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工程審計(jì)報(bào)告模板
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內(nèi)部審計(jì)報(bào)告目錄
一、審計(jì)導(dǎo)言 第x頁(yè)
二、審計(jì)結(jié)果匯總表 第x頁(yè)
三、審計(jì)結(jié)果詳細(xì)說(shuō)明 第x頁(yè)
四、組織結(jié)構(gòu)圖 第x頁(yè)
五、流程圖圖例 第x頁(yè)
六、流程圖 第x頁(yè)
審計(jì)結(jié)果匯總表
一、在對(duì)銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問(wèn)題：
(一)銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度符合性方面
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 賒銷(xiāo)業(yè)務(wù) 不明確 隨意性、混亂 建立具體程序和標(biāo)準(zhǔn)
2 銷(xiāo)售文件分別歸檔 10日前歸入財(cái)務(wù) 執(zhí)行 繁瑣、客戶(hù)不滿(mǎn) 建立客戶(hù)代表制度
3 價(jià)格員的設(shè)制 三名價(jià)格員 執(zhí)行 成本大 取消
4 銷(xiāo)售傭金 銷(xiāo)售金額1%提取 執(zhí)行 虛假銷(xiāo)售 確定暫扣比例
(二)現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 客戶(hù)往來(lái)對(duì)賬 季度終了10天內(nèi)對(duì)賬 流于形式 發(fā)生不該發(fā)生的壞賬 安排人員查清原因
2 銷(xiāo)貨退回及折讓 申請(qǐng)--審核--批準(zhǔn)--貨物入庫(kù)--索取折讓通知單 沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行 貨物丟失、多交稅金檢查、督促，建立建全手續(xù)
3 款項(xiàng)送存銀行 當(dāng)日及時(shí)送存銀行 沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行 挪用資金、丟失 不定期限抽查
4 壞賬處理 每年10月編制賬齡分析表，提出壞賬處理意見(jiàn) 流于形式 壞賬得到處理、挽回，報(bào)表不實(shí)對(duì)近三年的壞賬清理
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 客戶(hù)往來(lái)對(duì)賬 財(cái)務(wù)部 不認(rèn)可 人員少，無(wú)力完成 增加人員
2 銷(xiāo)貨退回及折讓 財(cái)務(wù)部 建議向董事會(huì)提出 取得嚴(yán)格執(zhí)行的制度 建立建全制度
3 款項(xiàng)送存銀行 財(cái)務(wù)部 同意 立刻整改
4 壞賬處理 總經(jīng)理辦公室 不認(rèn)可 已經(jīng)盡力了
二、在對(duì)購(gòu)貨與付款環(huán)節(jié)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問(wèn)題：
(一)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度符合性方面
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 采購(gòu)訂單的發(fā)出 倉(cāng)儲(chǔ)部申請(qǐng)--主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)--發(fā)出采購(gòu)訂單 執(zhí)行 一旦倉(cāng)儲(chǔ)部失誤，物資積壓、資金占用不合理 建立財(cái)務(wù)部審核控制程序
2 付款 無(wú)/財(cái)務(wù)部審核并根據(jù)流動(dòng)資金的周?chē)闆r付款 隨意性強(qiáng)/以職權(quán)謀私利 制定付款政策
3 供應(yīng)商的變動(dòng) 采購(gòu)部申請(qǐng)---主管采購(gòu)的副總經(jīng)理審批 執(zhí)行 隨意性強(qiáng)/以職權(quán)謀私利 制定相關(guān)方案
4 已報(bào)銷(xiāo)入賬的文件 無(wú) 重復(fù)入賬 在報(bào)銷(xiāo)后加蓋標(biāo)記或打孔
(二)現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 采購(gòu)業(yè)務(wù)招標(biāo)比價(jià) 一次采購(gòu)超過(guò)5萬(wàn)元向已選定的供應(yīng)商招標(biāo) 沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行 隨意性強(qiáng)/以職權(quán)謀私利嚴(yán)格執(zhí)行制度/財(cái)務(wù)監(jiān)督
2 物資入庫(kù) 清點(diǎn)、驗(yàn)收 流于形式 出現(xiàn)短缺無(wú)法確定由誰(shuí)承擔(dān)，最終公司損失 嚴(yán)格執(zhí)行制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通
3 已驗(yàn)收庫(kù)資暫估入庫(kù)手續(xù) 文件單據(jù)全，辦理暫估入庫(kù) 沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行 庫(kù)存物資信息失真，物資失控嚴(yán)格文件不完整的物資采購(gòu)暫估入庫(kù)制度
4 庫(kù)存物資盤(pán)點(diǎn) 定期盤(pán)點(diǎn)財(cái)務(wù)抽查 沒(méi)有切實(shí)執(zhí)行 賬實(shí)不符，物資丟失 提高認(rèn)識(shí)，保證盤(pán)點(diǎn)制度真實(shí)執(zhí)行
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 采購(gòu)訂單的發(fā)出 采購(gòu)部 同意
2 供應(yīng)商的選擇 采購(gòu)部 同意
3 大宗采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo) 采購(gòu)部 同意
4 已報(bào)銷(xiāo)入賬的文件 財(cái)務(wù)部 同意
5 庫(kù)存物資盤(pán)點(diǎn) 倉(cāng)儲(chǔ)部 同意/執(zhí)行困難 定員過(guò)少
三、在對(duì)生產(chǎn)與成本循環(huán)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問(wèn)題：
(一)生產(chǎn)與成本內(nèi)部控制制度符合性方面
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 價(jià)值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)繁索 所有材料填寫(xiě)領(lǐng)料單 執(zhí)行 工作量加大、成本浪費(fèi) 采用預(yù)算管理
2 生產(chǎn)成本計(jì)算 品種法 執(zhí)行 過(guò)細(xì)、成本過(guò)高 采用同行業(yè)計(jì)算方法
3 廢品及邊角余料 無(wú) 謀取非法個(gè)人利益 建立廢品回收制度
(二)現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 制度規(guī)定 實(shí)際執(zhí)行 存在風(fēng)險(xiǎn) 建議
1 員工招聘錄用 部門(mén)申請(qǐng)----審批 不理想 增加人工成本 人事部切實(shí)承擔(dān)招聘職責(zé)
2 領(lǐng)用材料計(jì)價(jià) 計(jì)價(jià)保持一致性 各期不一致 成本不準(zhǔn)確 嚴(yán)格執(zhí)行制度
3 對(duì)生產(chǎn)工藝文件的遵守 有規(guī)定 部分人員不遵守 降低產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率 培訓(xùn)、提高意識(shí)
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號(hào) 相關(guān)事項(xiàng) 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 價(jià)值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)繁索 倉(cāng)儲(chǔ)部 同意 正在解決
2 生產(chǎn)成本計(jì)算 財(cái)務(wù)部 同意但無(wú)法執(zhí)行 以前未重視 建議改正
3 廢品及邊角余料 生產(chǎn)車(chē)間 不同意 慣例
