學校辦公室管理制度(2)

　　五、備注

　　(1) 部門會議是個部門內部學習和研究、布置、交流工作的主要形式，由部門負責人主持與召集，每月不少于兩次。

　　(2)各部門學期(學年)工作計劃在每學期(學年)開學后一周內交辦公室，各部門的學期(學年)工作小結(總結)應在學期(學年)結束前l(fā)0天內交辦公室匯總，由辦公室綜合整理，作為學校學期(學年)工作計劃、總結、大事記的附樣歸檔。

　　(3)會議記錄樣式

　　會議紀要

會議召開時間   會議地點   會議主持人   會議記錄人   會議主題   會議參加對象   會議內容紀要     備注  

　　六、會議室使用管理。

　　1、會議室的使用原則上由校長辦公室統(tǒng)一安排和協(xié)調。

　　2、各部門使用會議室，至少提前1天向校長辦公室書面申請，填寫“會議安排單”(包括開會時間、主辦單位、會議內容、會場布置要求、費用情況等)。并由相關部門負責人簽字同意。

　　3、會場布置要求包括

　　(1)會場的標語——部門召開應該自行準備，學校校級層面標語由辦公室落實

　　(2)車輛接送——一般區(qū)級以上的活動，學校可安排車輛。教研活動學校不安排。

　　(3)接待茶水等——教育系統(tǒng)以上的活動，或者是部門的年終總結交流大會可以申請茶水和水果。

　　(4)就餐——如果大型活動持續(xù)半天以上，需要涉及到中午午餐，就餐的級別、就餐的人數，需要提前告知辦公室。

　　(5)攝影、攝像——原則上由會議申請部門自行解決。

　　3、各部門使用會議室應愛護各類設施，如有損壞，照價賠償。做好會議室的保潔工作。

　　附：會議安排單

　　填寫日期： 年 月 日

會議時間   召開部門   會議內容   擬用會議室  小會議室（  ）三樓會議室（  ）五樓活動室（  ） 會場布置要求     確認簽字  

　　文件閱讀暫行規(guī)定

　　一、為了文件傳閱迅速，不拖延，不積壓，提高工作效率，一般文件從送閱到閱畢不得超過一個星期，校領導和各部門閱文完畢后應及時交回校長辦公室，不得擅自橫傳，擅自把文件直接傳給其它部門或個人。

　　二、保持文件的完整性，請不要抽出卷內文件和文件附件。因工作需要需繼續(xù)使用文件時，須向校長辦公室說明。

　　三、文件一律不得帶到公共場所，所載內容不得擅自翻印和擴大閱讀范圍。確因工作需要需翻印文件，一般文件須經校長辦公室同意，如有違犯者或丟失文件者，對當事人要按有關制度嚴肅處理，并追究主要負責人的責任。

　　四、嚴格遵守保密規(guī)則，不得隨意泄漏文件內容。

　　五、學校指定專人負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、管理。文件的簽收和歸還由專人負責，不準交予其它無關人員代辦。

　　六、閱文人閱文后要在《文件傳閱單》上規(guī)定位置簽署名字或意見。簽閱文件要使用藍、黑色墨水的鋼筆或毛筆，不能使用紅色筆、鉛筆。

　　附：文件傳閱處理單

序號   來文機關   來文                號 文目摘稱   領 導 閱 示         閱 件 簽 名             承 辦 情 況   備注 材料是否齊備（      ）是否歸檔（     ）是否需要上網公示（     ） 請各部門根據相關文件處理結束后，及時將相關文件和處理情況材料歸檔到校長辦公室。                

　　校長辦公室保密制度

　　一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》，切實做好公文、通信、涉外、科技工作、辦公自動化以及會議的保密工作。

　　二、不該說的秘密，不說;不該問的秘密，不問;不該看的秘密，不看;不該記錄的秘密，不記錄。

　　三、不在非保密記錄本上記錄秘密事項;不在非秘密的地方存放秘密文件和資料;不在公共場所和親朋面前談論秘密。

　　四、不用普通電話、普通函件傳達秘密事項。

　　五、不得隨意復印秘密材料和擴大涉密范圍，如有確需復印的文件、材料，應征得上級有關部門同意后方可復印。

　　六、每學期末要對涉密文件及材料進行全面清理，并做好后期的處理工作。

　　七、對違反保密制度的人員要視其情節(jié)，追究責任。

　　辦公信息網收發(fā)文管理暫行規(guī)定

　　一、為加強和規(guī)范辦公信息網收發(fā)文管理，提高辦公效率，特制定本規(guī)定。

　　二、學校指派專人(信息員)負責本單位在辦公信息網上的文件收發(fā)，并做好收文的歸檔和網上回執(zhí)。

　　三、信息員必須管理好辦公信息網的帳號和密碼，嚴格遵守保密制度。

　　四、辦公信息網上文件的收發(fā)由校長辦公室集中統(tǒng)一管理。各部門上報學校的通知、請示、報告、申請等公文，必須告知校長辦公室，由校長辦公室負責處理。

　　五、學校印發(fā)的通知等將不再使用紙質文檔(除重要文件外)，通過校園網、行政網等傳送，請教工注意網上查閱。

　　六、辦公信息網的具體使用和操作由計算機網絡中心提供技術支持和培訓。

　　文件傳閱登記單

序號   來文機關   來文                     號 文目摘稱   承 辦 部 門   注備 工作是否處理結束（      ）是否歸檔（      ）是否需要上網公示（     ）              

　　文件收發(fā)流程：

　　1、文件收取——〉分類保存電子稿

　　(保存類型：紅頭文件、黨政干部會議通知、需上交表格或反饋信息的文件)

　　——〉分類打印文字稿

　　——〉校長室審閱重要文件、批示

　　——〉相關部門執(zhí)行文件規(guī)定

　　——〉處理結束上交有關材料

　　2、文件反饋——〉有關部門根據文件處理

　　——〉電子稿到校長室集中反饋。(特殊文件除外)

　　校章使用管理規(guī)定

　　一、印章管理

　　1.校級各類由學校辦公室負責保管。

　　2.各部門的印章，必須由專人管理，規(guī)范使用。印章應加鎖存放，印章管理人員要認真負責，堅守崗位，確保印章安全。

　　3.印章應及時清洗，勤添印油，確保印章經久耐用、用印清晰。

　　4.使用印章必須按照規(guī)定辦理，每次用印要進行登記。

　　5.蓋印時應注意位置恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。

　　6.文件或材料的落款單位，必須與印章一致，否則不能用印。

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