任務(wù)描述:本文目的是通過Access建立一個(gè)個(gè)人圖書管理系統(tǒng)(可包含音樂CD、數(shù)據(jù)光盤等電子書)，幫助我們管理好每一本圖書，

輕松用Access打造圖書管理系統(tǒng)

。這個(gè)數(shù)據(jù)庫可以記錄每本書的基本資料，能隨時(shí)增加或刪改圖書記錄，還可以按照不同條件快速查找個(gè)人藏書的各種信息。如果同學(xué)、朋友之間都能建立起這樣一個(gè)數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫合并后，儼然就是一個(gè)小型圖書館，通過查詢可以看看自己需要的圖書是否有人買了，如果有的話則可以借閱一下，不必再重復(fù)投資。

注:本例使用的是Access 2003版，其他版本操作步驟大同小異。

給數(shù)據(jù)搭建一個(gè)“庫房”

首先要建立一個(gè)空的“庫房”(數(shù)據(jù)庫)，然后才好往里面裝入數(shù)據(jù)。

第一步:啟動Access 2003，單擊菜單命令“文件→新建”(或單擊工具欄上第一個(gè)“新建”按鈕)，在右側(cè)“新建文件”窗格中單擊“空數(shù)據(jù)庫”項(xiàng)。

第二步:在打開的新建對話框中設(shè)置好文件名及保存路徑，本例命名為“個(gè)人圖書管理”，接著單擊“創(chuàng)建”按鈕(見圖1)，一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫就創(chuàng)建好了。

用“表”規(guī)劃與存儲數(shù)據(jù)

房子建好了還需要裝修一下，才能達(dá)到更好的居住效果，數(shù)據(jù)庫也一樣，建好了也得好好規(guī)劃一下，以便保存不同類型的數(shù)據(jù)。在Access中，“表”是規(guī)劃數(shù)據(jù)庫的核心，其主要作用是按照一定結(jié)構(gòu)保存所有數(shù)據(jù)，其他如查詢、報(bào)表等操作都需在此基礎(chǔ)上才能完成。

第一步:首先規(guī)劃一下表結(jié)構(gòu)。圖書信息有很多，本例僅僅是一個(gè)演示，因此本例創(chuàng)建的圖書基本信息數(shù)據(jù)表只設(shè)置了序號、書名、作者、出版社、購買日期、定價(jià)、圖書類別、介質(zhì)和內(nèi)容簡介等幾個(gè)字段。

第二步:如圖2所示，單擊數(shù)據(jù)庫主窗口左側(cè)“對象”下的“表”按鈕，接著雙擊右側(cè)的“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”項(xiàng)打開設(shè)計(jì)視圖窗口，在“字段名稱”的單元格中輸入字段名，單擊其右側(cè)的“數(shù)據(jù)類型”單元格，從下拉列表中為每個(gè)字段設(shè)置一種類型。本例中，序號選“自動編號”，購買日期選“日期/時(shí)間”，定價(jià)選“貨幣”，內(nèi)容簡介選“備注”，其他都選擇的是“文本”。可以在窗口下面的字段屬性中對數(shù)據(jù)類型進(jìn)行具體的設(shè)置，比如“文本”數(shù)據(jù)類型的默認(rèn)長度是50個(gè)字符，遇到長書名時(shí)就不夠用了，所以可在其常規(guī)項(xiàng)中將“字段大小”改為255，而像作者名，20個(gè)字符肯定夠了。

第三步:設(shè)置好所有字段及數(shù)據(jù)類型后，數(shù)據(jù)表框架就算完成了。Access建議每個(gè)數(shù)據(jù)表都要設(shè)置一個(gè)主鍵字段，這樣才能定義與數(shù)據(jù)庫中其他表間的關(guān)系。用鼠標(biāo)在“序號”單元格中點(diǎn)擊一下，然后再單擊工具欄上的鑰匙圖標(biāo)，就可以把此字段設(shè)置為主鍵了。按Ctrl+S快捷鍵保存一下，第一次保存數(shù)據(jù)表將會彈出一個(gè)另存對話框，輸入數(shù)據(jù)表名稱(本例為“圖書基本信息”)后確定即可。