4 員工招聘錄用 人事部 同意，但無(wú)力執(zhí)行 技術(shù)問(wèn)題 設(shè)立專(zhuān)業(yè)招聘小組
審計(jì)結(jié)果詳細(xì)說(shuō)明
一、 銷(xiāo)售和收款循環(huán)
貴公司在銷(xiāo)售與收款方面的內(nèi)部控制流程見(jiàn)圖一
(銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度流程圖)
從圖一我們可以看出，貴公司在銷(xiāo)售與收款方面內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)充分體現(xiàn)了機(jī)械制造企業(yè)的特點(diǎn)，著力強(qiáng)調(diào)為客戶(hù)服務(wù)意識(shí)和銷(xiāo)售風(fēng)險(xiǎn)防范體系，在檢查中我們發(fā)現(xiàn)，這些控制措施在實(shí)際工作中也基本上得到了執(zhí)行。在這方面存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：
(一) 銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度符合性方面
1、 賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)程序和批準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)不明確。貴公司的控制流程中規(guī)定，賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)由營(yíng)銷(xiāo)部審核，報(bào)經(jīng)主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理批準(zhǔn)。但是在制度中沒(méi)有營(yíng)銷(xiāo)部有關(guān)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)需審核的文件、審核的具體執(zhí)行人、審核并上報(bào)副總經(jīng)理的要求、審核的時(shí)限等具體可操作的流程規(guī)定。主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理對(duì)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)是否批準(zhǔn)的要求也沒(méi)有具體的規(guī)定。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是總經(jīng)理認(rèn)為，市場(chǎng)情況經(jīng)常變動(dòng)，以一套固定的模式來(lái)決定賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)可能會(huì)影響銷(xiāo)售業(yè)績(jī)，而且主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理習(xí)慣于按經(jīng)驗(yàn)辦事。但是，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的隨意性，同一種業(yè)務(wù)，由不同的人執(zhí)行，就會(huì)產(chǎn)生不同的審批結(jié)果。雖然經(jīng)檢查沒(méi)有發(fā)現(xiàn)因此而產(chǎn)生的混亂現(xiàn)象，但長(zhǎng)此以往，后患無(wú)窮。
為解決上述問(wèn)題，我們建議，由營(yíng)銷(xiāo)部提出審批的具體程序和標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。
2、 銷(xiāo)售訂單、產(chǎn)品出庫(kù)單、銷(xiāo)售發(fā)票、發(fā)運(yùn)單分別歸集，不便于稽核。制度規(guī)定，財(cái)務(wù)部應(yīng)在每月10日前將從各部門(mén)分別取得的銷(xiāo)售訂單、產(chǎn)品出庫(kù)單、銷(xiāo)售發(fā)票、發(fā)運(yùn)單核對(duì)相符，以防止與銷(xiāo)售相關(guān)的各部門(mén)發(fā)生工作失誤。但是，由于前述單據(jù)分別來(lái)自不同的部門(mén)，財(cái)務(wù)部無(wú)力對(duì)每一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)都分別核對(duì)，只能核對(duì)這些單據(jù)的總額是否相等。如果不相等，查找起來(lái)非常麻煩，尤其是，如果發(fā)生錯(cuò)誤發(fā)貨或錯(cuò)誤開(kāi)單，必然會(huì)導(dǎo)致客戶(hù)不滿(mǎn)，嚴(yán)重影響公司的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。況且，既使核對(duì)相等，也并不意味著每一筆業(yè)務(wù)都正確。
為解決這個(gè)問(wèn)題，我們建議，在營(yíng)銷(xiāo)部設(shè)立客戶(hù)代表制度，營(yíng)銷(xiāo)部每接到一票訂單，就由營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理指定一名員工為客戶(hù)代表，由其代表客戶(hù)到各部門(mén)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，貨物發(fā)運(yùn)后，由其將相關(guān)單據(jù)核對(duì)相等后交財(cái)務(wù)部審核。這樣做既可以解決上述問(wèn)題，又可以減少客戶(hù)的麻煩，而且并不需要增加成本開(kāi)支。
3、 價(jià)格員的設(shè)置沒(méi)有意義。貴公司在營(yíng)銷(xiāo)部設(shè)有三名價(jià)格員，負(fù)責(zé)核對(duì)銷(xiāo)售發(fā)票中的價(jià)格是否正確。據(jù)我們調(diào)查，貴公司所銷(xiāo)售的產(chǎn)品只有五個(gè)品種，二十一個(gè)規(guī)格，營(yíng)銷(xiāo)部一個(gè)合格的員工，在一個(gè)月內(nèi)就可以記住所有的價(jià)格，而且可以打印價(jià)格表發(fā)給與銷(xiāo)售價(jià)格使用和審核有關(guān)的員工，完全沒(méi)有必要設(shè)置價(jià)格員來(lái)進(jìn)行審核。按貴公司目前的勞資標(biāo)準(zhǔn)，每名員工的平均費(fèi)用為22，500元，三名員工的費(fèi)用就是67，500元，這筆開(kāi)支根本沒(méi)有必要。
我們建議，取消價(jià)格員，這樣可以每年為貴公司節(jié)省開(kāi)支67，500元。
4、 銷(xiāo)售傭金制度設(shè)計(jì)有缺陷。貴公司對(duì)營(yíng)銷(xiāo)部員工按銷(xiāo)售訂貨金額和銷(xiāo)售回款金額的1%計(jì)算提取銷(xiāo)售傭金，這本是促進(jìn)營(yíng)銷(xiāo)工作的一項(xiàng)激勵(lì)措施，是合理的，但是，這項(xiàng)制度在設(shè)計(jì)時(shí)，沒(méi)有考慮銷(xiāo)貨退回及折讓因素，一旦發(fā)生，就會(huì)導(dǎo)致銷(xiāo)售傭金隱性提高。長(zhǎng)此以往，還可能出現(xiàn)虛假銷(xiāo)售問(wèn)題，給貴公司造成更大的損失。
我們建議，由財(cái)務(wù)部根據(jù)貴公司近幾年銷(xiāo)貨退回及折讓金額占全部銷(xiāo)售額的百分比，再考慮各種調(diào)整因素后，確定一個(gè)銷(xiāo)售傭金暫扣比例，報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后，實(shí)施傭金暫扣制度，待銷(xiāo)貨退回及折讓期過(guò)后，如沒(méi)有發(fā)生銷(xiāo)貨退回及折讓事項(xiàng)，再將暫扣款發(fā)給營(yíng)銷(xiāo)員。
(二) 現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
