試析會計電算化的內(nèi)部控制論文

　　摘要:本文結(jié)合會計電算化內(nèi)部控制的重要性和功能,從組織控制、操縱控制、處理控制三個方面論述了內(nèi)部控制的措施。

　　關(guān)鍵詞:會計電算化 內(nèi)部控制 措施

　　一、內(nèi)部控制概述

　　建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有正確性、完整性、及時性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準(zhǔn)則的要求;防止違法行為的發(fā)生;進步信息系統(tǒng)的效率和效益;進步企業(yè)的競爭能力;促使企業(yè)進步治理決策的正確性。

　　二、會計電算化內(nèi)部控制的功能

　　1. 預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災(zāi)難、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災(zāi)難。

　　2. 檢測性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生的錯誤、災(zāi)難、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴大或使危害得到補償。

　　3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補救已發(fā)生的災(zāi)難等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復(fù)正常。

　　三、內(nèi)部控制的措施

　　(一)組織控制

　　1. 電算化部分與用戶部分問職責(zé)的分離

　　在會計電算化的情況下,電算化部分除了對數(shù)據(jù)采集部分所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進行處理外,不能負責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)和執(zhí)行、也不能保管除計算機系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護治理等新的崗位。這些崗位將承擔(dān)起內(nèi)部會計控制的作用,達到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠,進步會計工作質(zhì)量的目標(biāo)。

　　2. 電算化部分內(nèi)部的職能分離

　　在經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻經(jīng)常將這些職能集中化。因此,在電算化部分內(nèi)部,應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部分內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能分離。

　　(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計的分離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計分離開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計相應(yīng)用程序的設(shè)計,不過,這兩者不嚴(yán)格分離并不會嚴(yán)重削弱內(nèi)部控制。

　　(2)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計與系統(tǒng)程序設(shè)計的分離。沒有這種分離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下對應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。

　　(3)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計以及系統(tǒng)程序設(shè)計與操縱職能分離。假如讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計員運行程序,他們就有機會對程序和文件進行非法修改。

　　(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準(zhǔn)而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。

　　(二)操縱控制

　　操縱控制的目的是通過規(guī)范的計算機操縱來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)批準(zhǔn)而使用文件、程序和報表的機會。操縱控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操縱規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)范的操縱規(guī)則主要有以下幾個方面:

　　1. 操縱運行規(guī)則。計算機操縱員應(yīng)遵循操縱指南中的規(guī)定進行操縱。

　　2. 機器操縱規(guī)則。應(yīng)為計算機輸進輸出設(shè)備的運行設(shè)立規(guī)范的操縱規(guī)則。

　　3. 用機時間記錄規(guī)則。應(yīng)對每個上機操縱者所用時間進行記錄,以便考核計算機完成的任務(wù)以及每項任務(wù)所用機時。

　　4. 控制臺記錄規(guī)則。操縱系統(tǒng)應(yīng)編寫控制臺記錄,即記錄操縱系統(tǒng)的所有活動、設(shè)備的使用情況和操縱員的行動。

　　5. 嚴(yán)密的監(jiān)管規(guī)則。規(guī)范的操縱規(guī)則還應(yīng)要求對操縱活動進行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對控制臺記錄、操縱記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。

　　6. 機房守則。這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險,保證保密的輸出信息不落進未經(jīng)答應(yīng)使用的人之手。 (三)處理控制

　　1. 數(shù)占有效性檢驗�？煽康暮秃线m的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀進正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗是為了發(fā)現(xiàn)用錯文件、記錄和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:

　　(1)文件標(biāo)簽檢驗。打開文件時,應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標(biāo)簽,以便確認(rèn)使用的文件是所需的文件以及所需的版本。

　　(2)記錄標(biāo)識檢測。在處理順序文件時,應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測一下記錄的標(biāo)識(關(guān)鍵字)。

　　(3)業(yè)務(wù)代碼檢測。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來辨別。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀進,以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進行處理。

　　(4)順序測試。秩序混亂的文件會導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導(dǎo)致文件的誤用,導(dǎo)致文件排序或合并操縱的失敗。因此,應(yīng)用程序應(yīng)通過比較前后兩次讀進的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。

　　2. 余額檢查。用度和收進類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此,可將此作為余額公道性標(biāo)準(zhǔn)編人程序。當(dāng)程序運行時,就可對賬戶余額進行公道性檢查。

　　3. 試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對全部賬戶的期末余額進行檢驗。假如不平衡,說明處理有錯,需進行查找和更正。

　　4. 總賬和明細賬余額核對法。將某——賬戶所有明細賬的余額相加的結(jié)果應(yīng)與總賬余額相符。

　　四、結(jié)語

　　總之,發(fā)展會計電算化,是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化,促進會計改革的重要保證。而加強會計電算化的內(nèi)部控制工作,則將有助于企業(yè)更好地利用會計電算化系統(tǒng)組織會計工作,為企業(yè)決策提供正確、及時的會計信息,從而促進企業(yè)的發(fā)展,進步企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　　參考文獻:

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