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論企業(yè)檔案館(室)核心檔案資源建設(shè)論文
【摘要】檔案館(室)是企業(yè)的核心部門，而核心檔案建設(shè)是企業(yè)檔案館(室)發(fā)展不可或缺的重要組成部分，也是企業(yè)檔案(館)室為企業(yè)發(fā)展提供智力支撐和保障的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。本文從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，分析了企業(yè)檔案館(室)在核心檔案建設(shè)中的差異化優(yōu)勢(shì)、工作性質(zhì)及職能、服務(wù)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，創(chuàng)新企業(yè)檔案館(室)在核心檔案源建設(shè)中的一些思路、方法，闡述企業(yè)檔案館(室)在核心檔案建設(shè)中應(yīng)發(fā)揮的作用。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案館(室)核心
檔案資源差異化優(yōu)勢(shì)建設(shè)企業(yè)的檔案館(室)是企業(yè)的重點(diǎn)保密部門，也可以說(shuō)是核心部門，核心檔案則是企業(yè)改革、發(fā)展和穩(wěn)定的重要組成部分，是涉及到企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的系統(tǒng)工程，直接關(guān)系企業(yè)發(fā)展的方向及科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的規(guī)模。企業(yè)檔案館(室)是核心檔案建設(shè)的載體，作為企業(yè)檔案館(室)，如何從企業(yè)發(fā)展入手以核心檔案建設(shè)為基點(diǎn)，分析企業(yè)檔案館(室)在核心檔案建設(shè)中的差異化優(yōu)勢(shì)及存在問(wèn)題，探求為核心檔案建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的方式與方法，既是企業(yè)檔案館(室)圍繞企業(yè)中心工作做好服務(wù)的切入點(diǎn)，也是不斷促進(jìn)企業(yè)檔案工作向前發(fā)展的出發(fā)點(diǎn)，更是加強(qiáng)核心檔案建設(shè)的立足點(diǎn)。
一、企業(yè)檔案館(室)目前存在的主要問(wèn)題
隨著全球信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化服務(wù)已成為企業(yè)檔案館(室)發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前，企業(yè)檔案館(室)普遍存在以下問(wèn)題：1.核心檔案信息收集困難。企業(yè)檔案館(室)多數(shù)還停留在別人交什么就收什么的被動(dòng)局面，工作缺乏積極性和主動(dòng)性。企業(yè)檔案館(室)保管的基本上是企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，但這些文件材料往往并不包括企業(yè)的核心檔案，其原因主要有以下幾個(gè)方面：一是核心檔案往往是企業(yè)發(fā)展的要點(diǎn)，屬于企業(yè)的一級(jí)秘密，不愿意讓外人看到，因此他們寧愿保管在自己的資料室，或者個(gè)人手里，也不愿意交到檔案館(室);二是企業(yè)檔案館(室)“煩瑣”的借閱手續(xù)讓人望“借”興嘆，覺(jué)得查起來(lái)麻煩，用起來(lái)不便;三是缺乏對(duì)企業(yè)檔案館(室)的了解和信任。企業(yè)檔案館(室)在更多的企業(yè)里屬于一個(gè)獨(dú)立的職能部門，并不隸屬于某個(gè)公司、某個(gè)單位，由于對(duì)企業(yè)檔案館(室)工作缺乏了解，使得這些公司和單位對(duì)企業(yè)檔案館(室)能否保管好這些企業(yè)的核心檔案持懷疑態(tài)度，所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒險(xiǎn)”。
2.館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。企業(yè)檔案館(室)檔案資源已基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化建設(shè)，但企業(yè)檔案館(室)受限于資金、技術(shù)、人員等因素的影響，使得企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程緩慢，數(shù)字化程度也不甚理想，對(duì)企業(yè)檔案的信息資源的驗(yàn)收、整理、加工、檢索等工作仍停留在傳統(tǒng)的方式，與現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)相比，其檢索、查閱不便更是顯而易見(jiàn)，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。
3.人員素質(zhì)亟待提高。檔案館(室)工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備的使用與操控能力有待于培訓(xùn)和提高。同時(shí)在服務(wù)方式和理念上需要有一個(gè)根本的轉(zhuǎn)變，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式、跟蹤式、反饋式服務(wù)，全面提升為核心檔案建設(shè)服務(wù)的能力，為企業(yè)提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
二、發(fā)揮企業(yè)檔案館(室)的差異化優(yōu)勢(shì)
核心檔案建設(shè)在企業(yè)檔案建設(shè)中有著舉足輕重的作用，核心檔案是企業(yè)檔案資源建設(shè)的一部分，也是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的重要保障之一。