1、 客戶(hù)往來(lái)對(duì)賬流于形式。制度規(guī)定，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)員應(yīng)于每季度終了后10天內(nèi)向往來(lái)客戶(hù)寄發(fā)并核對(duì)往來(lái)賬目對(duì)賬單，如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)在三天內(nèi)查出原因予以解決。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，2002年第一季度和第三季度沒(méi)有發(fā)出往來(lái)賬目調(diào)節(jié)表，第四季度的往來(lái)賬目調(diào)節(jié)表不相符但沒(méi)有原因說(shuō)明和處理意見(jiàn)。到2002年12月31日止，客戶(hù)往來(lái)賬目金額與客戶(hù)認(rèn)可往來(lái)金額相差2，150，336元(客戶(hù)認(rèn)可金額高于貴公司賬簿金額的項(xiàng)目為379，624元，客戶(hù)認(rèn)可金額少于貴公司往來(lái)賬面金額的項(xiàng)目為2，529，960元)。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是財(cái)務(wù)部人員不足，規(guī)定的對(duì)賬調(diào)節(jié)期又與會(huì)計(jì)工作高峰期相沖突，財(cái)務(wù)部有關(guān)人員認(rèn)為此項(xiàng)工作不應(yīng)是自已的工作范圍，有關(guān)部門(mén)的督促監(jiān)督不力等。
基于這個(gè)問(wèn)題的嚴(yán)重性和重大的風(fēng)險(xiǎn)性，我們建議，應(yīng)立即安排得力人員，盡快查清往來(lái)賬不符的原因，迅速解決問(wèn)題，努力防止產(chǎn)生不應(yīng)有的壞賬損失。同時(shí)應(yīng)調(diào)查財(cái)務(wù)部沒(méi)有執(zhí)行此項(xiàng)制度的真正原因，采取措施，使這些制度真正落到實(shí)處。
2、 銷(xiāo)貨退回及折讓手續(xù)制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，客戶(hù)提出銷(xiāo)貨退回及折讓申請(qǐng)的，經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)部審核、主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以辦理銷(xiāo)貨退回及折讓事項(xiàng)，但必須將退回貨物經(jīng)驗(yàn)收后填寫(xiě)入庫(kù)單，并取得客戶(hù)提供的“銷(xiāo)貨退回及索取折讓通知單”、收款收據(jù)后才可以辦理退款。但據(jù)我們審查發(fā)現(xiàn)，此項(xiàng)制度的執(zhí)行很不理想。2002年共發(fā)生銷(xiāo)貨退回及折讓事項(xiàng)35項(xiàng)，有2項(xiàng)沒(méi)有入庫(kù)驗(yàn)收單，金額合計(jì)164，515元，有8項(xiàng)沒(méi)有取得“銷(xiāo)貨退回及索取折讓通知單”，金額合計(jì)1，755，396元，因此多交增值稅298，417元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是各部門(mén)之間相互溝通不力，財(cái)務(wù)部礙于貴公司有關(guān)人員情面，不嚴(yán)格執(zhí)行制度，過(guò)后又不積極督促補(bǔ)充，聽(tīng)而任之。
基于這個(gè)問(wèn)題的嚴(yán)重性，我們建議，立即組織人員檢查督促有關(guān)手續(xù)，補(bǔ)回?fù)p失，同時(shí)應(yīng)處罰有關(guān)責(zé)任人。
3、 未按規(guī)定及時(shí)將所收款項(xiàng)送存銀行。制度規(guī)定，財(cái)務(wù)部收到款項(xiàng)，應(yīng)在當(dāng)日送存銀行，以防止盜搶及挪用損失。我們抽查了三個(gè)月的收款業(yè)務(wù)發(fā)現(xiàn)，貴公司銀行日記賬每天記錄的收款金額與銀行提供的對(duì)賬單金額不符，有時(shí)多有時(shí)少，這說(shuō)明有時(shí)沒(méi)有將所收款項(xiàng)于當(dāng)天送存銀行，經(jīng)復(fù)核，全年的余額雖然相等(說(shuō)明沒(méi)有損失)，但潛在的風(fēng)險(xiǎn)是存在的。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是財(cái)務(wù)部出納員嫌每天存款過(guò)于麻煩，對(duì)不執(zhí)行該項(xiàng)制度可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人督促不力。
我們建議，應(yīng)向財(cái)務(wù)部有關(guān)人員強(qiáng)調(diào)及時(shí)存款的意義，安排人員不定期抽查及時(shí)存款情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即處理。
4、 壞賬處理不符合規(guī)定。制度規(guī)定，財(cái)務(wù)部應(yīng)于每年10月份，編制賬齡分析表，對(duì)可能的壞賬提出意見(jiàn)，交總經(jīng)理辦公室審批處理。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)
部編制的賬齡分析表雖然按期提交給總經(jīng)理辦公室，但只是例行地批準(zhǔn)記入壞賬，并沒(méi)有對(duì)產(chǎn)生壞賬的原因進(jìn)行分析，也沒(méi)有對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理，更沒(méi)有采取應(yīng)急措施挽回?fù)p失。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是有關(guān)人員嫌麻煩，不愿意去做挽回?fù)p失的努力。在內(nèi)部又推托責(zé)任，沒(méi)有人負(fù)責(zé)。主管領(lǐng)導(dǎo)好好思想嚴(yán)重，不愿得罪人。
我們建議，組織有關(guān)人員對(duì)近三年已產(chǎn)生的壞賬進(jìn)行清理，查清責(zé)任，及時(shí)處理。采取積極措施，努力挽回?fù)p失。
(三) 相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
我們按照《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，在本報(bào)告正式送交貴公司董事會(huì)前已將草稿送到相關(guān)部門(mén)，并要求他們提出反饋意見(jiàn)，在本報(bào)告正式編制前我們已經(jīng)收到所有的反饋意見(jiàn)，現(xiàn)將這些意見(jiàn)整理歸納如下：
1、 對(duì)于我們提出的與內(nèi)部控制制度設(shè)置有關(guān)的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)都表示贊成，并同意我們提出的修改建議。
2、 財(cái)務(wù)部對(duì)于我們提出的收款不及時(shí)送存銀行問(wèn)題和銷(xiāo)貨退回及折讓手續(xù)不健全問(wèn)題表示同意，對(duì)前一個(gè)問(wèn)題他們已經(jīng)進(jìn)行了整改，對(duì)后一個(gè)問(wèn)題他們建議我們向董事會(huì)提出，以取得嚴(yán)格執(zhí)行制度的要求。
3、 財(cái)務(wù)部對(duì)于客戶(hù)往來(lái)對(duì)賬問(wèn)題歸責(zé)于他們表示不認(rèn)可，認(rèn)為如不能增加人員編制，他們無(wú)力完成此項(xiàng)工作。
4、 總經(jīng)理辦公室參與人員不認(rèn)可，對(duì)于他們關(guān)于壞賬損失原因的責(zé)難，認(rèn)為他們對(duì)此已經(jīng)盡力了，產(chǎn)生壞賬的原因是多方面的，除非進(jìn)行訟訴別無(wú)它法，但他們又對(duì)訟訴的難度心存恐懼，對(duì)勝訴后的具體執(zhí)行不抱希望。
二、 采購(gòu)和付款循環(huán)
貴公司在采購(gòu)和付款循環(huán)的內(nèi)部控制流程見(jiàn)圖二
(采購(gòu)和付款內(nèi)部控制流程圖)
從上圖可以看出，貴公司在采購(gòu)和付款方面的內(nèi)部控制設(shè)置緊密結(jié)合機(jī)械制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，著重強(qiáng)調(diào)防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和控制采購(gòu)費(fèi)用，在檢查中我們發(fā)現(xiàn)，貴公司在實(shí)際工作中基本上執(zhí)行了這些制度。在這方面存在問(wèn)題主要表現(xiàn)在：
(一) 采購(gòu)和付款內(nèi)部控制制度符合性方面
