案管理應(yīng)用電子計算機前的準備工作

　　論文摘要：計算機技術(shù)目前已在各行各業(yè)、各個領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，在檔案管理過程中使用計算機應(yīng)該從檔案原件、專業(yè)技術(shù)人才、系統(tǒng)分析等各反面做好充分的準備工作，做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代的結(jié)合，從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會提供服務(wù)，

淺談檔案管理應(yīng)用電子計算機前的準備工作

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　　目前，電子計算機技術(shù)正以空前的規(guī)模應(yīng)用于社會活動的各個方面。在檔案管理過程中使用計算機技術(shù)也成為必然的發(fā)展趨勢，但為了為避免盲目性，保證積極穩(wěn)妥、有步驟、有準備地開展好這項工作，我認為在引進電子計算機前，必須做好各方面的準備工作。

　　一、檔案原件的準備工作

　　從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計算機在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預(yù)處理，它包括：

　　(一)依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

　　(二)通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標引。

　　檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng);檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

　　對檔案文件進行主題標引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標引規(guī)則進行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運行。

　　二、專業(yè)技術(shù)人才的準備

　　面對計算機二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須占有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計算機專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少檔案館把整個計算機的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計到系統(tǒng)實現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應(yīng)用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業(yè)人才的準備，它包括：

　　(一)應(yīng)用軟件人員的準備檔案館應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進行計算機原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)，

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《淺談檔案管理應(yīng)用電子計算機前的準備工作》(http://www.szmdbiao.com)。使他們學(xué)會計算機高級語言，學(xué)會操作和使用機器，學(xué)會設(shè)計和上機實現(xiàn)一個完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計算機專業(yè)人員接零的任務(wù)知識很好地銜接。

　　(二)主題標引人員的準備檔案館應(yīng)選擇有一定有語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標引的方法和原則，使他們懂得主題標引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會使用漢語主題詞表，學(xué)會依據(jù)檔案主題標引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標識，學(xué)會如何進行主題詞的組配，學(xué)會特殊情況的特殊處理等。通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標引和參與漢語主題詞表管理的工作。

　　(三)全體檔案工作者，無論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進行計算機掃盲檔案工作者是信息工作者，在當今的信息社會中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當通過舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計算機應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢的需要。

　　三、系統(tǒng)分析的準備工作

　　一個計算機應(yīng)用系統(tǒng)是否實用，是否能最大限度地發(fā)揮其功能，是否能產(chǎn)生最大的經(jīng)濟效益，很大一部分取決于系統(tǒng)建立之初的系統(tǒng)分析的好壞和成功與否。系統(tǒng)分析是檔案館現(xiàn)代化的“大政方針”問題，必須予以充分的重視。

　　檔案館在引進電子計算機前，對于系統(tǒng)所要解決的問題，解決問題的入口、途徑、以及選擇什么樣的計算機最適于完成預(yù)定的任務(wù)?何種信息處理方式最優(yōu)化?哪種服務(wù)方式最簡便以及如何與縮微技術(shù)相結(jié)合等等，都要預(yù)先進行調(diào)查、分析和研究，然后提出最佳的方案。這種在系統(tǒng)建立之前，對系統(tǒng)將遇到的問題，根據(jù)人們的經(jīng)驗及知識，利用各種現(xiàn)代化的手段，予以綜合分析和研究的過程即系統(tǒng)分析。對一個檔案館而言，建立系統(tǒng)應(yīng)主要考慮和分析如下幾方面問題：

　　(一)系統(tǒng)目標即系統(tǒng)要解決哪些問題，實現(xiàn)哪方面的應(yīng)用。是檢索還是編目?是統(tǒng)計還是輔助業(yè)務(wù)指導(dǎo)等等。系統(tǒng)目標要切實可行，不要太高，也不要太低。從實際出發(fā)，從最急需著手。切不可一味求大或貪圖表面化，滿足于“表演”。

　　(二)系統(tǒng)的可行性即實現(xiàn)系統(tǒng)目標的諸方面條件是否具備。如數(shù)據(jù)條件：數(shù)據(jù)準備工作量如何?數(shù)據(jù)輸入的工作量如何?數(shù)據(jù)庫的工作量如何?硬件條件：選擇什么類型的機器能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)目標?需要多大的存貯量?對系統(tǒng)軟件有何要求?人力條件：檔案、電子計算機、標引三個方面的技術(shù)人才是否配備齊全等等�？尚行匝芯恳�盡可能廣泛、深入。要能充分考慮到各種可能出現(xiàn)的問題和影響系統(tǒng)的諸方面的因素，并研究出對策。

　　(三)系統(tǒng)的有效性即評估和論證系統(tǒng)存在的價值。如：目標的實現(xiàn)，是否能給檔案工作帶來積極的影響?比較手工管理，有哪些優(yōu)越性?如果系統(tǒng)本身做不了太多的工作，反而還需要很多的人力去再加工，那么這個系統(tǒng)就沒有存在的價值。從經(jīng)濟效益的角度看系統(tǒng)的有效性：花的錢與做的事是否相稱?怎樣才能少花錢多辦事?手工管理所花的錢與計算機管理所花的錢哪個更合算等等。

　　(四)綜合計劃即：將系統(tǒng)分析的最后結(jié)果，用框圖的形式表示出來。把整個工作過程，按其順序交叉關(guān)系畫出流程圖，直觀地顯示出每一具體工作在總體結(jié)構(gòu)中的位置以及相互間存在著怎樣的關(guān)系，從而便于執(zhí)行，便于管理，便于隨時糾正工作中出現(xiàn)的各種誤差。

　　檔案館在引進電子計算機前，如能做好上述各項準備工作，則基本上能做到“水到渠成”，順利地開展好計算機應(yīng)用工作。實際上計算機并不是個高深莫測、難于掌握的東西。一旦你接觸了它，了解了它，就會喜歡上它，與它打交道就會成為一件趣事。

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