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談電子檔案的保存和利用論文
前言
伴隨著科技信息的不斷進步,我們的生活被高科技的產(chǎn)物所慢慢滲透著,他們提高了我們的生活質(zhì)量,但任何事物都是具有兩面性的,與此同時,他們的存在又為我們帶來了難題,例如在辦公方面,我們進入了無紙辦公,電子化商業(yè)的時代,但是,當(dāng)我們在享受這些便利的同時,我們還要解決由于辦公電子化留給我們的大量的電子信息與電子檔案,對于檔案管理者來說,這是他們必須面對的一大新的難題。
一、影響電子檔案的保存與利用的因素
1.1電子檔案依賴于設(shè)備對電子檔案的保存與利用的影響
電子檔案是以一種數(shù)字化的信息在計算機中生成并存在的,是通過電子軟件進行一系列的編輯,識別運行存在的,他依賴于電子如見的存在與否,好壞與否,依賴于計算機的硬件系統(tǒng),計算機的軟件系統(tǒng),電子檔案的一系列特性導(dǎo)致其與其它環(huán)境具有不兼容性,只能在固定的軟件上識別,編輯與運行,不能單獨存在,現(xiàn)代科技技術(shù)發(fā)展的又特別快,尤其是計算機、軟件系統(tǒng)等更是日益更新,這樣對于長時間的檔案保存更是不利的,對于時間越久遠(yuǎn)的檔案來說,他們對于設(shè)備的依賴性就越是高,也就不利于檔案管理這對具有時間段的電子檔案進行整理與利用,所以說,電子檔案對于設(shè)備具有很強的依賴性是影響電子檔案的保存與利用的主要影響因素之一。[1]
1.2電子檔案便于改動對電子檔案的保存與利用的影響
由于電子檔案是數(shù)據(jù)化的信息,在軟件與家算計上很容易更改,并且沒有更改的痕跡,很難區(qū)分哪些是更改的部分,哪些是原件。其次,現(xiàn)代科技技術(shù)發(fā)展的又特別快,尤其是計算機、軟件系統(tǒng)等更是日益更新,這樣對于電子軟件之間的傳遞是非常不利的,很有可能因為新舊軟件的識別問題導(dǎo)致傳遞后的電子檔案出現(xiàn)串碼、缺字等現(xiàn)象,導(dǎo)致產(chǎn)地過來的信息不全或錯誤以至于不能利用。在這、、再者,計算機是非常容易再到病毒襲擊的,很容易將原電子檔案變得無法利用。所以說,電子檔案便于改動是影響電子檔案的保存與利用的又一大影響因素。
1.3電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜對電子檔案的保存與利用的影響
電子檔案與紙質(zhì)檔案是不同的,紙質(zhì)的檔案是根據(jù)編輯者自己的思維去記錄的,但是電子檔案就不同了,它是根據(jù)系統(tǒng)來編輯的,又是系統(tǒng)無法識別或排版事,檔案信息就顯得毫無章法,復(fù)雜難懂了,這對于利用者來說是很不利的現(xiàn)象,也不利于管理者的整合與管理,更有甚者,由于電子檔案復(fù)雜難懂,甚至將原文件改變了我們也無從得知,這會對利用者造成非常大的影響,所以,電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜也是影響電子檔案的保存與利用的因素之一。[2]
二、應(yīng)對電子檔案的保存與利用的措施
2.1設(shè)計一套相對完善的電子檔案管理制度
對于電子檔案的管理與利用,我們要根據(jù)電子檔案的特性來設(shè)計一套相對完善的管理與利用制度。要保證電子檔案在收集時,就具有邏輯性,便于整理性,并且要保證整理人員就有一定的該方面的知識,保證在最基本的問題上不會出現(xiàn)失誤,在信息傳輸?shù)倪^程中,要保證傳輸前后的兩份文件是相同的、一致的,不能由于些許的小失誤而導(dǎo)致大的錯誤產(chǎn)生。其次,要保證記錄電子檔案的設(shè)備隨時更新,不能一直都用舊的設(shè)備來記錄,這對以后的信息傳輸是十分不利的。再者,要保證每個電子檔案的利用者都經(jīng)過嚴(yán)格的審核過程,然后才能瀏覽電子檔案,這樣會減少失誤的發(fā)生次數(shù)。所以,首先,對于點在檔案的管理與利用的措施我們可以先設(shè)計一套相對完善的制度。
2.2正當(dāng)?shù)氖褂秒娮訖n案
電子檔案是特別容易修改并且消失的,所以,對于每個使用者都要使用正確的處理方式來使用,應(yīng)該是十分謹(jǐn)慎的,不能因為個人的原因,而隨意的篡改了電子檔案,這對以后的使用者是十分不負(fù)責(zé)任的。對于一些特定的電子檔案可以設(shè)置成只讀模式,不能進行傳輸或者拷貝等利用技術(shù),有時也可以對原電子檔案進行加密處理,總之,要保證電子檔案的安全性。所以,在設(shè)計一套相對完善的制度的基礎(chǔ)上,我們要正確的使用電子檔案。[3]
2.3保證電子檔案的完整性
對于電子檔案,我們要保證他的完整性,才能有利于我們的使用,所以我們可以進行兩手準(zhǔn)備,也就是,我們可以將電子版檔案與紙質(zhì)版的檔案一同保存起來,這樣,就算電子版的檔案出現(xiàn)了問題,我們也可以及時核對紙質(zhì)版的檔案,找出錯誤的地方并進行改正,這樣,我們就可以保證電子檔案的完整性了。但是,對于單子檔案的管理者,我們就會有很高的要求,管理者們應(yīng)該熟知電子檔案的管理與使用方法,并且能夠及時的發(fā)現(xiàn)電子檔案出現(xiàn)的錯誤,并且及時的才去應(yīng)對措施來保證電子檔案的完整性。所以,對于電子檔案的保存與利用采取的措施中,重中之重就是要保證電子檔案的完整性。
三、結(jié)束語
在這個科技技術(shù)快速發(fā)展的時代,我們可以享受高科技帶給我們的便利的、高質(zhì)量的生活,與此同時,我們還要正面的解決高科技技術(shù)帶給我們的負(fù)面影響,更何況這些負(fù)面影響都是一些小問題,只要我們加以注意,并不斷的發(fā)展我們的科技,相信,這些問題都不會在意問題的身份出現(xiàn),同時,我也堅信,憑借我們中華兒女的聰明才智一定會研制出一套更完善的科學(xué)體系來管理這些點在檔案,我們祖國的明天也會更加的美好。
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