商務(wù)信函格式

　　商務(wù)信函寫(xiě)作格式，署名即寫(xiě)信人簽名，通常寫(xiě)在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內(nèi)具體部門(mén)名稱(chēng)，也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見(jiàn)，也可加蓋公章。

　　英文商務(wù)信函的書(shū)信格式

　　1.the top part of a business letter

　　日期：date: 23 december xx

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　稱(chēng)謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　2.the body part of a business letter

　　標(biāo)題(可以不要)

　　正文

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,

　　(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商務(wù)信函的寫(xiě)作格式

　　如同一般信函，商業(yè)信文一般由開(kāi)頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

　　(1)開(kāi)頭

　　開(kāi)頭寫(xiě)收信人或收信單位的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼單獨(dú)占行、頂格書(shū)寫(xiě)，稱(chēng)呼后用冒號(hào)。

　　(2)正文

　　信文的正文是書(shū)信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題，通常包括：

　�、傧蚴招湃藛�(wèn)候;

　�、趯�(xiě)信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來(lái)信，表示謝意，對(duì)于來(lái)信中提到的問(wèn)題答復(fù)等等;

　�、墼撔乓�進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢(xún)問(wèn)有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問(wèn)題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆�求等。如果既要向�(qū)Ψ皆?xún)問(wèn)，又要回答對(duì)方的詢(xún)問(wèn)，則先答后問(wèn)，以示尊重;

　�、芴岢鲞M(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結(jié)尾

　　結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫(xiě)明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時(shí)寫(xiě)表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書(shū)寫(xiě)，“此致”、“敬�！笨删o隨正文，也可和正文空開(kāi)。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書(shū)寫(xiě)。

　　(4)署名

　　署名即寫(xiě)信人簽名，通常寫(xiě)在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內(nèi)具體部門(mén)名稱(chēng)，也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見(jiàn)，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫(xiě)信日期—般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

　　基本特點(diǎn)

　　靈活性強(qiáng)，便于選擇

　　客戶(hù)可以根據(jù)不同的目標(biāo)顧客選擇不同的商函內(nèi)容，增強(qiáng)宣傳的靈活性和針對(duì)性，可以提高宣傳的效果，同時(shí)客戶(hù)可以自己選擇投遞的時(shí)間和數(shù)量。

　　針對(duì)性強(qiáng)，收效大

　　客戶(hù)可以根據(jù)自身的需要，從郵政部門(mén)提供的名址信息庫(kù)中有針對(duì)性地選擇具體的目標(biāo)對(duì)象范圍，避免了宣傳的盲目性。

　　閱讀率高，覆蓋面廣

　　商業(yè)信函直接針對(duì)具體的目標(biāo)單位（個(gè)人），用戶(hù)可隨時(shí)拆開(kāi)郵件仔細(xì)閱讀并保存，時(shí)效性強(qiáng)，同時(shí)客戶(hù)可利用龐大的郵政網(wǎng)絡(luò)，把商函發(fā)往全國(guó)各地，覆蓋面廣。

　　價(jià)格低廉、方便迅速

　　商業(yè)信函收費(fèi)低廉，郵局提供廣告設(shè)計(jì)、制作、郵件封裝、寄發(fā)等一條龍服務(wù)，方便省事，隨時(shí)可郵寄，不出門(mén)產(chǎn)品便可向全國(guó)推銷(xiāo)。

　　信息量大，適用性強(qiáng)

　　商業(yè)信函作為信息載體，容納信息量大，不受篇幅的限制，可裝寄文字、圖片或合同、訂單等內(nèi)容詳盡、圖文并茂的資料，便于收件單位（人）保存和參考，有的還可直接簽約。

　　帳單郵簡(jiǎn)具有加強(qiáng)企業(yè)與用戶(hù)聯(lián)系的紐帶作用，能及時(shí)地讓用戶(hù)掌握自己的帳務(wù)開(kāi)支，明明白白消費(fèi)；同時(shí)也能保證企業(yè)資金的及時(shí)回籠，是企業(yè)規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際接軌的重要舉措。

　　商務(wù)信函寫(xiě)作格式

　　在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫(xiě)規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。

　　下面做詳細(xì)介紹。撰寫(xiě)郵件有三種方式：寫(xiě)郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。

　　三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫(xiě)格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題，內(nèi)容。

　　一、收件人

　　1、確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低。

　　2、傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。

　　二、抄送

　　1、在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。

　　2、一般情況下不要給普通客戶(hù)抄送。

　　3、確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。

　　三、主題

　　電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。

　　讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。

　　四、內(nèi)容

　　在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。

　　一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱(chēng)呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

　　1、稱(chēng)呼

　　1）如果有收件人的姓名的話，可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。

　　2）若知道對(duì)方的性別可以用：xx先生、xx小姐、xx女士

　　3）如果知道對(duì)方的身份可以用：xx總經(jīng)理、xx經(jīng)理、xx董事長(zhǎng)、x總、x董、x經(jīng)理

　　2、正文

　　正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。

　　在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

　　1）在撰寫(xiě)英文信函時(shí)，只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào)，全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。

　　2）不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn)，應(yīng)面對(duì)面的解決。

　　3）回復(fù)信件時(shí)，有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。

　　4）若摘錄的原文很長(zhǎng)，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后

　　5）在收件人明白其意時(shí)，才可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。

　　6）如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途；

　　3、結(jié)束

　　1）如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如：請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我

　　2）最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)：如：希望我們能夠達(dá)成合作

　　3）結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：如：感謝您抽空洽談

　　4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。

　　對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

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