為加強對搬遷工作的組織領(lǐng)導，經(jīng)局長辦公會研究決定，成立區(qū)檔案局搬遷工作領(lǐng)導小組，成員名單如下：

　　組長：張興春

　　副組長：安鷹、孫志國、董海燕

　　成員：岳鑫、任增瑤、夏潔

　　領(lǐng)導小組負責全面領(lǐng)導局館搬遷工作，協(xié)調(diào)搬遷過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)工作需要，將全局工作人員分為4個工作組，各組人員安排如下：

　　第一組：張興春、孫如鳳、張詠梅

　　第二組：安鷹、岳鑫、李紅福、錢坤

　　第三組：孫志國、夏潔、武毓紅、楊帆、金干

　　第四組：董海燕、任增瑤、馬紅、熊丹、李濤

　　1、確保檔案庫房館藏檔案的安全搬運。

　　2、確保資料庫房圖書資料的安全搬運。

　　3、確保原區(qū)史館檔案資料的安全搬運檔案搬遷方案檔案搬遷方案。

　　4、確保辦公設(shè)備、辦公用品的安全搬運。

　　5、確保其他雜物的安全搬運。

　　第一組：1、負責組織協(xié)調(diào)工作，制定搬遷計劃，督促各科室完成搬遷任務;2、負責聯(lián)系搬運公司、準備打包裝具，做好后勤保障工作;3、負責局檔案室、會議室、陳列室所有檔案、設(shè)備、用品的整理、打包、搬運和搬到新館后清點、整理、擺放等工作;4、負責所在辦公室和老干部辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作;5、做好搬遷后的網(wǎng)絡、電話、電腦等設(shè)備的調(diào)試工作;6、完成領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務。

　　第二組：1、負責所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作;2、負責館藏檔案、圖書資料的隨車押運工作;3、做好領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務檔案搬遷

　　第三組：1、負責所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作;2、提前做好檔案用品庫房用品的清點、整理和移交工作;3、負責原區(qū)史館展品的清點、打包、押運及搬入新館后的清點、整理等工作;4、協(xié)助做好館藏檔案、資料的隨車押運工作;5、做好領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務。

　　第四組：1、負責所在辦公室辦公設(shè)備和辦公用品以及檔案館機房設(shè)備的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作;2、負責館藏檔案的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作;3、負責館藏圖書資料的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作;4、負責現(xiàn)行文件中心文件資料和文件柜的清點、打包、搬運以及搬到新館后的清點、整理、上架工作;5、負責做好部門封存檔案的移交、搬運、入庫、上架工作;6、做好領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務。

　　(一)準備階段(8月7日底前)

　　1、第一組制定搬遷工作計劃安排，聯(lián)系確定搬運公司，準備好必備的打包裝具，做好新館保潔工作，提前做好網(wǎng)絡開通、設(shè)備安裝工作等后勤保障工作;

　　2、第三組完成檔案用品的移交工作，做好原區(qū)史館布展資料的清點、整理、打包工作;

　　3、第四組做好館藏檔案、圖書資料和檔案目錄的清點、整理、打包工作;

　　4、各組完成各自負責的辦公設(shè)備、辦公用品的清點、整理、打包工作。

　　(二)搬遷階段(8月8日―8月9日)

　　1、8月8日，完成全部館藏檔案、圖書資料、原區(qū)史館布展資料的出庫、搬運、驗收、入庫工作;

　　2、8月9日，各組完成各自負責的辦公設(shè)備、辦公用品和其他雜物的裝車、搬運、驗收工作

　　(三)調(diào)整階段(8月10日―8月21日)

　　1、第一組做好局網(wǎng)絡、設(shè)備的調(diào)試工作，確保正常運行，做好各辦公室和功能用房設(shè)備、用品的配備工作，做好各類雜物的處置工作，確定新館保安、保潔，做好其他后勤保障工作;

　　2、第四組做好館藏檔案資料的整理、上架工作，做好部門封存檔案的接收、搬運、上架工作，做好庫房索引的編制工作，做好現(xiàn)行文件查閱中心文件資料的上架工作，做好檔案館網(wǎng)絡調(diào)試工作，確保查檔工作正常開展;

　　3、各組做好各自負責的辦公設(shè)備、辦公用品的拆封、整理、擺放工作檔案搬遷方案百科。

　　1、局館計劃閉館時間為8月10日―8月21日，相關(guān)科室要通過多種渠道發(fā)布閉館通知，做好告知工作;由于檔案資料搬遷整理耗時較長，可能會給查檔服務等工作帶來不便，有關(guān)科室要及時做好通知和解釋工作。

　　2、搬遷過程中，各組要合理配置工作人員，確保裝車、押運、驗收三個環(huán)節(jié)都有1-2人負責，確保檔案資料和設(shè)備財產(chǎn)安全，如遇特殊情況，應及時向局搬遷工作領(lǐng)導小組反映，由領(lǐng)導小組研究解決。

　　3、局綜合科將為全局準備統(tǒng)一的打包裝具，各組在完成打包后需根據(jù)情況將所屬科室、人員姓名、計劃放置位置等標示清楚，方便搬運。

　　4、搬遷過程中，各組要互相幫助、互相提醒，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，全體人員要高度重視此次搬遷工作，服從局搬遷工作領(lǐng)導小組的統(tǒng)一調(diào)配，使整體搬遷工作有序進行，確保共同完成搬遷任務。

[檔案搬遷方案參考]