醫(yī)院檔案歸檔制度

　　一、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議記錄、會議紀(jì)要、病例等，

醫(yī)院檔案歸檔制度

。

　　2、上級機關(guān)發(fā)來的與本醫(yī)院有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等材料。

　　3.醫(yī)院對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　4、醫(yī)院的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

　　5、醫(yī)院反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

　　6、醫(yī)院的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等。

　　7、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　8、醫(yī)院干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件。

　　9、醫(yī)院的歷史沿革、大事記及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等檔案歸檔制度

　　二、檔時間

　　1、醫(yī)院文書檔案是由歸檔單位(部門)將本年度辦結(jié)的文件材料于次年一季度歸檔。

　　2、科研、建設(shè)項目文件材料在項目鑒定或竣工驗收三個月內(nèi)歸檔。

　　3、設(shè)備儀器文件材料在設(shè)備儀器開箱驗收登記或安裝調(diào)試后一個月內(nèi)歸檔。

　　4、醫(yī)院檔案在會計年度終了之后，暫由會計機構(gòu)保管一年后歸檔。

　　5、聲像、榮譽檔案可結(jié)合本醫(yī)院實際情況確定歸檔時間

　　三、歸檔份數(shù)

　　1.本醫(yī)院制發(fā)的規(guī)定、規(guī)章、辦法等，可歸檔兩份，

資料共享平臺

《醫(yī)院檔案歸檔制度》(http://www.szmdbiao.com)。其中一份按整理規(guī)則要求歸檔保存;另外一份與其他所有的同類文件，按文件字號順序或按類別裝訂成一套文件匯編。

　　2.本醫(yī)院形成的錄音、錄像、磁盤、光盤等載體形式的文件材料，應(yīng)歸檔兩份以上。其中一份作為母盤保存，不提供利用;另外一份或兩份作為考鋇盤用于日常使用。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔文件材料必須為原件，一般一式一份(套)。

　　2、歸檔紙質(zhì)材料的同時，相應(yīng)的電子文件一并歸檔。

　　3、歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全是指按照歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔;完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質(zhì)件與電子件齊全;準(zhǔn)確是指歸檔文件材料內(nèi)容真實，簽署和用印符合文書工作規(guī)范，紙質(zhì)件與電子件內(nèi)容相符。

　　4、歸檔文件材料的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應(yīng)使用不易生銹材料。

　　5、醫(yī)院檔案在歸檔前要對破損、缺頁、裝訂不牢固的帳冊進行修補和重新裝訂。對未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)憑證和原始單據(jù)要抽出，由醫(yī)院某機構(gòu)單獨保管，待了結(jié)后再歸檔。

　　6、醫(yī)院建設(shè)項目文件材料按照《醫(yī)院歸檔文件要求與整理規(guī)范》進行整理后歸檔。

　　7、個人獲得的獎杯、獎狀、獎?wù)�、證書等，根據(jù)自愿原則，獲獎?wù)呖梢詫⒃�件移交給本單位檔案部門保管，也可由檔案部門采取對原件復(fù)印或復(fù)制方式進行存檔

　　五、歸檔責(zé)任

　　1.各部門要對本部門歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負責(zé)，任何部門或個人都不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒不歸檔。

　　2.檔案部門或檔案人員負有對本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料形成、積累、整理和歸檔工作檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。

　　3.應(yīng)歸檔的文件，由文書部門或業(yè)務(wù)部門按其業(yè)務(wù)范圍收集齊全，并指定人員負責(zé)保管和整理，定期或隨時移交檔案部門或檔案人員集中管理。

　　4.要將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入相關(guān)工作計劃，確保文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與各項業(yè)務(wù)工作同步進行

　　六、歸檔手續(xù)

　　各科室整理歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，一式二份，雙方各存一份，以備查考。

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