新上鐵路建設(shè)項目甲供物資管理信息化的應(yīng)用論文
摘要：本文主要分析了新上鐵路新恩段、恩陶段、陶鄂段的鐵路工程物資在甲供管理模式下，采用信息化手段把甲供物資的臺賬管理應(yīng)用在甲供物資的招標(biāo)管理、合同簽訂、進(jìn)場交接、施工使用、剩余物資的全過程中。依托物資電子臺賬記錄的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)物資精細(xì)化管理，落實物資進(jìn)場有序，確保供貨數(shù)量精準(zhǔn)，項目概算清理物資費用準(zhǔn)確。通過分析和探討物資管理工作內(nèi)容，提出可采取的信息化手段和措施，以此推動鄂上段鐵路建設(shè)甲供物資管理工作的順利開展。
關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè) 甲供物資 臺賬管理 新上鐵路
中圖分類號：F532 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
新上鐵路正線全長約359.5km，位于內(nèi)蒙古自治區(qū)西南部鄂爾多斯市伊金霍洛旗、烏審旗、鄂托克前旗境內(nèi)，線路東起包西（包頭至西安）鐵路新街站，西至上海廟站，沿線路設(shè)置28個車站。新上鐵路全線分四段：新恩段、恩陶段從2009年8月開工建設(shè)，2014年5月開通運營。陶鄂鐵路2014年12月開工，2016年12月開通。鄂上段尚未取得批復(fù)，還沒開工建設(shè)。本項目線路較長，項目分段建設(shè)已歷時7年，工程所需的物資設(shè)備數(shù)量龐大、涉及面廣、管理難度較大。新上鐵路項目自開工建設(shè)以來，隨著經(jīng)濟(jì)形勢的變化，甲供物資管理目錄也幾經(jīng)修改，施工工期不斷調(diào)整，但物資管理工作始終堅持以保障新上鐵路工程建設(shè)物資需求為重點任務(wù)和主要工作。物資管理遵循“源頭把關(guān)、過程控制、精細(xì)管理”的原則，以“保證質(zhì)量、控制價格、保障供應(yīng)”為核心，對物資設(shè)備實行分類管理、分級負(fù)責(zé)、專業(yè)服務(wù)、統(tǒng)籌供應(yīng)。在實際工作中注重制度建設(shè)，內(nèi)部管理分工明確，實施依法合規(guī)招標(biāo)采購，實現(xiàn)管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，快速有序、高效優(yōu)質(zhì)地組織好物資設(shè)備采購供應(yīng)工作，同時在近年的管理實踐中，逐步形成一套切合現(xiàn)場施工實際有效的做法及經(jīng)驗，并取得較好效果。
1 完善制度建設(shè)，明晰管理職能
1.1確立指導(dǎo)思想
物資管理堅持“源頭把關(guān)、過程控制、精細(xì)管理”的原則，以“保證質(zhì)量、控制價格、保障供應(yīng)”為核心，采用信息手段，完善物資管理全過程臺賬。始終以國家法律、中國鐵路總公司規(guī)章制度為依據(jù)，以物資管理信息化為輔助，開展鐵路建設(shè)物資管理。
1.2制定管理制度
本項目在工程籌備組時就研究制定了《鄂南鐵路物資設(shè)備管理辦法》《鄂南鐵部管物資一體化流程圖》《鄂南鐵路甲供物資設(shè)備采購供應(yīng)組織實施方案》等規(guī)章，在后續(xù)的管理實踐中依照中國鐵路總公司、鐵路局的相關(guān)文件以及現(xiàn)場實際情況不斷完善修訂了《鄂南鐵路物資設(shè)備管理辦法》，制定了《鄂南鐵路物資設(shè)備質(zhì)量管理實施細(xì)則》《鄂南鐵路鐵路砂石礦渣粉管理暫行規(guī)定》《甲供物資具體結(jié)算細(xì)則 》《質(zhì)量保證金支付制度》等制度。根據(jù)物資精細(xì)化管理的要求，不斷補(bǔ)充相應(yīng)的臺賬表格，加強(qiáng)甲供物資的流程管理，完善建管物資招標(biāo)文件，補(bǔ)充合同相關(guān)條款，理順了公司各部門的工作結(jié)合部事項。
1.3確立協(xié)作互控的機(jī)制