第四步:關(guān)掉設(shè)計(jì)視圖窗口，這時(shí)會在數(shù)據(jù)庫主窗口中看到剛才保存的“圖書基本信息”表，雙擊打開它進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖窗口，現(xiàn)在就可以往數(shù)據(jù)表中添加數(shù)據(jù)了。數(shù)據(jù)輸入方法與在Excel中相似，先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一下某單元格再輸入即可，按Tab鍵或回車鍵可快速進(jìn)入下一個(gè)單元格中，按上下左右箭頭鍵也可快速在不同單元格中切換。

序號字段選擇的是自動編號類型，這里不用手工輸入，軟件會自動按順序填寫數(shù)字的；購買日期字段選擇的是日期／時(shí)間類型，比如輸入“04/10/2”或“04-10-02”，它都會自動轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式“2004-10-2”；定價(jià)字段選擇的是貨幣類型，輸入數(shù)字回車確定后，會自動加上符號“￥”(見圖3)。

小提示

文本與備注類型，都是用來保存字符信息的，不過文本類型最多能保存255個(gè)字符，而備注類型最多達(dá)到6萬多字符，大家可根據(jù)字段的屬性進(jìn)行選擇。

第五步:圖書的類別，各人可根據(jù)自己的實(shí)際情況劃分，比如筆者將自己的所有圖書大致歸為計(jì)算機(jī)、文學(xué)、藝術(shù)、英語、飲食、哲學(xué)、歷史、娛樂休閑、其他共九大類。對于這些項(xiàng)目有限的數(shù)據(jù)，可以將其制作成列表，輸入時(shí)只要用鼠標(biāo)選一下就可以了。

(1)雙擊“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”創(chuàng)建一個(gè)新的數(shù)據(jù)表，命名為“分類”，只設(shè)置一個(gè)字段:類別名稱。保存時(shí)會提示你設(shè)置主鍵，單擊“否”不設(shè)置。關(guān)掉設(shè)計(jì)視圖，雙擊打開該數(shù)據(jù)表，如圖4所示分別輸入圖書的類別。

(2)在數(shù)據(jù)庫主窗口右側(cè)點(diǎn)選“圖書基本信息”表，再單擊“設(shè)計(jì)”按鈕進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖窗口。點(diǎn)擊該表中“圖書類別”字段，然后點(diǎn)擊字段屬性下面的“查閱”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“顯示控件”后面的輸入框，在下拉列表中選擇“組合框”，然后將“行來源類型”設(shè)置為“表／查詢”，再點(diǎn)擊“行來源”后面的輸入框，從下拉列表中選擇剛才建立的“分類”表，

電腦資料

《輕松用Access打造圖書管理系統(tǒng)》(http://www.szmdbiao.com)。

(3)按Ctrl+S鍵保存，再單擊數(shù)據(jù)庫主窗口上的“打開”按鈕進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖窗口，此時(shí)再點(diǎn)擊“圖書類別”字段，會顯示一個(gè)下拉按鈕，單擊它彈出列表，點(diǎn)選相應(yīng)的圖書類型就可以了，非常方便(見圖5)。以同樣方法還可以為其他字段設(shè)置下拉列表，比如介質(zhì)可設(shè)置為“紙質(zhì)”、“CD”、“硬盤”項(xiàng)，創(chuàng)建一個(gè)名為“介質(zhì)”的新表，再按上面的方法把它與“圖書基本信息”表中的“介質(zhì)”字段綁定就可以了。

用窗體給數(shù)據(jù)穿上漂亮的外衣

當(dāng)需要輸入的數(shù)據(jù)量很大時(shí)，在表格中輸入既不方便也容易出錯(cuò)。這時(shí)可借助Access的窗體功能，使數(shù)據(jù)輸入更為直觀、方便。

第一步:在數(shù)據(jù)庫主窗口左側(cè)單擊“窗體”按鈕，然后在右側(cè)雙擊“使用向?qū)��?chuàng)建窗體”打開向?qū)Т翱?見圖6)。在“表／查詢”下拉列表中選中“表:圖書基本信息”，然后單擊中間的“>>”按鈕將“可用字段”中的所有字段都加到“選定的字段”中。

