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會計電算化環(huán)境下的舞弊與對策論文
摘要：隨著21世紀(jì)信息時代的到來，會計電算化以其高效、自動、方便、準(zhǔn)確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化正以前所未有的速度向前發(fā)展，在此過程中也產(chǎn)生了許多新問題、新現(xiàn)象。手工會計系統(tǒng)中，會出現(xiàn)由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意錯誤。會計電算化系統(tǒng)后，輸入數(shù)據(jù)正確、計算機程序正確和設(shè)備正常運轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確性，如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯，就會使處理結(jié)果錯誤�，F(xiàn)實中，由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，加以數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，因此，會計電算化具有很大的隱蔽性和危害性。
關(guān)鍵詞：會計電算化信息系統(tǒng)、內(nèi)部控制、內(nèi)部審計、會計檔案管理
會計電算化起源于美國（1954年10月美國通用電器公司首次利用計算機計算職工工資），而會計電算化在中國開始于1979年。21世紀(jì)，人類全面進入信息社會，飛速發(fā)展的信息技術(shù)為傳統(tǒng)的會計工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。雖然會計電算化在不斷地發(fā)展，但在這種環(huán)境下企業(yè)還是存在著許多弊端。
一、會計電算化環(huán)境下的弊端
�。ㄒ唬┐嬖谥蟹ú灰溃`法不究的現(xiàn)象。
我國財政部在1994年相繼頒布了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審視則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，這標(biāo)志著我國會計電算化工作已納入法制化的軌道。但有部分單位的會計人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內(nèi)容，在實際工作中有了違規(guī)行為后，也沒有相應(yīng)的部門去監(jiān)管。對此，財政部門應(yīng)加大指導(dǎo)和監(jiān)督力度。同時，單位內(nèi)部也應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，使國家的法規(guī)真正落到實處。
（二）數(shù)據(jù)保密性、安全性差。
很多時候，財務(wù)上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另處在進入系統(tǒng)時加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。安全性上，更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。
�。ㄈ⿻嬞Y料保管期限受到限制
按合計電算化管理辦法規(guī)定，電子計算機替代手工記帳后，其會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計檔案要打印輸出。而且要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來，經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規(guī)定的保存期限后，字跡就難以辨清。而且目前已處于信息時代，所有的帳陳數(shù)據(jù)資料完全可以采用電子帳簿的形式，為什么還要采用高成本的措施——打印所有帳簿。因此財政部門是否可以對原有法規(guī)進行些修改呢？
�。ㄋ模┴攧�(wù)數(shù)據(jù)共享性差
目前，有許多單位在購買財務(wù)軟件時，往往只考慮財務(wù)部門工作的偏要，沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā)，結(jié)果導(dǎo)致財務(wù)部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財務(wù)部門的信息，不能真正滿足信息時代對信息傳輸和處理的要求。因此，軟件開發(fā)單位應(yīng)多推出一些成熟的管理信息系統(tǒng)軟件，單位在購買軟件時，也應(yīng)從單位整體角度出發(fā)，真正實現(xiàn)整個單位信息管理的現(xiàn)代化。
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我國財政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80%以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化，但在有些地區(qū)，目前會計電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個重要因素是部門單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著一種“重硬輕軟”的思想，重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入，甚至有些單位使用盜版財務(wù)軟件。部門會計人員也認(rèn)為實行會計電算化是一個形式，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。事實上，實現(xiàn)會計電算化不僅僅是記帳技術(shù)的革命，而且對于會計學(xué)科本身也是一次大的革命，可以使會計人員能從自動的記帳、算帳、報帳的苦海中解脫出來，將更多的時間和精力用于資金管理，資金分析、資金評測中，進一步深化會計職能。
�。┈F(xiàn)行會計分工模式不利于會計電算化的健康發(fā)展
目前部分單位實現(xiàn)會計電算化后，會計人員的分工仍機械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。根據(jù)會計電算化工作要求財務(wù)部門應(yīng)配備以下人員：
1、總會計師：負(fù)責(zé)會計業(yè)務(wù)工作。
2、會計主管：負(fù)責(zé)管理會計日常工作。
3、制證人員：負(fù)責(zé)憑證的制作和錄入。
4、審核人員：負(fù)責(zé)對憑證的合法性、正確性和完整性的審核。
5、出納人員：負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對帳等工作。
6、系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運行。
7、系統(tǒng)維護員：負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)備的日常維護。
8、檔案管理員：負(fù)責(zé)會計檔案和磁性介質(zhì)的會計檔案的保管工作。
9、數(shù)據(jù)管理員：負(fù)責(zé)已復(fù)校數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳簿、報表的打印輸出工作。
