高校文秘工作的質(zhì)量評價問題探析論文
摘 要：高校文秘工作在學(xué)校行政工作運行中扮演著舉足輕重的角色，但鑒于其自身服務(wù)性、事務(wù)性、機要性的工作特性，使得高校文秘工作在考核評估中陷入尷尬境地，缺乏科學(xué)有效的質(zhì)量評價體系。高校文秘工作的質(zhì)量評價問題是一個值得研究和關(guān)注的話題。文章從質(zhì)量考評因素、原則與標(biāo)準(zhǔn)、制度建設(shè)入手，進行嘗試性的探索研究，旨在為高校文秘工作的質(zhì)量評價體系構(gòu)建提供相應(yīng)的路徑選擇與決策思考。
關(guān)鍵詞：高校;文秘工作;質(zhì)量評價
高校文秘工作包括文書工作和秘書工作，是高校日常工作的重要組成部分和高校辦公室的基本職能之一。做好文秘工作，對于學(xué)校貫徹國家教育方針政策，保持政令暢通，實現(xiàn)科學(xué)管理，推進高等教育事業(yè)積極發(fā)展具有重要意義，文秘工作質(zhì)量水平的好壞、文秘工作者素質(zhì)的高低直接關(guān)系到高校行政工作能否順暢運轉(zhuǎn)。但從目前現(xiàn)狀看來，各高校對文秘工作的認識參差不齊，大部分高校都沒有建立相應(yīng)的文秘工作質(zhì)量考核辦法，探索并形成一套科學(xué)的高校文秘工作質(zhì)量評價體系具有重要的現(xiàn)實意義。
一、高校文秘工作的`主要內(nèi)容與作用
高校文秘工作內(nèi)容包羅萬象，對象多，范圍廣，通俗上講，文秘工作者擔(dān)負著“筆桿子”、“嘴皮子”、“腳底子”等角色，以及做好一些邊緣性工作。
“筆桿子”。文書處理，包括文件收發(fā)、登記、抄送、傳閱、繕印立卷、歸檔等工作，領(lǐng)導(dǎo)各種講話稿、會議記錄、會議紀(jì)要、計劃總結(jié)、調(diào)查研究、簡報專報等各類材料的撰寫、整理，幾乎涉及學(xué)校層面或校領(lǐng)導(dǎo)的所有文字性材料，文秘工作者都有可能要參與其中。
“嘴皮子”。協(xié)調(diào)工作，包含辦文協(xié)調(diào)、辦會協(xié)調(diào)、事務(wù)協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)等。辦文中公文的草擬、簽發(fā)、落實等需要調(diào)查研究、征求意見等，辦會中會前商議、會務(wù)工作、會議精神的落實等都離不開與相應(yīng)部門的溝通協(xié)調(diào)，面對的內(nèi)外關(guān)系錯綜復(fù)雜，各種關(guān)系的處理，也是協(xié)調(diào)工作的一個重要內(nèi)容。
“腳底子”。調(diào)研等事務(wù)。文秘工作不是閉門造車，不能“宅”在辦公室里。領(lǐng)導(dǎo)交代的一些臨時性事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)的各種調(diào)研活動、會議活動等也需要文秘協(xié)助做好事務(wù)性工作。同時許多文字工作需要充分了解和把握事情的來龍去脈，掌握問題的關(guān)鍵所在，這就需要開展相應(yīng)的調(diào)查研究。
邊緣性事務(wù)。文秘工作部門又有“不管部”之稱[1]。經(jīng)常有些工作是交叉的或不好對口分類的，這些“沒人管”的“邊緣”或“結(jié)合部”工作，就往往落到文秘頭上了。這類工作不在少數(shù)，而且還是一些棘手的、突擊性的工作。
高校文秘工作的主要內(nèi)容，充分體現(xiàn)了文秘工作在高校中的重要地位，它的作用集中體現(xiàn)如下。
信息樞紐。高校文秘部門是各種文件、資料的集散中心，是學(xué)校信息傳遞鏈中的一個關(guān)鍵節(jié)點。上級部門的指示、文件、政策，下級的請示、報告以及教職工、學(xué)生的來信來訪等學(xué)校內(nèi)外的各種信息首先匯聚到辦公室文秘部門，經(jīng)過整理、分類，再及時而準(zhǔn)確地傳遞到各級領(lǐng)導(dǎo)和各個工作部門，發(fā)揮著信息的集散作用。
