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文秘專業(yè)校內(nèi)仿真實訓初探論文
摘 要：實踐教學是培養(yǎng)學生的職業(yè)技能、職業(yè)資格、職業(yè)能力的重要途徑，建設與其相適應的校內(nèi)實訓仿真環(huán)境是實現(xiàn)校內(nèi)實踐教學的先決條件，而校內(nèi)實訓環(huán)境的仿真程度則是決定校內(nèi)實踐教學成果的關鍵因素。本文通過仿真一體化辦公室建設和仿真網(wǎng)絡無紙化辦公環(huán)境的建設來講述文秘實訓環(huán)境的仿真建設；通過“模擬公司”教學法在文秘仿真實訓環(huán)境中的運用來探討在文秘校內(nèi)實訓靜態(tài)仿真環(huán)境下的動態(tài)情景的建設。
關鍵詞：文秘；校內(nèi)實訓；仿真環(huán)境
本文著眼于文秘專業(yè)的校內(nèi)教學，初步探討以仿真辦公室為基礎，以仿真教學軟件為輔助，以“模擬公司”教學法為實現(xiàn)途徑的實訓仿真環(huán)境建設，并就具體的操作方法進行一般性介紹，冀對文秘專業(yè)教育教學和人才培養(yǎng)貢獻綿薄。
一、實訓環(huán)境的仿真建設
�。ㄒ唬┓抡嬉惑w化辦公室建設
文秘人員從業(yè)的辦公環(huán)境就是辦公室環(huán)境，仿真辦公室是文秘專業(yè)實訓環(huán)境的硬件設施和首要條件。為了節(jié)約空間和完整地體現(xiàn)辦公室功能，我們進行了仿真一體化辦公室建設，其構建要融合秘書工作的各項職能，完全按照真實的辦公條件和辦公環(huán)境來進行，內(nèi)容包括辦公材料仿真和空間布局仿真。在建設工作中，我們注重做、學、教相統(tǒng)一，充分發(fā)揮學生的積極性，讓學生參與建設，在參與中達到鍛煉的目的。
�。保谵k公材料上，仿真一體化辦公室完全按照企事業(yè)單位辦公室的辦公材料構建而成。具體操作以現(xiàn)代化公司的辦公設備為參照，選擇先進的、齊全的辦公物資。從滿足一般實訓需求的角度，這些物資設備主要包括辦公桌、屏風、打印機、復印機、檔案柜、一體機、電話、電腦、碎紙機、傳真機、打孔機等，還一些小型的辦公用品，如文件夾、裝訂機、回形針、印油、材料紙、復印紙、文件袋、文件盒、登記簿等。同時，我們還仿真公文和模擬印章，以在公文處理實訓過程中既達到實踐性操作的高度仿真，不會產(chǎn)生真實的效力。
�。玻诳臻g布局上，為了節(jié)約空間和完整地體現(xiàn)秘書工作的各項職能，我們把辦公室、文印室、檔案室融合為一個仿真一體化辦公室。仿真一體化辦公室大致分成三個區(qū)域，即辦公區(qū)、文印區(qū)、檔案區(qū)。每個區(qū)域都根據(jù)現(xiàn)行公司辦公室的布局規(guī)范進行合理的布局，是真實辦公室的模擬再現(xiàn)。
辦公區(qū)采用的是開放式辦公室模式，具體又包括接待區(qū)和業(yè)務處理區(qū)。接待區(qū)放置茶座和椅子，設在近門處，以便送往迎來不對辦公構成太大影響；業(yè)務處理區(qū)則設在辦公室中央?yún)^(qū)域，彼此間可用１米左右高度的屏風分隔，所有座位的朝向統(tǒng)一朝向大門，分成兩排，雙向而坐，辦公時可以相互合作又不會相互干擾。業(yè)務處理區(qū)的辦公桌上配備了電腦、電話、打印機、文件夾、裝訂機、起釘機、漿糊、計算器、回形針、印油等日常辦公設備和用品，以便學生在具體實踐操作中學習文秘工作各項技能。辦公區(qū)整體采用直線式條塊組合，教師桌或領導桌單獨出來，放置于業(yè)務處理區(qū)的右上方，便于縱觀全局、指導和監(jiān)督。