1、 采購(gòu)訂單發(fā)出前未經(jīng)財(cái)務(wù)審核。貴公司的采購(gòu)流程規(guī)定，倉(cāng)儲(chǔ)部應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的要求和實(shí)際庫(kù)存情況，提出采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。這項(xiàng)控制制度在倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)存管理比較準(zhǔn)確的前提下是合理的。但是，一旦倉(cāng)儲(chǔ)部的庫(kù)存管理工作出現(xiàn)失誤，就會(huì)出現(xiàn)繼續(xù)采購(gòu)已積壓物資的錯(cuò)誤，導(dǎo)致資金占用不合理增加等經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。在管理控制比較好的企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程中，為解決這個(gè)問(wèn)題，一般都在采購(gòu)控制流程中，存在一個(gè)財(cái)務(wù)部審核控制程序，專(zhuān)門(mén)審核各種物資的生產(chǎn)需要量和現(xiàn)有庫(kù)存量是否正確，以檢查和防范倉(cāng)儲(chǔ)部的管理失誤。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司與采購(gòu)相關(guān)的部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)問(wèn)題的重要性和風(fēng)險(xiǎn)性認(rèn)識(shí)不夠，只是認(rèn)為增加一項(xiàng)審核控制會(huì)降低采購(gòu)效率、提高控制成本而且根本沒(méi)有必要存在這項(xiàng)控制。
基于這個(gè)問(wèn)題的重要性和貴公司相關(guān)部門(mén)和管理層的認(rèn)識(shí)和要求，我們建議：增加此項(xiàng)控制，但是，考慮提高采購(gòu)效率和降低控制費(fèi)用的要求，可以要求財(cái)務(wù)部只審核采購(gòu)訂單申請(qǐng)表中的現(xiàn)有庫(kù)存量一項(xiàng)指標(biāo)。
2、 付款無(wú)程序，無(wú)標(biāo)準(zhǔn)。貴公司的采購(gòu)流程規(guī)定，由財(cái)務(wù)部審核供應(yīng)商的付款要求和采購(gòu)的有關(guān)單據(jù)文件，根據(jù)貴公司流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)情況決定是否付款、付款比例和付款時(shí)間。在貴公司流動(dòng)資金充足和付款政策一致性的前提下，這項(xiàng)控制流程規(guī)定是合理的。但是，貴公司由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)高速增長(zhǎng)，流動(dòng)資金比較緊張，無(wú)法保證所有的外欠款項(xiàng)都及時(shí)支付，而且由于供應(yīng)商情況的復(fù)雜性，財(cái)務(wù)部也無(wú)法保證付款政策的一致性。在此條件下，財(cái)務(wù)部付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致因財(cái)務(wù)部付款過(guò)程沒(méi)有監(jiān)督而產(chǎn)生財(cái)務(wù)部有關(guān)人員以職權(quán)謀取私利情況的產(chǎn)生。出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題的原因是貴公司有關(guān)管理人員認(rèn)為，各個(gè)不同的供應(yīng)商情況復(fù)雜，在目前條件下，很難用一套具體的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)決定付款政策，只能由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況決定付款業(yè)務(wù)的實(shí)際運(yùn)行。
我們建議，由貴公司主管副總經(jīng)理協(xié)調(diào)采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部，制定出一套切實(shí)可行的采購(gòu)欠款付款政策，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。一般情況下，應(yīng)力求保證付款政策的一致性，出現(xiàn)特殊情況需要優(yōu)先保證某供應(yīng)商付款時(shí)，應(yīng)由采購(gòu)部提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、 供應(yīng)商變動(dòng)無(wú)審核標(biāo)準(zhǔn)。貴公司的采購(gòu)流程規(guī)定，由采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況選擇所需物資的供應(yīng)商，報(bào)主管采購(gòu)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。在此項(xiàng)制度中，沒(méi)有規(guī)定采購(gòu)部根據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商、副總經(jīng)理根據(jù)什么條件批準(zhǔn)供應(yīng)商、在什么情況下應(yīng)變更供應(yīng)商。由于沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，貴公司在供應(yīng)商的選擇和變更方面存在很大的隨意性，也沒(méi)有必要的監(jiān)督，采購(gòu)部經(jīng)常受到以權(quán)謀私的指責(zé)，雖然這些指責(zé)大多沒(méi)有確切的證據(jù)，但貴公司各方面(包括采購(gòu)部)對(duì)供應(yīng)商選擇的隨意性的不滿(mǎn)是很明顯的。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，供應(yīng)商提供的條件是在不斷變化之中的，采購(gòu)部受信息不對(duì)稱(chēng)因素的影響，不能絕對(duì)保證所選擇的供應(yīng)商總是最優(yōu)的。從貴公司自身的情況來(lái)看，不同時(shí)期對(duì)供應(yīng)商的要求也不同，很難確定一套穩(wěn)定的、具體的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行供應(yīng)商管理。
我們建議，由采購(gòu)部根據(jù)貴公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，擬定一套供應(yīng)商選擇和變更的標(biāo)準(zhǔn)及所需要提供的資料，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。如果出現(xiàn)需要變更標(biāo)準(zhǔn)的情形，應(yīng)由采購(gòu)部提出申請(qǐng)，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核報(bào)總經(jīng)理后才能進(jìn)行。
4、 已報(bào)銷(xiāo)入賬的單據(jù)文件沒(méi)有核銷(xiāo)處理制度。貴公司的采購(gòu)與付款循環(huán)流程中規(guī)定，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)有關(guān)單據(jù)的文件記錄應(yīng)付賬款明細(xì)賬。但是，沒(méi)有規(guī)定已報(bào)銷(xiāo)入賬的單據(jù)文件必須進(jìn)行核銷(xiāo)。這樣，就存在已報(bào)銷(xiāo)入賬的單據(jù)文件重復(fù)入賬、欠款重復(fù)支付的風(fēng)險(xiǎn)。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因，財(cái)務(wù)部對(duì)此問(wèn)題的重視程度不足，認(rèn)為只要認(rèn)真檢查，是不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的，他們也是從沒(méi)有在這方面發(fā)生過(guò)錯(cuò)誤。
我們建議，貴公司在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢，進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，應(yīng)將已報(bào)銷(xiāo)入賬的單據(jù)憑證和相關(guān)文件上加蓋“已入賬”標(biāo)記，或在其上用打孔機(jī)打孔。財(cái)務(wù)部在進(jìn)行付款和賬務(wù)處理時(shí)，只要發(fā)現(xiàn)所處理的單據(jù)或文件上有“已入賬”或已打孔，就應(yīng)拒絕接受并報(bào)財(cái)務(wù)部主管處理。
(二) 現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
