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現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立
摘要：現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立與企業(yè)檔案工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行是一脈相通的，企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立既是一個(gè)客觀問(wèn)題，也是一個(gè)主觀問(wèn)題。我們對(duì)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的艱巨性應(yīng)有充分的認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代 企業(yè)檔案 運(yùn)行機(jī)制 建立
企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立既是一個(gè)客觀問(wèn)題，也是一個(gè)主觀問(wèn)題。其客觀性是指對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)講，在某一時(shí)期內(nèi)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的構(gòu)成要素是相對(duì)穩(wěn)定的、與企業(yè)運(yùn)行特征相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制是客觀存在的。但這一運(yùn)行機(jī)制的建立、運(yùn)行與維護(hù)則又是人的主觀行為，需要人們?nèi)パ芯�、去�?shí)踐。我們只有在掌握企業(yè)檔案工作的普遍理論和一般規(guī)律的基礎(chǔ)上，再經(jīng)過(guò)對(duì)企業(yè)運(yùn)行特征作一番認(rèn)真研究，才能建立有效實(shí)現(xiàn)這兩者有機(jī)結(jié)合的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制，才能找到適合本企業(yè)運(yùn)行特征的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的這一客觀存在。我們對(duì)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的艱巨性應(yīng)有充分的認(rèn)識(shí)。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程
從系統(tǒng)論角度看，在建立企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制中，涉及到方方面面的問(wèn)題。從企業(yè)檔案工作與社會(huì)關(guān)系看，檔案行政管理部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)都負(fù)有責(zé)任，并不完全是企業(yè)行為。檔案行政管理部門(mén)的職責(zé)是宏觀監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù)，面向企業(yè)檔案工作提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、信息、培訓(xùn)等服務(wù)，其作用一是理順企業(yè)檔案工作宏觀管理體制、指導(dǎo)企業(yè)建立適合的檔案管理模式，總結(jié)與推廣企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)；二是為企業(yè)檔案工作建立控制機(jī)制提供法規(guī)依據(jù)、企業(yè)檔案質(zhì)量依據(jù)、建檔制度依據(jù)。行業(yè)主管部門(mén)的作用主要體現(xiàn)在國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)上及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，對(duì)所屬行業(yè)或系統(tǒng)的企業(yè)建立正常的檔案工作運(yùn)行機(jī)制起到不可替代的作用。行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用在某一行業(yè)內(nèi)，尤其是對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的運(yùn)行可以起到推動(dòng)、制約的作用。
從企業(yè)檔案工作與企業(yè)的關(guān)系看，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)的具體領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用，對(duì)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立與運(yùn)行往往起著決定性的作用。從企業(yè)檔案工作與企業(yè)檔案部門(mén)或人員的關(guān)系看，企業(yè)檔案部門(mén)或人員則是企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的運(yùn)作者、維護(hù)者、協(xié)調(diào)者，在其他條件既定情況下，企業(yè)檔案人員的事業(yè)心、業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立、運(yùn)行起著關(guān)鍵性作用。運(yùn)行機(jī)制的綜合性、動(dòng)態(tài)性的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是看檔案人員能否將有關(guān)因素及時(shí)轉(zhuǎn)化為推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的助動(dòng)力與控制力，能否隨企業(yè)的發(fā)展因勢(shì)利導(dǎo)企業(yè)檔案工作。
現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制正是指上述諸因素的相互作用、相互制約、相互協(xié)調(diào)的原璉與運(yùn)作方式。如果把影響建立企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的因素分成內(nèi)因與外因兩個(gè)方面，檔案行政管理部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)的作用屬外因，企業(yè)主管與企業(yè)檔案部門(mén)或人員的作用屬內(nèi)因。企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立與運(yùn)行，關(guān)鍵在企業(yè)內(nèi)部。
在外因作用力度不夠的情況下，內(nèi)部動(dòng)力同樣不足。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，單獨(dú)的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在多數(shù)企業(yè)已不復(fù)存在，企業(yè)檔案人員也多為兼職，檔案人員流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)素質(zhì)低、兼職多的情況具有普遍性。而兼職或?qū)Ｂ殭n案人員面對(duì)這一系統(tǒng)工程僅靠個(gè)人努力，往往感到勢(shì)單力薄、難以應(yīng)對(duì)。企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立，不僅是檔案人員的事，也不僅是企業(yè)的事，需要有關(guān)部門(mén)各司其職、齊抓共管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員有責(zé)任， 檔案行政管理部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)也有不可推卸的責(zé)任，不能過(guò)于強(qiáng)調(diào)企業(yè)建檔因?qū)倨髽I(yè)行為而放任自流。因此，企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立是一項(xiàng)變革工程
我國(guó)目前的所謂現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)，有的是由國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而來(lái)，有的是借助民間資本發(fā)展而來(lái)。鑒于現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)的基本職能是相同的，檔案工作亦應(yīng)具有共性，因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作不完全是白手起家�，F(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立也同樣如此，應(yīng)是借鑒與創(chuàng)新的關(guān)系，在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制中弄清其與傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的異同是十分有益的。
