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專業(yè)展會中專業(yè)觀眾的組織與策劃論文
摘要：專業(yè)觀眾是專業(yè)性展覽會成功與否的生命線，展會之間的競爭很大程度上是展會專業(yè)觀眾之間的競爭，而我國專業(yè)展會往往忽視專業(yè)觀眾對展會的重要性，造成專業(yè)展會上專業(yè)觀眾組織混亂等問題突出，制約了展會的進(jìn)一步發(fā)展。鑒于此，本文對專業(yè)性展會中專業(yè)觀眾的組織與策劃進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：專業(yè)展會；專業(yè)觀眾；組織與策劃
一、專業(yè)觀眾在專業(yè)性展會中的重要性
20世紀(jì)90年代以來，隨著中國展覽業(yè)的發(fā)展，展覽會數(shù)量日益增多，展覽會之間的競爭日益激烈，為了確保參展商的參展效果，保證專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量非常關(guān)鍵。專業(yè)觀眾是展覽會的主要組成部分，也是展覽會成功的生命線。展會之間的競爭很大程度上是展會專業(yè)觀眾之間的競爭。展會專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量不僅僅決定著展會各方主體收益的狀況，而且也是展會是否成功的主要標(biāo)志。首先，專業(yè)觀眾數(shù)量多，展會人氣旺，就會吸引更多的參展商的注意，也會吸引更多的專業(yè)觀眾，這是一個良性循環(huán)的過程。其次，觀眾數(shù)量多，展會交易額就高，這是一個水漲船高的現(xiàn)象。再次，參展商參加展會的目的就是達(dá)成客觀的交易量，同時(shí)通過展會的一系列活動展示企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)，營造良好的口碑，為企業(yè)未來發(fā)展打下基礎(chǔ)。這一切都離不開專業(yè)觀眾，專業(yè)觀眾的數(shù)量是參展商選擇展會的主要指標(biāo)之一。而且隨著展會競爭的日益激烈，參展商可以選擇的余地越來越大，展會要贏得參展商的支持，必須重視專業(yè)觀眾的組織營銷工作。從目前來看，我國專業(yè)展會仍處于發(fā)展的初級階段，我國專業(yè)展會往往不注重長遠(yuǎn)的利益，只關(guān)注眼前的利益，急功近利的做法比較常見。展會將主要的資金和精力用于擴(kuò)大展會規(guī)模、提高展會服務(wù)水平、對參展商的邀請等，卻忽略了專業(yè)觀眾對展會的重要性。這也是目前專業(yè)展會上專業(yè)觀眾組織混亂的原因之一。
二、專業(yè)觀眾的組織方法與對策
（一）加大宣傳力度、定位目標(biāo)市場
專業(yè)觀眾的組織工作關(guān)乎展會的成功與否，需要展會舉辦方在展覽會前就加大組織和推廣力度。一是在國內(nèi)部分，通過公眾媒體，以及專業(yè)性的大眾報(bào)刊登載關(guān)于展會新聞性質(zhì)的消息，邀請新聞媒體撰寫相關(guān)軟性文章，提高目標(biāo)專業(yè)觀眾對展會的關(guān)注度；通過利用政府資源進(jìn)行宣傳推廣，例如在行業(yè)垂直�？托袠I(yè)相關(guān)網(wǎng)站登載，可反復(fù)發(fā)表，或是分段連續(xù)發(fā)表；通過整理與收集數(shù)據(jù)庫，對目標(biāo)專業(yè)觀眾進(jìn)行直接郵寄推廣，寄入場券與邀請函；通過參加國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的重點(diǎn)展會直接與目標(biāo)專業(yè)觀眾面對面進(jìn)行推廣。二是在國際部分，通過利用網(wǎng)絡(luò)的便捷性與即時(shí)性的特點(diǎn)，在世界著名的商務(wù)網(wǎng)站發(fā)放旗幟廣告或者公布文字鏈接等，或?qū)⒄褂[會的廣告一些相關(guān)的貿(mào)易雜志里；通過利用自己建立的數(shù)據(jù)庫或其他現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫資源對對境外目標(biāo)觀眾與專業(yè)買家進(jìn)行E-mail邀請并提供展覽觀眾網(wǎng)上預(yù)注冊服務(wù)等。
�。ǘ┡c展會中介機(jī)構(gòu)合作
