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秘書職業(yè)規(guī)劃
每個(gè)人的路都要自己去走，職業(yè)生涯的最終選擇權(quán)在我們自己。下面是關(guān)于秘書職業(yè)規(guī)劃的內(nèi)容，歡迎閱讀！
一、背景與意義
文秘是一種綜合性極強(qiáng)，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢，并且對秘書人才素質(zhì)的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)；個(gè)人能力水平低，動(dòng)手實(shí)踐能力不強(qiáng)；綜合素質(zhì)不高，難以勝任機(jī)關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。
近年來，企業(yè)、機(jī)關(guān)對新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴(yán)峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。
所以文秘專業(yè)的大學(xué)生應(yīng)該要提高自己的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個(gè)腳印在激烈競爭的社會(huì)占有一席之地。
二、內(nèi)容
文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會(huì)開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準(zhǔn)備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。
從事文秘工作的人的終極目標(biāo)是高級秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。
文秘人員應(yīng)該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。組織能力，文秘不僅一個(gè)職位，更是一個(gè)組織者，要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識(shí)的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。團(tuán)隊(duì)合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，要收集信息，要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。
作為文秘人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)更多的知識(shí)和技能。
三、方案
沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個(gè)腳印，文秘工作猶如是。
一初次擇業(yè)崗位
初級文秘--辦公室文員、主管助理
工作任務(wù)：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。
職業(yè)技能：
1、擬寫事項(xiàng)性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。
2、對文書進(jìn)行立卷歸檔；
4、按要求發(fā)送會(huì)議通知，制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識(shí)，預(yù)定會(huì)議室，預(yù)定并確認(rèn)會(huì)議住宿，確定最終參會(huì)人員；
5、按要求接站，完成簽到工作，引導(dǎo)與會(huì)人員就座；
6、安排與會(huì)人員返程，清退會(huì)議文件資料，整理會(huì)議室；按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書；
7、確定歸檔范圍
8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設(shè)計(jì)、填寫接待記錄與電話記錄表；
9、安排會(huì)議室，安排用車，處理郵件；
10、發(fā)放辦公用品，使用打印機(jī)打印文檔，使用傳真機(jī)收、發(fā)文件并對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，碎紙機(jī)銷毀文件；
11、維護(hù)接待室、會(huì)議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護(hù)上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境
要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)課堂上聽說讀寫的專業(yè)訓(xùn)練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：
1、取得CET4、6級證書，作為文秘專業(yè)的學(xué)生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎(chǔ)要學(xué)習(xí)英語。因?yàn)殡S著國際化，機(jī)關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會(huì)應(yīng)用英語成為文秘專業(yè)的一項(xiàng)技能要求，會(huì)英語、懂英語、會(huì)用英語，取得CET4、6級證書會(huì)成為文員的閃光點(diǎn)。
2、取得計(jì)算機(jī)辦公軟件中級證書；多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應(yīng)用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。
3、熟悉地圖和交通，作為文員會(huì)經(jīng)常有需要的采買、預(yù)定、接送，熟悉路線和交通會(huì)很有用處。
4、多參加機(jī)關(guān)企業(yè)組織的各種活動(dòng)，讓自己在實(shí)踐中學(xué)習(xí)到為人處世的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。
5、與周圍同事搞好關(guān)系，會(huì)讓工作事半功倍。
二再次擇業(yè)崗位
中級文秘--經(jīng)理助理、秘書
工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、文檔管理、會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動(dòng)實(shí)施、信息管理。
職業(yè)技能：
1、擬寫會(huì)議紀(jì)要、意見、合同、可行性研究報(bào)告；