1、 部分采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有采購(gòu)招標(biāo)比價(jià)文件。制度規(guī)定，貴公司一次超過(guò)50，000元的物資采購(gòu)都必須向已選定的供應(yīng)商招標(biāo)，由這些供應(yīng)商提供投標(biāo)文件，貴公司采購(gòu)部編制采購(gòu)招標(biāo)分析表并確定最終供應(yīng)商。貴公司2002年一次金額超過(guò)50，000元的采購(gòu)業(yè)務(wù)305筆，我們采取統(tǒng)計(jì)抽樣的方法，共抽取了其中的85筆進(jìn)行檢查(可靠程度95%，總金額15，045，140元)，發(fā)現(xiàn)有5筆沒(méi)有已選定供應(yīng)商提供的投標(biāo)書(shū)，其采購(gòu)金額合計(jì)1，385，476元;有8筆沒(méi)有物資采購(gòu)招標(biāo)分析表，其采購(gòu)金額合計(jì)2，556，771元。不符合規(guī)定的采購(gòu)業(yè)務(wù)占全部采購(gòu)業(yè)務(wù)的15%，這說(shuō)明貴公司在這方面的工作存在的問(wèn)題較大，雖然并沒(méi)有造成重大損失，但如此嚴(yán)重地破壞控制制度，長(zhǎng)此以往不經(jīng)處理，必將給貴公司造成重大損失。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，采購(gòu)部有關(guān)人員認(rèn)為，其實(shí)他們已經(jīng)執(zhí)行了公司制度規(guī)定的程序，只不過(guò)是因?yàn)楣ぷ魈�，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充所需的文件，而且他們認(rèn)為，只要是執(zhí)行了規(guī)定的程序，文件資料只是個(gè)形式，有沒(méi)有都沒(méi)關(guān)系。
我們建議，必須嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)招標(biāo)文件資料制度，應(yīng)該要求財(cái)務(wù)部，凡是招標(biāo)文件資料不完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)一律不得入賬和付款。
2、 物資入庫(kù)時(shí)清點(diǎn)驗(yàn)收工作流于形式。制度規(guī)定，采購(gòu)的物資在入庫(kù)時(shí)，應(yīng)由倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)人員進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，確認(rèn)實(shí)際入庫(kù)物資的品種、規(guī)格、等級(jí)、數(shù)量等項(xiàng)目，以保證入庫(kù)物資的準(zhǔn)確性。我們?cè)跈z查中，觀察了三次實(shí)際的入庫(kù)清點(diǎn)驗(yàn)證過(guò)程，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)有些人員只對(duì)入庫(kù)物資的品種進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)于其他項(xiàng)目沒(méi)有按規(guī)定清點(diǎn)驗(yàn)證，而是按照采購(gòu)訂單副聯(lián)和供應(yīng)商提供的貨運(yùn)單直接填寫(xiě)入庫(kù)單。這樣，一旦供應(yīng)商的貨運(yùn)單發(fā)生錯(cuò)誤，貴公司的入庫(kù)記錄就將隨之發(fā)生錯(cuò)誤，庫(kù)存賬簿的記錄也將出現(xiàn)錯(cuò)誤，庫(kù)存物資管理就會(huì)出現(xiàn)混亂。一旦發(fā)現(xiàn)某種庫(kù)存物資短缺，根本無(wú)法確認(rèn)是庫(kù)存保管問(wèn)題，還是入庫(kù)驗(yàn)收問(wèn)題，更無(wú)法確認(rèn)是哪個(gè)供應(yīng)商存在問(wèn)題，所造成的損失，就只能由貴公司自己承擔(dān)。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)工作人員認(rèn)為，供應(yīng)商是采購(gòu)部通過(guò)規(guī)定程序確定的，都是管理方面很規(guī)范的公司，不可能發(fā)生實(shí)際入庫(kù)物資與貨運(yùn)單不符的情況，他們的工作只不過(guò)是例行公事而已。
我們建議，必須執(zhí)行嚴(yán)格入庫(kù)物資清點(diǎn)驗(yàn)收制度，對(duì)于在清點(diǎn)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際清點(diǎn)與貨運(yùn)單不符的情況，應(yīng)立即通知采購(gòu)部與該供應(yīng)商溝通，以保證與采購(gòu)訂單相符。同時(shí)，該通知單還可作為采購(gòu)部考核和更換供應(yīng)商時(shí)的重要參考。
3、 已驗(yàn)收入庫(kù)物資暫估入庫(kù)制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，對(duì)于已驗(yàn)收入庫(kù)但由于單據(jù)文件不完整的業(yè)務(wù)，不得按正常的方式報(bào)銷(xiāo)入賬，必須按估定的價(jià)格做暫估入庫(kù)處理。但在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)，2002年貴公司共發(fā)生此類(lèi)業(yè)務(wù)104筆，我們按統(tǒng)計(jì)抽樣的要求檢查了15筆(可靠程度95%)，發(fā)現(xiàn)有3筆沒(méi)有辦理暫估入庫(kù)手續(xù)，占所抽查業(yè)務(wù)的20%。其金額合計(jì)為784，329元。這種情況的發(fā)生，嚴(yán)重影響了庫(kù)存物資核算的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致庫(kù)存物資信息失真，損害管理層決策的準(zhǔn)確性。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，倉(cāng)儲(chǔ)部有些工作人員認(rèn)為，這些物資入庫(kù)單據(jù)文件不完整是暫時(shí)的，所短缺的單據(jù)文件很快就會(huì)補(bǔ)齊，沒(méi)有必要?jiǎng)谏褓M(fèi)力去辦理暫估入庫(kù)手續(xù)，其后，所短缺的單據(jù)文件由于種種原因沒(méi)有補(bǔ)齊，他們因忙于其他事務(wù)而忘記了辦理暫估入庫(kù)手續(xù)。
我們建議，必須嚴(yán)格執(zhí)行單據(jù)文件不完整的物資采購(gòu)暫估入庫(kù)手續(xù)制度，倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)不定期觀察物資入庫(kù)業(yè)務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)此種情況，應(yīng)及時(shí)處理并按規(guī)定給予有關(guān)責(zé)任人必要的處理。
4、庫(kù)存物資定期盤(pán)點(diǎn)制度流于形式。制度規(guī)定，倉(cāng)儲(chǔ)部
定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，以便及時(shí)掌握物資的實(shí)際庫(kù)存情況。財(cái)務(wù)部應(yīng)在每年年未前對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行抽查，以確保倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)庫(kù)存物資的報(bào)告的正確性。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司的庫(kù)存物資定期盤(pán)點(diǎn)檢查制度沒(méi)有得到切實(shí)的執(zhí)行。2002年12月15日貴公司倉(cāng)儲(chǔ)部編報(bào)的庫(kù)存物資盤(pán)點(diǎn)表顯示，貴公司的庫(kù)存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)與賬面庫(kù)存數(shù)完全相符，沒(méi)有一點(diǎn)差異。貴公司財(cái)務(wù)部在2002年12月27日編報(bào)的庫(kù)存物資抽查表中，反映被抽查的15種物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與賬面數(shù)量也完全相符。從這兩份文件中，似乎貴公司的庫(kù)存物資管理水平非常高，有關(guān)庫(kù)物資定期盤(pán)點(diǎn)的制度也得到了切實(shí)的執(zhí)行，但實(shí)際上并非如此。