由于控制方法，對象等方面的變化，企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求，因此進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，完善會計電算化內(nèi)部控制的基本思路為：堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，建立系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制，使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴(yán)密控制之中。因此，企業(yè)應(yīng)該采取以下措施完善會計電算化內(nèi)部管理制度，防止舞弊的出現(xiàn)。
二、會計電算化環(huán)境下防止舞弊的對策
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這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：
�。�1）無關(guān)人員不能隨便進入機房操作；
�。�2）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證；
�。�3）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；
�。�4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；
�。�5）不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進機房；
�。�6）發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；
（7）開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)楊；
�。�8）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。當(dāng)然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
（二）加強人員職能控制。
由于會計電算化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進行內(nèi)部職責(zé)分工，以補救不相容職能集中化的不足。
會計電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工，從而起到各個部門權(quán)利相互制約、相互平衡的作用。如一般商業(yè)公司的軟件控制主要是局域網(wǎng)組成的服務(wù)器、PC機、POS機等，可以結(jié)合商業(yè)企業(yè)自身特點，根據(jù)ORACLE8數(shù)據(jù)庫良好的保密機制以及采用訪問控制、口令控制技術(shù)的特征，形成以在SUN服務(wù)器上運行的ORACLE8數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，即俗稱的“后臺”，并采用以LINIX操作系統(tǒng)以及各帳臺的POS機聯(lián)機操作等。在運行中，后臺管理通過商品從進、銷、調(diào)、存各個方面入手。進貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務(wù)部進行輸入登記，然后由財務(wù)部審核入帳；銷貨則采用單品管理，通過收銀POS機的輸入，電腦月終匯總，產(chǎn)生各類報表供財務(wù)部入帳使用。從而體現(xiàn)了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。
（三）加強系統(tǒng)安全控制。
這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。它主要包括：接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括：
�。�1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作公司電腦；
�。�2）設(shè)置操作權(quán)限限制；
�。�3）操作人員身份的密碼控制；
�。�4）數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離；
�。�5）設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。主要包括：機房環(huán)境保護，保護性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計算機機房應(yīng)采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展，公司應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等，并且針對公司的特定狀況，開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護系統(tǒng)。
�。ㄋ模┘訌妰�(nèi)部審計。
內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。我認(rèn)為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：
�。�1）對會計資料定期進行審計，電算化會計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；
�。�2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整；
�。�3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；
�。�4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
�。ㄎ澹┙嫏n案管理部門。
實現(xiàn)會計電算化后，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應(yīng)當(dāng)保存在雙份。建立和健全電算化會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案的管理人員還要及時發(fā)布、更新會計信息。
加入WTO以后，我國經(jīng)濟將迅速融入世界經(jīng)濟體系之中，經(jīng)濟的繁榮發(fā)展和市場的全面開放，對企事業(yè)單位的信息化進程產(chǎn)生新的推動，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
[參考文獻]
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5、內(nèi)部控制評價北京：中國時代經(jīng)濟出版社，2010、
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7、《會計電算化對會計工作的影響》當(dāng)代經(jīng)理人（中旬刊），2011、
8、《會計信息化發(fā)展的現(xiàn)在與對策》會計之友，2012、
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