2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式；
3、擬訂會(huì)議策劃方案，審核會(huì)議的籌備方案，組織與培訓(xùn)會(huì)議工作人員；
4、主持會(huì)議，督查會(huì)議決議的落實(shí)；
5、管理團(tuán)隊(duì)，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調(diào)研方案并組織實(shí)施；
6、實(shí)施并監(jiān)管組織的安全運(yùn)營，評估辦公環(huán)境管理狀況
7、安排參觀活動(dòng)、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動(dòng)、商務(wù)談判、招商活動(dòng)；
8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。
中級秘書，作為機(jī)關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有單單的專業(yè)技能是不能勝任的，在這個(gè)階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識(shí)，以及各方素養(yǎng)也應(yīng)該增長。作為中級秘書是為上級分擔(dān)工作的，除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外
還要學(xué)習(xí)和增長一下幾方面的知識(shí)和能力：
1、應(yīng)變能力的提升，作為中級秘書，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定機(jī)動(dòng)性和靈活性。
2、了解和學(xué)習(xí)人力資源知識(shí)，對人力資源知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，會(huì)成為讓你在秘書的發(fā)展過程中有很大幫助。
3、提升中英文口語、閱讀和寫作能力，每天讀記單詞，朗讀文章，多寫作，多看書，會(huì)保持這項(xiàng)能力，而這項(xiàng)能力的保持和提升，會(huì)讓你在秘書這條路上走得更加順暢。
4、提高組織、協(xié)調(diào)、溝通、領(lǐng)導(dǎo)能力及出色的人際交往和社會(huì)活動(dòng)能力以及敏銳的洞察力，判斷與決策能力，以及計(jì)劃和執(zhí)行能力，多參加公共活動(dòng)，多與人交流，提高這些能力。
5、學(xué)習(xí)公共管理的知識(shí)或者人力資源的知識(shí)等。
6、了解和學(xué)習(xí)金融、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)，會(huì)讓以后的路走得更加順暢。
三終極目標(biāo)崗位
高級文秘--辦公室主任、企業(yè)總裁秘書
工作任務(wù)：商務(wù)文書擬寫、收文、發(fā)文處理、文檔管理、會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)、辦公室日常接待、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品與設(shè)備的使用和管理、辦公環(huán)境管理、信息管理 。
職業(yè)技能：
1、擬寫通告、通報(bào)、決定、請批、批答函、總結(jié)、述職報(bào)告，制定計(jì)劃；
2、審核文書，擬辦文書，承辦文書，催辦、注辦文書；
3、提供并利用檔案，編寫檔案參考材料，管理電子檔案；
4、擬訂各種會(huì)議的籌備方案，督查會(huì)務(wù)的籌備情況，審核會(huì)議文件，與上司溝通會(huì)議的有關(guān)事宜，擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案；
5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用，處理會(huì)中突發(fā)事件
6、對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評估會(huì)議工作
7、安排涉外禮賓次序，涉外迎送儀式，涉外會(huì)見會(huì)談和拜訪，涉外宴請，選擇饋贈(zèng)禮品；
8、提出改進(jìn)辦公流程的建議，處理突發(fā)事件的預(yù)防及應(yīng)對措施，督促檢查各項(xiàng)事務(wù)的完成情況，制定工作計(jì)劃，確定承辦期限，進(jìn)行工作評估
9、制定辦公用品和辦公設(shè)備的采購程序，提出采購辦公用品和辦公設(shè)備的預(yù)算方案，調(diào)配辦公資源；
10、選擇辦公模式，提出辦公室布局方案；
11、加工、編寫信息材料，提供并利用信息，反饋信息
高級秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級，要有從事文秘工作4-5年的工作經(jīng)歷，要擁有溝通能力，執(zhí)行力，公關(guān)能力，應(yīng)變能力，判斷力，創(chuàng)新力，領(lǐng)導(dǎo)力，決策力等一般能力，和初級、中級秘書的各類技能和學(xué)識(shí)以外，還要學(xué)習(xí)和擁有以下幾點(diǎn)：
1、學(xué)習(xí)和取得工商管理、企業(yè)管理、行政管理、企業(yè)管理或者行政管專業(yè)的知識(shí)和本科畢業(yè)證，這要成分利用個(gè)人的剩余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)和考試。
2、學(xué)習(xí)法律相關(guān)的知識(shí)，例如法律與金融有關(guān)方面的知識(shí)
3、熟悉和了解行業(yè)的相關(guān)信息；經(jīng)常閱讀期刊，周刊和報(bào)紙；
4、熟練的使用一門外語；
總結(jié)
沒有人天生就是做某個(gè)行業(yè)的天才，也不是人人都從事同一行業(yè)。在提高理論知識(shí)和動(dòng)手能力，完善自我，升華自我的過程中，隨著社會(huì)的日益進(jìn)步，不斷汲取知識(shí)，才確定自己要做的職業(yè)。從事文秘的人員須不斷調(diào)整自身結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)社會(huì)的變化和發(fā)展，只有當(dāng)自己心理素質(zhì)日益成熟、完善，有德、有才、有識(shí)時(shí)，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。
四、指導(dǎo)教師評語
該生在設(shè)計(jì)期間積極與老師聯(lián)系溝通，認(rèn)真了解設(shè)計(jì)要求并按時(shí)按量完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)。選題具有社會(huì)價(jià)值及實(shí)踐意義，設(shè)計(jì)方案合理，格式規(guī)范，準(zhǔn)予通過。
[秘書職業(yè)規(guī)劃]
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