專業(yè)觀眾是展會的生命線，展會在專業(yè)觀眾的組織方面要采用多樣化的手段，要組建專業(yè)觀眾的宣傳機(jī)構(gòu)，通過電話、短信、郵件等方式進(jìn)行招商，還可以在一些相關(guān)展會上發(fā)放大量的宣傳單來吸引專業(yè)觀眾。也可以通過與中介機(jī)構(gòu)
合作，利用中介機(jī)構(gòu)豐富的展會組織經(jīng)驗(yàn)和客戶資源來組織專業(yè)觀眾，這樣可以充分發(fā)揮各自的專業(yè)優(yōu)勢，展會舉辦方將主要精力用于展會的布置和服務(wù)上，中介結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)專業(yè)觀眾的組織、宣傳和招攬上，效果會更好。當(dāng)然，選擇與中介機(jī)構(gòu)合作也存在一些問題，例如有的中介機(jī)構(gòu)會將業(yè)務(wù)層層轉(zhuǎn)包，業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量和效率受到影響；也有的中介機(jī)構(gòu)本身不具備相關(guān)實(shí)力或者對行業(yè)比較陌生，不能很好的完成展會交付的任務(wù)。因此，展會舉辦方要選擇那些實(shí)力強(qiáng)、行業(yè)口碑好的中介機(jī)構(gòu)，例如“比特在線”等代理公司。
（三）加強(qiáng)專業(yè)論壇建設(shè)
在現(xiàn)代供應(yīng)鏈思維下，展會產(chǎn)出的商品和技術(shù)都不是獨(dú)立存在的，都是供應(yīng)鏈鏈條上的產(chǎn)物。對于軟件行業(yè)而言，具有較強(qiáng)的應(yīng)用性，涉及的相關(guān)行業(yè)眾多，其在供應(yīng)鏈中具有十分重要的作用。我們沿著軟件行業(yè)向上下游拓展，會發(fā)現(xiàn)很多行業(yè)都與軟件有關(guān)，這些行業(yè)都是軟交會的專業(yè)觀眾，而且隨著軟件技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用范圍的不斷拓展，這些行業(yè)的專業(yè)觀眾越發(fā)重要。中國軟交會通過舉辦專業(yè)論壇的方式，邀請眾多相關(guān)行業(yè)的參與，培育了大量的專業(yè)觀眾。今后，軟件會應(yīng)該將注重加強(qiáng)與煤炭、金融證券、教育、投融資、信息安全等行業(yè)的聯(lián)系，爭取這些行業(yè)的部門經(jīng)理、高管等成為軟交會的高質(zhì)量專業(yè)觀眾。同時(shí)為了增加論壇的吸引力，可以邀請一些知名度高的經(jīng)濟(jì)專家來增加人氣，或者將論壇舉辦地設(shè)在度假村或者游輪上，從而吸引更多的合作伙伴。
（四）開展沙龍等活動、提高觀眾的興趣
展會期間是大家進(jìn)行充分交流和溝通的機(jī)會，很多參展商和專業(yè)觀眾都是從一些活動中獲得有效的資訊。為了提高展會的人氣，舉辦方要多提供一些交流的活動，這些高附加值的活動往往能帶來意想不到的效果。特別是展會舉辦方邀請一些名人進(jìn)行一些活動，能讓更多的專業(yè)觀眾參與進(jìn)來，在互動中產(chǎn)生一些商機(jī)。展會活動的形式可以多種多樣，例如沙龍就是不錯的活動形式，大家可以在一起暢聊，在舒緩的音樂中放松心情，話題可以涉及到方方面面。另外，展會的主要目的就是參展商向?qū)I(yè)觀眾進(jìn)行技術(shù)和服務(wù)的宣傳，為了提高宣傳效果，贏得展商的支持，展會舉辦方要和參展商通力合作，大家形成利益共同體，一起分析專業(yè)觀眾的需求，幫助展商拿出最好的宣傳方案，達(dá)到良好的推廣效果。這樣的合作關(guān)系是基于相互信任和互助的伙伴關(guān)系，改變了以往這種服務(wù)與被服務(wù)的對立關(guān)系。
三、結(jié)語
總之，作為一個高效的展會組織者，要從參展商的角度出發(fā)，收集和組織大量的有效的專業(yè)展會觀眾信息，采取各種有效的方法和手段，提高專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量，真正讓專業(yè)展會觀眾服務(wù)于展覽會。只有這樣，才能讓展會做大做強(qiáng)，才能吸引更多的參展商，獲得社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收。
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