貴公司2002年12月31日庫(kù)存物資明細(xì)賬中反映的存貨共有5794種，我們按照統(tǒng)計(jì)抽樣的要求(可靠程度95%)，抽查了219種物資的實(shí)際庫(kù)存情況，發(fā)現(xiàn)其中有57種物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與賬面數(shù)量不符，差異金額超過(guò)20%的庫(kù)存物資數(shù)量達(dá)到18種，重大錯(cuò)誤率達(dá)到8.2%。這說(shuō)明，貴公司的倉(cāng)儲(chǔ)部并沒(méi)有認(rèn)真的盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存物資，貴公司財(cái)務(wù)部也沒(méi)有認(rèn)真地進(jìn)行抽查。貴公司的庫(kù)存物資管理并不像其報(bào)告中反映的那么高效，相反，存在的問(wèn)題卻很?chē)?yán)重。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司倉(cāng)儲(chǔ)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員認(rèn)為，貴公司的保安制度很?chē)?yán)格，不會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存物資的丟失現(xiàn)象，庫(kù)存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)是否準(zhǔn)確意義不大，既使不準(zhǔn)確，也不會(huì)給貴公司造成損失。
基于庫(kù)存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)制度對(duì)于貴公司強(qiáng)化管理水平，保證庫(kù)存物資信息準(zhǔn)確性，提高貴公司與庫(kù)存物資相關(guān)的決策質(zhì)量的意義，我們建議，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存物資盤(pán)點(diǎn)制度重要性的認(rèn)識(shí)，采取措施，保證這項(xiàng)制度的真正實(shí)施。
(三) 相關(guān)部門(mén)的反饋意見(jiàn)。
1、 采購(gòu)部已認(rèn)識(shí)到了財(cái)務(wù)部審核對(duì)于采購(gòu)訂單制訂的重要性，已經(jīng)與財(cái)務(wù)部協(xié)商具體的審核辦法，對(duì)于我們提出的建議表示認(rèn)可。
2、 采購(gòu)部對(duì)于供應(yīng)商選擇與更換的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題早已有所體會(huì)，并對(duì)此深感憂(yōu)慮，主管副總經(jīng)理也有同感，他們已經(jīng)開(kāi)始著手標(biāo)準(zhǔn)的制度工作。
3、 采購(gòu)部對(duì)于大宗采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)文件問(wèn)題表示認(rèn)可，現(xiàn)在他們已采取措施補(bǔ)充所缺少的文件資料，并保證今后不會(huì)再有此類(lèi)事情的發(fā)生。
4、 財(cái)務(wù)部對(duì)于已報(bào)銷(xiāo)單據(jù)和文件的的注銷(xiāo)問(wèn)題表示認(rèn)可，并已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施我們提出的建議;對(duì)于付款標(biāo)準(zhǔn)和付款程序問(wèn)題，他們承認(rèn)問(wèn)題的存在，但對(duì)于我們提出的解決建議表示無(wú)力實(shí)現(xiàn)。
5、 倉(cāng)儲(chǔ)部承認(rèn)在入庫(kù)清點(diǎn)、暫估入庫(kù)問(wèn)題和盤(pán)點(diǎn)中存在的問(wèn)題，但不承認(rèn)我們對(duì)于產(chǎn)生原因的分析，他們堅(jiān)持認(rèn)為，出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因是他們的工作量較大，時(shí)間性要求較強(qiáng)，而他們的定員人數(shù)過(guò)少，無(wú)力完全執(zhí)行規(guī)定管理控制程序。
三、 生產(chǎn)和成本計(jì)算循環(huán)
貴公司在生產(chǎn)和成本循環(huán)的內(nèi)部控制流程見(jiàn)圖三
(生產(chǎn)和成本計(jì)算循環(huán)內(nèi)部控制流程圖)
從上圖可以看出，貴公司在生產(chǎn)和成本控制方面的內(nèi)部控制制度強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)消耗的控制和成本計(jì)算的準(zhǔn)確性。這些制度基本上也得到了實(shí)施執(zhí)行。在這個(gè)循環(huán)存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：
(一) 生產(chǎn)和成本計(jì)算循環(huán)內(nèi)部控制制度符合性方面
1、 對(duì)于價(jià)值較低的標(biāo)準(zhǔn)件、工具的生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)過(guò)于繁瑣。制度規(guī)定，生產(chǎn)車(chē)間及其他輔助生產(chǎn)車(chē)間領(lǐng)用所有的庫(kù)存物資都要填寫(xiě)領(lǐng)料單，由倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)生產(chǎn)需要批準(zhǔn)發(fā)放庫(kù)存物資。這對(duì)于專(zhuān)用的生產(chǎn)材料和貴重材料來(lái)說(shuō)是必要的，但對(duì)于通用的、價(jià)值較低的標(biāo)準(zhǔn)件和工具來(lái)說(shuō)是沒(méi)有必要的。因?yàn)樯a(chǎn)中經(jīng)常用到這些標(biāo)準(zhǔn)件和工具，用多少領(lǐng)多少，雖然可以降低生產(chǎn)消耗，但給倉(cāng)儲(chǔ)部造成的工作量會(huì)大大提高，貴公司倉(cāng)儲(chǔ)部與庫(kù)存物資發(fā)出有關(guān)的工作人員比同行業(yè)相同規(guī)模的企業(yè)多四名，主要原因就在于此。我們測(cè)算，2002年貴公司因?qū)嵭写隧?xiàng)制度，可以降低標(biāo)準(zhǔn)件、工具的消耗35，000元，而多付出的工資費(fèi)用卻要增加80，000元，多支付45，000元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是該項(xiàng)制度的設(shè)計(jì)者過(guò)于強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)消耗成本，沒(méi)有考慮到為達(dá)到目標(biāo)所需付出的代價(jià)。
我們建議：對(duì)于貴公司生產(chǎn)過(guò)程中常用的通用標(biāo)準(zhǔn)件、小工具等物資可以采用預(yù)算管理的辦法，由生產(chǎn)部根據(jù)需要一次性領(lǐng)用一個(gè)生產(chǎn)周期的需要量，具體的消耗量由生產(chǎn)部去控制，由此可節(jié)省成本45，000元。
2、 生產(chǎn)成本的計(jì)算方法過(guò)于細(xì)致，導(dǎo)致核算成本過(guò)大。貴公司的生產(chǎn)成本核算采用品種法，為了準(zhǔn)確，不僅把每一種產(chǎn)品作為一個(gè)成本計(jì)算對(duì)象，而且把每一種產(chǎn)品的每一個(gè)規(guī)格也作為一個(gè)成本計(jì)算對(duì)象;輔助生產(chǎn)費(fèi)用的分配采用了目前最準(zhǔn)確的代數(shù)分配法。這種成本計(jì)算方法確實(shí)可以提高成本計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確性，但為此付出的代價(jià)是財(cái)務(wù)部與成本計(jì)算相關(guān)的人員比行業(yè)同規(guī)模的企業(yè)多出五人。提高成本計(jì)算準(zhǔn)確性的經(jīng)濟(jì)意義有多大難以確認(rèn)，但增加五名工作人員就要多付出100，000元的費(fèi)用。產(chǎn)生問(wèn)題的原因與前述相同。
我們建議，放棄這種過(guò)于繁瑣、過(guò)于細(xì)致的成本計(jì)算方法，改為目前大多數(shù)同行業(yè)企業(yè)通用的成本計(jì)算方法，雖然準(zhǔn)確性有所降低，但降低成本的作用是非常明顯的。
