商務(wù)會(huì)議的禮貌

　　在職場(chǎng)打滾，就一定有機(jī)會(huì)得出席商務(wù)會(huì)議。無(wú)論出席商務(wù)會(huì)議的目的是簽約、提案報(bào)告(爭(zhēng)取客戶)，還是和客戶溝通、交際、聯(lián)誼，禮貌是絕對(duì)不可少的。有禮貌，會(huì)議進(jìn)行順利，彼此合作起來(lái)愉快，對(duì)往后的工作發(fā)展幫助很大。

　　所謂禮貌，不一定是高檔的伴手禮(雖然投其所好且在自己能力許可內(nèi)送禮也是大學(xué)問(wèn))，而是舉止合宜的應(yīng)對(duì)進(jìn)退，讓客戶感受到你對(duì)于他和合作事項(xiàng)的誠(chéng)意語(yǔ)專注，使對(duì)方能夠信任你，放心的把工作交給你。

　　企劃提案再好，工作團(tuán)隊(duì)再?gòu)?qiáng)，沒(méi)能讓客戶充分理解、意識(shí)的話，都沒(méi)有意義。商務(wù)會(huì)議就是為此而產(chǎn)生的行為。

　　不少人可能以為，商場(chǎng)上的會(huì)議，是指在某個(gè)特定時(shí)間內(nèi)招聚某一群工作人員，共同針對(duì)某一些工作事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)劃、溝通與執(zhí)行報(bào)告。這樣定義商務(wù)會(huì)議固然沒(méi)錯(cuò)，不過(guò)，真正的商務(wù)會(huì)議比一般上班族認(rèn)知的“開會(huì)”還要來(lái)得寬廣。

　　其實(shí)，并非只有一起招開的會(huì)議才是商務(wù)會(huì)議，早從客戶和你第一次見面，甚至第一次通電話、Email時(shí)，就已經(jīng)展開了一場(chǎng)漫長(zhǎng)的馬拉松式的會(huì)議。也就是說(shuō)，在商場(chǎng)上每一次和客戶的互動(dòng)，都該被當(dāng)作正式的商務(wù)會(huì)議來(lái)看待、處理。不僅如此，其實(shí)每一次和同事、上司的互動(dòng)，也都應(yīng)該以會(huì)議的態(tài)度來(lái)看待。

　　也就是說(shuō)，心態(tài)上要嚴(yán)肅(抱持招開正式會(huì)議的心態(tài))，不要抱持隨、茍且的心態(tài)，否則對(duì)方很容易就會(huì)識(shí)破。

　　舉例來(lái)說(shuō)，把第一次和客戶通電話當(dāng)作開會(huì)處理的人，言談舉止較為正式，表現(xiàn)出的自信、活力、熱忱、誠(chéng)懇態(tài)度，比起只是抱持姑且試試看心態(tài)的人來(lái)說(shuō)，顯得專業(yè)，較能贏得客戶的信任。千萬(wàn)不要把自己最好的一面留到最后(否則很可能不會(huì)有讓你表現(xiàn)最好一面的機(jī)會(huì))，一定要在第一次見面的時(shí)候就端出最好的一面，留下最好的第一印象，成功的機(jī)會(huì)才大。

　　正式的商務(wù)會(huì)議，記得千萬(wàn)要提早出門，提早抵達(dá)會(huì)場(chǎng)(約莫提早五到十分鐘即可)，最好先進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，做好全部的準(zhǔn)備工作(如果要設(shè)定報(bào)告用的機(jī)器或文件的，最好在客戶蒞臨前準(zhǔn)備完成)。

　　記得，當(dāng)你抵達(dá)客戶的公司時(shí)，會(huì)議就已經(jīng)開始了，請(qǐng)顯現(xiàn)出全副的專業(yè)與自信，不要讓有機(jī)會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你不夠?qū)�業(yè)，更不要在細(xì)節(jié)小地方出錯(cuò)(例如忘記帶某份文件，或整理等下要講的資料，忘了做穿著打扮的最后調(diào)整/梳理頭發(fā)、調(diào)整領(lǐng)帶、化口紅，這些都是出門前或抵達(dá)前就該完成的準(zhǔn)備工作)，做好萬(wàn)全準(zhǔn)備才出門，千萬(wàn)不要到了客戶那里才開始準(zhǔn)備。

