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地勘單位電算化會計內(nèi)部控制的探討的論文
前言
電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式，也是內(nèi)部會計控制深層次的發(fā)展。會計電算化在社會經(jīng)濟(jì)中的運用越來越廣泛。為此，研究內(nèi)部控制工作中存在的問題及解決對策，加強會計電算化的內(nèi)部控制工作，是保證會計電算化系統(tǒng)的安全、正常運行的必要工作。在提高會計信息質(zhì)量方面，建立一整套適合我局電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要，保證會計信息的保密性和安全性。
目前，我局會計電算化還處于會計核算電算化的初級水平，僅僅實現(xiàn)了財務(wù)會計的電算化。財務(wù)會計電算化還不是完整意義的會計電算化。這幾年來，我局全部單位實行會計電算化后，通過網(wǎng)絡(luò)及時傳送報表到局計財處，經(jīng)過及時匯總自動生成了全局財務(wù)報表，全局各單位經(jīng)濟(jì)信息及時匯報到局領(lǐng)導(dǎo)中，并為局領(lǐng)導(dǎo)及時做出更好的決策提供了準(zhǔn)確、全面的經(jīng)濟(jì)信息。
1、促使會計電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)的前提
我局會計電算化的當(dāng)務(wù)之急是加強會計電算化發(fā)展方向的引導(dǎo)，促進(jìn)會計電算化從核算型向管理型過渡；重視會計電算化軟件開發(fā)和二次開發(fā)；引導(dǎo)會計電算化由單機向網(wǎng)絡(luò)化和客戶／服務(wù)器方向發(fā)展。只有這樣，企業(yè)管理信息系統(tǒng)才具備開發(fā)的良好基礎(chǔ)。2004年開始轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一版本金堞財務(wù)軟件代替了原來各個單位用的不同版本的用友財務(wù)軟件，并進(jìn)行二次開發(fā)和研討，開發(fā)出適合我局地勘行業(yè)制度的特征的財務(wù)管理軟件，并取了初步成效。
2、我局會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制的現(xiàn)狀和分析
從我局8年來實踐看，會計電算化面臨的主要問題是：
2.1、對會計電算化的認(rèn)識還不到位。
�、�、實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識。沒有認(rèn)識到開展會計電算化是時代的發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。
�、�、部分管理人員認(rèn)為電算化僅僅是“以機代賬”，軟件只需一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代，不注意軟件升級的情況。
�、�、由于一些財務(wù)負(fù)責(zé)人對電算化知識不掌握，對電算化管理很陌生，只習(xí)慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑，造成不會管，不敢管的混亂局面，嚴(yán)重影響了會計電算化的普及和推廣。
2.2、缺乏會計電算化專業(yè)人才
由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經(jīng)過培訓(xùn)，但與實際要求水平還有較大差距。表現(xiàn)在： 1、會計人員知識不全面。2、對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核缺乏，沒有系統(tǒng)性。
2.3、會計軟件存在缺陷
目前我局系統(tǒng)使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。由于我局會計制度的特殊性，它含有4大模塊，但現(xiàn)在市場上沒有一個會計軟件完全符合我局的多樣性的會計制度。
2.4、電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前，會計系統(tǒng)不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度，加上基礎(chǔ)工作薄弱，建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就出現(xiàn)一些問題。
�、佟媿徫话l(fā)生變化，會計業(yè)務(wù)缺乏有效牽制。由于會計電算化的工作各種手續(xù)都由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化；與此相適應(yīng)，會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不及時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。
�、�、會計資料存儲方式發(fā)生變化，容易影響會計資料的可靠性。會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，有形記錄比傳統(tǒng)手工會計大為減少，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢，其直觀性較差，并且修改、擦除和拷貝均不會留下任何痕跡。
�、�、會計電算化下的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量。如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統(tǒng)的安全性。
�、�、會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對會計賬薄的嚴(yán)肅性有一定的影響。
�、�、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使會計電算化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，會計介質(zhì)將發(fā)生變化，并迅速走向電子化。
3、應(yīng)采取的措施
3.1、進(jìn)一步完善我局會計電算化的配套法規(guī)制度
隨著會計電算化的普及與財務(wù)軟件功能的不斷增加，針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題，對現(xiàn)有的我局相關(guān)制度進(jìn)一步補充和完善，通過這些制度對會計電算化進(jìn)一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。該制度根據(jù)國家的《會計法》《企業(yè)會計制度》《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》等制定�；緝�(nèi)容包括：控制的基本目標(biāo)和分控制環(huán)節(jié)的具體控制目標(biāo)，控制環(huán)節(jié)及控制的具體內(nèi)容，控制的標(biāo)準(zhǔn)；控制崗位的設(shè)置，各個崗位的職責(zé)、權(quán)限、授權(quán)、檢查監(jiān)督、獎勵與懲罰；會計信息系統(tǒng)工作流程和控制流程等規(guī)定。
3.2、加強系統(tǒng)安全控制
目前，企業(yè)在會計電算化進(jìn)程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差，這也正是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。會計信息系統(tǒng)的安全控制，是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計算機程序，以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞，主要包括：實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制和病毒的防范與控制等。
3.3、加強制訂會計檔案管理制度
制訂電算化會計檔案管理制度一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行；全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年；妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施；科學(xué)規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等；保證會計檔案安全與完整的措施。
3.4、加強內(nèi)部審計
在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：對會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞；對日常操作的日記是否做好保存、登記全部記錄。
4、結(jié)尾
加入wto以后，我國經(jīng)濟(jì)將迅速融人世界經(jīng)濟(jì)體系之中，經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展和市場的全面開放，對我國地質(zhì)系統(tǒng)的企事業(yè)單位的信息化進(jìn)程產(chǎn)生新的推動，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，提高我局企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
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