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高職院校檔案管理的思考
高職院校檔案管理的思考1
結(jié)合工作實(shí)踐,對(duì)高職院校檔案的`分類、教學(xué)檔案管理的對(duì)策、檔案管理手段創(chuàng)新等進(jìn)行了探討,并提出了具體的做法.
作 者： 祁艷清 作者單位： 鹽城紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院,江蘇,鹽城,224005 刊 名： 黑龍江科技信息 英文刊名： HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)： 20xx ""(23) 分類號(hào)： 關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案 管理高職院校檔案管理的思考2
［摘要］高職院校檔案規(guī)范化管理是其辦學(xué)層次的具體體現(xiàn)，加快推進(jìn)現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理是學(xué)校發(fā)展的必然需求。對(duì)高職院校檔案管理重要性和面臨問(wèn)題進(jìn)行梳理和思考，并提出檔案規(guī)范化管理的若干建議。
［關(guān)鍵詞］高職院校；檔案；規(guī)范化；管理；思考
高職院校檔案是其檔案公眾資源的有效保藏，是科研、教學(xué)、管理、學(xué)工、決策、其他活動(dòng)等各個(gè)方面以各種形式，如文字、圖片、圖表、影像資料的歷史記錄，是現(xiàn)代社會(huì)檔案價(jià)值的歷史認(rèn)同，直接影響高校建設(shè)的規(guī)范化程度。不斷提升高職檔案規(guī)范化管理水平，既是高校發(fā)展原始累積，又是高校發(fā)展的智慧和創(chuàng)造性勞動(dòng)凝結(jié)。
一、高職院校檔案規(guī)范化管理的重要意義
高職院校檔案規(guī)范化管理水平是檢驗(yàn)其建設(shè)水平高低的有效標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量院校層次的重要標(biāo)志，是其先進(jìn)制度和管理水平的重要體現(xiàn)。檔案規(guī)范化管理已引起全國(guó)很多高職院校足夠重視，細(xì)化翔實(shí)、完善具體的檔案資料是現(xiàn)代高校建設(shè)發(fā)展的歷史再現(xiàn)，是高校校園文化發(fā)展的積淀，也是評(píng)估高校發(fā)展水平的重要依據(jù)和載體，更是發(fā)揮高校社會(huì)服務(wù)功能的一個(gè)基點(diǎn)，具有很高的科學(xué)性、社會(huì)性和服務(wù)性，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、當(dāng)前高職院校檔案管理規(guī)范化所面臨的問(wèn)題
�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理意識(shí)不強(qiáng)許多高職都是中專校升格的，一些領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作遲滯于學(xué)校其他工作，檔案規(guī)范化管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會(huì)和院校的高速發(fā)展步伐，而經(jīng)費(fèi)投入少，設(shè)施陳舊，現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備幾乎沒(méi)有等，都是影響檔案管理規(guī)范化的客觀因素。（二）高職院校檔案部門(mén)制度不合理一些高職院校檔案制度不健全，歸屬機(jī)構(gòu)混亂，沒(méi)有系統(tǒng)化，工作由各系部專兼職人員完成。由上至下的分層管理模式，對(duì)完成歸檔任務(wù)的下級(jí)部門(mén)人員的獎(jiǎng)懲收效甚微，不能有效激發(fā)其積極性，消極怠工等都制約著檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。（三）人員崗位不穩(wěn)定高職院校檔案管理人員基本上都是身兼多職，事情繁雜，任務(wù)繁重，既要承擔(dān)其他工作，又要承擔(dān)部門(mén)的檔案管理工作。因此，能有效管理收集每年的`檔案材料就非常不易，何談規(guī)范化管理，有時(shí)人員調(diào)換頻繁，缺少培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，穩(wěn)定性差，責(zé)任心不強(qiáng)，直接影響收集工作的落實(shí)。（四）硬件設(shè)備落后高職院校經(jīng)費(fèi)主要用于軟硬件建設(shè)，檔案規(guī)范化方面沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和指導(dǎo)方針，院系部門(mén)都有自己的管理方式，沒(méi)有統(tǒng)籌性和計(jì)劃性，檔案室只是簡(jiǎn)單的由面積不大的教室改造，設(shè)施非常落后簡(jiǎn)陋，連防漬、防蟲(chóng)、防火、防腐、防有害生物等基礎(chǔ)設(shè)施都不全，何談現(xiàn)代化電子信息設(shè)備和一些現(xiàn)代檔案管理的必需品，更談不上檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化。（五）管理模式呆板和利用率低下檔案管理模式還是以前的紙質(zhì)打包、捆綁上架等，模式呆板、手段低下且形式單一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，與現(xiàn)代社會(huì)各種新生事物顯得極不協(xié)調(diào)，特別是沒(méi)有很好地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案利用率非常低下。
三、高職院校檔案規(guī)范化管理若干建議
（一）提高檔案管理規(guī)范化意識(shí)檔案規(guī)范化管理程度的好壞跟領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識(shí)有絕對(duì)關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)決定檔案管理的好壞，領(lǐng)導(dǎo)重視才能引起部門(mén)重視和全校員工意識(shí)加強(qiáng)，才能有正確的檔案制度和決策，高水平、高質(zhì)量的檔案管理是院校意識(shí)的具體體現(xiàn)。從發(fā)展眼光出發(fā)，管理層應(yīng)該跳出傳統(tǒng)思維，在資金、人力、物力等方面加大投入，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，員工應(yīng)該緊跟學(xué)校意志，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，使院校檔案管理規(guī)范化上一臺(tái)階。（二）狠抓規(guī)范化綜合管理水平院�？梢罁�(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定適合自己的檔案規(guī)范化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，將部門(mén)檔案納入院校統(tǒng)一管理之下，加快學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，使檔案管理從單一紙質(zhì)向多種形式載體提升，提高院校檔案管理水平。（三）提高檔案管理人員水平院�？稍O(shè)立專門(mén)的檔案管理人員，不再兼職其他工作，專心做好檔案規(guī)范化管理工作，完善和細(xì)化檔案資料，提升檔案管理層次。學(xué)校加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，使之所學(xué)知識(shí)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理的要求，能完全勝任現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理工作。（四）推進(jìn)檔案管理信息化充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大資金注入，全面開(kāi)展高校檔案信息資源庫(kù)建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展。（五）增強(qiáng)師生檔案意識(shí)高職院校應(yīng)根據(jù)需求針對(duì)學(xué)生開(kāi)設(shè)一些檔案知識(shí)講座，拓寬檔案意識(shí)渠道，加強(qiáng)檔案宣傳力度，增強(qiáng)師生檔案意識(shí)，徹底改變檔案管理觀念，增設(shè)檔案志愿者崗位，讓有志于檔案管理的師生志愿加入檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，轉(zhuǎn)化檔案管理服務(wù)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的觀念，檔案規(guī)范化管理始終跟隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案就到哪，盡早實(shí)現(xiàn)檔案發(fā)展的現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)：
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