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電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合發(fā)展論文
摘要：
紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，在檔案管理過程中需要相互融合、取長補(bǔ)短，共同發(fā)展。該文從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣勢分析、電子檔案與紙質(zhì)檔案融合發(fā)展的必要性、兩種檔案融合發(fā)展存在的困境及融合發(fā)展的建議措施等方面進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；融合發(fā)展
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案以其便捷性、共享性等優(yōu)勢越來越受到青睞，同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然有著它不可替代的作用。唯有將二者取長補(bǔ)短、相互融合，才能充分地將紙質(zhì)檔案和電子檔案的各自優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大的利用效果，從而達(dá)到檔案存儲的最優(yōu)程度。
1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣勢分析。
電子檔案屬于現(xiàn)代化檔案管理手段，是通過計算機(jī)技術(shù)將特定信息儲存的檔案形式。相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案具有多方面優(yōu)勢。電子檔案主要應(yīng)用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，該類介質(zhì)的存儲量不斷提高。由存儲介質(zhì)存儲的檔案信息可重復(fù)利用性高，而現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為電子檔案的傳輸創(chuàng)造了更加便利的條件，電子檔案能夠隨時進(jìn)行使用和修改，共享性高。另外，電子檔案的信息編輯、存儲、與運(yùn)輸都根據(jù)使用者的需要轉(zhuǎn)變成利于其使用的形式，帶來了便利，并且準(zhǔn)確性高。
但電子檔案也存在缺陷，如電子檔案雖具備復(fù)制、修復(fù)等功能，且能夠不斷更新保存，但檔案的原始性往往難以保證，在共享過程中，信息安全性也可能存在風(fēng)險。紙質(zhì)檔案指的是采用傳統(tǒng)紙張記錄信息的檔案，其最大價值就在于能夠很好地保留檔案文獻(xiàn)的原始性價值，體現(xiàn)了檔案的原始記錄性和憑證作用，這是其他任何文件形式不能替代的。此外，由于紙質(zhì)文件一般具有固定的結(jié)構(gòu)及格式，可以對記載數(shù)據(jù)進(jìn)行全面審核，保證信息不被篡改，保證了數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性，維護(hù)了信息的真實(shí)性和可靠性，真正落實(shí)了安全管控和穩(wěn)定分析的資料管理目標(biāo)。借助紙質(zhì)檔案的形式還能夠保證檔案留存過程的直觀性以及完整性和真實(shí)性，從根本上維護(hù)了閱讀和檔案調(diào)取工作的實(shí)際效果，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性是電子檔案不能替代的。但同時紙質(zhì)檔案也存在諸如易損壞、易老化、無法再生等不足，往往需要管理人員投入較大量的人力、物力和精力進(jìn)行保護(hù)。
2、電子檔案與紙質(zhì)檔案融合發(fā)展的必要性。
信息化時代早已到來，電子檔案的使用已呈現(xiàn)普及狀態(tài)，為使用者提供了便利，但電子檔案也存在著諸多不足，如它對計算機(jī)設(shè)備要求高，往往對存儲介質(zhì)依賴程度高，在電子檔案的存檔或使用過程中發(fā)生故障或意外情況，解決途徑的選擇也將受到限制。此外，因其易被修改的特性，電子檔案的管理必然有局限性，如電子檔案的收集和保存過程中被篡改，這樣不能達(dá)到檔案管理的目的，易使電子檔案不具備本身的原始性，從而失去了存儲價值。
與之相反，紙質(zhì)檔案具備不易被篡改的特性，可靠度相對較高，完整保存也會更好，但紙質(zhì)檔案又存在著浪費(fèi)紙質(zhì)資源等缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)勢與不足，從長期發(fā)展來看，只有確保兩種形式的檔案融合發(fā)展，合作創(chuàng)建一套一體化的檔案管理形式，互通合作才會帶來雙贏的局面。電子檔案的高效率模式，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足；紙質(zhì)檔案所具備的原始特性也彌補(bǔ)了電子檔案的缺點(diǎn)，只有兩者融合發(fā)展，完善當(dāng)前的檔案管理工作，才能保障檔案管理更加科學(xué)和有效。
3、兩種檔案融合發(fā)展存在的困境。
目前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存發(fā)展，如將兩種檔案融合發(fā)展，目前尚存在著諸多問題。首先，工作人員還比較缺乏統(tǒng)籌管理兩種檔案的意識，易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞，如電子檔案的安全性無法得到保障，紙質(zhì)檔案存儲有限性問題也沒有彌補(bǔ)，可致使管理工作失去實(shí)效性，也容易嚴(yán)重制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。其次，單位普遍對于兩類檔案的統(tǒng)籌管理缺乏認(rèn)知。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖依舊在廣泛應(yīng)用，但電子檔案的便捷性及存儲價值具有較大的吸引力，導(dǎo)致多數(shù)管理人員對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案關(guān)注度逐漸降低。在存檔工作中，一部分檔案應(yīng)用電子檔案，一部分應(yīng)用紙質(zhì)檔案，未進(jìn)行有效的統(tǒng)一分類管理，造成檔案查找及管理的混亂。
4、兩種檔案融合發(fā)展的建議措施。
首先，健全完善檔案管理制度。電子檔案具有易刪改的特征，健全科學(xué)的檔案制度，將紙質(zhì)檔案與電子檔案有效融合，能夠使檔案在使用、存儲、修改的過程中不易造成信息丟失，彌補(bǔ)電子檔案的安全性問題。在電子文檔存儲過程中，還要關(guān)注電子檔案載體格式轉(zhuǎn)換問題，對發(fā)生改變的情況進(jìn)行全程記錄，以保證電子檔案信息的完整性與原始性。其次，建立統(tǒng)籌管理模式。該管理模式建立一種呈現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相互獨(dú)立又彼此聯(lián)系的雙管理系統(tǒng)統(tǒng)籌模式。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存情況下，分別建立兩個獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫管理，兩種檔案實(shí)現(xiàn)有效對接。
相關(guān)工作人員則充分利用兩種檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢，在收集、存儲和使用等環(huán)節(jié)分別建立各自規(guī)范的管理模式，通過分別建立對應(yīng)兩類檔案的的管理系統(tǒng)，以保證紙質(zhì)檔案與電子檔案在使用和儲存過程中實(shí)現(xiàn)迅速靈活地切換，從而提高了兩種檔案使用的高效、快捷、便利。最后，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。靈活運(yùn)用計算機(jī)是檔案管理人員必備的技能，檔案管理工作人員必須熟悉并掌握電子檔案的各類存儲質(zhì)及其相應(yīng)的特點(diǎn)。更要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案管理的能力，并在平時工作中及時進(jìn)行必要的經(jīng)驗總結(jié)，逐步健全完善檔案管理手段，以保證檔案工作能夠扎實(shí)開展。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，在檔案管理過程中需要相互融合、取長補(bǔ)短，共同發(fā)展。實(shí)際工作中，檔案工作人員要依據(jù)工作實(shí)際自主確定檔案管理模式，充分將紙質(zhì)、電子兩種檔案的優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮。檔案管理工作正在隨著科技進(jìn)步不斷地發(fā)展，我們期待通過必要的手段和模式將紙質(zhì)、電子兩類檔案共存利用，發(fā)揮到最優(yōu)程度。
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