3、 生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的廢品及邊角余料的處理沒(méi)有規(guī)定。在生產(chǎn)過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生廢品和邊角余料，對(duì)于廢品產(chǎn)生的責(zé)任和廢品的處理會(huì)影響到貴公司的生產(chǎn)效率的進(jìn)步和生產(chǎn)成本的變動(dòng);邊角余料的處理會(huì)影響到生產(chǎn)成本的變動(dòng)、環(huán)保法規(guī)的遵循和生產(chǎn)車(chē)間的利益。據(jù)我們檢查，貴公司2002年共發(fā)生廢品2，500件，由此影響的成本為2，800，000元，其中可折解重復(fù)使用的價(jià)值1，780，000元。邊角余料已由生產(chǎn)車(chē)間處理給廢品收購(gòu)商，取得處理款156，396元，此款已收入生產(chǎn)車(chē)間，并已作為機(jī)動(dòng)獎(jiǎng)金發(fā)給生產(chǎn)車(chē)間的有關(guān)人員。這種做法對(duì)貴公司的不利影響是巨大的，產(chǎn)生如此巨額的廢品成本無(wú)人處理，會(huì)助長(zhǎng)廢品的進(jìn)一步增加;邊角余料處理款不交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理，會(huì)助長(zhǎng)各部門(mén)謀取非法利益的積極性，長(zhǎng)此以往，貴公司整體的利益將會(huì)受到極大的損害。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司有關(guān)部門(mén)認(rèn)為，各生產(chǎn)車(chē)間已實(shí)施了成本目標(biāo)預(yù)算考核制度，各生產(chǎn)車(chē)間成本的高低會(huì)影響到自身的經(jīng)濟(jì)利益，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)管理的重要性。
我們建議，應(yīng)盡快建立并實(shí)施廢品責(zé)任處理制度和邊角余料的統(tǒng)一處理制度，將廢品成本和邊角余料回收成本與生產(chǎn)成本目標(biāo)考核緊密結(jié)合起來(lái)。
(二) 現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循性方面存在的問(wèn)題
1、 員工招聘錄用控制執(zhí)行不力。制度規(guī)定，各單位、部門(mén)需要增加員工，應(yīng)由該部門(mén)提出增加員工申請(qǐng)，提交增加員工的理由，報(bào)人事部申核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。但此項(xiàng)制度在貴公司執(zhí)行得很不理想，據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司2002年各部門(mén)增加員工的申請(qǐng)數(shù)為368人，實(shí)際增加員工368人，而且各部門(mén)的實(shí)際增加人數(shù)恰好等于其申請(qǐng)人數(shù)，這就意味著，只要各部門(mén)提出增加員工申請(qǐng)，都能得到保證，而對(duì)于申請(qǐng)的合理性、必要性，人事部并沒(méi)有考核和審查。據(jù)我們實(shí)際調(diào)查測(cè)算，在2002年增加的員工中，至少有49名是不必要的，由此給貴公司增加的人工成本是68萬(wàn)元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，人事部認(rèn)為，各部門(mén)已實(shí)施了費(fèi)用預(yù)算考核，各部門(mén)出于對(duì)自身利益的考慮，不會(huì)沒(méi)有理由地增加員工，一旦申請(qǐng)?jiān)黾�，他們一定是必須，人事部的審核只不過(guò)是個(gè)形式而已。
我們建議，人事部應(yīng)切實(shí)承擔(dān)起員工招聘錄用控制的職責(zé)，在審批各部門(mén)提交的增加員工申請(qǐng)時(shí)，必須認(rèn)真審查申請(qǐng)部門(mén)提交的申請(qǐng)資料，按崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)和生產(chǎn)工藝文件及生產(chǎn)任務(wù)單的標(biāo)準(zhǔn)，復(fù)算申請(qǐng)部門(mén)的員工需要量，并以此為標(biāo)準(zhǔn)確定是否批準(zhǔn)增加員工的申請(qǐng)。
2、 領(lǐng)用材料計(jì)價(jià)、成本計(jì)算方法各期不一致，財(cái)務(wù)指標(biāo)嚴(yán)重背離公司實(shí)際情況。會(huì)計(jì)制度規(guī)定，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法應(yīng)保持一致性，一種方法一旦被采用，沒(méi)有特殊的原因并報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，不得隨意變更。貴公司在這方面執(zhí)行情況較差。據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司在2002年內(nèi)就對(duì)生產(chǎn)領(lǐng)用材料的計(jì)價(jià)先后使用了先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、后進(jìn)先出法，人為造成生產(chǎn)成本下降1，200萬(wàn)元。成本計(jì)算時(shí)，實(shí)際領(lǐng)用材料與領(lǐng)料單不符，采用價(jià)格差調(diào)減成本1，500萬(wàn)元。生產(chǎn)車(chē)間的在產(chǎn)品完工約當(dāng)量隨意調(diào)節(jié)，并沒(méi)有按實(shí)際情況列示，導(dǎo)致目前生產(chǎn)車(chē)間在產(chǎn)品的單位成本已經(jīng)高于完工產(chǎn)品成本，由此降低的完工產(chǎn)品成本達(dá)到850萬(wàn)元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司對(duì)各部門(mén)及各級(jí)管理人員采用預(yù)算考核管理，在無(wú)法完成考核任務(wù)的條件下，貴公司部分管理人員為了自身的眼前利益，放棄了對(duì)原則的遵守。貴公司正在申請(qǐng)上市，此種做法如不能及時(shí)改變，很有可能受到法律訴訟。
我們建議，貴公司應(yīng)督促各部門(mén)切實(shí)執(zhí)行國(guó)家會(huì)計(jì)制度和內(nèi)部控制制度，采用聘請(qǐng)外部社會(huì)中介審計(jì)的方法檢查發(fā)現(xiàn)和防止成本隨意調(diào)節(jié)現(xiàn)象的存在。
3、 部分生產(chǎn)人員不認(rèn)真遵守生產(chǎn)工藝文件的要求。在生產(chǎn)過(guò)程中遵守生產(chǎn)工藝文件是保證產(chǎn)品質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率的基本要求，但據(jù)我們觀察發(fā)現(xiàn)，在部分生產(chǎn)人員中存在不遵守生產(chǎn)工藝文件的現(xiàn)象。例如，在組裝車(chē)間的最后組裝工序的工藝文件中，要求將組裝螺絲正擰8圈然后反擰一圈，而部分生產(chǎn)人員只是正擰7.5圈，甚至只正擰5圈;車(chē)床在生產(chǎn)員工交接班時(shí)，工藝文件要求檢查并加注潤(rùn)滑油以保證車(chē)床的使用壽命，但部分生產(chǎn)員工卻不遵守這項(xiàng)規(guī)定;工藝文件規(guī)定，生產(chǎn)工具使用完畢，應(yīng)放在規(guī)定的位置以便其他人使用，但部分生產(chǎn)員工卻按照個(gè)人的習(xí)慣，怎么放的都有。諸如此類(lèi)的現(xiàn)象大量存在，如不及時(shí)改變，將嚴(yán)重影響貴公司的產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。
產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司生產(chǎn)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)對(duì)生產(chǎn)員工的工藝紀(jì)律方面的培訓(xùn)和監(jiān)督不力，不重視工藝文件對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率的影響。
我們建議，選擇合適時(shí)間對(duì)現(xiàn)有的生產(chǎn)員工進(jìn)行工藝文件重要性教育，開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班和咨詢(xún)小組對(duì)生產(chǎn)工藝文件規(guī)定的各種工藝要求所生產(chǎn)產(chǎn)品的意義進(jìn)行講解，明確遵守工藝文件對(duì)生產(chǎn)員工個(gè)人利益的影響。
(三) 相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
