秘書人員三種素養(yǎng)的培養(yǎng)

　　秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

　　社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

　　作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

　　大致說來，秘書人員應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。

　　（一）才干素養(yǎng)

　　做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

　　1、精明的辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗豐富為基礎。

　　辦事能力主要體現(xiàn)在：

　　1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

　　2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。

　　3）口頭表達能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。

　　人類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

　　提高口頭語言表達能力還應研究體態(tài)語。

　　4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現(xiàn)實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

　　5）交際能力：處理人際關系是一門學問。"世事洞明皆學問，人情練達即文章"。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。

　　還有其他條件�？傊�，辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。

　　2、較強的文字表達能力

　　自古以來，中國人就視文章為"經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事"（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為"秀才"，道理正在于此。

　　寫作是個痛苦的過程，常給人"難產(chǎn)"的感覺。

　　秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。

　　公文寫作應達到的境界是："信、達、雅"，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

　　3、操作能力

　　隨著社會現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應形勢發(fā)展的要求，學會掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動化是時代潮流。

　　（二）智能素養(yǎng)

　　才干決定于智能的高低、強弱，智能是才干的基礎。

　　增強智能，可以從5個方面著手：

　　1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。

　　積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優(yōu)秀同志，都是勤奮好學的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

　　知識的積累應堅持兩點：一是"博而返約"，二是"真積力久"。

　　2、思維訓練

　　人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。

　　加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

　　語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷同老板打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發(fā)揮。

　　邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠"撥開烏云見青山"。

　　領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是"嘣"出幾個單音節(jié)來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

　　3、臨機處置智能訓練

　　是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經(jīng)濟和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

　　4、記憶訓練

　　很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就是要求秘書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發(fā)不出智力的。

　　5、自省能力

　　一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結自己的成功經(jīng)驗和失敗教訓，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足�？准屹t人曾子說："吾日三省吾身。"曹操也曾說，"伏自三省。"常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結中增長起來。

　　（三）心理素養(yǎng)

　　就一般情況說，秘書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養(yǎng)。

　　1、多些樂觀和幽默

　　秘書人員事務繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點，秘書人員應當具備的樂觀和幽默。

　　樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國蘭斯登在《有效的經(jīng)驗》一書中說："跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關系，而且對心理的健康也是非常重要的。"

　　我們工作時一定要嚴肅、認真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

　　樂觀和幽默，不應是輕薄，更不應是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語言藝術，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

　　幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過來又有助于增強自信心。心情緊張、拘謹時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當對方拘謹、緊張時，當會談場合很嚴肅時，當對滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現(xiàn)場氣氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。

　　樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人"敬而遠之"，厭而煩之。

　　要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

　　2、培植自信心

　　信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹，特別是同上交往過分拘謹，對于做好工作感到氣餒，對于學習感到困難重重，對于個人前途表現(xiàn)出不應有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。

　　信心來自對自己、對環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應該怎么干。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

　　3、崇尚競爭，去除嫉妒

　　"水向低處流，人往高處走。"除了個別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

　　競爭是進步的動力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會，辦事業(yè)要競爭，取得個人成就也要競爭。

　　但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認別人的長處和成就，總是"眼紅"人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學或鄰居。表現(xiàn)形式是，對別人的"冒尖"之處，有的是默不承認，絕口不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是"阿q"再世；進一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

　　嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當?shù)霓k法是競爭，最可取的態(tài)度，則是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學**同進步。

　　（四）職業(yè)道德

　　職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。

　　秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1、埋頭苦干，樂于奉獻

　　世上三百六十行，行行不一樣。有些是"有名有利"，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務，秘書人員的勞動成果往往通過領導機關、領導同志的工作實績體現(xiàn)出來，不能獨立顯示自身的成績。秘書工作機密性強，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，"眼睛一睜，忙到熄燈"，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚為事業(yè)埋頭苦干的獻身精神。鄒韜奮先生說得好，"一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。"秘書人員應當以此為座右銘。

　　為事業(yè)而埋頭苦干的獻身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業(yè)的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎和保證。

　　2、嚴守紀律，克己奉公

　　秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀律。當老板拍板決策后，當老板交代意圖后，必須按老板的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權行動。同時，按規(guī)矩和職權辦事，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事，更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。

　　秘書人員應當自覺做好保密工作。保密既是紀律，又應是自覺的行為和良好的習慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機密，不在親屬與朋友面前談論機密。

　　3、謙虛謹慎，平等待人

　　秘書人員身居中樞，上接觸領導，在領導成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關系是至為重要的一個環(huán)節(jié)。應始終做到正直、公允、謙虛、平等。

　　秘書人員向領導匯報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領導成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準則，也是政治紀律。

　　秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。

　　總起來說，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。

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