企業(yè)檔案館(室)是為企業(yè)科研生產(chǎn)提供信息服務(wù)的中心載體，特別是在核心檔案建設(shè)過(guò)程中和企業(yè)一樣具有重要性，承擔(dān)著同樣的任務(wù)。
不同企業(yè)對(duì)核心檔案材料的收藏
模式各不相同，大致可兩種：分散收藏和集中收藏，前者是將同一核心檔案材料分散收藏于企業(yè)的各個(gè)部門，甚至在同一部門又將不同類型的核心檔案材料散于不同的處、科室。后者是將同一核心檔案材料集中收藏于公司(總部)的資料室，公司辦公室等部門。這種撇開(kāi)企業(yè)檔案館(室)的保管方式，看似維護(hù)了企業(yè)的“秘密”，但在企業(yè)改制、變革及發(fā)展過(guò)程中卻往往會(huì)造成核心檔案的丟失，尤其是在企業(yè)人員變動(dòng)的情況下更容易導(dǎo)致企業(yè)核心檔案的泄密和失密。
違反了企業(yè)保管核心檔案秘密的初衷，顯然利大于弊。
將核心檔案資源集中保管在企業(yè)檔案館(室)中，對(duì)核心檔案建設(shè)與發(fā)展都具有特殊的價(jià)值，企業(yè)檔案館(室)相對(duì)各子公司和單位而言，在核心檔案資源建設(shè)方面兼有天時(shí)、地利、人和，其差異化優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)檔案館(室)是專門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案收集、整理、鑒定、保管及利用服務(wù)的信息中心，具有保管企業(yè)核心檔案的資質(zhì)和設(shè)施。
第二，企業(yè)檔案館(室)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)的人才，不僅能齊全、完整地收集和保管企業(yè)核心檔案的信息，而且能夠不斷豐富企業(yè)核心檔案的內(nèi)容。同時(shí)，還能根據(jù)核心檔案的保管要求，利用現(xiàn)有設(shè)施，不斷改善核心檔案的保管環(huán)境，使核心檔案始終保存在一個(gè)良好的環(huán)境中。
第三，企業(yè)檔案館(室)具有嚴(yán)格的檔案管理措施及嚴(yán)密的檔案借閱審批手續(xù)和保密制度，不僅能確保企業(yè)核心檔案的安全及企業(yè)的秘密，也能長(zhǎng)久地為企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)提供良好的信息服務(wù)。拋開(kāi)對(duì)密級(jí)檔案的特殊要求，其普通檔案服務(wù)的一般程序：當(dāng)需求者要利用某些檔案時(shí)，如果是該公司以外的人，需要經(jīng)過(guò)上級(jí)主管部門的審批，然后是主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)還要得到產(chǎn)生這些檔案的單位或部門的同意;如果是本公司人員利用，雖然不需要經(jīng)過(guò)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，但一定要經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和產(chǎn)生這些檔案的單位或部門的同意。
第四，對(duì)于那些涉密核心檔案，企業(yè)檔案館(室)一般都是采用專人專庫(kù)管理，未經(jīng)許可任何人不能擅入該庫(kù)房，即使是同一檔案室的人員也要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)才能進(jìn)入，其檔案服務(wù)也有嚴(yán)格的整套程序。
三、企業(yè)檔案館(室)核心檔 案建設(shè)的路徑
企業(yè)檔案館(室)是核心檔案建設(shè)的載體，也是必不可少的保障體系，企業(yè)核心檔案資源建設(shè)的質(zhì)量、數(shù)字化信息的收集、網(wǎng)絡(luò)資源的利用、服務(wù)質(zhì)量的高低直接影響核心檔案的建設(shè)與發(fā)展，必須明確企業(yè)檔案館(室)的性質(zhì)，深入分析核心檔案發(fā)展現(xiàn)狀，以核心檔案建設(shè)為中心，充分發(fā)揮企業(yè)檔案館(室)信息資源優(yōu)勢(shì)，并從以下幾個(gè)方面強(qiáng)化企業(yè)檔案館(室)工作職能，為核心檔案建設(shè)提供服務(wù)。
1.構(gòu)建核心檔案資源保障體系。
構(gòu)建符合核心檔案建設(shè)所需的館藏環(huán)境及資源保障體系，是一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)從這幾個(gè)方面做起：第一，分析研究核心檔案的目前管理現(xiàn)狀，為核心檔案建設(shè)打基礎(chǔ)。
要做好企業(yè)檔案館(室)核心檔案的建設(shè)工作，首先要對(duì)企業(yè)現(xiàn)存核心檔案的數(shù)量、類別、保存形式及利用現(xiàn)狀等方面進(jìn)行調(diào)研。掌握核心檔案的分布情況。一是了解核心檔案的級(jí)別(秘密、機(jī)密、絕密等);二是了解核心檔案的門類情況;三是了解核心檔案的利用方向、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)等。綜合以上情況，通過(guò)廣泛調(diào)查和具體分析比較，區(qū)分核心檔案中資源建設(shè)的主要內(nèi)容，做到保證重點(diǎn)，帶動(dòng)一般，整體發(fā)展。在核心檔案資源建設(shè)的過(guò)程中，要確保企業(yè)核心檔案內(nèi)容全面系統(tǒng)、質(zhì)量高，專業(yè)特色突出，具有前衛(wèi)性、實(shí)用性;可隨時(shí)了解和掌握核心檔案產(chǎn)生的動(dòng)向，以及企業(yè)檔案信息的需求等信息，主動(dòng)出擊。其次是為核心檔案建設(shè)提供充足的資金支持，確保企業(yè)核心檔案資源建設(shè)的順利進(jìn)行。