參謀助手。高校文秘扮演著“智囊團”角色，輔助領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。通過信息收集，分析研究，結(jié)合黨的路線、方針、政策和上級的指示及學(xué)校發(fā)展情況，借助專報、簡報、內(nèi)參等方式提出意見建議等推薦給領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)分析研究與判斷，提出方案供領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇，為高校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策當(dāng)好參謀助手。
綜合服務(wù)。高校文秘工作的基本要求就是保質(zhì)保量地做好日常性工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種工作。文秘工作的性質(zhì)是綜合性的，其中包括一些程序化的工作，如辦文辦會;也包括一些非程序化的工作，如領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切工作，突發(fā)性、臨時性的事務(wù)等。
二、高校文秘工作的特性與質(zhì)量評價現(xiàn)狀
高校文秘工作與高校內(nèi)其他行政部門的特點差別很大，其工作本身的內(nèi)容和作用，決定了文秘工作自身的特性與質(zhì)量評價的局限。
服務(wù)性。文秘工作在傳統(tǒng)觀念里往往被誤解為是跑腿、干雜活的，這很大程度上緣于文秘工作自身的服務(wù)性特征，高校的文秘工作亦是如此。文秘工作在一定程度上充當(dāng)著“后勤服務(wù)者”角色。一方面是協(xié)助校級領(lǐng)導(dǎo)做好各類的服務(wù)性工作，另一方面通過協(xié)調(diào)，做好學(xué)校層面上的綜合性服務(wù)工作。
事務(wù)性。高校文秘工作要全面了解、聯(lián)系、溝通各個部門，起到聯(lián)系、協(xié)調(diào)作用。文秘主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些事務(wù)，而領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)涉及方方面面。基于文秘工作的綜合性，這使得文秘要吃透領(lǐng)導(dǎo)所處理的所有事情，小到檔案整理、資料收集，大到輔助領(lǐng)導(dǎo)做決策，政務(wù)、事務(wù)，大事小事，無所不包，文秘都要事事做到位。
機要性。文秘工作涉及各類文件、會議，其中很多涉及保密和機要的。保密、準(zhǔn)確、迅速，是文秘工作規(guī)律的科學(xué)概括。在工作中，不僅要保證一些重要文件、資料的安全，更重要的還要保證知密不泄密，懂得保密規(guī)定和常識，遵守保密規(guī)定，嚴守機要，切不可隨意將消息放出。
鑒于高校文秘工作服務(wù)性、事務(wù)性、機要性特性，在對文秘工作進行質(zhì)量評價時，主觀性強（人為因素多）、難以量化（服務(wù)性工作、機要性工作）、繁雜等因素嚴重影響了文秘工作的質(zhì)量評價和對文秘工作者的科學(xué)考核。高校文秘工作的現(xiàn)狀不容樂觀。一是文秘工作者綜合水平有待提升。高校文秘工作者需要較高的政策理論水平、知識結(jié)構(gòu)層次、寫作能力、溝通、組織協(xié)調(diào)能力，自身還需要一個沉淀積累的成長過程，總體水平有待提升。二是文秘工作隊伍不穩(wěn)定。很多工作數(shù)年、業(yè)務(wù)熟練的骨干外調(diào)，或考研、考博等，人員進出頻繁，受文秘工作煩瑣性和專業(yè)性所限，使得很多有能力的不想干這一行，而想干的又達不到標(biāo)準(zhǔn)，存在著不愿進、不能進、不敢進的問題[2]。三是缺乏科學(xué)的質(zhì)量評價機制�，F(xiàn)在大部分高校都沒有專門的評價考核體系，文秘工作者的培訓(xùn)、晉升等途徑很少，在工作上是“總管”，在激勵上往往是“不沾邊”，這也是導(dǎo)致這支隊伍不穩(wěn)定的根本原因。
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