文印區(qū)包括先進的復印機、速印機、一體化打印機、掃描儀、碎紙機和各種規(guī)格的復印紙，位于辦公區(qū)旁邊靠墻位置，關窗并安裝深色窗簾，以防日曬，保護設備，也使布局更加美觀。
檔案區(qū)放置檔案柜和檔案架，文件夾、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套辦公桌和辦公椅，以及登記簿、打孔機、白色裝訂紗線、裁紙刀、香糊等檔案處理用品。檔案區(qū)與辦公室區(qū)和文印區(qū)之間使用高屏風相隔，位于一體化辦公室的最里面，以加強檔案保密和維護。
�。ǘ┓抡婢W(wǎng)絡無紙化辦公環(huán)境的建設
在仿真辦公化辦公室環(huán)境的建設硬件建設的基礎上，還要輔之以仿真辦公軟件的應用，建設仿真網(wǎng)絡無紙化辦公環(huán)境，從而使實訓辦公室在硬件和軟件上都實現(xiàn)真正徹底的仿真。
在現(xiàn)代化、信息化迅猛發(fā)展的今天，文秘人員的辦公模式也日新月異，新型的網(wǎng)絡化辦公向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務得以推廣，并迅速地在全球興起一股“無紙化辦公”的新潮流。面對時代發(fā)展、科技進步，我們積極主動應對，不斷改革教學內(nèi)容，把自動化、網(wǎng)絡、無紙化辦公的新知識、新技能引進文秘實踐課堂，強化文秘職業(yè)技能訓練，而在校內(nèi)仿真實訓環(huán)境的建設上，我們要積極營造一個新型的無紙化辦公環(huán)境，以滿足時代給秘書工作提出的新的要求。
實行無紙化辦公一個必備條件就是辦公自動化平臺的搭建，安裝運用與其相適應的辦公自動化系統(tǒng)，如可安裝浙科辦公自動化模擬軟件。這類軟件或系統(tǒng)一般具有信息管理、文件管理、郵件管理、公文管理、網(wǎng)絡會議、工作流程管理等功能。利用這些功能，基本能實現(xiàn)辦公的無紙化。
我們在校內(nèi)仿真實訓環(huán)境的建設上，加強了辦公自動化平臺的搭建，在仿真一體化實訓室安裝辦公自動化模擬軟件，積極營造一個真實的新型無紙化辦公環(huán)境，通過組織學生學習和運用辦公自動化模擬軟件，掌握現(xiàn)代文秘人員無紙化辦公的職業(yè)技能。
二、“模擬公司”教學法在文秘仿真實訓環(huán)境中的運用
�。ㄒ唬澳M公司”仿真公司情景環(huán)境建設
在文秘校內(nèi)實訓教學中，我們通過辦公自動化模擬軟件，有意識的把文秘專業(yè)按照年級和班級分成若干公司和分公司，設置不同公司之間進行交流和貿(mào)易往來，以及同一公司之間進行緊密協(xié)作，從而構建一個仿真公司環(huán)境。
在這個仿真的公司環(huán)境里，每個年級和班級的學生都應了解和熟悉自己所在公司的名稱、性質(zhì)、主要業(yè)務及運作方式，在其中經(jīng)歷全部業(yè)務操作過程，了解和弄清各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系。學生可以在此進行文秘辦文模擬實訓、文秘辦會模擬實訓、文秘辦事模擬實訓、文秘檔案模擬實訓。模擬時除貨物、資金和印章是虛擬的不發(fā)生實體轉(zhuǎn)移和不生效外，其他如收發(fā)文、接聽電話、會議組織、接待工作、文件打印、檔案管理等均按照現(xiàn)實的秘書活動進行設計和運作。