1、 倉(cāng)儲(chǔ)部確認(rèn)，他們對(duì)于低價(jià)值物資的領(lǐng)用手續(xù)問(wèn)題早已不滿(mǎn)，同意我們提出的改進(jìn)意見(jiàn)，正在與財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)車(chē)間商討我們提出建議的操作方法。
2、 財(cái)務(wù)部承認(rèn)成本核算方面的確存在如我們所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，但他們說(shuō)，作為專(zhuān)業(yè)人員他們知道這樣做是不可以的，但他們之所以這樣做是為了公司整體的利益，他們不愿意獨(dú)立承擔(dān)此項(xiàng)責(zé)任。
財(cái)務(wù)部對(duì)我們提出的成本計(jì)算方法過(guò)于繁瑣的指責(zé)表示同意，并強(qiáng)調(diào)他們也是按制度辦事，至于為什么設(shè)計(jì)這樣的成本計(jì)算方法，他們表示不清楚。
3、 生產(chǎn)車(chē)間對(duì)于我們提出的員工不遵守工藝文件問(wèn)題表示認(rèn)可，但不同意我們的產(chǎn)生原因分析。他們認(rèn)為，工藝文件當(dāng)然應(yīng)當(dāng)遵守，但需要時(shí)間對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，員工了解并熟練掌握這些工藝文件規(guī)定需要一定的周期。
生產(chǎn)車(chē)間承認(rèn)存在廢品和邊角余料問(wèn)題，但他們強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生的廢品只占全部產(chǎn)量的3%，已達(dá)到同行業(yè)的較高水平，進(jìn)一步降低廢品難度很大;他們強(qiáng)調(diào)，邊角余料處理收入用作獎(jiǎng)金分配，是經(jīng)過(guò)總經(jīng)理同意的，原因是生產(chǎn)車(chē)間工作條件差，勞動(dòng)強(qiáng)度大，生產(chǎn)車(chē)間員工收入水平低于他們所付出的勞動(dòng)代價(jià)，這筆獎(jiǎng)金只不過(guò)是對(duì)他們的補(bǔ)償。
4、 人事部承認(rèn)在員工增加方面審核工作未遵守規(guī)定，但他們堅(jiān)持認(rèn)為，由于他們?cè)谂c生產(chǎn)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面存在缺陷，他們沒(méi)有能力審核各部門(mén)增加員工的合理性。
四、 貨幣資金控制循環(huán)
貴公司有關(guān)貨幣資控制的內(nèi)部控制流程見(jiàn)圖四
貨幣資金內(nèi)部控制流程圖
從上圖中可以看出，貴公司在貨幣資金的管理控制方面，制度的建設(shè)是很健全的。我們對(duì)貴公司現(xiàn)有的有關(guān)貨幣資金的內(nèi)部控制流程進(jìn)行了詳細(xì)地檢查，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)明顯的制度缺陷。對(duì)貴公司有關(guān)貨幣資金內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，我們對(duì)每一類(lèi)業(yè)務(wù)都進(jìn)行了抽查，發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，現(xiàn)將這些問(wèn)題詳述如下：
1、 銀行存款余額調(diào)節(jié)未實(shí)現(xiàn)分離。制度規(guī)定，每月月初，財(cái)務(wù)部都應(yīng)指定一名員工對(duì)出納員經(jīng)管的銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)情況應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部主管匯報(bào)。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司的銀行存款余額調(diào)節(jié)表一直都是由出納員自己編制的，財(cái)務(wù)部指定人員只是在已編制完畢的銀行存款余額調(diào)節(jié)表上蓋印，并沒(méi)有實(shí)際編制或檢查。這就存在出納員挪用公款的可能性。我們?cè)?002年8月份的銀行存款業(yè)務(wù)檢查中發(fā)現(xiàn)，2002年8月2日有一筆款項(xiàng)，金額150萬(wàn)元出賬，2002年8月29日，這筆款項(xiàng)又全額入賬，這兩筆業(yè)務(wù)在貴公司開(kāi)戶(hù)銀行提供的銀行對(duì)賬單中有反映，而在貴公司的所有賬簿中都沒(méi)有反映，說(shuō)明這筆金額為150萬(wàn)元的款項(xiàng)有可能曾被挪用。
2、 支票與印鑒沒(méi)有實(shí)現(xiàn)分離。制度規(guī)定，支票由出納員保管并填寫(xiě)，印鑒由財(cái)務(wù)主管或其指定人員保管并鑒章。據(jù)我們觀察，貴公司的支票和印鑒都由出納員一個(gè)人掌握，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)定的分離，雖然經(jīng)檢查沒(méi)有發(fā)現(xiàn)貨幣資金的非法開(kāi)支，但存在這種可能性。
3、 特殊支出管理控制制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，貴公司所有的固定資產(chǎn)支出和與個(gè)人生活消費(fèi)有關(guān)的大額資產(chǎn)性開(kāi)支都必須取得董事會(huì)的書(shū)面指令。但在貴公司2002年發(fā)生的342筆此類(lèi)支出中，有27筆沒(méi)有董事會(huì)的書(shū)面指令，總金額達(dá)86萬(wàn)元。
4、 員工占用公司資金過(guò)多，現(xiàn)金管理制度沒(méi)有被認(rèn)真執(zhí)行。制度規(guī)定，員工個(gè)人因出差等公事需要，經(jīng)批準(zhǔn)可以向公司財(cái)務(wù)部借款，但在與借款相關(guān)的事務(wù)結(jié)束后，應(yīng)立即辦理報(bào)銷(xiāo)結(jié)賬手續(xù)，否則應(yīng)從其工資中扣除。據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司個(gè)人欠款已達(dá)153萬(wàn)元，產(chǎn)生的原因多數(shù)都與報(bào)銷(xiāo)不及時(shí)而扣款政策未執(zhí)行有關(guān)。
上述問(wèn)題的產(chǎn)生，都是由于有關(guān)人員對(duì)其產(chǎn)生的后果認(rèn)識(shí)不足，貴公司有關(guān)方面又缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致問(wèn)題越發(fā)嚴(yán)重。
財(cái)務(wù)部對(duì)此問(wèn)題的解釋是，這些問(wèn)題都是所有企業(yè)的通病，他們這樣做更多的是出于習(xí)慣和方便，但出現(xiàn)這么多問(wèn)題，后果如此嚴(yán)重卻從來(lái)沒(méi)有想到。
組織結(jié)構(gòu)圖
流程圖圖例
1. 過(guò)程.活動(dòng).工作為
2.一式一份文件為
3.一式多份文件為
4.由……至……為
5.核對(duì)為
6.業(yè)務(wù)起點(diǎn)
7. 存檔
采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制流程圖 表一
供應(yīng)科
倉(cāng)庫(kù) 車(chē)間 財(cái)務(wù)科
供應(yīng)單位送來(lái)發(fā)票
符號(hào)說(shuō)明：
業(yè)務(wù)起點(diǎn) 存檔 合并文件 30
銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制流程圖
銷(xiāo)售科
倉(cāng)庫(kù) 裝運(yùn)部門(mén) 車(chē)間 財(cái)務(wù)科
接受客戶(hù)訂單
入庫(kù)
賒銷(xiāo) 現(xiàn)銷(xiāo)
授權(quán)
發(fā)貨
產(chǎn)成品出庫(kù)
符號(hào)說(shuō)明：
業(yè)務(wù)起點(diǎn) 存檔 合并文件 30
銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制流程圖
銷(xiāo)售科
倉(cāng)庫(kù) 裝運(yùn)部門(mén) 車(chē)間 財(cái)務(wù)科
接受客戶(hù)訂單
入庫(kù)
賒銷(xiāo) 現(xiàn)銷(xiāo)
授權(quán)
發(fā)貨
產(chǎn)成品出庫(kù)
貨幣資金付款業(yè)務(wù)流程圖
各部門(mén)
是 否
授權(quán)范圍內(nèi) 超出授權(quán)范圍
審核后付款
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