　　作好全部準(zhǔn)備，但是客戶還沒(méi)來(lái)之前，千萬(wàn)不要隨便擺出“后臺(tái)”行為，例如翹二郎腿、放松發(fā)呆，和同事隨便開玩笑，打電話或?qū)憱|西。最好是安靜的坐在自己的位子上，閱讀等下要進(jìn)行的會(huì)議資料，保持沉著，表現(xiàn)出專業(yè)自信的態(tài)度，等候客戶的蒞臨讓客戶認(rèn)為你已經(jīng)好整以暇的準(zhǔn)備開始。

　　總之，現(xiàn)身在客戶可能碰見你的場(chǎng)域時(shí)，就應(yīng)該是做好萬(wàn)全準(zhǔn)備，隨時(shí)可以開始會(huì)議報(bào)告或?qū)０赣懻摰某潭?有些大客戶可能非常忙，臨時(shí)有行程得取消聆聽會(huì)議，要你跟他邊走邊報(bào)告，也要能夠游刃有余的處理各種突發(fā)狀況才行)。

　　如果是大型會(huì)議，會(huì)議開始后，主持人請(qǐng)你挑選座位，千萬(wàn)不要謙虛/害羞地躲到角落去，記得挑選最能吸引客戶目光，也就是會(huì)場(chǎng)最有權(quán)力與最能引人注目的位置：面對(duì)門口的位置。

　　面對(duì)門口，讓你能掌握全局，看見所有進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人，據(jù)此判斷是否要做出回應(yīng)。舉例來(lái)說(shuō)，報(bào)告開始不久，客戶的大老板突然現(xiàn)身時(shí)，此時(shí)你最好配合大老板的需要，稍稍調(diào)整報(bào)告內(nèi)容，回頭將之前談過(guò)的重點(diǎn)再提一次，但如果只是客戶的一般同仁就不需要，繼續(xù)報(bào)告就行了。

　　如果是小型會(huì)議，最好坐在客戶的對(duì)面，趁著報(bào)告與交談時(shí)以眼神與肢體語(yǔ)言強(qiáng)化和對(duì)方溝通的意圖，從客戶的眼神與談話里，確保對(duì)方充分了解你的意思。

　　進(jìn)行報(bào)告時(shí)，先謝謝主人、自我介紹，接著提示會(huì)議/報(bào)告進(jìn)行流程與所需時(shí)間，讓客戶心理有準(zhǔn)備。報(bào)告時(shí)最好站著，站著講話中氣足，且能讓眾人的目光聚焦在你身上。別太仰賴文件資料的呈現(xiàn)(例如把報(bào)告用的PowerPoint文件做的太華麗)，報(bào)告中所使用的設(shè)備與器材最好有專人替你操作，自己的報(bào)告主軸應(yīng)該鎖定在客戶與內(nèi)容上，萬(wàn)一機(jī)器出現(xiàn)問(wèn)題也不要心慌，利用演講的氣勢(shì)吸引客戶的目光聚焦在自己身上就好。

　　正式報(bào)告完成后，留下來(lái)和客戶交誼時(shí)，記得要和每個(gè)人握手、交換名片、自我介紹，最好能把收到的名片陳列在自己與對(duì)方都看得見的地方(讓對(duì)方知道你很重視他，若有需要提到對(duì)方姓名時(shí)，也很很快的瞄過(guò)且提及)。

　　如果會(huì)議中備有餐點(diǎn)，千萬(wàn)不要敞開肚皮大肆享用，手上端杯飲料就好，吃的能不碰盡量不要碰（因此參加會(huì)議前最好先吃飽）。畢竟你是來(lái)開會(huì)、談生意的，讓客戶看到你的吃相，未必能對(duì)完成工作加分。再者，在會(huì)場(chǎng)吃喝容易弄臟資料與身體，也很難吃得優(yōu)雅(多半都是動(dòng)手拿)，最好能免就免。

　　全部會(huì)議結(jié)束后，離席前記得和會(huì)議上互動(dòng)過(guò)的客戶道別，在道別時(shí)別忘了再度感謝對(duì)方給自己機(jī)會(huì)，詢問(wèn)對(duì)方是否喜歡自己的報(bào)告，打聽合作的可能性。千萬(wàn)別默默的溜走！

　　回到辦公室后，盡速發(fā)出謝卡(Email或正式/手寫卡片都可)，感謝客戶給你機(jī)會(huì)，總結(jié)會(huì)議上的結(jié)論(最好能引用客戶自己說(shuō)過(guò)的話)，讓會(huì)議劃下完美句點(diǎn)！

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