（二）“模擬公司”角色的扮演
按照現(xiàn)行公司的組織結構，對辦公自動化系統(tǒng)中的模擬公司結構進行劃分。一般由指導教師擔任公司董事長，由董事長根據(jù)公司產(chǎn)品和服務項目的不同，在每個公司或分公司下設總經(jīng)理和若干部門，如：秘書部、財務部、人事部、市場部、研發(fā)部、客服部、宣傳部等，每個部門下面又分部長和成員。此劃分結構確定下來后，可在辦公自動化軟件里的公司結構圖上直接設置。
學生明確自己在公司的角色后，應及時登陸辦公自動化系統(tǒng)，以明確自己的任務和職責，辦公自動化軟件會自動設置不同角色的使用權限，并且，每個成員的分工和角色定位會在辦公自動化軟件上記錄下來，以便人事部門利用軟件進行人事的無紙化辦公管理。
教學過程就是老師和學生進入工作崗位，進行公司角色的扮演。在學生進行公司角色扮演時，我們對學生提出兩點要求：其一，強調(diào)著裝和語言必須符合其角色。在著裝上，要看場合穿服裝，學生進行角色扮演時就像其他公司的職員上班一樣，辦公場合應穿套裝、正裝，不許穿休閑裝、牛仔褲；在語言上，扮演同一公司職員的學生談話時提及公司應講“我們公司……”，在商務活動中要使用尊稱“您”，在接聽電話時注意電話禮儀：“你好！我是××公司的××”，見到領導要有禮貌的稱呼“經(jīng)理”“部長”等。其二，行為、思想符合其角色。如扮演總經(jīng)理的學生就要有全局的眼光和思想，思考公司的運作和前景，為公司前景作策劃，當然行為上要起到領導者的引導作用；而每個部門的成員則要從本部門的性質(zhì)和主要業(yè)務著眼，思考問題，及時收集信息，提出建議，積極主動做好本職工作。這些心理和行為方面的適應性，對學習場所向勞動現(xiàn)場過渡的氛圍環(huán)境營造非常有效，學生經(jīng)過角色扮演可以真實體驗“職業(yè)人生涯”。這就是“模擬公司教學法”效用的關鍵所在，讓學生自覺進行角色的轉(zhuǎn)變，由學習者轉(zhuǎn)向勞動者，從學生思維轉(zhuǎn)向職業(yè)思維。
�。ㄈ澳M公司”項目任務的實施
“模擬公司”運作的基本方式是在“工作崗位”上學習。在“工作崗位”上就是項目任務的承擔和實施，“模擬公司”的運作就是職員在一項項的項目任務實施中自主的學習過程。
教師，也就是董事長，要給出目標任務；各總經(jīng)理、部長、職員則要圍繞這個任務尋找實施解決的途徑，收集資料或?qū)⑾惹八鶎W的理論知識運用到實際操作中，完成項目任務。在整個教學過程中，教師和學生模仿公司企業(yè)中的上下級關系。上司即老師是掌握全局的項目任務的制定和給予者，所以教師要根據(jù)教學內(nèi)容和要求精心設計任務，給學生一個多向思考的空間，激活學生的思維，讓學生自己判斷并找出有用的信息，從而由被動的學習逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾鞯膶W習。
項目任務實施的過程，實質(zhì)上創(chuàng)造出了教與學和師生互動的公司交往的仿真情境。在這種情境中，通過反復練習，可逐步形成自然的、符合現(xiàn)實秘書活動要求職業(yè)行為能力，即在專業(yè)能力、方法能力、社會能力和個性方面得到發(fā)展。而這個過程也符合職業(yè)教學原則下的學習情境建設的要求，即符合建構優(yōu)先原則下的“學生主動存在”、“教師反應存在”以及“情境真實存在”。
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