從兩者的相同點(diǎn)來(lái)看，首先兩者構(gòu)成大體相同，他們都由動(dòng)力機(jī)制、控制機(jī)制和評(píng)價(jià)機(jī)制構(gòu)成，且每機(jī)制的構(gòu)成要素也大體相似。其次是運(yùn)行條件相似，兩種運(yùn)行機(jī)制的建立與運(yùn)行都需要內(nèi)外因條件的支撐，例如都需要納入企業(yè)科技管理制度。但我們必須認(rèn)識(shí)到，這種相同只是形似，更重要的是認(rèn)識(shí)其區(qū)別，否則我們就會(huì)沿用老一套的管理理念與方式來(lái)對(duì)待現(xiàn)代企業(yè)檔案工作，就不能建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。兩者的區(qū)別主要體現(xiàn)在：
1.運(yùn)行理念不同
構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制中需要借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的歷史經(jīng)驗(yàn)，但不能把兩者混為一談，它們最重要的區(qū)別是理念的不同。一是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的運(yùn)行環(huán)境是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，是建立在清一色的國(guó)有企業(yè)的基礎(chǔ)上的；現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)作環(huán)境是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，建立在企業(yè)多元所有制基礎(chǔ)上的。二是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)彼此是孤立的，尚沒(méi)有自覺(jué)提到運(yùn)行機(jī)制的高度上予以研究；而現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的研究，則是把這些個(gè)體因素有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)，有目的地將其作為整體與部分的關(guān)系加以系統(tǒng)研究，重在其相互作用的研究。三是推動(dòng)傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的運(yùn)行中成本觀念淡薄，較少考慮企業(yè)檔案工作的投人產(chǎn)出，而現(xiàn)代企業(yè)在推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的同時(shí)更注重成本觀念，較少有形式主義的成分。
2.驅(qū)動(dòng)力不同
從整體上看，企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的動(dòng)力都來(lái)自外因與內(nèi)因的協(xié)同作用，但在不同體制背景下，兩種因素作用程度有較大差別。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，在國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門(mén)與專業(yè)主管機(jī)關(guān)的強(qiáng)有力作用下，行政力量往往構(gòu)成了推動(dòng)企業(yè)檔案工作動(dòng)力的主導(dǎo)因素，通過(guò)有計(jì)劃有組織地發(fā)布文件、制定計(jì)劃、檢查評(píng)比、升級(jí)達(dá)標(biāo)、人員培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)推廣等推動(dòng)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作雖然也需要外部力量的推動(dòng)，但由于檔案行政管理部門(mén)與專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)自主性增強(qiáng)，他們對(duì)企業(yè)的監(jiān)督、指導(dǎo)作用已大大減弱，企業(yè)內(nèi)部需求往往構(gòu)成了推動(dòng)企業(yè)檔案工作的主導(dǎo)因素，重在內(nèi)需動(dòng)力的構(gòu)建。 3.運(yùn)行形態(tài)不同
傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的形態(tài)是比較單一的，運(yùn)作模式雷同現(xiàn)象明顯，例如在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上設(shè)立有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，在管理形式上對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，在管理制度上強(qiáng)調(diào)建立統(tǒng)一的檔案管理制度。應(yīng)該說(shuō)這種運(yùn)行機(jī)制對(duì)國(guó)有企業(yè)是適合的，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)也是有借鑒意義的。但由于現(xiàn)代企業(yè)特征所決定，產(chǎn)權(quán)的多元化決定了企業(yè)檔案所有權(quán)的多元性，企業(yè)在規(guī)模形態(tài)、技術(shù)形態(tài)、經(jīng)營(yíng)形態(tài)等方面也發(fā)生了重大變化，不能再照搬傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)檔案工作運(yùn)行的那一套單一模式。事實(shí)上目前在企業(yè)檔案工作中也出現(xiàn)了多元化的現(xiàn)象。兩者的區(qū)別不僅局限上述幾個(gè)方面，由上述不難看出現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立，不是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的翻版或重現(xiàn)，而是一項(xiàng)深刻的變革工程，它涉及到管理觀念、管理體制、管理模式、資源建設(shè)等方面的變革等，只有在變革和創(chuàng)新中，才能建立起與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立是一個(gè)動(dòng)態(tài)工程
現(xiàn)代企業(yè)檔案工作與社會(huì)、企業(yè)有著十分密切的聯(lián)系，社會(huì)與企業(yè)的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制具有規(guī)定與制約作用，社會(huì)與企業(yè)的動(dòng)態(tài)性決定了企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的動(dòng)態(tài)性。在當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)信息化與企業(yè)信息化發(fā)展正一日千里，經(jīng)濟(jì)全球一體化催動(dòng)著社會(huì)與企業(yè)的變革，企業(yè)產(chǎn)權(quán)重組與外向型趨勢(shì)不斷引發(fā)企業(yè)形態(tài)的變革，現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善將引發(fā)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)與信息需求的變化�，F(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制沒(méi)有固定模式可言，其基本內(nèi)涵是指與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的、各構(gòu)成要素相互作用、相互協(xié)調(diào)的、使企業(yè)檔案工作能自主、高效、持久運(yùn)行的方式。在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制過(guò)程中，我們追求的是功效，但注重的應(yīng)是過(guò)程，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的過(guò)程，實(shí)際上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)變革工程，同時(shí)也是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。
總之，我們的理想目標(biāo)是以建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制為抓手，通過(guò)理順管理體制和創(chuàng)新管理模式，建立起與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度；以企業(yè)信息需求為導(dǎo)向，依法加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，通過(guò)深化服務(wù)凸現(xiàn)出企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值；伴隨企業(yè)信息化建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)地不斷提升檔案信息化管理水平，最終達(dá)到推動(dòng)企業(yè)檔案工作自主、持久、協(xié)調(diào)運(yùn)行的目的。
參考文獻(xiàn)
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[2]馮惠玲、張輯哲主編.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001
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