第二，加大宣傳力度，做好核心檔案收集工作，為企業(yè)核心檔案的建設(shè)造勢(shì)。要做好企業(yè)核心檔案的建設(shè)工作，首先是加大企業(yè)檔案館(室)的宣傳力度，讓企業(yè)的各個(gè)公司和單位領(lǐng)導(dǎo)放心地將那些“寶貝”交給企業(yè)檔案館(室)管理。企業(yè)檔案館(室)應(yīng)通過(guò)讓企業(yè)公司的單位領(lǐng)導(dǎo)參與或參觀企業(yè)檔案館(室)的工作等方式，讓他們了解和認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案館(室)的管理方法、制度及保管措施，讓他們對(duì)企業(yè)檔案館(室)產(chǎn)生信任感，從而使企業(yè)檔案館(室)在企業(yè)核心檔案的建設(shè)過(guò)程中取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，為企業(yè)核心檔案的建設(shè)鋪平道路。其次在核心檔案的收集過(guò)程中要做到系統(tǒng)全面，在分析核心檔案現(xiàn)存狀況的基礎(chǔ)上，通過(guò)綜合分析，分別采取不同階段、不同形式的收集方式。根據(jù)核心檔案建設(shè)的要求及企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)發(fā)展的狀況，確定合理的收集目標(biāo)，以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。
第三，制訂核心檔案收集計(jì)劃，做到有條不紊地進(jìn)行。依據(jù)收集目標(biāo)，經(jīng)過(guò)前期的調(diào)研，制訂一套完整的切實(shí)可行的收集計(jì)劃。做好核心檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確收集核心文件材料的范圍和重點(diǎn)，了解掌握企業(yè)核心檔案在企業(yè)科研生產(chǎn)的重要性、保密性，同時(shí)重視并加大光盤、磁盤、電子文件材料及網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集和收藏，形成專業(yè)性強(qiáng)、覆蓋面廣的具有專業(yè)特色的企業(yè)核心檔案體系。
2.提升企業(yè)檔案館(室)核心案管理水平，為企業(yè)中心工作服務(wù)。第一，加強(qiáng)對(duì)核心檔案的管理力度，確保企業(yè)核心檔案規(guī)范管理，制定一套切實(shí)可行的企業(yè)核心檔案管理辦法，統(tǒng)一規(guī)范查詢、借閱、收集保管制度。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，努力提高企業(yè)檔案館(室)業(yè)務(wù)能力及管理水平，及時(shí)做好核心檔案收集整理，以滿足核心檔案對(duì)企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的需求。
第二，推出特色化信息服務(wù)。企業(yè)檔案館(室)工作人員要以積極主動(dòng)的工作態(tài)度和科學(xué)方法，與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)單位保持緊密聯(lián)系，掌握核心檔案產(chǎn)生的過(guò)程、發(fā)展趨勢(shì)，分析企業(yè)檔案信息的需求特色與發(fā)展優(yōu)勢(shì)，依托企業(yè)檔案館(室)的資源優(yōu)勢(shì)及網(wǎng)絡(luò)信息資源，對(duì)企業(yè)的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)采用不同的服務(wù)方式，如項(xiàng)目研究跟蹤服務(wù)、個(gè)性化信息反饋服務(wù)、數(shù)字化信息服務(wù)等。
第三，加強(qiáng)企業(yè)核心檔案的安全保密工作，保證企業(yè)核心檔案的完整安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案館(室)既要做好利用服務(wù)工作，又要保證核心檔案的秘密不泄露，就要不斷的加強(qiáng)企業(yè)檔案館(室)的安全管理工作。所以除了需要采取相應(yīng)的安全措施外，還要不斷完善各項(xiàng)管理制度，嚴(yán)格查閱手續(xù)，做好核心檔案的安全保密工作，確保企業(yè)核心檔案的完整與安全。
第四，提升檔案人員的素質(zhì)。要做好核心檔案的資源建設(shè)工作，檔案人員必須具備熟練的基本技能�；炯寄馨ㄈ矫鎯�(nèi)容：操作技能、管理技能、信息開(kāi)發(fā)技能。這就要求檔案人員不僅要努力學(xué)習(xí)，而且要善于學(xué)習(xí)，要根據(jù)檔案工作的需要和核心檔案建設(shè)的需要，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)、掌握現(xiàn)代管理技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運(yùn)用等。同時(shí)還要提高檔案人員的大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，讓企業(yè)檔案人員充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的價(jià)值就在于為企業(yè)的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。沒(méi)有良好的服務(wù)，就失去了檔案管理的價(jià)值和作用。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定企業(yè)檔案工作好與壞的根本原因。因此，應(yīng)積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地為企業(yè)檔案利用者服務(wù)，為企業(yè)的中心工作服務(wù)。
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