辦公室文秘的重要作用以及工作策略論文
摘 要： 隨著信息時代的不斷發(fā)展，辦公自動化、信息化已經成為一個必然的趨勢，自動化和信息化管理可以有效地提高辦公室文秘工作效率，促進辦公室文秘工作有效落實，減少工作中的出錯率。本文對辦公室文秘工作的重要性以及文秘工作管理方法進行分析和探討，旨在提高辦公室文秘工作水平。
關鍵詞：辦公室文秘工作 信息化管理 問題 策略
引言
辦公室文秘是單位發(fā)展過程中的重點內容，工作內容比較復雜，例如負責文件的排版審核、大小型會議接待、辦公用品計劃發(fā)放及低值易耗品管理、日常行政辦公室后勤管理等。辦公室文秘工作對于單位的發(fā)展有十分重要的作用，在傳統(tǒng)理念中認為辦公室文秘工作主要是對各種辦公室行政事務進行處理，在單位發(fā)展過程中處于可有可無的狀態(tài)，隨著企業(yè)發(fā)展全面改革深化，在企業(yè)發(fā)展過程中辦公室文秘工作內容也不斷創(chuàng)新，辦公室文秘工作對企業(yè)發(fā)展有重要意義，可以確保企業(yè)發(fā)展過程中的各種基礎問題得到妥善解決。針對當前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題，必須要積極加強對辦公室文秘工作的重視，同時，在新時期要加強辦公室文秘工作的創(chuàng)新，借助計算機網絡、信息網絡、通信網絡，將辦公室文秘工作從傳統(tǒng)的人工管理轉到信息化管理。
一、辦公室文秘工作的作用
辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，在單位發(fā)展過程中是一個十分重要的部分，辦公室文秘是對辦公室任務進行完成的主要人員。辦公室處于協(xié)調單位內部各部門、連接領導和基層員工的樞紐地位，更是單位的信息中心、服務中心、指揮中心以及運轉控制中心，辦公室文秘工作具有十分重要的作用。具體說來，辦公室文秘具有參謀、助手、協(xié)調、服務、把關、督辦等六項重要職能，在工作過程中肩負著較大的責任，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會導致單位發(fā)展受到影響。例如單位發(fā)展過程中經常要召開大大小小的會議，辦公室文秘工作中的一個重要職能就是要負責會議的組織與協(xié)調，對會議召開過程中所需要的.各種物資進行準備，并且積極協(xié)調會議召開過程中的問題，確保會議順利召開。傳統(tǒng)的理念中對辦公室文秘工作的認知程度不高，認為辦公室文秘工作是沒有技術含量的工作，只是負責行政管理、文書管理等，對辦公室文秘工作的認知有偏差，因此導致辦公室文秘工作發(fā)展受到影響，直接影響了單位的可持續(xù)發(fā)展。在新時期，單位對辦公室文秘工作的重視程度也越來越高，辦公室工作開展得如何會直接影響單位全局工作的開展情況以及任務完成情況。
二、辦公室文秘工作存在的問題
在新時代背景下，很多單位對管理理念和管理方式進行創(chuàng)新和改革，加強了對各種新技術的應用，使得單位管理水平有了很大的提升。辦公室文秘工作是單位發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內容看似雜亂，實則有章可循，是單位辦公室管理過程中的重要基礎內容。在實際工作過程中，辦公室文秘工作依舊存在較多的問題。
1.我國的文秘準入制度存在缺陷
在辦公室文秘工作開展過程中，組建一支高素質、復合型文秘隊伍，是提高辦公室文秘工作的重要途徑。關于文秘工作很多企業(yè)的領導者具有傳統(tǒng)的看法，認為文秘工作不重要，在對文秘人員進行選擇的時候其準入制度有缺陷�！睹貢殬I(yè)技術標準》對文秘人員的專業(yè)知識重視程度較高，但是對職業(yè)道德素養(yǎng)方面設置不全面，而且隨著市場經濟越來越復雜化，對文秘人員的技術要求和職業(yè)道德要求都越來越高，傳統(tǒng)的文秘準入制度已經不適用于當前的時代背景。
2.職能定位不夠清晰
在辦公室文秘工作發(fā)展過程中，文秘工作人員應該要樹立正確的服務意識，文秘工作不僅是服務于上級領導的，更是服務單位中的全體成員的，文秘工作是辦公室工作中的重要內容。當前企業(yè)中有的文秘人員對自身的職能定位不清晰，在從事文秘工作的時候也缺乏主觀能動性，很多時候都認為只要完成辦公室業(yè)務以及上級交辦的其他任務即可，在工作中責任意識不強，出現(xiàn)紕漏，造成很多不必要的錯誤，對單位發(fā)展產生嚴重影響。
三、辦公室文秘工作策略
在信息時代背景下，各種信息資料越來越多，辦公室文秘工作內容也越來越復雜，辦公室文秘工作的創(chuàng)新包括理念創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、人員創(chuàng)新等方面，單位應該要加強對辦公室文秘工作的認知，對辦公室文秘工作崗位的地位進行提升，從而激發(fā)辦公室文秘人員的工作積極性，為單位發(fā)展做出更多貢獻。
1.技術創(chuàng)新
對辦公室文秘工作進行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強對辦公自動化管理系統(tǒng)的應用，使得辦公室文秘工作水平可以不斷提升，對辦公室文秘工作進行落實。首先，要完善辦公室信息系統(tǒng)，對單位信息進行分類管理，比如借助各種自動辦公軟件，對各種信息資料進行分類。文秘工作中的一個重要內容就是要對文書進行排版，為了提高各種文書的處理水平，則應該要積極加強對文書排版工作的重視，要加強對各種計算機軟件的應用，文秘人員要及時學習新技術，從而對文書排版、傳輸?shù)裙ぷ鬟M行及時完成。其次，構建辦公室文秘工作子系統(tǒng)。在辦公室文秘工作過程中，為了對辦公室文秘工作任務進行細化，實現(xiàn)更加規(guī)范、全面的管理，還應該要在單位信息化系統(tǒng)平臺基礎之上擴展構建辦公室文秘工作子系統(tǒng)，從而將單位發(fā)展過程中的各項任務與辦公室文秘工作實現(xiàn)有機整合，辦公室文秘人員能夠及時了解單位發(fā)展過程中的各種需求，對本職工作內的任務進行完成，為單位發(fā)展提供支持。
2.服務創(chuàng)新
在辦公室文秘工作創(chuàng)新過程中，必須要對文秘工作的具體內容進行確定，從而使得文秘人員能夠了解自己的工作內容，文秘人員應該要不斷樹立全局觀念，從單位發(fā)展的大局出發(fā)，借助各種新技術、新平臺，切實發(fā)揮出為單位服務的作用。例如在工作過程中，文秘人員應該要加強對大數(shù)據技術的應用，分析行業(yè)發(fā)展形勢，為領導主動提供一些可供參考的信息，并且還要不斷加強學習，對單位發(fā)展的現(xiàn)狀進行分析，對行業(yè)發(fā)展趨勢進行分析，從而為領導提供一些可供參考的意見，真正發(fā)揮出文秘工作的價值，而不是單純地完成上級安排的各種辦公室業(yè)務處理任務。
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