第二步:單擊“下一步”，接下來的窗口用來設(shè)置窗體的排列方式，這里就選擇“縱欄表”。再單擊“下一步”，選擇窗體的顯示樣式，筆者覺得“混合”樣式比較好看，所以選擇了該項(xiàng)。繼續(xù)單擊“下一步”，為窗體指定一個(gè)標(biāo)題，這里用默認(rèn)的“圖書基本信息”就可以了。最后單擊“完成”按鈕，結(jié)束窗體的創(chuàng)建。

第三步:默認(rèn)情況下創(chuàng)建完成后窗體即會自動打開，就可以輸入數(shù)據(jù)了。也可以在數(shù)據(jù)庫主窗口的“窗體”項(xiàng)中，雙擊剛才建立的窗體打開它。如圖7所示，在這樣的界面中輸入數(shù)據(jù)是不是方便了很多。按Tab鍵、回車鍵、上下左右箭頭鍵可以在各個(gè)輸入框中快速切換。輸入完一條記錄后，會自動進(jìn)入下一條記錄，也可以通過它下面的多個(gè)導(dǎo)航按鈕在所有的圖書記錄中進(jìn)行瀏覽、修改。

查詢:獲得問題的答案

數(shù)據(jù)庫的特長就在于它的快速檢索功能，在Access中通過設(shè)置條件，可以快速查找出符合要求的圖書記錄，比如2003至2004年買過什么書，30到40元之間的都有哪些書，某個(gè)出版社或某位特定作者的書等。下面以找出藏書中所有英語類的圖書為例，一窺Access強(qiáng)大的查詢功能。

第一步:在數(shù)據(jù)庫主窗口左側(cè)單擊“查詢”，在右側(cè)雙擊“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢”項(xiàng)。將會顯示查詢設(shè)計(jì)視圖窗口，并且會彈出一個(gè)“顯示表”對話框。點(diǎn)選前面創(chuàng)建的“圖書基本信息”表后單擊“添加”按鈕將其加到查詢設(shè)計(jì)視圖中，最后單擊“關(guān)閉”按鈕退出“顯示表”對話框。

第二步:如圖8所示，單擊“表”行的單元格，從下拉菜單中選擇前面創(chuàng)建的“圖書基本信息”表，然后單擊其上的“字段”行單元格，選擇該表中的“書名”字段，確保“顯示”行的復(fù)選框?yàn)檫x中狀態(tài)，表示這個(gè)字段在最終的查詢結(jié)果中將顯示出來。以同樣的方法添加其他想要顯示的字段，最后再加上“圖書類別”字段，取消其“顯示”行中復(fù)選框的選擇(最終查詢結(jié)果將不顯示該字段)，并在“條件”行輸入關(guān)鍵詞”英語”(英文雙引號)，表示篩選出該字段值為“英語”的所有記錄。

第三步:按Ctrl+S鍵保存，第一次保存會彈出“另存為”對話框，輸入查詢名稱(如“英語書”)后確定。關(guān)掉查詢設(shè)計(jì)視圖窗口，會發(fā)現(xiàn)查詢列表中多出了“英語書”一項(xiàng)，雙擊它就會驚奇地發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫中圖書類別為“英語”的圖書記錄都顯示出來，并且每個(gè)記錄只顯示出我們所關(guān)心的那幾個(gè)字段。

以后你在數(shù)據(jù)表中追加更多的記錄時(shí)，隨時(shí)雙擊剛才所創(chuàng)建的查詢“英語書”，它都能找出所有英語類別的書來。當(dāng)然，查詢只是對數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行重組而已，它本身并不會改變表中的數(shù)字。

第四步:如果你覺得查詢結(jié)果顯示太老土，可以用窗體的形式來顯示結(jié)果，制作方法與前面的一樣，只是在“表／查詢”下拉列表中一定要選中“查詢:英語書”項(xiàng)。

本文只是一個(gè)簡單的實(shí)例，主要是為了打破你對Access的陌生感，其實(shí)有很多功能我們都沒有涉及到，比如打印報(bào)表、生成網(wǎng)頁數(shù)據(jù)庫以及使用VBA編程實(shí)現(xiàn)更多更復(fù)雜的功能等。以后有機(jī)會，我們會介紹更多Access方面的有用實(shí)例。