公司計劃物資部負(fù)責(zé)建設(shè)物資的招標(biāo)、采購、供應(yīng)、驗收等前置工作，并且是合同的歸口管理及物資結(jié)算的職能部門。財務(wù)部負(fù)責(zé)合同履約、資金籌措、款項撥付、票據(jù)入賬等工作。工程管理部負(fù)責(zé)現(xiàn)場提報的物資需求計劃、審核確認(rèn)以及物資進(jìn)場交接驗收等工作。安全質(zhì)量部負(fù)責(zé)對進(jìn)場物資質(zhì)量監(jiān)督抽檢。施工監(jiān)理配合現(xiàn)場安質(zhì)部對進(jìn)場物資進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。施工單位負(fù)責(zé)工程所需物資的需求計劃、進(jìn)場物資驗收、存放、使用、看護(hù)等工作。
2 推行電子臺賬化精細(xì)管理
2.1開展建設(shè)地域資源調(diào)查
了解資源分布實施全線大宗物資情況調(diào)查，根據(jù)項目施工圖的物資預(yù)算量及物資分布現(xiàn)狀全盤考慮物資的采供方案。多次組織相關(guān)部門人員沿線資源調(diào)查。全面掌握大宗物資資源廠 （特別是油品、鋼材、水泥等大宗料 ） 的綜合能力、產(chǎn)能配置、產(chǎn)品性能、供貨能力、售后服務(wù)等相關(guān)資料，為新上鐵路建設(shè)大宗物資統(tǒng)配及物資招標(biāo)工作打好基礎(chǔ)鋪墊。通過調(diào)查結(jié)果建立大宗物資貨源電子臺賬。
2.2開展物資市場調(diào)研
合理制定供應(yīng)商限定條件，甲供物資招標(biāo)中對合格投標(biāo)人資格條件的設(shè)定預(yù)先做好準(zhǔn)備工作，著重對供貨商的經(jīng)營狀況、單位資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品性能、貨物質(zhì)量、成品價格、供貨業(yè)績、售后服務(wù)等方面進(jìn)行詳細(xì)充分調(diào)研，收集資料后認(rèn)真分析，匯總資料制定相關(guān)方案報公司審定。通過對比資料可以有效地扼制產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)，供貨能力差的廠商中標(biāo)情況發(fā)生。通過市場調(diào)研建立甲供物資情況臺賬。
2.3核實物資招標(biāo)計劃的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等要素
在招標(biāo)工作中首先以設(shè)計院施工圖預(yù)算為基礎(chǔ)，同時聯(lián)系設(shè)計院專工核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。其次公司工程管理部專業(yè)工程師審定計劃初稿。然后把招標(biāo)計劃報鐵路局主管業(yè)務(wù)處室審查，計劃物資部匯總最終確定的.資料提報招標(biāo)計劃，使招標(biāo)計劃、組織供應(yīng)、物資使用滿足現(xiàn)場施工需求。在招標(biāo)計劃制定環(huán)節(jié)，借鑒其鐵路建設(shè)的施工經(jīng)驗，結(jié)合新上鐵路的實際情況。依據(jù)施工組織安排的征地拆遷、工程進(jìn)度、物資供應(yīng)等多方面因素，嚴(yán)格核實各施工單位上報施工需用物資計劃，按照審核后的物資需求計劃組織物資進(jìn)場。通過摘錄施工圖預(yù)算甲供物資相關(guān)內(nèi)容建立項目物資管理臺賬，物資管理過程中實時更新數(shù)據(jù)。
2.4嚴(yán)守招標(biāo)過程依法合規(guī)
在物資招標(biāo)過程中，嚴(yán)格遵守國家招標(biāo)投標(biāo)法，中國鐵路總公司物資采購管理規(guī)章制度和管理辦法，招標(biāo)工作正本清源，公開、公正、公平地開展招標(biāo)工作。嚴(yán)格按照招標(biāo)文件載明的時間、流程和辦法組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等程序。招標(biāo)結(jié)束后建立物資招標(biāo)臺賬。
2.5嚴(yán)格執(zhí)行合同會簽流程及履約管理
