德文書信展現(xiàn)一個(gè)人的個(gè)性與品格. 如果書寫正確又合宜, 可以表現(xiàn)出個(gè)人的風(fēng)格, 才能與個(gè)人意識(shí). 因此在職場上正可以好好運(yùn)用這些特點(diǎn). 寧可多花一些時(shí)間來選擇正確的用字. 但表達(dá)的方式則視情況而異. 例如, 被動(dòng)式用法在德文書信上常被運(yùn)用. 但其實(shí)用主動(dòng)式反而較順輰且不復(fù)雜. 

　　用 "Sie erhalten den Vertrag n"achste Woche." 來取代 "Der unterschriebene Vertrag wird Ihnen zugesandt" 

　　還有一封信里堆滿了名詞也不是有風(fēng)格的書寫法. 最好是用動(dòng)詞來取代或串聯(lián)成串的名詞. 這樣聽起來和善而且不拗口. 所以我們就不寫

　　"Zwecks Vereinbarung eines Termins bitten wir um telefonische Kontaktaufnahme" 而是 "Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren k"onnen." 

　　在德文商業(yè)書信中最大的致命點(diǎn)就是縮寫, 首先妳會(huì)混洧收信人的閱讀, 再者不是每個(gè)人都認(rèn)得這些縮寫的涵義. 最重要的是:妳給收信人一個(gè)不尊重人的印象, 就好像妳沒有足夠時(shí)間來寫信. 這封信是在草率的情況下完成的. 因此正式的德文商業(yè)書信上注意不要用縮寫- 除了一個(gè)例外: 就是那個(gè)小小的 PS , 是可以被允許的, 甚至是非常有幫助的. 因?yàn)槭招湃藭?huì)特別注意到它, 甚至先讀它. 因?yàn)檫@個(gè)PS縮寫, 重要的是它的功能性, 舉個(gè)例: 公司宣傳/報(bào)價(jià)信上的特價(jià)商品或是特別的服務(wù)項(xiàng)目或提醒收件人的重點(diǎn)等. 

　　一般而言, 我們?cè)谟?jì)算機(jī)里打好一封商業(yè)書信, 打印出來, 再簽名即完成. 只有在特殊或私人的情況下, 例如周年慶, 生日, 結(jié)緡或是簽約時(shí), 就須要花上時(shí)間好好用手親筆寫下祝福. 不過, 我也遇過要求親手書寫求職信與履歷的德國公司. 但這個(gè)情況很少, 只遇過二次. 

那我又該在何時(shí)用電子郵件? 又應(yīng)該如何下筆? 

　　一般而言, 在事情很緊急, 而且必須同時(shí)知會(huì)多人時(shí) - 更明確的說, 就是用電子郵件比用信函能更能達(dá)到溝通效果時(shí). 就必須用電子郵件取代傳統(tǒng)商業(yè)書信. 例如: 會(huì)議必須延期, 客戶終于下了訂單, 慶祝新同事到任. 在現(xiàn)代工商社會(huì), 不僅只有公司行號(hào)間透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)溝通. 根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查, 在德國已有超過60%的公司透過網(wǎng)絡(luò)收錄履歷, 招聘人才, 另外商場上的合作伙伴也多半透過兼容的郵件信箱, 共同開發(fā)新客戶, 好處是比在電話中比手劃腳形容了老半天來得清楚有條理.

　　撰寫一個(gè)德文版的電子郵件, 不同于傳統(tǒng)的商業(yè)書信, 是由稱呼開始, 而是由主旨行開始著手. 這個(gè)主旨可以讓收件者在每日堆積如山的信箱中, 有效率的過濾信箱, 處理事件. 這個(gè)主旨行也關(guān)鍵到, 妳的郵件會(huì)不會(huì)被閱讀, 又是何時(shí)會(huì)被閱讀, 因此: 一個(gè)簡潔有力主旨, 同時(shí)能表達(dá)出整個(gè)信件的重點(diǎn)摘要, 是非常重要的. 所以在一個(gè)電子郵件, 最好是專注于一個(gè)主題事件. 這樣才能簡化事件后續(xù)處理, 事件歸檔, 追蹤事件的時(shí)間. "很多人都只用小寫來書寫電子郵件. 這是個(gè)非常不好的習(xí)慣", 因?yàn)殡娮余]件也是書信的一種, 所以也必須用標(biāo)準(zhǔn)正確的德文字與文法來書寫. 

　　至于稱呼 – 不論是信函或是電子郵件 – 都是使用 "Sehr geehrter" 或 "Sehr geehrte". 如果雙方非常熟悉, 也可以用 "Liebe/r ..." 來稱呼. 如果這封信同時(shí)有很多收件人, 在私人信件上, 要先稱呼女士, 才是先生. 在商場上則是視職位的高低而定. 所以先是主管, 然后才是會(huì)計(jì)小姐. 值的一提的是, 電子郵件具有法律效力, 在法庭審理案件時(shí), 視同證明(據(jù)).

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