按照公司合同管理辦法，履行合同會簽制度，合同按照招標(biāo)文件中有載明的合同格式文本，如果沒有采用中國鐵路總公司或鐵路局下發(fā)的合同文本格式。嚴(yán)格按工程建設(shè)物資合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)條款來約束合同雙方的履約。合同正式簽訂后，建立物資合同管理臺賬。
2.6加強(qiáng)物資日常管理
項目施工過程加強(qiáng)日常管理，實時掌握現(xiàn)場物資需求。物資管理要做到“五個清晰”：工程節(jié)點清晰，需求計劃清晰，物資供貨清晰，結(jié)算流程清晰，現(xiàn)場剩余物資清晰。“四準(zhǔn)確”：需求計劃準(zhǔn)確，合同價格準(zhǔn)確，規(guī)格型號準(zhǔn)確，供貨周期準(zhǔn)確�！皟蓞f(xié)調(diào)”：協(xié)調(diào)項目參建單位與物資供應(yīng)商物資進(jìn)場交接和產(chǎn)品售后服務(wù)。“一追蹤”：追蹤產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量，跟蹤物資供應(yīng)是否及時，服務(wù)是否到位，進(jìn)場物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否符合設(shè)計的技術(shù)規(guī)格要求等。做好物資供應(yīng)計劃、統(tǒng)計分析工作。堅持甲供物資以及鋼材、水泥、外加劑等的物資專門周報制度，密切關(guān)注施工單位鋼材、水泥、外加劑等物資的進(jìn)消存情況，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)計劃。并對重點工程的物資統(tǒng)計資料進(jìn)行匯總分析整理，實時更新物資管理臺賬的施工圖量、進(jìn)場量、使用量、剩余量。為物資采購和供應(yīng)決策提供精準(zhǔn)的參考數(shù)據(jù)，有效地做到工程物資精細(xì)化管理。
2.7加強(qiáng)資金撥付管理
做好現(xiàn)場物資管理的同時，在對物資合同履約和結(jié)算中，對進(jìn)場物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要素均要按合同條款和招標(biāo)文件要求落實。現(xiàn)場確認(rèn)無誤后，以甲供物資交接單為依據(jù)，按照公司資金撥付會簽流程辦理資金審批手續(xù)。實行進(jìn)場物資供應(yīng)結(jié)算和質(zhì)量保證金據(jù)實結(jié)算制度，使物資結(jié)算與現(xiàn)場的物資進(jìn)場相對應(yīng)。每次資金審批流程結(jié)束后建立物資付款臺賬。
2.8加強(qiáng)物資標(biāo)準(zhǔn)化管理
規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化是開展各項建設(shè)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。需以國家、中國鐵路總公司、鐵路局的相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度為準(zhǔn)繩，不斷地對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行完善修訂，這對鐵路工程物資管理工作是非常必要的。只有規(guī)章制度明確，管理目標(biāo)明晰，才能在物資管理的全過程合法合規(guī)地開展工作。每次修編規(guī)章制度后，建立管理制度臺賬。
3 實行鐵路建設(shè)工程物資管理臺賬化的意義
3.1鐵路建設(shè)工程物資管理信息化
鐵路建設(shè)工程物資管理信息化，是全面落實鐵路建設(shè)“六位一體”管理要求的主要手段之一。當(dāng)前鐵路建設(shè)工程物資供應(yīng)商眾多，產(chǎn)品規(guī)格品種繁多，各類專用和通用物資都是建設(shè)所必需的，物資管理難度大，傳統(tǒng)建設(shè)工程物資管理工作量巨大，相關(guān)數(shù)據(jù)粗放又松散已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代鐵路大規(guī)模建設(shè)的需求。加強(qiáng)建設(shè)工程物資管理信息化建設(shè)，建立物資管理臺賬信息化，以精確、直觀的數(shù)據(jù)實行物資精細(xì)化管理。建立工程物資招標(biāo)管理臺賬、物資合同臺賬、物資管理臺賬（含物資施工圖量、合同量、進(jìn)場量、使用量、剩余量等數(shù)據(jù)）、資金撥付臺賬等信息化數(shù)據(jù)臺賬，實現(xiàn)鐵路工程物資管理的招標(biāo)、采購、供應(yīng)的高質(zhì)量、高效率、低成本。
鐵路工程甲供物資涉及的物資名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、計量單位、數(shù)量、單價等各種要素，按照中國鐵路總公司對建設(shè)項目甲供物資管理規(guī)定，項目設(shè)計單位報送初步設(shè)計文件同時，需向建設(shè)單位提供甲供物資名錄清單，建設(shè)單位收到資料后對所提供的甲供物資清單進(jìn)行審核，嚴(yán)格控制施工圖數(shù)量，建立核銷臺賬。如果采用手工報表臺賬，工作量巨大且實時更新數(shù)據(jù)幾乎不可能實現(xiàn)，因此采用信息化電子臺賬管理就勢在必行。
3.2實現(xiàn)物資精細(xì)化管理
推行物資過程管理臺賬信息化，在鐵路建設(shè)工程實施過程中不斷建立完善相關(guān)的臺賬，使得物資管理信息化數(shù)字化，精確、直觀地反映物資各個階段的狀況，給建設(shè)管理者提供更好的決策依據(jù)。在實際工作中能更快速準(zhǔn)確完成各類報表及統(tǒng)計分析提供數(shù)據(jù)支持。工程竣工后需進(jìn)行項目概算清理，完善的物資管理臺賬能夠給建設(shè)單位提供可靠又翔實的清概資料，同時給上級審查部門提供可信的審查決策數(shù)據(jù)。通過物資信息化電子臺賬的使用實現(xiàn)物資精細(xì)化管理體現(xiàn)以下幾方面。
第一，信息化臺賬減輕了物資管理人員工作強(qiáng)度，又可克服手工錄入、統(tǒng)計容易出錯的弊端，為及時準(zhǔn)確完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計、成本核算打下堅實的基礎(chǔ)。
第二，信息化臺賬可對物資報表格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，做到所出具的報表格式統(tǒng)一、計算精確，數(shù)據(jù)清楚、外表美觀。臺賬數(shù)據(jù)一目了然，對公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的輔助。
第三，通過推行信息化臺賬動態(tài)管理，物資管理人員根據(jù)施工圖概算、合同等資料為依據(jù)并結(jié)合項目施工組織、設(shè)計變更等文件對鐵路工程甲供物資實施信息化動態(tài)管理工作，確保物資計劃、采購、供應(yīng)、清算等工作與工程實際發(fā)生情況保持一致，實時有效地整合物資管理全過程數(shù)據(jù)，督促物資管理人員正確理解管理流程，嚴(yán)格按制度辦事，從物資招標(biāo)、合同、計劃、采購、進(jìn)場、使用、剩余等環(huán)節(jié)著力，進(jìn)一步健全物資管理制度，增強(qiáng)物資管理的計劃性和預(yù)控性，有效控制工程投資的資金。
把信息化臺賬應(yīng)用在鐵路建設(shè)工程物資管理全過程，在新上鐵路工程建設(shè)中通過物資管理與信息專業(yè)的特點相結(jié)合，在對物資管理進(jìn)行分析與總結(jié)基礎(chǔ)上，通過與信息化臺賬的快捷、準(zhǔn)確、直觀的優(yōu)勢相結(jié)合，提出了具體辦法措施。為公司下一步新上線鄂上段鐵路建設(shè)奠定基礎(chǔ)，通過使用信息化臺賬對物資進(jìn)行動態(tài)管理，從而提高鐵路建設(shè)物資管理效率。
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